Aufgaben verwalten in OneNote – das ist dir als Leser dieses Blogs vielleicht schon bekannt. Ich nutze OneNote beruflich für gemeinsame Notizenablage, und die Verbindung von OneNote zu Aufgaben in Outlook. OneNote kann aber mit den Aufgaben noch mehr: Aufgabenlisten erzeugen.
Neulich kam ein Kollege zu mir und frage: „Joachim, wie ging das denn noch mit der Aufgabenübersicht in OneNote, damit ich nicht immer händisch alle Seiten durchschauen muss. Das habe ich doch mal bei dir im Blog gelesen, dass das geht.“ Was soll ich sagen: Von diesem Feature wusste ich bislang nichts, habe nie auf den entsprechenden Knopf gedrückt, und so natürlich auch nicht darüber geschrieben. Das ist zu ändern, denn diese kleine Funktion ist höchst nützlich.
Aufgaben in OneNote
In OneNote kann ich Zeilen mit einer Checkbox – einem Abhak-Kästchen – versehen, die mir signalisieren, dass da noch etwas zu tun ist oder es bereits getan ist. Unglaublich praktisch, um beim Mit-Notieren einer Besprechung rasch Aufgaben zu erfassen, oder kleinere Projekte zu organisieren.
Bei gemeinsam genutzten Notizbüchern ist es Usus, an den Anfang der Aufgabenzeile den Namen dessen hinzuschreiben der es tun soll, oder eben nichts, wenn das noch nicht bekannt ist und sich die Leute selbst Aufgaben nehmen. Ebenso sollte ich eine Aufgabenzeile kontextfrei schreiben, damit andere sie einfach so isoliert lesen und verstehen können.
Viele Meetings – eine Problembeschreibung
Ja, ich weiß, wir sitzen alle in zu vielen Meetings. Selbst wenn wir das nicht tun, dann sitzen wir trotzdem in Meetings, in denen wir dann jeweils konkrete nächste Schritte vereinbaren und diese auch mit der Aufgaben-Funktion in OneNote dokumentieren.
Bei der nächsten Besprechung kommt dann die Frage auf, ob die Aktionen vom letzten Mal alle abgehandelt sind, und die liegen gebliebenen Aufgaben von den zwei Meetings davor auch. Also wechselt man auf die OneNote-Seite der zurückliegenden Besprechung, guckt nach, sieht, dass die Aufgabe noch offen ist und – Vorsicht Antipattern! – kopiert die Zeile auf das Blatt der heutigen Besprechung.
Das Resultat ist, dass dieselben Aufgaben vielfach kopiert werden. Wenn sich dann doch mal einer der Aufgabe erbarmt, stellt sich die Frage, ob derjenige dann alle Kopien der Aufgabe suchen und abhaken sollte. Nein, das ist natürlich Quatsch. OneNote kann es besser.
Aufgabenliste anzeigen
OneNote kann nämlich alle markierten Zeilen zusammensuchen.
Ein Klick auf Find Tags oder eben der entsprechend übersetzten Schaltfläche zeigt rechts im Fenster alle gefundenen Zeilen als Übersicht an. Jede Zeile kann ich anklicken, um direkt zur entsprechenden Stelle zu kommen.
Um nur die noch offenen Aufgaben anzuzeigen, wähle ich Show only unchecked items unterhalb der Gruppierungswahl. Wie ich die offenen Aufgaben gruppieren lasse? Ganz verschieden, eben so, wie ich sie durchsehen möchte.
Auf diese Weise erspare ich mir schon mal die händische Durchsicht aller alten Seiten im OneNote-Notizbuch. Nutzen wir diese Funktion jedes Mal in der Besprechung, können sich schon gar nicht so viele alte Aufgaben ansammeln. Vor allem für einen kurzen Check „Ist das gemacht?“ ist die Funktion ideal, weil ich auch direkt in der Übersicht Aufgaben abhaken kann, so dass sie beim nächsten Mal eben nicht mehr auftauchen.
Wenn ich alle Tags anzeigen lasse, dann kann ich mir auch alle Zeilen anzeigen lassen, bei denen sich jemand selbst eine Outlook-Aufgabe dazu erzeugt hat. Nachdem das bei uns nicht alle machen, ist das nichts, was wir in der Besprechung regelmäßig auflegen.
