Dr. Joachim Schlosser

Führung | Effektivität | Fotografie

  • Über
    • Bio und Pressefotos
    • Bio and Photos (English)
  • Werkzeuge
    • Sketchnotes
  • Speaking
  • Kontakt
    • Produkte

E-Mails schneller finden mit Suchordnern in Outlook, Thunderbird, GMail, Mac Mail

Sie kommen mit nur fünf E-Mail-Ordnern aus, wenn Sie es einfacher haben wollen.

Wie finden Sie dann rasch E-Mails, die ein bestimmtes Projekt, eine bestimmte Gruppe oder eine bestimmte Person betreffen?

Die Antwort darauf: Suchordner. Virtuelle Ordner, die es in Outlook ebenso wie in anderen E-Mail-Programmen gibt.

Diese Ordner sind gespeicherte Suchanfragen und zeigen auf einen Klick Ergebnisse zu wiederkehrenden Suchen.

Suchordner statt Ablagestruktur

Ich habe Suchordner angelegt für alle relevanten Teams, mit denen ich interagiere, indem ich als Kriterien Mails von oder an bestimmte Personen wähle und eben diese Personen oder Adressaten einzeln eintrage.

Dazu kommt jeweils ein Suchordner für jeden meiner Mitarbeiter, sowie diverse Suchordner, die auf Schlüsselwörter im Betreff oder Text der E-Mail anspringen. Die Suchordner, die ich am häufigsten verwende, benenne ich mit einem @-Zeichen am Anfang. Das bringt sie in der Sortierung ganz nach oben. und sie bleiben in der Liste zusammen.

Stelle ich fest, dass ich regelmäßig E-Mails zu bestimmten Themen suche, lege ich einen Suchordner mit entsprechenden Schlüsselwörtern für den Betreff oder den E-Mail-Text an. Und tue mein übriges, damit Betreffzeilen von E-Mails besser werden.

Das schöne an Suchordnern ist ja, dass Sie alle Kriterien und Felder her nehmen können, sie die normale Suchfunktion auch bietet, nur dass Sie eben nicht immer neu die Suche bemühen müssen.

Keine Ordner-Kathedrale

Sie arbeiten in Ihrem E-Mail Programm klassisch mit einer beeindruckenden Baumstruktur, mit einer Kathedrale aus Ordnern und Unterordnern und Unter-Unterordnern? Microsoft Outlook, Mac OS X Mail, Thunderbird und GMail verwalten wahre Kunstwerke an Verzeichnisbäumen?

Wie lange brauchen Sie pro einzelner E-Mail, um sie in den passenden Ordner zu verschieben?

Wo ziehen Sie eine E-Mail hin, die von einer Nachbarabteilung kommt und bei der zwei Kunden oder Kundenprojekte angesprochen werden?

Wo kommt eine E-Mail hin, die eine technische Frage ebenso wie eine Angebotsanfrage enthält?

In wie vielen Ordnern müssen Sie eine Woche später suchen, bis Sie die eine bestimmte E-Mail wieder gefunden haben?

E-Mail Suchordner statt Ablagestruktur.
Tweet this

Eben. Deswegen: E-Mail Suchordner statt Ablagestruktur.

Geschwindigkeit?

Warum funktioniert die Sache mit den Suchordnern überhaupt so schnell? Ist das nicht langsamer als »echte« Ordner?

Das war früher noch anders, da wurden tatsächlich Ordner auf der Festplatte angelegt und Nachrichten als einzelne Dateien physisch zwischen diesen verschoben. Damals musste das E-Mail-Programm dann den Ordner indizieren, und je mehr Dateien drin waren, desto länger dauerte das. Eine Suche war somit eine teuer Operation, weil alle Ordner traversiert werden mussten. Das war früher.

Ich verrate Ihnen ein Geheimnis zu Outlook (gilt ebenso für alle modernen E-Mail-Programme): Outlook speichert Ihre E-Mails nicht mehr in Ordnern. Alle E-Mails innerhalb des Outlook-Systems befinden sich in einer Datenbank auf Ihrem Computer und ‒ wenn Sie an Exchange angeschlossen sind ‒ auf dem Server.

Wie funktioniert ein »normaler« Ordner? Jedes Mal, wenn Sie einen »normalen« Ordner anklicken, wird die Datenbank durchsucht nach allen E-Mails, die eine Markierung »gehört zu diesem Ordner« haben. Ein Caching-Mechanismus speichert das Ergebnis der Abfrage zwischen, so dass es schneller geht.

