Aufgaben verwalten in OneNote – das ist dir als Leser dieses Blogs vielleicht schon bekannt. Ich nutze OneNote beruflich für gemeinsame Notizenablage, und die Verbindung von OneNote zu Aufgaben in Outlook. OneNote kann aber mit den Aufgaben noch mehr: Aufgabenlisten erzeugen.

Neulich kam ein Kollege zu mir und frage: „Joachim, wie ging das denn noch mit der Aufgabenübersicht in OneNote, damit ich nicht immer händisch alle Seiten durchschauen muss. Das habe ich doch mal bei dir im Blog gelesen, dass das geht.“ Was soll ich sagen: Von diesem Feature wusste ich bislang nichts, habe nie auf den entsprechenden Knopf gedrückt, und so natürlich auch nicht darüber geschrieben. Das ist zu ändern, denn diese kleine Funktion ist höchst nützlich.

Aufgaben in OneNote

In OneNote kann ich Zeilen mit einer Checkbox – einem Abhak-Kästchen – versehen, die mir signalisieren, dass da noch etwas zu tun ist oder es bereits getan ist. Unglaublich praktisch, um beim Mit-Notieren einer Besprechung rasch Aufgaben zu erfassen, oder kleinere Projekte zu organisieren.

Bei gemeinsam genutzten Notizbüchern ist es Usus, an den Anfang der Aufgabenzeile den Namen dessen hinzuschreiben der es tun soll, oder eben nichts, wenn das noch nicht bekannt ist und sich die Leute selbst Aufgaben nehmen. Ebenso sollte ich eine Aufgabenzeile kontextfrei schreiben, damit andere sie einfach so isoliert lesen und verstehen können.

Viele Meetings – eine Problembeschreibung

Ja, ich weiß, wir sitzen alle in zu vielen Meetings. Selbst wenn wir das nicht tun, dann sitzen wir trotzdem in Meetings, in denen wir dann jeweils konkrete nächste Schritte vereinbaren und diese auch mit der Aufgaben-Funktion in OneNote dokumentieren.

Bei der nächsten Besprechung kommt dann die Frage auf, ob die Aktionen vom letzten Mal alle abgehandelt sind, und die liegen gebliebenen Aufgaben von den zwei Meetings davor auch. Also wechselt man auf die OneNote-Seite der zurückliegenden Besprechung, guckt nach, sieht, dass die Aufgabe noch offen ist und – Vorsicht Antipattern! – kopiert die Zeile auf das Blatt der heutigen Besprechung.

Das Resultat ist, dass dieselben Aufgaben vielfach kopiert werden. Wenn sich dann doch mal einer der Aufgabe erbarmt, stellt sich die Frage, ob derjenige dann alle Kopien der Aufgabe suchen und abhaken sollte. Nein, das ist natürlich Quatsch. OneNote kann es besser.

Aufgabenliste anzeigen

OneNote kann nämlich alle markierten Zeilen zusammensuchen.

Ein Klick auf Find Tags oder eben der entsprechend übersetzten Schaltfläche zeigt rechts im Fenster alle gefundenen Zeilen als Übersicht an. Jede Zeile kann ich anklicken, um direkt zur entsprechenden Stelle zu kommen.

Um nur die noch offenen Aufgaben anzuzeigen, wähle ich Show only unchecked items unterhalb der Gruppierungswahl. Wie ich die offenen Aufgaben gruppieren lasse? Ganz verschieden, eben so, wie ich sie durchsehen möchte.

Auf diese Weise erspare ich mir schon mal die händische Durchsicht aller alten Seiten im OneNote-Notizbuch. Nutzen wir diese Funktion jedes Mal in der Besprechung, können sich schon gar nicht so viele alte Aufgaben ansammeln. Vor allem für einen kurzen Check „Ist das gemacht?“ ist die Funktion ideal, weil ich auch direkt in der Übersicht Aufgaben abhaken kann, so dass sie beim nächsten Mal eben nicht mehr auftauchen.

Wenn ich alle Tags anzeigen lasse, dann kann ich mir auch alle Zeilen anzeigen lassen, bei denen sich jemand selbst eine Outlook-Aufgabe dazu erzeugt hat. Nachdem das bei uns nicht alle machen, ist das nichts, was wir in der Besprechung regelmäßig auflegen.

Wo ich die Aufgaben suchen lasse, kann ich ebenfalls wählen, wahlweise alle im aktuellen Notizbuch, im momentanen Abschnitt oder gar in allen Notizbüchern. Hilft ja nichts, wenn ich Unmengen an Zeilen angezeigt bekomme, die im Moment gar nicht relevant für die Besprechung sind.

Plattform-Anmerkung: Das ganze hier beschriebene Feature gibt’s leider nur bei OneNote auf Windows, auf MacOS habe ich die Funktion nicht.

Aufgabenseite erzeugen

Sind es sehr viele Aufgaben, die noch offen sind, dauert die Durchsprache vielleicht länger, oder ich möchte den kompletten Text einfach sehen können. Dann klicke ich unten auf Create Summary Page, um aus dieser Liste eine neue Notizseite zu erzeugen.

Das schöne an dieser Seite ist nun, dass die einzelnen Aufgaben, die genauso gruppiert sind wie ich gewählt habe, nicht einfach als platte Kopien liegen, sondern mit der Originalzeile verknüpft sind. Hake ich hier eine Aufgabe ab, wird sie auch an der Originalstelle abgehakt. Das ist auch zu sehen im Icon oben rechts, das anzeigt, dass die angezeigte Seite mit anderen Seiten verlinkt ist.

Wichtig: Das Abhaken hier hakt auch im Original ab. Wenn ich hier Text ändere, ändert sich der Originaltext nicht. Die Seite dient also wirklich nur zur Übersicht. Bei jeder Zeile kann ich links auf das Icon klicken, um zur Ursprungsseite zu gelangen.

Bei uns ist es gute Praxis, vor der Besprechung diese Übersichtsseite zu erzeugen, und am Ende der Besprechung wieder zu löschen. Denn hier dürfen bzw. sollten sich keine originären Informationen finden.

Ein kleines Feature, was in der Zusammenarbeit in Teams mit OneNote eine erhebliche Erleichterung darstellt.

Übersichtlich bleiben

Und wie siehst Du das? Nutzt du OneNote im Team? Nutzt du die Aufgaben in OneNote?

Lasse die anderen Leser ebenso wie mich teilhaben an Deinen Gedanken und kommentiere!

Photo: www.joachimschlosser.de, License Creative Commons Attribution Share-Alike

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