Wie schaffen wir es, in einem ehrenamtlichen Projekt ohne Mehraufwand ein Multi-Channel-Magazin zu betreiben? Der Pfarrbrief ist genau so etwas bei uns. Das Prozedere funktioniert wahrscheinlich auch bei jedem anderen Verein. Wer also mit Kirche nichts am Hut hat, aber vielleicht in einem Sportverein oder Kulturverein mitarbeitet, für den könnte dieser Beitrag auch etwas sein.
In unserer Pfarreiengemeinschaft, die aus drei Gemeinden besteht, haben wir eine kleine Gruppe für die Öffentlichkeitsarbeit. Wenn unser Pfarrbrief gedruckt verteilt wird, dann hatten die Leser auch vorher schon die Möglichkeit, Artikel gelesen zu haben. Denn unser gedruckter Pfarrbrief ist eine Ausleitung des Online-Pfarrbriefs.
Problemstellung: Doppelter Aufwand für wenige Ehrenamtliche?
Öffentlichkeitsarbeit ist nichts, worum man sich in den Gremien gerissen hatte. Deshalb besteht die Redaktion effektiv aus zwei Personen, mich eingeschlossen. Als ich dazu kam, gab es bereits eine Website, auf der von meinem Ehrenamts-Kollegen immer wieder Anpassungen gemacht wurden, und bisweilen auch Neuigkeiten erschienen. Daneben erschien ein gedruckter Pfarrbrief, der mit der Website nichts zu tun hatte.
Ich habe eine große Affinität zu Online, und wollte einerseits ja den Pfarrbrief bedienen, andererseits aber alle Beiträge auch online haben. Das führt leicht zu doppeltem Aufwand, und hat es auch in der Übergangszeit. Die Zusammenstellung des Pfarrbriefs war verhältnismäßig aufwendig dafür, dass wir ja alle mit sehr begrenztem Zeitbudget auskommen wollen.
Das Ziel aber war klar: Ich möchte das Problem zurück führen auf eines, das ich kenne: eine Web-Präsenz, die gleichzeitig das Redaktionssystem darstellen soll. Das soll einfach funktionieren, ohne viel Spezialsoftware, ohne große Kosten, ohne Installation auf meinem Computer, denn ich will diese Vorgehensweise ja auch wieder abgeben können.
Ausprobieren, testen, ändern heißt es immer wieder, und dabei das ganze so stabil halten, dass es auch ohne mich läuft. Im Regelbetrieb nimmt mein Ehrenamtskollege Stefan viele Beiträge entgegen, so dass ich mich stärker um Workflows und die Weiterentwicklung der Öffentlichkeitsarbeit kümmern kann. Das finde ich wunderbar.
Priorität Online
Im Druck finden sich zu einhundert Prozent Artikel, die auch auf der Website stehen, auch wenn in Summe mehr Menschen in der Pfarreiengemeinschaft den Pfarrbrief gedruckt lesen als online. Man kann also nicht mehr Artikel nur für den Druck-Pfarrbrief einreichen, sondern nur noch für den Pfarrbrief, und das ist zunächst die Online-Fassung.
Die Website der Pfarreiengemeinschaft lief bereits auf WordPress, als ich dazu kam. Und so wollte ich schrittweise das Problem auf ein bekanntes zurückführen. Das bedeutete, die Website umzustellen auf eine Art Magazin, und das ganze ohne größere Programmierereien. Und vor allem auf WordPress, denn ich gestehe, dass ich mich mit Typo3 und Joomla nie anfreunden konnte. Ich habe es versucht, doch in der gleichen Zeitdauer, in der ich jeweils in Typo3 und Joomla effektiv nichts hingebracht habe, war bereits meine erste WordPress-Site fertig.
