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Todo-Übersicht mit Aufgabenliste in OneNote

Aufgaben verwalten in OneNote – das ist dir als Leser dieses Blogs vielleicht schon bekannt. Ich nutze OneNote beruflich für gemeinsame Notizenablage, und die Verbindung von OneNote zu Aufgaben in Outlook. OneNote kann aber mit den Aufgaben noch mehr: Aufgabenlisten erzeugen.

Neulich kam ein Kollege zu mir und frage: „Joachim, wie ging das denn noch mit der Aufgabenübersicht in OneNote, damit ich nicht immer händisch alle Seiten durchschauen muss. Das habe ich doch mal bei dir im Blog gelesen, dass das geht.“ Was soll ich sagen: Von diesem Feature wusste ich bislang nichts, habe nie auf den entsprechenden Knopf gedrückt, und so natürlich auch nicht darüber geschrieben. Das ist zu ändern, denn diese kleine Funktion ist höchst nützlich.

Aufgaben in OneNote

In OneNote kann ich Zeilen mit einer Checkbox – einem Abhak-Kästchen – versehen, die mir signalisieren, dass da noch etwas zu tun ist oder es bereits getan ist. Unglaublich praktisch, um beim Mit-Notieren einer Besprechung rasch Aufgaben zu erfassen, oder kleinere Projekte zu organisieren.

Bei gemeinsam genutzten Notizbüchern ist es Usus, an den Anfang der Aufgabenzeile den Namen dessen hinzuschreiben der es tun soll, oder eben nichts, wenn das noch nicht bekannt ist und sich die Leute selbst Aufgaben nehmen. Ebenso sollte ich eine Aufgabenzeile kontextfrei schreiben, damit andere sie einfach so isoliert lesen und verstehen können.

Viele Meetings – eine Problembeschreibung

Ja, ich weiß, wir sitzen alle in zu vielen Meetings. Selbst wenn wir das nicht tun, dann sitzen wir trotzdem in Meetings, in denen wir dann jeweils konkrete nächste Schritte vereinbaren und diese auch mit der Aufgaben-Funktion in OneNote dokumentieren.

Bei der nächsten Besprechung kommt dann die Frage auf, ob die Aktionen vom letzten Mal alle abgehandelt sind, und die liegen gebliebenen Aufgaben von den zwei Meetings davor auch. Also wechselt man auf die OneNote-Seite der zurückliegenden Besprechung, guckt nach, sieht, dass die Aufgabe noch offen ist und – Vorsicht Antipattern! – kopiert die Zeile auf das Blatt der heutigen Besprechung.

Das Resultat ist, dass dieselben Aufgaben vielfach kopiert werden. Wenn sich dann doch mal einer der Aufgabe erbarmt, stellt sich die Frage, ob derjenige dann alle Kopien der Aufgabe suchen und abhaken sollte. Nein, das ist natürlich Quatsch. OneNote kann es besser.

Aufgabenliste anzeigen

OneNote kann nämlich alle markierten Zeilen zusammensuchen.

OneNote Aufgabenliste Button
OneNote Aufgabenliste Button

Ein Klick auf Find Tags oder eben der entsprechend übersetzten Schaltfläche zeigt rechts im Fenster alle gefundenen Zeilen als Übersicht an. Jede Zeile kann ich anklicken, um direkt zur entsprechenden Stelle zu kommen.

OneNote Aufgabenliste
OneNote Aufgabenliste

Um nur die noch offenen Aufgaben anzuzeigen, wähle ich Show only unchecked items unterhalb der Gruppierungswahl. Wie ich die offenen Aufgaben gruppieren lasse? Ganz verschieden, eben so, wie ich sie durchsehen möchte.

Auf diese Weise erspare ich mir schon mal die händische Durchsicht aller alten Seiten im OneNote-Notizbuch. Nutzen wir diese Funktion jedes Mal in der Besprechung, können sich schon gar nicht so viele alte Aufgaben ansammeln. Vor allem für einen kurzen Check „Ist das gemacht?“ ist die Funktion ideal, weil ich auch direkt in der Übersicht Aufgaben abhaken kann, so dass sie beim nächsten Mal eben nicht mehr auftauchen.