Wie funktioniert ein Suchordner? Jedes mal, wenn Sie auf den Suchordner klicken, wird die Datenbank durchsucht nach allen E-Mails, die die Kriterien für diesen Suchordner erfüllen. Ein Caching-Mechanismus speichert das Ergebnis der Abfrage zwischen, so dass es schneller geht.

Merken Sie was?

Das ist derselbe Mechanismus. Sie haben das vielleicht auch schon selbst gesehen, wenn Sie in Outlook auf einen »normalen« Ordner klicken und Outlook einige Sekunden braucht, bis die Liste der E-Mails aufgebaut ist.

Suchordner einrichten

Über eine gut funktionierende Struktur zur E-Mail-Verwaltung können Sie in »Getting Things Done mit Outlook/Exchange und iPhone/iOS« lesen. Natürlich funktioniert das nicht nur in Outlook und auf dem iPhone, deswegen bekommen Sie hier das System für einige gängigen Programme.

Das Prinzip ist immer das gleiche:

  1. Einen Suchordner anlegen.
  2. Die Suchkriterien bestimmen.
  3. Einen Namen für den Suchordner vergeben.

Microsoft Outlook

  1. Klicken Sie in die Button-Leiste Ordner ziemlich weit links auf Neuer Suchordner.
    Outlook - New Search Folder
  2. Im folgenden Dialog haben Sie die Wahl, nach was Sie suchen lassen möchten.
    Outlook - Search Folder Dialog
    Die wichtigsten:

    1. E-Mail von bestimmten Personen: Auf diese Weise sehen Sie Mails, die Sie von zu wählenden Leuten bekommen haben.
    2. E-Mail von oder an bestimmte Personen: Wie a), nur dass hier auch Ihre Mails an diese Personen aufgeführt werden.
      Outlook - Search Criteria
    3. E-Mail mit bestimmen Wörtern im Betreff oder Text: Nutzen Sie dies für Projektsuchen. Diese Suche wird einige Mails zum Projekt nicht finden, wenn diese nicht das Schlüsselwort enthalten. Außerdem werden Sie auch andere E-Mails sehen, die sich auf das Projekt beziehen. Das ist okay.
    4. Benutzerdefinierte Suche: Hätten Sie es gerne genauer als mit obigen Möglichkeiten, dann können Sie mit dieser Möglichkeit in die Vollen gehen. Alle E-Mail-Felder und alle Kombinationen können Sie hier einstellen. Ich empfehle Ihnen, die Kriterien möglichst einfach zu halten, damit Sie nicht den Überblick verlieren.
  3. Geben Sie dem Suchordner einen sinnvollen Namen. Halten Sie zusammengehörige Suchordner beisammen, in dem Sie immer mit dem gleichen Zeichen anfangen.
    Outlook - Search Folder Name

Mac OS Mail

  1. Im Menü Postfach wählen Sie Neues intelligentes Postfach.
    Mac OS X Mail - New Intelligent Folder
  2. Im folgenden stellen Sie die Suchbedingungen ein. Das sollte selbsterklärend sein. Passen Sie auf, was Sie als Vergleichsoperator angeben. Der Operator enthält sucht einfach, ob irgendwo der nachfolgende Ausdruck vorkommt. In der Regel reicht das.
    Mac OS X Mail - Setup Intelligent FolderWenn Sie jedoch z.B. nach Mails suchen möchten, die nicht aus Ihrer eigenen Firma kommen, dann durchsuchen Sie den Absender nach enthält nicht und geben Ihre eigene Domain an.
  3. Geben Sie dem Suchordner einen sinnvollen Namen. Halten Sie zusammengehörige Suchordner beisammen, in dem Sie immer mit dem gleichen Zeichen anfangen.
    Mac OS X Mail - Intelligent Folder Name

Mozilla Thunderbird

  1. Im Thunderbird-Menü Datei wählen Sie Neu und dann Virtueller Ordner.
    Thunderbird - New Virtual Folder
  2. Im folgenden stellen Sie die Suchbedingungen und andere Parameter für Thunderbird ein.
    Thunderbird - Virtual Folder Setup

    1. In Erstellen als Unterordner von geben Sie an, wo der Ordner in Thunderbird angezeigt werden soll, also beispielsweise in den lokalen Ordnern oder auf Ihrem IMAP-Server. Ich empfehle ersteres.
    2. In Diese Ordner durchsuchen wählen Sie den obersten Ordner des Postfachs in Thunderbird aus und markieren den Einschluss von Unterordnern an.
    3. Die Suchbedingungen sollten selbsterklärend sein. Passen Sie auf, was Sie als Vergleichsoperator angeben. Der Operator enthält sucht einfach, ob irgendwo der nachfolgende Ausdruck vorkommt. In der Regel reicht das.

