Dr. Joachim Schlosser

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In OneNote Aufgaben für Outlook managen

OneNote und Outlook: Wer Microsoft Office besitzt, hat beides zur Verfügung. Die Verbindung zwischen den zwei Tools besonders für Aufgaben ist nicht hoch genug einzuschätzen.

OneNote für alle Notizen und Aufzeichnungen

OneNote mit seiner Struktur aus Seite, Abschnitt, Notizbuch ist eher wie ein klassisches Papier-Notizbuch angelegt. Das heisst einerseits, dass man sich unterorganisieren kann und nichts mehr ohne Suche findet, oder überorganisiert und ohne Suche auch nichts mehr findet. Die Balance dazwischen ist abhängig von den persönlichen Präferenzen.

Wenn Sie ohnehin Microsoft Office verwenden, aber noch nie OneNote eingesetzt haben, empfehle ich Ihnen, das Programm heute mal auszuprobieren. Was mir an OneNote gefällt, ist…

  1. …im Team die robuste automatische Synchronisierung über Geräte und Benutzer hinweg,
  2. …die Markierung von Zeilen mit vielerlei Symbolen,
  3. …das weitgehend unproblematische Einbinden von externen Dokumenten und
  4. …die Verbindung zu Outlook.

OneNote gibt es gratis auch ohne Office, wobei es dann eine etwas andere Benutzeroberfläche hat, die mir persönlich nicht so zusagt. OneNote verwende ich auch auf dem iPad, und bisweilen auf dem iPhone.

Outlook als Produktivsystem mit Kalender, Aufgaben, E-Mails

Outlook ist beruflich meine erste Anlaufstation für Kommunikation und Feinplanung. Über Outlook im Kontext von Getting Things Done können Sie hier im Blog viele Tipps und Prozeduren nachlesen.

Besonders intensiv nutze ich die Aufgaben in Outlook. Die Aufgaben sind das Herzstück meines Produktivsystems, diese synchronisiere ich auch auf mein iPhone und iPad. Versehen mit Kategorien als Entsprechung des Getting-Things-Done Konzept Kontext sehe ich in jeder Situation, was ich gerade anstehendes tun kann. Auch kleinere Projekte lassen sich so wunderbar mit OneNote führen.

Outlook und OneNote: Aufzeichnungen mit Aufgaben verbinden

Als sehr nützliches Feature in OneNote empfinde ich das Checkmark-Symbol (Strg-1), mit dem ich eine leere und markierte Checkbox für eine Zeile erzeugen kann. Diese Checkboxen in OneNote sind überaus hilfreich, um Checklisten aufzubauen, lassen sich jedoch auch verwenden, um rasch anstehende Aufgaben zu kennzeichnen.

Doch Vorsicht: Die Checkbox allein macht noch kein Produktivsystem. Wenn Sie lediglich eine einzige OneNote-Seite benutzen und auf diese Weise alle Checkboxen und damit Aufgaben vor sich haben, mag das funktionieren. Im Team-Umfeld und im Unternehmen werden Sie jedoch mit einer Vielzahl von OneNote-Notizbüchern hantieren. Es ist sehr unwahrscheinlich, dass Sie zuverlässig alle Seiten aller Notizbücher durchsehen und Ihre anstehenden und erledigten Aufgaben sichten.

Dankenswerterweise spricht OneNote mit Outlook. [Update] Dies gilt für Version, die bei Microsoft Office dabei ist. Die Standalone-Version von OneNote kann manches nicht, was die Office-Version vermag. Nimm also diese.

