7 Regeln, wie Sie eine Besprechung zur Problem­lösung leiten

Das Problem ist da. Und Sie sollen es lösen, irgendwie. Sie haben sich Gedanken gemacht, brauchen aber auch die Gedanken und Unterstützung von anderen.

Wie leiten Sie eine Besprechung, die wirklich zur Lösung des Problems beiträgt?

Seth Godin hat zum Aufsetzen und Leiten einer Besprechung zwecks Lösung eines Problems schon 2012 einen wunderbaren Artikel geschrieben, den ich immer wieder bei Bedarf hervor hole und lese. Der Blogpost »How to run a problem-solving meeting« ist ebenso kurz wie prägnant, und bislang ist mir keine deutsche Übersetzung bekannt. So möchte ich die Gedanken daraus hier auf Deutsch wiedergeben – wörtliche Übersetzung in Anführungszeichen.

[Update] Die Übersetzung ist von Seth Godin genehmigt.

Seth Godins Sieben Regeln

Eine Besprechung zur Problemlösung ist »eine spezielle Art von Zusammenkunft, ähnlich der Besprechung, in der Sie Leute gliedern, um den besten Weg herauszufinden, eine Gelegenheit wahrzunehmen. In beiden Fällen leiten üblicherweise Amateure die Besprechungen, und die Gruppe erbringt oft nicht ihre beste Arbeit.

Ignorieren Sie diese Regeln auf eigenes Risiko:

1. Nur die minimale Anzahl an Personen sollte teilnehmen. Laden Sie niemanden aus politischen Gründen ein. Laden Sie niemanden ein, um ihn mit der Lösung in Kontakt zu bringen, weil er sie mit erfunden hat – Leute brauchen nicht in die Küche zu gehen, um das Mahl in einem Restaurant zu genießen.
2. Niemand nimmt per Telefonkonferenz teil… es ändert den Ton der Beratungen.
3. Eine sehr strukturierte Agenda, um ein Abschweifen des Gesprächs zu verhindern. Sie sind nur da, um eine Sache zu tun.
4. Alle benötigten Unterlagen werden allen Teilnehmern zur Verfügung gestellt, vorab, schriftlich.
5. Mindestens eine Person, vielleicht der Gastgeber, sollte eine Ansicht haben, was der beste Weg ist, aber jeder, der kommt, sollte nur eingeladen werden, wenn er willig ist, seine Position zu ändern.
6. Vereinbaren Sie die Struktur der zu liefernden Lösung, bevor Sie anfangen.
7. Setzen Sie nach dieser Struktur um, wenn Sie fertig sind.«

Noch kürzer

1 Minimal – 2 Live – 3 Agenda – 4 Unterlagen – 5 Änderungswille – 6 Struktur – 7 Umsetzung

Problemlösung statt Verhandlung

Vieles wird lokal oder international als Verhandlung bezeichnet.

Leider verkennt dies, dass es eher um eine Problemlösung geht als ums Verhandeln. Menschen setzen sich an einen Tisch, und finden eine Lösung für ein gemeinsames (!) Problem.

Griechenland? Ein gemeinsames Problem, seit Europa seine Banken vor den griechischen Anleihen gerettet hat und sich jetzt allen voran Deutschland um die Abschreibung windet. Griechenland ist nicht länger ein griechisches Problem.

Die Herausforderung ist in den Besprechungen die Regel 1 und 5. Zu viele Personen, und zu viele Personen, die nur ihre eigene Meinung durchdrücken wollen. Wenig Interesse, das Problem zu lösen, viel Interesse, etwas für sich auszuhandeln.

Ukraine? Ein gemeinsames Problem Europas und Russlands, denn die Ukraine liegt nun mal in Europa. Nachdem sich zu viele Staaten eingemischt haben, haben nun auch alle das Problem an der Backe.

Die Schwierigkeiten der sieben Regeln

Seth Godin formuliert seine Artikel oft sehr kurz und knapp, so auch hier. Was sich so einfach liest, ist schwer umzusetzen. Ich lerne täglich, im Beruf und im Ehrenamt, und habe noch einen langen Weg vor mir.

Wie oft haben Sie, habe ich schon die 1. Regel, »minimale Anzahl an Personen« verletzt und eben doch noch diese und jene eingeladen, weil sie eben irgendwie dabei sein müssen?

Wie oft halten wir eben entgegen Regel 2 doch eine Telefonkonferenz ab und fallen uns gegenseitig ins Wort, weil wir den anderen nicht sehen können? Videokonferenzen bringen teilweise eine Linderung, aber eben nur teilweise, weil ich die Mimik des anderen nicht sehen kann, wenn die Kamera den ganzen Raum im Blick hat. Und es fühlt sich tatsächlich anders an, wenn alle am selben Tisch sitzen.

Die nach Regel 3 »sehr strukturierte Agenda« stößt gerne auf Widerstand, da sie die Freiheit der Teilnehmer eingrenzt, über alles mögliche zu reden. Doch lieber entsteht dieser Konflikt bereits vor der Besprechung und wird vorab gelöst, als dass die Besprechung ergebnislos verpufft. Und es ist Arbeit, eine enge, gute Agenda aufzusetzen.

Ebenso ist es Arbeit, alle benötigten Unterlagen vorab zu verteilen, wie Regel 4 fordert, und es bedeutet für jeden Teilnehmer Arbeit, diese durchzuarbeiten. In beiden Rollen habe ich noch zu üben. Nicht zuletzt wegen dieser Arbeit ist es sinnvoll, möglichst wenige Personen in der Besprechung zu haben.

Wie oft nehmen wir mit einer festen Meinung an einer Besprechung teil oder haben jemanden dabei, der nicht offen ist, seine Meinung zu ändern, wie Regel 5 fordert? Wie Stephen Covey lehrt, liegt die Lösung eines Problems meist nicht auf der Strecke zwischen A und B, sondern irgendwo ganz außerhalb, so dass sowohl A und B eine andere Perspektive brauchen.

Die 6. Regel finde ich wichtig, wichtiger als die Kürze vermuten lässt. Die Struktur gibt dem ganzen einen Rahmen, an dem sich alle orientieren können. Auf diese Weise kann sich die Gruppe dann auf den Inhalt konzentrieren und muss nicht bei jedem Detail erst wieder das Verfahren besprechen.

Das Prinzip der Einfachheit liegt Regel 7 zugrunde, das zu tun, was vorher vereinbart wurde. Diese Einfachheit durchhalten, das ist oft schwierig. Doch wieder ganz anders vorgehen, weil es scheinbar einfacher ist? Lieber nicht.

Die Regeln sind für Besprechungen zur Lösung eines Problems geschrieben, können teilweise aber auch für regelmäßige Besprechungen gelten. Dazu wiederum empfehle ich einen Artikel von Marcus Raitner.

Erfahrung

Meine Erfahrung zeigt: Je besser ich die Regeln umsetze, desto besser das Ergebnis. Lasse ich eine oder mehrere Regeln aus – sei es durch übersehen oder übergehen oder Bequemlichkeit – leidet das Resultat.

Welche eigene Erfahrung haben Sie mit Besprechungen zur Problemlösung?

Lassen Sie die anderen Leser ebenso wie mich teilhaben an Ihren Gedanken und kommentieren Sie!

Photo: Joachim Schlosser, License Creative Commons Attribution Share-Alike