Wo ich die Aufgaben suchen lasse, kann ich ebenfalls wählen, wahlweise alle im aktuellen Notizbuch, im momentanen Abschnitt oder gar in allen Notizbüchern. Hilft ja nichts, wenn ich Unmengen an Zeilen angezeigt bekomme, die im Moment gar nicht relevant für die Besprechung sind.
Plattform-Anmerkung: Das ganze hier beschriebene Feature gibt’s leider nur bei OneNote auf Windows, auf MacOS habe ich die Funktion nicht.
Aufgabenseite erzeugen
Sind es sehr viele Aufgaben, die noch offen sind, dauert die Durchsprache vielleicht länger, oder ich möchte den kompletten Text einfach sehen können. Dann klicke ich unten auf Create Summary Page, um aus dieser Liste eine neue Notizseite zu erzeugen.
Das schöne an dieser Seite ist nun, dass die einzelnen Aufgaben, die genauso gruppiert sind wie ich gewählt habe, nicht einfach als platte Kopien liegen, sondern mit der Originalzeile verknüpft sind. Hake ich hier eine Aufgabe ab, wird sie auch an der Originalstelle abgehakt. Das ist auch zu sehen im Icon oben rechts, das anzeigt, dass die angezeigte Seite mit anderen Seiten verlinkt ist.
Wichtig: Das Abhaken hier hakt auch im Original ab. Wenn ich hier Text ändere, ändert sich der Originaltext nicht. Die Seite dient also wirklich nur zur Übersicht. Bei jeder Zeile kann ich links auf das Icon klicken, um zur Ursprungsseite zu gelangen.
Bei uns ist es gute Praxis, vor der Besprechung diese Übersichtsseite zu erzeugen, und am Ende der Besprechung wieder zu löschen. Denn hier dürfen bzw. sollten sich keine originären Informationen finden.
Ein kleines Feature, was in der Zusammenarbeit in Teams mit OneNote eine erhebliche Erleichterung darstellt.
Übersichtlich bleiben
Und wie siehst Du das? Nutzt du OneNote im Team? Nutzt du die Aufgaben in OneNote?
Lasse die anderen Leser ebenso wie mich teilhaben an Deinen Gedanken und kommentiere!
Photo: www.joachimschlosser.de, License Creative Commons Attribution Share-Alike
Manuel says
@Joachim Guter Beitrag, danke dir! Schreibst du nicht unter “Aufgabenseite erzeugen”, dass eben auf der erzeugten Übersichtsseite abgehakte Elemente auch im Original abgehakt werden?
(Textauszug oben: “Das schöne an dieser Seite ist nun, dass die einzelnen Aufgaben, die genauso gruppiert sind wie ich gewählt habe, nicht einfach als platte Kopien liegen, sondern mit der Originalzeile verknüpft sind. Hake ich hier eine Aufgabe ab, wird sie auch an der Originalstelle abgehakt”)
Aus deiner Antwort hier verstehe ich, dass genau das Gegenteil der Fall ist…?
Ich habe bereits etwas gegoogelt aber finde keine zuverlässige Antwort, ob es sich nur bei mir oder generell nicht fkt.
Joachim Schlosser says
Gerade nochmal geprüft: Es funktioniert auch das Abhaken auf der Sammelseite.
Mario says
Hallo Joachim
Ich habe auch das Problem, die Aufgaben den Status nicht ändern. Ich muss immer zwei Haken setzen, das ist leider sehr unpraktisch. Gibt es da eine Einstellung, welche die bidirektionale Synchronisation steuert?
(Sammlung ==> zu Aufgaben in einzelnen Notizen/zu Aufgaben in einzelnen Notizen==>Sammlung)
Wenn das funktionnieren würde wäre das eine toll.
Ich verwende das OneNote 2016.
Gruss
Joachim Schlosser says
Schau mal auf „Verbindung von OneNote zu Aufgaben in Outlook“. Entweder die Checkboxen verwenden, oder die Outlook-Aufgaben. Nicht beides gleichzeitig.