    Wenn Sie jedoch z.B. nach Mails suchen möchten, die nicht aus Ihrer eigenen Firma kommen, dann durchsuchen Sie den Absender nach enthält nicht und geben Ihre eigene Domain an.

  3. Geben Sie dem Suchordner einen sinnvollen Namen. Halten Sie zusammengehörige Suchordner in Thunderbird beisammen, in dem Sie immer mit dem gleichen Zeichen anfangen.

Google Mail (GMail)

Alle Ordner, die Sie in Google Mail anlegen, sind per se Suchordner, die nach bestimmten Labels suchen. Wenn Sie einen Ordner Antworten anlegen, werden E-Mails darin einfach nur mit dem Label Antworten gekennzeichnet. Also erzeugen wir das.

  1. Geben Sie im Google Mail Suchfeld die Suchkriterien an.
    GoogleMail - Advanced Search
  2. Klicken Sie am rechten Ende des Suchfeldes auf den kleinen Pfeil und dann auf Suchoptionen anzeigen.
  3. Im Dialog können Sie nun die Suche verfeinern, also etwa die zu suchenden Begriffe in andere Felder verschieben.
    GoogleMail - Filter Setup
  4. Wählen Sie dann rechts unten Filter mit diesen Suchkriterien erstellen.
  5. Erstellen Sie ein neues Google Mail Label oder wählen ein existierendes aus. Das ergibt dann einen Ordnereintrag.
    GoogleMail - Filter Action
  6. Klicken Sie auf Filter erstellen.

Schneller Suchen

Lernen Sie, die Suchfunktion Ihres E-Mail-Programms zu benutzen. Vieles, was Sie bisher über Ordnerstrukturen abgedeckt haben und nun versucht sind, in Suchordner umzuwandeln, können Sie schneller in die Suchfunktion tippen.

Alle modernen Suchfelder verstehen Schlüsselwortsuche. Das bedeutet, dass Sie nicht einfach Albrecht eintippen, wenn Sie alle Mails von Albrecht finden möchten, da dann ja auch E-Mails an oder über Albrecht gefunden werden. Stattdessen schreiben Sie vor den Namen ein von: oder in englischer Spracheinstellung from:.

Möchten Sie nur E-Mails finden, die ein Wort im Betreff haben, stellen Sie betreff: bzw. subject: an den Beginn des Suchfelds. Tippen Sie danach direkt den Begriff, also ohne Leerzeichen. Wenn Sie mehrere Wörter in genau der Reihenfolge angeben wollen, packen Sie sie in Anführungszeichen. Also etwa so:

betreff:"foo bar"

Möchten Sie nur E-Mails finden, die an jemand bestimmten gingen, suchen Sie nach an: bzw. to:.

Lernen Sie die Tastaturkürzel, um in die Suche zu gelangen:

Windows Mac OS X
Outlook: Strg-E ⌥-⌘-F
Mac OS X Mail:  – ⌥-⌘-F
Thunderbird: Strg-K ⌘-K
Google Mail: / /

Nicht übertreiben

Sie gewinnen übrigens nichts, wenn Sie dreißig Suchordner anlegen. Dann brauchen Sie nämlich mehr Zeit, bis Sie den richtigen Suchordner gefunden haben, als wenn Sie direkt mit der Suchfunktion nach der E-Mail suchen.

Nehmen Sie tatsächlich nur Ihre am häufigsten verwendeten Suchanfragen als Suchordner auf. Nicht mehr, nicht weniger. Das darf sich auch im Lauf der Zeit ändern. Ich hatte Suchordner, die zunächst nach einer guten Idee und Notwendigkeit klangen, die ich aber tatsächlich nur selten eingesetzt habe. Achten Sie einfach darauf, nach welcher Art E-Mail Sie öfters suchen. Dieses Muster sagt Ihnen, welchen neuen Suchordner Sie anlegen sollten.