OneNote Aufgabenliste Sections
OneNote Aufgabenliste Sections

Wenn ich alle Tags anzeigen lasse, dann kann ich mir auch alle Zeilen anzeigen lassen, bei denen sich jemand selbst eine Outlook-Aufgabe dazu erzeugt hat. Nachdem das bei uns nicht alle machen, ist das nichts, was wir in der Besprechung regelmäßig auflegen.

OneNote Aufgabenliste Scope wählen
OneNote Aufgabenliste Scope wählen

Wo ich die Aufgaben suchen lasse, kann ich ebenfalls wählen, wahlweise alle im aktuellen Notizbuch, im momentanen Abschnitt oder gar in allen Notizbüchern. Hilft ja nichts, wenn ich Unmengen an Zeilen angezeigt bekomme, die im Moment gar nicht relevant für die Besprechung sind.

Plattform-Anmerkung: Das ganze hier beschriebene Feature gibt’s leider nur bei OneNote auf Windows, auf MacOS habe ich die Funktion nicht.

Aufgabenseite erzeugen

Sind es sehr viele Aufgaben, die noch offen sind, dauert die Durchsprache vielleicht länger, oder ich möchte den kompletten Text einfach sehen können. Dann klicke ich unten auf Create Summary Page, um aus dieser Liste eine neue Notizseite zu erzeugen.

OneNote Aufgabenliste Seite erstellen
OneNote Aufgabenliste Seite erstellen

Das schöne an dieser Seite ist nun, dass die einzelnen Aufgaben, die genauso gruppiert sind wie ich gewählt habe, nicht einfach als platte Kopien liegen, sondern mit der Originalzeile verknüpft sind. Hake ich hier eine Aufgabe ab, wird sie auch an der Originalstelle abgehakt. Das ist auch zu sehen im Icon oben rechts, das anzeigt, dass die angezeigte Seite mit anderen Seiten verlinkt ist.

OneNote Aufgabenliste-Seite Links
OneNote Aufgabenliste-Seite Links

Wichtig: Das Abhaken hier hakt auch im Original ab. Wenn ich hier Text ändere, ändert sich der Originaltext nicht. Die Seite dient also wirklich nur zur Übersicht. Bei jeder Zeile kann ich links auf das Icon klicken, um zur Ursprungsseite zu gelangen.

OneNote Aufgabenliste-Seite Icons
OneNote Aufgabenliste-Seite Icons

Bei uns ist es gute Praxis, vor der Besprechung diese Übersichtsseite zu erzeugen, und am Ende der Besprechung wieder zu löschen. Denn hier dürfen bzw. sollten sich keine originären Informationen finden.

Ein kleines Feature, was in der Zusammenarbeit in Teams mit OneNote eine erhebliche Erleichterung darstellt.

Übersichtlich bleiben

Und wie siehst Du das? Nutzt du OneNote im Team? Nutzt du die Aufgaben in OneNote?

Lasse die anderen Leser ebenso wie mich teilhaben an Deinen Gedanken und kommentiere!

Photo: www.joachimschlosser.de, License Creative Commons Attribution Share-Alike

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Kategorie: Effektivität Stichworte: Aufgaben, Getting Things Done, GTD, OneNote, Zusammenarbeit

29. Mai 2018 von Joachim Schlosser 23 Kommentare

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Kommentare

  1. Stefan Klör meint

    14. Dezember 2021 um 06:56

    Hallo Joachim,

    trotz der der aus meiner Sicht großen Vorteile nutzt unser Team für die Aufgabenübersicht noch kein OneNote sondern Excel.

    Ein Grund hierfür ist das fehlende Datum für eine Wiedervorlage. Da wir viele Aufgaben verwalten müssen, ist es wichtig nur die angezeigt zu bekommen die zum aktuellen Zeitpunkt fällig oder überfällig sind. Hast Du eine Idee wie das umzusetzen ist?