Onenote neuer Outlook Task

  1. Markieren Sie die Zeile, die zum Text der Outlook-Aufgabe werden soll. Es wird immer die ganze Zeile genommen, egal wie viel Sie davon markieren.
  2. Klicken Sie auf das Outlook Aufgabe Symbol in der Buttonleiste und wählen Aufgabe mit der entsprechenden Fälligkeit aus.
  3. Alternativ zum Klicken können Sie auch die Tastatur nutzen und sind viel schneller:
    • Strg-Shift-1: Fälligkeit heute
    • Strg-Shift-2: Fälligkeit morgen
    • Strg-Shift-3: Fälligkeit diese Woche
    • Strg-Shift-4: Fälligkeit nächste Woche
    • Strg-Shift-5: ohne Fälligkeit
    • Strg-Shift-K: Fälligkeit an anderem Datum

Sie haben jetzt eine kleine rote Fahne vor dem verknüpften Text in OneNote, und eine neue unkategorisierte Aufgabe in Outlook. Diese neue Aufgabe – oder Task, wenn Sie Outlook auf Englisch nutzen – verschieben Sie jetzt am besten in den Kontext, in den sie gehört.

Aus Outlook den OneNote-Kontext einer Aufgabe ersehen

In der Outlook-Aufgabe haben Sie ein Symbol, das Sie mit einem Doppelklick zum OneNote-Notizbuch bringt. Auf diese Weise können Sie den Kontext ersehen, in dem die Aufgabe steht.

OneNote zu Outlook Aufgabe navigieren
OneNote zu Outlook Aufgabe navigieren
(Klick für Animation)

Öffnen Sie die Aufgabe, um das Symbol für die Verknüpfung zu OneNote zu sehen. Ein Doppelklick, nach dem Sie eventuell noch bestätigen müssen, bringt Sie genau zu der Stelle in genau dem OneNote-Notizbuch, in dem Sie die Aufgabe erzeugt haben.

Aus OneNote zur Outlook-Aufgabe navigieren

Wichtig: Die rote Fahne ist nur für Sie lokal auf Ihrem Computer sichtbar. Jeder Nutzer eines gemeinsamen OneNote-Dokuments sieht nur seine eigenen Aufgabenverknüpfungen. Das ist sinnvoll, denn jeder hat ja auch nur sein Outlook. Die Verknüpfung wäre für andere Nutzer nicht nützlich, weil sie ins Nichts gingen.

Outlook Aufgabe zu OneNote navigieren
Outlook Aufgabe zu OneNote navigieren
(Klick für Animation)

Das schöne an dieser Verbindung ist, dass Sie auch in OneNote die Aufgabe auf erledigt setzen können. Klicken Sie dazu einfach auf das Flagge-Symbol, das sich daraufhin in einen grünen Haken verwandelt.

Outlook Aufgabe in OneNote erledigen
Outlook Aufgabe in OneNote erledigen
(Klick für Animation)

Auf diese Weise können Sie auch mehrere zusammengehörige Aufgaben, die in verschiedenen Kontexten (=Kategorien) in Outlook verteilt sind, an einem Ort sehen und gegebenenfalls abhaken.

Fallstricke der Konfiguration

Die Navigation von Outlook zu OneNote funktioniert bei der Office-Version von OneNote – im Gegensatz zum kostenlosen OneNote – nur dann zuverlässig, wenn Office OneNote tatsächlich als Handler für das OneNote-Protokoll eingestellt ist.

Dazu gehen Sie in den Windows-Einstellungen in die Standardprogramme und wählen Dateitypen und Protokolle mit Programmen verknüpfen (oder wie es im Deutschen eben heisst – ich verwende derzeit ein amerikanisch eingestelltes Windows 10). Sie sehen in der Liste einen Eintrag OneNote und einen weiteren OneNote 2016. Nur der zweite gehört zu Microsoft Office 2016 und ist die mächtigere Anwendung. Wählen Sie dieses OneNote 2016 mit dem Link auf der rechten Seite als Standard für alle Protokolle und Dateitypen, die es unterstützt.

OneNote Protokoll-Konfiguration

Sie wissen, dass Sie das richtige konfiguriert haben, wenn beim Doppelklick in Outlook die Fassung von OneNote geöffnet wird, die Sie erwartet haben. Ansonsten konfigurieren Sie bitte die jeweils andere.

