In OneNote Aufgaben für Outlook managen

OneNote und Outlook: Wer Microsoft Office besitzt, hat beides zur Verfügung. Die Verbindung zwischen den zwei Tools besonders für Aufgaben ist nicht hoch genug einzuschätzen.

OneNote für alle Notizen und Aufzeichnungen

OneNote mit seiner Struktur aus Seite, Abschnitt, Notizbuch ist eher wie ein klassisches Papier-Notizbuch angelegt. Das heisst einerseits, dass man sich unterorganisieren kann und nichts mehr ohne Suche findet, oder überorganisiert und ohne Suche auch nichts mehr findet. Die Balance dazwischen ist abhängig von den persönlichen Präferenzen.

Wenn Sie ohnehin Microsoft Office verwenden, aber noch nie OneNote eingesetzt haben, empfehle ich Ihnen, das Programm heute mal auszuprobieren. Was mir an OneNote gefällt, ist…

1. …im Team die robuste automatische Synchronisierung über Geräte und Benutzer hinweg,
2. …die Markierung von Zeilen mit vielerlei Symbolen,
3. …das weitgehend unproblematische Einbinden von externen Dokumenten und
4. …die Verbindung zu Outlook.

OneNote gibt es gratis auch ohne Office, wobei es dann eine etwas andere Benutzeroberfläche hat, die mir persönlich nicht so zusagt. OneNote verwende ich auch auf dem iPad, und bisweilen auf dem iPhone.

Outlook als Produktivsystem mit Kalender, Aufgaben, E-Mails

Outlook ist beruflich meine erste Anlaufstation für Kommunikation und Feinplanung. Über Outlook im Kontext von Getting Things Done können Sie hier im Blog viele Tipps und Prozeduren nachlesen.

Besonders intensiv nutze ich die Aufgaben in Outlook. Die Aufgaben sind das Herzstück meines Produktivsystems, diese synchronisiere ich auch auf mein iPhone und iPad. Versehen mit Kategorien als Entsprechung des Getting-Things-Done Konzept Kontext sehe ich in jeder Situation, was ich gerade anstehendes tun kann. Auch kleinere Projekte lassen sich so wunderbar mit OneNote führen.

Outlook und OneNote: Aufzeichnungen mit Aufgaben verbinden

Als sehr nützliches Feature in OneNote empfinde ich das Checkmark-Symbol (Strg-1), mit dem ich eine leere und markierte Checkbox für eine Zeile erzeugen kann. Diese Checkboxen in OneNote sind überaus hilfreich, um Checklisten aufzubauen, lassen sich jedoch auch verwenden, um rasch anstehende Aufgaben zu kennzeichnen.

Doch Vorsicht: Die Checkbox allein macht noch kein Produktivsystem. Wenn Sie lediglich eine einzige OneNote-Seite benutzen und auf diese Weise alle Checkboxen und damit Aufgaben vor sich haben, mag das funktionieren. Im Team-Umfeld und im Unternehmen werden Sie jedoch mit einer Vielzahl von OneNote-Notizbüchern hantieren. Es ist sehr unwahrscheinlich, dass Sie zuverlässig alle Seiten aller Notizbücher durchsehen und Ihre anstehenden und erledigten Aufgaben sichten.

Dankenswerterweise spricht OneNote mit Outlook. [Update] Dies gilt für Version, die bei Microsoft Office dabei ist. Die Standalone-Version von OneNote kann manches nicht, was die Office-Version vermag. Nimm also diese.

1. Markieren Sie die Zeile, die zum Text der Outlook-Aufgabe werden soll. Es wird immer die ganze Zeile genommen, egal wie viel Sie davon markieren.
2. Klicken Sie auf das Outlook Aufgabe Symbol in der Buttonleiste und wählen Aufgabe mit der entsprechenden Fälligkeit aus.
3. Alternativ zum Klicken können Sie auch die Tastatur nutzen und sind viel schneller:
   • Strg-Shift-1: Fälligkeit heute
   • Strg-Shift-2: Fälligkeit morgen
   • Strg-Shift-3: Fälligkeit diese Woche
   • Strg-Shift-4: Fälligkeit nächste Woche
   • Strg-Shift-5: ohne Fälligkeit
   • Strg-Shift-K: Fälligkeit an anderem Datum

Sie haben jetzt eine kleine rote Fahne vor dem verknüpften Text in OneNote, und eine neue unkategorisierte Aufgabe in Outlook. Diese neue Aufgabe – oder Task, wenn Sie Outlook auf Englisch nutzen – verschieben Sie jetzt am besten in den Kontext, in den sie gehört.