    Gruß
    Stefan

    Antworten
    • Joachim Schlosser meint

      15. Dezember 2021 um 09:29

      Fälligkeitsdaten gehen rein in OneNote meines Wissens nach gar nicht. Statt Excel würde ich eher eine tatsächliche Gruppen-Aufgabenverwaltung empfehlen, wie die Microsoft 365 integrierte tasks.office.com / MS Planner-

  2. Dennis Hummel meint

    1. September 2021 um 11:55

    Guten Tag Herr Schlosser,
    kennen Sie eine Möglichkeit, die Zusammenfassungsseite nach Ergebnissen zu Filtern, die meinen Namen oder eine bestimmte Textpassage enthalten?
    Einen Makrorecorder oder eine Seite mit Entwickleroptionen scheint es in OneNote nicht zu geben :-)
    Vielen Dank im Voraus.
    der Dennis

    Antworten
    • Joachim Schlosser meint

      2. September 2021 um 09:04

      Hmm, da kenne ich leider keine Funktion, die das macht.

  3. Manuel meint

    25. Oktober 2019 um 07:53

    @Joachim Guter Beitrag, danke dir! Schreibst du nicht unter „Aufgabenseite erzeugen“, dass eben auf der erzeugten Übersichtsseite abgehakte Elemente auch im Original abgehakt werden?
    (Textauszug oben: „Das schöne an dieser Seite ist nun, dass die einzelnen Aufgaben, die genauso gruppiert sind wie ich gewählt habe, nicht einfach als platte Kopien liegen, sondern mit der Originalzeile verknüpft sind. Hake ich hier eine Aufgabe ab, wird sie auch an der Originalstelle abgehakt“)
    Aus deiner Antwort hier verstehe ich, dass genau das Gegenteil der Fall ist…?
    Ich habe bereits etwas gegoogelt aber finde keine zuverlässige Antwort, ob es sich nur bei mir oder generell nicht fkt.

    Antworten
    • Joachim Schlosser meint

      25. Oktober 2019 um 08:32

      Gerade nochmal geprüft: Es funktioniert auch das Abhaken auf der Sammelseite.

    • Mario meint

      7. April 2020 um 21:06

      Hallo Joachim

      Ich habe auch das Problem, die Aufgaben den Status nicht ändern. Ich muss immer zwei Haken setzen, das ist leider sehr unpraktisch. Gibt es da eine Einstellung, welche die bidirektionale Synchronisation steuert?
      (Sammlung ==> zu Aufgaben in einzelnen Notizen/zu Aufgaben in einzelnen Notizen==>Sammlung)
      Wenn das funktionnieren würde wäre das eine toll.
      Ich verwende das OneNote 2016.
      Gruss

    • Joachim Schlosser meint

      7. April 2020 um 21:21

      Schau mal auf „Verbindung von OneNote zu Aufgaben in Outlook“. Entweder die Checkboxen verwenden, oder die Outlook-Aufgaben. Nicht beides gleichzeitig.

  4. Dirk meint

    5. August 2019 um 13:27

    Hallo,
    dank des Blogs bin ich in der Mac App auf die Suche gegangen. Dort gibt es die Funktion doch – auch wenn nicht im gleichen Umfang. Dazu in der Suche auf von „Seiten“ auf „Kategorien“ wechseln und dann „Aufgaben“ eintippen und es werden alle Aufgaben angezeigt. Dies kann dann noch auf „Aktuelles Notizbuch“, „Aktueller Abschnitt“ oder „Aktuelle Seite“ gefiltert werden.
    Viele Grüße,
    Dirk

    Antworten
    • Joachim Schlosser meint

      5. August 2019 um 14:06

      Danke!

    • Ben meint

      16. Juni 2020 um 04:51

      Hi Dirk und Joachim,
      ich habe das auch schon versucht, aber… ich bekomme hier immer alle Aufgaben angezeigt, nicht nur die Offenen und ich kann die Aufgaben hier auch nicht abhaken. Auf manche „Seiten“ komme ich per Doppelklick, andere öffnet er ums Verrecken nicht. Mache ich was falsch?

      Gruß
      Ben

  5. Gammer Klaus meint

    29. Juli 2019 um 14:49

    Hallo Joachim!

    Ich habe das Problem, dass bei der Kategorienzusammenfassung immer nur die offenen Notizen angezeigt werden, welche sich auf der aktuellen Seite befinden, auch wenn bei Durchsuchen alle Notizbücher ausgewählt ist.