Aufgaben sinnvoll texten

Die Technik haben Sie damit im Griff. Das bedeutet noch nicht, dass Sie tatsächlich effektiv mit den in OneNote erzeugten Outlook-Aufgaben werden.

Der Erfolg Ihrer Aufgabenliste hängt davon ab, wie Sie Aufgaben formulieren.

Für jede Aufgabe gilt:

  1. Eine Aufgabe ist ein konkreter Handlungsschritt. Das bedeutet Sie können damit beginnen, ohne groß überlegen zu müssen, was die Aufgabe bedeutet oder was zu tun ist.
  2. Eine Aufgabe enthält ein Verb. Damit stellen Sie sicher, dass es sich tatsächlich um eine Handlung, eine Aktion handelt, nicht nur um eine vage Erinnerung.
  3. Eine Aufgabe ist in einem Rutsch zu erledigen. Sie ist quasi atomar, eben ein Handlungsschritt. Natürlich können Sie es auch auf mehrmals erledigen, und dieser Handlungsschritt darf auch lange dauern, aber Sie müssen zumindest theoretisch ohne Unterbrechung daran arbeiten können.
  4. Notwendige Voraussetzungen für die Erfüllung einer Aufgabe erzeugen neue Aufgaben. Alles, was Sie also brauchen, bevor Sie den Handlungsschritt in einem Rutsch durchführen können, notieren Sie selbst wieder als Aufgabe.

OneNote Aufgabe mit NameWenn Sie darüber hinaus in einem gemeinsamen OneNote Notizbuch arbeiten, dann stellen Sie jeder Aufgabe den Namen des Verantwortlichen voran. Auf diese Weise sieht jeder sofort, was er zu bearbeiten hat.

Locker bleiben

Wie nutzen Sie OneNote? Schon mit Outlook zusammen?

Lassen Sie die anderen Leser ebenso wie mich bitte teilhaben an Ihren Gedanken und kommentieren Sie!

Photo: Joachim Schlosser, License Creative Commons Attribution Share-Alike

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Filed Under: Effektivität Tagged With: Aktion, Aufgabe, Getting Things Done, GTD, Handlungsschritt, Microsoft, Notizbuch, Notizen, Office, OneNote, Outlook, Produktivität, Tools

30. August 2016 von Joachim Schlosser 12 Comments

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Comments

  1. Thomas says

    3. Januar 2019 at 11:10

    Servus Joachim,

    kann man Aufgaben mittels Keywords auch an andere Benutzer verteilen wenn das Notizbuch auf OneDrive liegt und jeder Zugang hat?
    Wenn ich eine Benutzerdefinierte Aufgabe erstelle kann ich danach die Aufgabe einer Person zuordnen und es funktioniert so wie ich mir das wünsche. Jedoch ist das durchaus aufwendig. Vlt. gibt es eine Variante bei der man mittels Tastenkombination oder Keywords die Aufgaben gleich in OneNote vergeben kann.

    BG
    Thomas

    Antworten
    • Joachim Schlosser says

      3. Januar 2019 at 15:28

      Nicht dass mir bekannt wäre, Thomas, da für die Zuweisung OneNote um Personen wissen müsste, und das habe ich noch nicht entdeckt.

  2. Dr. Andreas Förster says

    21. September 2017 at 21:57

    Hallo Joachim,

    Du schreibst: “Besonders intensiv nutze ich die Aufgaben in Outlook. Die Aufgaben sind das Herzstück meines Produktivsystems, diese synchronisiere ich auch auf mein iPhone und iPad. Versehen mit Kategorien als Entsprechung des Getting-Things-Done Konzept Kontext sehe ich in jeder Situation, was ich gerade anstehendes tun kann.”

    Ich bin auch so ein intensiver Nutzer der Outlook-Aufgaben. Allerdings habe ich die Synchronisation mit dem iPhone bis jetzt nicht befriedigend lösen können. Wie machst Du das?