Dirk says
Hallo,
dank des Blogs bin ich in der Mac App auf die Suche gegangen. Dort gibt es die Funktion doch – auch wenn nicht im gleichen Umfang. Dazu in der Suche auf von “Seiten” auf “Kategorien” wechseln und dann “Aufgaben” eintippen und es werden alle Aufgaben angezeigt. Dies kann dann noch auf “Aktuelles Notizbuch”, “Aktueller Abschnitt” oder “Aktuelle Seite” gefiltert werden.
Viele Grüße,
Dirk
Joachim Schlosser says
Danke!
Ben says
Hi Dirk und Joachim,
ich habe das auch schon versucht, aber… ich bekomme hier immer alle Aufgaben angezeigt, nicht nur die Offenen und ich kann die Aufgaben hier auch nicht abhaken. Auf manche “Seiten” komme ich per Doppelklick, andere öffnet er ums Verrecken nicht. Mache ich was falsch?
Gruß
Ben
Gammer Klaus says
Hallo Joachim!
Ich habe das Problem, dass bei der Kategorienzusammenfassung immer nur die offenen Notizen angezeigt werden, welche sich auf der aktuellen Seite befinden, auch wenn bei Durchsuchen alle Notizbücher ausgewählt ist.
Ist dieses Problem bekannt? In anderen Foren habe ich dazu nichts gefunden.
Joachim Schlosser says
Mir zumindest kam das noch nicht unter.
Micahela Wied says
Hi!
Es ist nur ein einziges Notizbuch, in dem ich Aufgaben angelegt habe.
Micahela Wied says
Hallo Joachim,
schöner Blog. Ich habe das Problem, dass OneNote nicht alle Kategorien anzeigt, wenn ich eine Zusammenfassungsseite erstelle, selbst, wenn ich “alle Notizbücher” anklicke. Scheint ein Bug zu sein, den auch andere User bereits gefunden haben. Kennst Du einen Workaround, der zuverlässig funktioniert? Habe danach gegoogelt, konnte aber nichts finden.
LG – und danke im Voraus für Deine Hilfe!
Micha
Joachim Schlosser says
Das ist seltsam, ja. Hatte ich zumindest noch nie. Schonmal versucht, ausgelassene Notizbücher zu schließen und dann erneut zu öffnen?
Lars Pape says
Hallo,
bei mir werden die AUfgaben in den Einzelnotizen nicht automatisch abgehakt, wenn ich die Aufgabe in der Aufgabe-Sammelseite abhake. Die Verküpfung scheint nicht zu funktionieren.
Woran kann das liegen?
Danke
Lars Pape
Joachim Schlosser says
Seltsam, das sollte schon gehen.
Rölli Georg says
Hallo Joachim
Hier noch ein Tipp zur Ergänzung. Ich persönlich verwende diese Funktion fast täglich, habe mich dann aber daran gestört, dass die Auflistung aller Aufgaben in der Kategorienzusammenfassung sehr unübersichtlich daherkommt.
Darum habe ich mir ein System von Kategorien erstellt wie [Auftrag:], [ToDo:], [Projekt:], usw., nur vier bis fünf Stück. Beginnt man nun konsequent jede Aufgabe mit einer solchen Kategorie und ergänzt diese noch mit dem Namen des Zuständigen, z.B. “[ToDo:] Max / xxx” wird die Kategorienzusammenfassung gleich viel übersichtlicher.
Beste Grüsse
Georg
Joachim Schlosser says
Danke, Georg!
Martin Lindner says
Geht das nur in der Desktop-App (“OneNote 2016”)?
Inzwischen wird ja die WIN10-Version zur mächtigsten Version umgebaut.
Eigentlich sollte das auch dort gehen, jetzt oder bald.
OneNote2016 wird aber bis 2021 unterstützt & wird auch danach noch laufen.
DirkStr says
Hallo,
wichtig wäre aus meiner Sicht noch folgende Info zu beachten, besonders wenn man auf OneNote umsteigen will:
https://stadt-bremerhaven.de/microsoft-onenote-desktop-app-vor-dem-aus/
Mit Gruß
Joachim Schlosser says
Stimmt, das kann irgendwann mal passieren. Kein Grund, jetzt schon nervös zu werden. Jede Software kommt irgendwann und geht irgendwann. Dazwischen zieh ich das beste für mich raus.