    Ist dieses Problem bekannt? In anderen Foren habe ich dazu nichts gefunden.

    Antworten
    • Joachim Schlosser meint

      29. Juli 2019 um 22:11

      Mir zumindest kam das noch nicht unter.

  6. Micahela Wied meint

    17. Januar 2019 um 17:48

    Hi!

    Es ist nur ein einziges Notizbuch, in dem ich Aufgaben angelegt habe.

    Antworten
  7. Micahela Wied meint

    13. Januar 2019 um 21:09

    Hallo Joachim,
    schöner Blog. Ich habe das Problem, dass OneNote nicht alle Kategorien anzeigt, wenn ich eine Zusammenfassungsseite erstelle, selbst, wenn ich „alle Notizbücher“ anklicke. Scheint ein Bug zu sein, den auch andere User bereits gefunden haben. Kennst Du einen Workaround, der zuverlässig funktioniert? Habe danach gegoogelt, konnte aber nichts finden.
    LG – und danke im Voraus für Deine Hilfe!
    Micha

    Antworten
    • Joachim Schlosser meint

      17. Januar 2019 um 14:52

      Das ist seltsam, ja. Hatte ich zumindest noch nie. Schonmal versucht, ausgelassene Notizbücher zu schließen und dann erneut zu öffnen?

  8. Lars Pape meint

    20. November 2018 um 12:23

    Hallo,
    bei mir werden die AUfgaben in den Einzelnotizen nicht automatisch abgehakt, wenn ich die Aufgabe in der Aufgabe-Sammelseite abhake. Die Verküpfung scheint nicht zu funktionieren.
    Woran kann das liegen?
    Danke
    Lars Pape

    Antworten
    • Joachim Schlosser meint

      20. November 2018 um 19:58

      Seltsam, das sollte schon gehen.

  9. Rölli Georg meint

    2. Juni 2018 um 11:05

    Hallo Joachim

    Hier noch ein Tipp zur Ergänzung. Ich persönlich verwende diese Funktion fast täglich, habe mich dann aber daran gestört, dass die Auflistung aller Aufgaben in der Kategorienzusammenfassung sehr unübersichtlich daherkommt.
    Darum habe ich mir ein System von Kategorien erstellt wie [Auftrag:], [ToDo:], [Projekt:], usw., nur vier bis fünf Stück. Beginnt man nun konsequent jede Aufgabe mit einer solchen Kategorie und ergänzt diese noch mit dem Namen des Zuständigen, z.B. „[ToDo:] Max / xxx“ wird die Kategorienzusammenfassung gleich viel übersichtlicher.

    Beste Grüsse
    Georg

    Antworten
    • Joachim Schlosser meint

      2. Juni 2018 um 12:38

      Danke, Georg!

  10. Martin Lindner meint

    31. Mai 2018 um 10:51

    Geht das nur in der Desktop-App („OneNote 2016“)?
    Inzwischen wird ja die WIN10-Version zur mächtigsten Version umgebaut.
    Eigentlich sollte das auch dort gehen, jetzt oder bald.

    OneNote2016 wird aber bis 2021 unterstützt & wird auch danach noch laufen.

    Antworten
  11. DirkStr meint

    30. Mai 2018 um 14:57

    Hallo,

    wichtig wäre aus meiner Sicht noch folgende Info zu beachten, besonders wenn man auf OneNote umsteigen will:

    https://stadt-bremerhaven.de/microsoft-onenote-desktop-app-vor-dem-aus/

    Mit Gruß

    Antworten
    • Joachim Schlosser meint

      30. Mai 2018 um 18:16

      Stimmt, das kann irgendwann mal passieren. Kein Grund, jetzt schon nervös zu werden. Jede Software kommt irgendwann und geht irgendwann. Dazwischen zieh ich das beste für mich raus.

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Ich bin glücklich verheiratet, Vater dreier Kinder, Fotograf, bekennender Produktivitäts-Junkie und Getting-Things-Done Anhänger sowie Vortragscoach für meine Mitarbeiter und Kollegen. Über diese Themen schreibe ich auch hier.

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