Aus Outlook den OneNote-Kontext einer Aufgabe ersehen

In der Outlook-Aufgabe haben Sie ein Symbol, das Sie mit einem Doppelklick zum OneNote-Notizbuch bringt. Auf diese Weise können Sie den Kontext ersehen, in dem die Aufgabe steht.

Öffnen Sie die Aufgabe, um das Symbol für die Verknüpfung zu OneNote zu sehen. Ein Doppelklick, nach dem Sie eventuell noch bestätigen müssen, bringt Sie genau zu der Stelle in genau dem OneNote-Notizbuch, in dem Sie die Aufgabe erzeugt haben.

Aus OneNote zur Outlook-Aufgabe navigieren

Wichtig: Die rote Fahne ist nur für Sie lokal auf Ihrem Computer sichtbar. Jeder Nutzer eines gemeinsamen OneNote-Dokuments sieht nur seine eigenen Aufgabenverknüpfungen. Das ist sinnvoll, denn jeder hat ja auch nur sein Outlook. Die Verknüpfung wäre für andere Nutzer nicht nützlich, weil sie ins Nichts gingen.

Das schöne an dieser Verbindung ist, dass Sie auch in OneNote die Aufgabe auf erledigt setzen können. Klicken Sie dazu einfach auf das Flagge-Symbol, das sich daraufhin in einen grünen Haken verwandelt.

Auf diese Weise können Sie auch mehrere zusammengehörige Aufgaben, die in verschiedenen Kontexten (=Kategorien) in Outlook verteilt sind, an einem Ort sehen und gegebenenfalls abhaken.

Fallstricke der Konfiguration

Die Navigation von Outlook zu OneNote funktioniert bei der Office-Version von OneNote – im Gegensatz zum kostenlosen OneNote – nur dann zuverlässig, wenn Office OneNote tatsächlich als Handler für das OneNote-Protokoll eingestellt ist.

Dazu gehen Sie in den Windows-Einstellungen in die Standardprogramme und wählen Dateitypen und Protokolle mit Programmen verknüpfen (oder wie es im Deutschen eben heisst – ich verwende derzeit ein amerikanisch eingestelltes Windows 10). Sie sehen in der Liste einen Eintrag OneNote und einen weiteren OneNote 2016. Nur der zweite gehört zu Microsoft Office 2016 und ist die mächtigere Anwendung. Wählen Sie dieses OneNote 2016 mit dem Link auf der rechten Seite als Standard für alle Protokolle und Dateitypen, die es unterstützt.

Sie wissen, dass Sie das richtige konfiguriert haben, wenn beim Doppelklick in Outlook die Fassung von OneNote geöffnet wird, die Sie erwartet haben. Ansonsten konfigurieren Sie bitte die jeweils andere.

Aufgaben sinnvoll texten

Die Technik haben Sie damit im Griff. Das bedeutet noch nicht, dass Sie tatsächlich effektiv mit den in OneNote erzeugten Outlook-Aufgaben werden.

Der Erfolg Ihrer Aufgabenliste hängt davon ab, wie Sie Aufgaben formulieren.

Für jede Aufgabe gilt:

1. Eine Aufgabe ist ein konkreter Handlungsschritt. Das bedeutet Sie können damit beginnen, ohne groß überlegen zu müssen, was die Aufgabe bedeutet oder was zu tun ist.
2. Eine Aufgabe enthält ein Verb. Damit stellen Sie sicher, dass es sich tatsächlich um eine Handlung, eine Aktion handelt, nicht nur um eine vage Erinnerung.
3. Eine Aufgabe ist in einem Rutsch zu erledigen. Sie ist quasi atomar, eben ein Handlungsschritt. Natürlich können Sie es auch auf mehrmals erledigen, und dieser Handlungsschritt darf auch lange dauern, aber Sie müssen zumindest theoretisch ohne Unterbrechung daran arbeiten können.
4. Notwendige Voraussetzungen für die Erfüllung einer Aufgabe erzeugen neue Aufgaben. Alles, was Sie also brauchen, bevor Sie den Handlungsschritt in einem Rutsch durchführen können, notieren Sie selbst wieder als Aufgabe.

Wenn Sie darüber hinaus in einem gemeinsamen OneNote Notizbuch arbeiten, dann stellen Sie jeder Aufgabe den Namen des Verantwortlichen voran. Auf diese Weise sieht jeder sofort, was er zu bearbeiten hat.

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Photo: Joachim Schlosser, License Creative Commons Attribution Share-Alike