    Antworten
    • Joachim Schlosser says

      22. September 2017 at 06:39

      Da guckst du mal in meinen anderen Artikel zu dem Thema: Getting Things Done mit Outlook/Exchange und iPhone/iOS, da steht’s drin.

  3. Denny says

    7. Juni 2017 at 22:30

    Hallo Zusammen,

    ich wundere mich über das Menü das angezeigt werden soll wenn ich den Text markiert habe. Ich sehe diese Menü nicht. Meine Ribbons oben sehen aus wie auf dem oberen Bild wenn man dem link folgt.

    Ich hatte vermutet das meine Version die Falsche ist? Besitze OneNote 2013. Die FREE Version 2016 zu bekommen brachte herraus das es die gleiche Versionsnummer hat wie die die bei mir installiert ist.
    https://support.office.com/de-de/article/Was-ist-der-Unterschied-zwischen-OneNote-und-OneNote-2016-a624e692-b78b-4c09-b07f-46181958118f

    Version 17.8241.57621.0

    Mir fehlt jetzt der weitere Ansatz?
    Was habe ich übersehen?

    Beste Grüße
    Denny

    Antworten
    • Denny says

      7. Juni 2017 at 22:35

      UPDATE/ Nachtrag:
      Es ist mir NICHT möglich die FREE 2016 herunterzuladen da mir onenote.com sagt OneNote öffnen. Es besteht keine Möglichkeit die FREE Version herunter zu laden.

      BG
      Denny

    • Joachim Schlosser says

      9. Juni 2017 at 11:28

      Der Artikel bezieht sich auf die Office-Version von OneNote. Von daher danke für den Hinweis, da habe ich den Artikel gleich mal angepasst.

  4. Adrian says

    28. Mai 2017 at 19:10

    Danke für die Erklärung!
    Ist es möglich, die OneNote Aufgaben im Outlook je nach Notizbuch automatisch einer Kategorie zuteilen zu lassen?

    Antworten
    • Joachim Schlosser says

      28. Mai 2017 at 19:41

      Nicht dass es mir schon aufgefallen wäre. Und wenn, dann ist die Funktion gut versteckt.

  5. Kurt Söser says

    31. August 2016 at 21:44

    Tolle Erklärung. Och han das Ganze noch ein bisschen weiterentwickelt: http://www.kurtsoeser.at/2016/02/20/using-onenote-and-outlook-for-task-management/ und sehr gute Erfahrungen mit der OneNote-Outlook-Verschränkung gemacht.

    Antworten
    • Joachim Schlosser says

      1. September 2016 at 07:36

      Danke sehr für den Link!

  6. Peter Häusler says

    31. August 2016 at 19:49

    Hallo Joachim,
    seit ein paar Tagen (welch ein Zufall!) läuft das bei mir im Testbetrieb mit Onenote 2016 auf dem PC (das mittlerweile auch kostenlos ist) und – man staune – mit Outlook 2003 (nicht 2013!), wie von Ihnen beschrieben technisch einwandfrei.
    Allerdings befürchte ich, dass Microsoft beim nächsten downdate es schafft, das zu torpedieren. Irgendwie konterkariert MS jedes Produktivsystem, wenn man nicht gerade mit Exchange-Server arbeitet. Outlook-Aufgaben können mit dem iphone synchronisiert werden, aber nicht mit einem Windows Phone, das verstehe wer kann (wenn man nicht massive wirtschaftliche Interessen dahinter vermutet). So versuche ich nun heraus zu finden, ob es sinnvoll sein kann, auch auf dem Windows Phone in der Onenote-app “Aufgaben” anzulegen, die ich dann am PC mit Onenote 2016 und Outlook 2003 zu Outlook-Aufgaben “machen” kann. Nur Outlokk-Aufgaben habe ich auf dem WP immer noch nicht. Mal schaun, was draus wird.

    Antworten

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