Wie nutzen Sie Suchordner? Oder aus Prinzip nicht? Warum?

Lassen Sie die anderen Leser ebenso wie mich teilhaben an Ihren Gedanken und kommentieren Sie unten!

Photo: Joachim Schlosser, License Creative Commons Attribution Share-Alike

Teilen & Verweilen

Ähnliche Beiträge:

  • Allen Antworten in E-Mail – 4 Gründe dagegen
  • Bewältigen der E-Mail-Flut: E-Mails in Outlook nach Unterhaltungen gruppieren
  • Jeder E-Mail-basierte Prozess bricht
  • Implizite Führung: Bewusstes Führen durch Kommunikation
  • Meine Checkliste für Online-Meetings mit Kunden

Kategorie: Effektivität Stichworte: E-Mail, Email, Getting Things Done, Gmail, GTD, Mac OS X, Outlook, Produktivität, Thunderbird, Tipps

8. Januar 2015 von Joachim Schlosser 5 Kommentare

E-Mail effizient einsetzen

Kostenloses eBook

Das eBook »E-Mail effizient einsetzen« zeigt Ihnen, wie Sie E-Mail besser nutzen. Mehr Info...

Ja, will ich haben!

Über 1800 E-Mail-Abonnenten!
« Accelerating the Pace of Engineering Education with Simulation and Hardware
Lesen über Nano-Robotik: Herr aller Dinge ‒ Andreas Eschbach »

Kommentare

  1. R. Moll meint

    5. Mai 2020 um 09:49

    Guten Tag Herr Schlosser,
    ich würde gerne Ihre Tipps innerhalb meines Teams umsetzen, aber leider funktionieren die Outlook -/ Exchange-Suchordner wohl nur für das primäre Postfach. Für unser Teampostfach kann ich jedoch keine Suchordner angelegen, obwohl es gerade hier sinnvoll wäre, z.B. direkt nach Mitarbeitern oder Themen gruppieren zu könnne, um den Überblick zu behalten.

    Vielen Dank für Ihren lesenswerten Blog,
    R. Moll

    Antworten
    • Joachim Schlosser meint

      6. Mai 2020 um 14:12

      Lieber Herr Moll,
      anscheinend muss man da bei Office 365 noch extra was einstellen. Hier drüben gibt’s ein Video, das erklärt wie: https://www.youtube.com/watch?v=EHq5w7xYG0M

    • R. Moll meint

      8. Mai 2020 um 00:13

      Lieber Herr Dr. Schlosser,
      vielen Dank für die schnelle Rückmeldung und den „Hack“, der wohl bei unsere IT als nicht offiziell gelten dürfte. Schade. Ich frage mich, warum MS die Funktion nicht einfach ermöglicht? Gerade in Team-Postfächern wären doch Suchordner i.V.m. Kategorien noch sinnvoller, da so für jeden im Team eine Ablagemöglichkeit gegeben wird außerhalb der „Kathedrale aus Ordnern“. Eventuell ist dies gewünscht und soll die User Richtung Teams bewegen.
      Vielen Dank für die Anregung,
      R. Moll

  2. Susan A. Budeck meint

    5. Dezember 2016 um 16:35

    Hallo Herr Dr. Schlosser,
    wie bekomme ich den Outlook-Ordner „ungelesene Nachrichten“ auf meinem IPhone angezeigt? Alle eingehenden Mails werden im Iphone angezeigt, aber nicht diejenigen, die sich automatisch in einen Ordner ablegen. Deshalb ist unterwegs der Ordner „ungelesene Nachrichten“ so wichtig. Den synchonisiert IPhone aber bedauerlicherweise nicht (bzw. zeigt ihn nicht separat an).
    Haben Sie eine Idee?
    Liebe Grüße
    S. Budeck

    Antworten
    • Joachim Schlosser meint

      5. Dezember 2016 um 22:24

      Den Ordner habe ich noch nie versucht, auf das iPhone zu bekommen. Da ich ohnehin mit der 5-Ordner-Methode arbeite (siehe http://www.schlosser.info/e-mail-5-ordner/), brauche ich den Ungelesen-Ordner nicht auf dem Smartphone.