StudioPress Genesis als Theme Framework
Damit Funktionalität, Geschwindigkeit und Optik sauber sind, bauen wir auf das Genesis-Framework von StudioPress und das Theme News Pro *), das auf WordPress als sogenanntes Theme Framework aufsetzt. Die Themes und das Genesis Framework kosten Geld, aber gemessen an den Annehmlichkeiten vernachlässigbar. Das Theme konnte ich spenden, weil alle meine eigenen Websites ebenfalls Themes aus dem Genesis-Framework nutzen und ich mir das Pro Plus All-Theme Package geholt habe, das alle StudioPress Themes beinhaltet.
StudioPress Genesis und die Themes kann ich uneingeschränkt empfehlen. Es gibt Support dazu, Updates, Weiterentwicklung, und eine genügend breite Anwenderschar, so dass die meisten Aufgabenstellungen bereits einmal aufgetreten und dokumentiert sind. Das Komplettpaket und die Themes gibt’s alle Jahre mal zum Sonderpreis, diese Woche sollte es wieder soweit sein.
Artikel einreichen
Bevor was in den Online-Pfarrbrief und später in den Druck-Pfarrbrief kommt, muss es natürlich erst einmal ins System. Dazu haben wir drei Möglichkeiten:
- Vielschreiber haben einen eigenen Account für WordPress, über den sie selbst Artikel verfassen können, die wir von der Redaktion dann durchsehen und veröffentlichen. Stellt ein Autor einen Artikel bereit zum Review, bekommt die Redaktion automatisch eine E-Mail.
- Gelegenheitsschreiber nutzen ein Web-Formular, mit dem sie Text und ein Foto einreichen können. Diese Beiträge erreichen die Redaktion (noch) per E-Mail. Die Sammel-E-Mail für die Redaktion läuft – wie auch die Dateiablage – über Google Apps für Nonprofit *). Die Texte stellt dann einer von der Redaktion online.
- Wer das Web-Formular nicht will, kann direkt eine E-Mail an die Redaktion schreiben.
Damit wir von der Redaktion mitbekommen, wenn ein Vielschreiber-Autor einen neuen Artikel fertig hat, nutzen wir das Plugin Edit Flow *), das neue Artikel-Stati definiert. Und beim Übergang in den Review-Status wird automatisch eine E-Mail versandt mittels des Plugins Post Status Notifier Lite *),
Bei dem Prozess ist noch viel Luft nach oben drin. Ideal wäre es, wenn eingereichte Artikel gleich direkt irgendwie als Entwurf in WordPress zur Verfügung stünden, ohne dass jemand dafür einen Account haben muss. Rich Text wäre toll, geht aber derzeit nur, wenn jemand direkt sein Material per E-Mail schickt. Und so weiter, aber eins nach dem andern.
Druck-Ausleitung erzeugen
Die WordPress-Website alleine macht aber noch keinen Druck-Pfarrbrief. Den macht in Sachen Layout seit Jahren ganz wunderbar Christoph. Doch irgendwie muss ja der Layouter erfahren, in welcher Zusammenstellung und in welcher Reihenfolge welche Artikel rein sollen.
Gewiss könnte ich da eine Artikelliste kopieren und in einem Spreadsheet herumschieben, so wie wir das zu Anfang noch machten. Ich möchte jedoch eine Artikelreihenfolge lieber per Drag & Drop anpassen können, und Beiträge so einfach weiter nach vorne oder hinten schieben.
Es gibt ein wunderbares WordPress-Plugin Kalin’s PDF Creation Station *), das ich hauptsächlich deshalb gut finde, weil es mir erlaubt, die Artikel per Drag & Drop in einer Liste zu verschieben. Eigentlich dient das Plugin dazu, eine PDF-Publikation aus einer WordPress-Website zu erzeugen, doch wir nutzen es, um eine großes HTML-Datei der kompletten Zusammenstellung zu erzeugen. Diese Datei nimmt dann der Kollege vom Layout und überträgt die Inhalte nach Scribus *), einem Open Source DTP-Programm. Die Fotos liegen entweder in voller Auflösung schon auf der Website, oder sind in unserem gemeinsamen Google Drive abgelegt unter gleichem Dateinamen wie im Online-Artikel.
