Ivan Blatter fragt in seiner Blogparade »Welches sind Ihre drei wichtigsten und/oder liebsten Tools, um produktiver zu arbeiten?«.
Es wäre ein leichtes, hier mit drei Softwaretools zu antworten. Denn egal ob es die besten sind oder nicht ‒ Outlook auf dem Laptop und TaskTask auf dem iPhone sind meine zwei wichtigsten Werkzeuge, vervollständigt von WriteMonkey als MarkDown-Editor.
Doch möchte ich Tools hier weiter fassen.
Ein Tool kann genauso ein Gedankenwerkzeug sein, eine Methode. Der Vorteil bei Methoden ist, dass wir sie immer dabei haben können, egal welche Computer-Infrastruktur gerade zur Verfügung steht.
Die drei wichtigsten und liebsten Gedanken-Tools sind für mich die folgenden:
(Diesen Artikel gibt es auch auf Englisch)
1. Getting Things Done leben
Über David Allens »Getting Things Done« habe ich an vielen Stellen hier im Blog schon geschrieben.
Produktivität ist eine Frage der Gewohnheiten und Methoden, nicht der Tools.
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Sie können in der Buchbesprechung nachlesen, um was es sich bei GTD handelt.
Der Kern von Getting Things Done ist, alles aufzuschreiben ‒ wie in meinem anderen Artikel beschrieben. Alle anderen Elemente von GTD sind Lemmata aus diesem Prinzip.
Meine meistgelesenen Artikel erklären, wie ich mir mein Getting Things Done System mit Outlook und iPhone aufgesetzt habe.
Mit Getting-Things-Done Projekte planen ist ebenso effektiv wie leichtgewichtig und für mich in allen Lebenslagen sehr nützlich.
So kann ich mit voller Überzeugung sagen, dass das Kennenlernen der Getting Things Done Methode mein Leben nachhaltig zum positiven verändert hat. Wo ich früher von der Vielzahl an Anfragen und Aufgaben bisweilen überwältigt war, behalte ich heute gut Überblick, liefere das, was ich zu liefern habe.
2. Rückfragen und Nein sagen
Was machen Sie, wenn jemand Sie in der Arbeit um eine Aufgabe bittet oder Ihnen etwas aufträgt? Loslegen?
Nicht so schnell.
Das, was Sie nicht tun, beeinflusst Produktivität oft mehr als das was Sie tun.
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Bevor ich eine Aufgabe annehme, stelle ich sicher, dass ich sie auch verstanden habe, und mir klar ist, wozu das gut sein soll.
Eine Kollegin fordert mich und drei andere Kollegen auf, ihr Information zu vergangenen Konferenzen zuzuschicken, indem ich mehrere Spalten einer Tabelle ausfülle. Ich sage Nein und bitte sie, selbst in der Bibliothek unserer internen Reiseberichte nach diesen Konferenzen zu suchen. Ich müsste genauso dort nachsehen.
Unser Geschäftsführer bittet mich um Grafiken einer Analyse, die ich vor einiger Zeit vorgelegt habe. Gehe ich nun sofort hin und erstelle die neueste Fassung? Nein, ich frage zunächst nach, wozu er diese braucht. Es stellt sich heraus, dass er diese nur als Beispiel in einem Dokument verwenden möchte. Die alten Grafiken reichen also völlig aus, eine Aktualisierung ist nicht nötig. Ich schicke ihm sofort zwei Beispiele aus den alten Analysen.
In einer Besprechung fragt ein Teilnehmer bei meinen Ausführungen nach Detailzahlen, die ich nicht vorliegen habe. Bevor ich darauf anspringe, frage ich, welche Entscheidung darauf basiert oder in welcher Form diese Zahlen nützlich wären. »Oh, es interessiert mich nur so.« Danke fürs Gespräch, dann brauche ich das wohl nicht zu recherchieren.
Rückfragen und Nein sagen ist deswegen mein zweites wichtigen Produktivitätstool.
3. Projekte delegieren
Egal wie viel ich selbst zu leisten vermag, ich bin nur ein einzelner Wicht. Meine Mannen und Damen im Team können in ihrer Gesamtheit viel mehr, und Kollegen in anderen Abteilungen haben noch einmal ganz andere Spezialitäten und Fähigkeiten.
Dies sinnvoll zu nutzen, ist mein drittes Produktivitätstool.
Ich lerne jeden Tag, zielgerichteter und vollständiger zu delegieren.
Delegieren ist Verantwortung übertragen und Sicherheit geben.
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Wenn möglich gebe ich nicht nur einzelne Aufgaben ab, sondern kleinere und größere Projekte. Natürlich kommt es auch vor, dass ich eine Aufgabe delegiere. Doch den größten Hub an Produktivität für unser Team verursache ich, wenn ich ein Projekt delegiere, also die Verantwortung für den Weg zum Ergebnis abgebe. Oft gebe ich auch die Definition des Ergebnisses ab.
Das schöne an Teammitgliedern und Kollegen, denen man vertrauen kann, ist, dass ich diesen wiederum Zuversicht in ihre eigenen Fähigkeiten und in ihre eigenen Entscheidungen geben kann. Bisweilen gelingt es mir, deutlich zu machen, dass ich die Verantwortung für das Ergebnis trage, selbst wenn ich ihnen die größtmögliche Freiheit über Ergebnis und Weg dorthin lasse. Das Netz ist also die Sicherheit, dass ich es notfalls auf meine Kappe nehme.
Seit ich diese Art der Delegation anwende, ist die Produktivität deutlich angestiegen und die Leute bringen viel stärker ihre eigenen Ideen ein. Und außerdem können sie einfach mehr, als ich es vermag.
Projekte delegieren ist mein drittes wichtiges Werkzeug der Produktivität.
Locker bleiben
Locker bleiben und mich selbst nicht so bierernst nehmen könnte ein viertes Tool sein, aber Ivan Blatter fragte ja nur nach dreien.
Was macht Sie produktiver?
Lassen Sie die anderen Leser ebenso wie mich teilhaben an Ihren Gedanken und kommentieren Sie unten oder schreiben Sie selbst einen Artikel in Ihrem Blog!
Photo: the.Firebottle on Flickr, License Creative Commons Attribution Share-Alike
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