Schreiben Sie einen Kommentar Antworten abbrechen

Ihre E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht. Erforderliche Felder sind mit * markiert

E-Mail effizient einsetzen

Kostenloses eBook

Das eBook »E-Mail effizient einsetzen« zeigt Ihnen, wie Sie E-Mail besser nutzen. Mehr Info…

Ja, will ich haben!

Über 1900 E-Mail-Abonnenten!

RSS-Feed English RSS Feed

Ähnliche Beiträge:

  • Allen Antworten in E-Mail – 4 Gründe dagegen
  • Bewältigen der E-Mail-Flut: E-Mails in Outlook nach Unterhaltungen gruppieren
  • Jeder E-Mail-basierte Prozess bricht
  • Implizite Führung: Bewusstes Führen durch Kommunikation
  • Kooperationsanfragen und Sponsored Posts

Meistgelesen

  • Nennen Sie Ihre Quellen – Literaturverzeichnis mit Zotero. Sauber zitieren in Microsoft Word und LibreOffice
  • Unerwünschte LinkedIn- und Xing-Anfragen: 3 passende Antworten
  • Seltsame Umlaute in LaTeX: Zeichenkodierung prüfen
  • Papierlose Ablage – Mit Dokumenten­scanner zur digitalen Ablage
  • Über Dr. Joachim Schlosser
  • 1Password Cloud Keychain mit Dropbox nutzen – sicherer synchro­nisieren im Netz
  • Wissenschaftlicher Vortrag: Was ist wichtig?

Wer schreibt hier?

Hallo. Ich bin Dr. Joachim Schlosser. Beruflich führe ich bei Elektrobit Automotive Informatiker und Ingenieure, die Automobilfirmen zu Softwarearchitektur, Agile Entwicklung und Funktionale Sicherheit beraten. Daneben bin ich Autor eines LaTeX-Lehrbuches, MINT-Botschafter und blogge zweiwöchentlich hier auf www.schlosser.info.

Ich bin glücklich verheiratet, Vater dreier Kinder, Fotograf, bekennender Produktivitäts-Junkie und Getting-Things-Done Anhänger sowie Vortragscoach für meine Mitarbeiter und Kollegen. Über diese Themen schreibe ich auch hier.

Themen

Arbeit Bahn Buch Digitalisierung E-Mail Entscheidung Entwicklung Fokus Fotografie Führung Geschichte Gesellschaft Getting Things Done GTD Inspiration Internet Kinder Kommunikation Konferenz LaTeX Lernen Management Marketing MATLAB Modellierung Organisation Outlook Politik Produktivität Projekt Präsentation Psychologie Rede Roman Schreiben Simulation Simulink Software Technologie Video Vortrag Wahrnehmung Windows Wirtschaft Wissenschaft
  • Effektivität
  • Kommunikation
  • Technologie
  • Schreiben
  • Lesen
  • Fotografie

Copyright 2000–∞ Dr. Joachim Schlosser. Impressum. Datenschutzerklärung.

Manage Cookie Consent
Ich verwende Cookies, um diese Website und meinen Service zu optimieren.
Funktional Immer aktiv
The technical storage or access is strictly necessary for the legitimate purpose of enabling the use of a specific service explicitly requested by the subscriber or user, or for the sole purpose of carrying out the transmission of a communication over an electronic communications network.
Vorlieben
Die technische Speicherung oder der Zugriff ist für den rechtmäßigen Zweck der Speicherung von Voreinstellungen erforderlich, die nicht vom Abonnenten oder Nutzer beantragt wurden.
Statistics
The technical storage or access that is used exclusively for statistical purposes. Die technische Speicherung oder der Zugriff, der ausschließlich zu anonymen statistischen Zwecken verwendet wird. Ohne eine Aufforderung, die freiwillige Zustimmung Ihres Internetdienstanbieters oder zusätzliche Aufzeichnungen von Dritten können die zu diesem Zweck gespeicherten oder abgerufenen Informationen allein in der Regel nicht zu Ihrer Identifizierung verwendet werden.
Marketing
The technical storage or access is required to create user profiles to send advertising, or to track the user on a website or across several websites for similar marketing purposes.
Optionen verwalten Dienste verwalten Anbieter verwalten Lesen Sie mehr über diese Zwecke
Vorlieben
{title} {title} {title}

[emailsignup_uni source=popup bare=-1]