Von Haus aus zeigt Kalin’s PDF Creation Station nur Artikel an, die bereits veröffentlich sind. Da der Druck-Pfarrbrief auch Artikel enthalten soll, die erst in den Wochen danach passend zu den jeweiligen Terminen erscheinen, habe ich das Plugin angepasst und diese Filterung entfernt. Das Plugin selbst ist alt, doch wir brauchen keine der Frontend-Funktionalitäten, so dass ich das Sicherheitsrisiko für vertretbar halte.
Artikel, die im Druck anders sind
Einige Artikel sollen im Druck anders erscheinen als online. Ganz lange Artikel etwa kürzen wir für den Druck, und nehmen auch viel weniger Fotos rein. Teilweise brauchen wir andere Hinweise, weil sich manche Formulierungen auf Online-Ressourcen beziehen, die im Druck entweder entfallen oder explizit mit URL genannt werden müssen.
Dafür dupliziere ich einen Artikel mit dem Plugin Duplicate Post *), kürze, passe an ihn an und stelle ihn dank Edit Flow in den Status „Nur Druck“.
Perfekt? Nein.
Ja, es gibt bestimmt Redaktionssysteme, die das alles von Haus aus können. Ja, das geht bestimmt professioneller. Doch alle, die wir daran mitwerkeln, machen das, ohne dass wir jemanden mit beruflicher Redaktionserfahrung dabei haben. Wir machen das nicht bis in alle Ewigkeit, und so muss auch jemand neues sich mit vertretbarem Aufwand einarbeiten können.
Die WordPress-basierte Lösung hat den Charme, dass sehr viele Menschen WordPress kennen (spaßigerweise offenbar nicht in unserer Pfarreiengemeinschaft) und es relativ leicht in der Backend-Benutzung zu erlernen ist. Auch ich selbst möchte nicht für verschiedene Website-Projekte, die ich in meiner Freizeit betreibe, eine Vielzahl unterschiedlicher Systeme am Laufen haben, denn auch meine Energie, mich auf dem Laufenden zu halten, ist begrenzt. WordPress hat damit für mich den Vorteil, dass das, was ich beim einen Web-Projekt lerne, ich beim anderen einbringen kann. Für die StudioPress Themes habe ich Geld ausgegeben, weil ich eben eine gepflegte, professionelle Oberfläche für WordPress haben will. Das kann jeder so halten, wie er will, und das hier soll keine Diskussion über einzelne Themes für WordPress werden. Nur so viel sei gesagt: Manches kostet eben Geld, und das geht in Ordnung.
Die Website, um die es sich dreht, ist die der Pfarreiengemeinschaft Göggingen-Inningen in Augsburg. Der nächste Druck-Pfarrbrief erscheint Ende nächster Woche. Und dann geht es weiter – Schritt für Schritt ein bisschen flüssiger, und leichter vor allem für die Ehrenamtlichen. Denn wir alle machen das eben als Ehrenamt, also in unserer Freizeit. Jede Erleichterung, jede Beschleunigung, jede Automatisierung macht die Arbeit für uns besser, und lässt mehr Zeit für das Wesentliche. Denn das Wesentliche ist eben nicht die Administration von Pfarrbriefen, sondern deren Inhalt, und die Arbeit mit den Menschen.
Aktuell bleiben
Und wie pflegst Du Deine Online-Projekte? Hast Du auch im Ehrenamt ein Web-Projekt und Druck-Projekt am Laufen? Wie machst Du das?
Lasse die anderen Leser ebenso wie mich teilhaben an Deinen Gedanken und kommentiere!
Ressourcen
- StudioPress Genesis und News Pro (Affiliate-Link)
- Edit Flow
- Post Status Notifier Lite
- Kalin’s PDF Creation Station (geht nicht mehr)
- Duplicate Post
- G Suite für Non-Profits
Photo: John Nuttall on Flickr, License Creative Commons Attribution
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