E-Mails schneller finden mit Suchordnern in Outlook, Thunderbird, GMail, Mac Mail

Sie kommen mit nur fünf E-Mail-Ordnern aus, wenn Sie es einfacher haben wollen.

Wie finden Sie dann rasch E-Mails, die ein bestimmtes Projekt, eine bestimmte Gruppe oder eine bestimmte Person betreffen?

Die Antwort darauf: Suchordner. Virtuelle Ordner, die es in Outlook ebenso wie in anderen E-Mail-Programmen gibt.

Diese Ordner sind gespeicherte Suchanfragen und zeigen auf einen Klick Ergebnisse zu wiederkehrenden Suchen.

Suchordner statt Ablagestruktur

Ich habe Suchordner angelegt für alle relevanten Teams, mit denen ich interagiere, indem ich als Kriterien Mails von oder an bestimmte Personen wähle und eben diese Personen oder Adressaten einzeln eintrage.

Dazu kommt jeweils ein Suchordner für jeden meiner Mitarbeiter, sowie diverse Suchordner, die auf Schlüsselwörter im Betreff oder Text der E-Mail anspringen. Die Suchordner, die ich am häufigsten verwende, benenne ich mit einem @-Zeichen am Anfang. Das bringt sie in der Sortierung ganz nach oben. und sie bleiben in der Liste zusammen.

Stelle ich fest, dass ich regelmäßig E-Mails zu bestimmten Themen suche, lege ich einen Suchordner mit entsprechenden Schlüsselwörtern für den Betreff oder den E-Mail-Text an. Und tue mein übriges, damit Betreffzeilen von E-Mails besser werden.

Das schöne an Suchordnern ist ja, dass Sie alle Kriterien und Felder her nehmen können, sie die normale Suchfunktion auch bietet, nur dass Sie eben nicht immer neu die Suche bemühen müssen.

Keine Ordner-Kathedrale

Sie arbeiten in Ihrem E-Mail Programm klassisch mit einer beeindruckenden Baumstruktur, mit einer Kathedrale aus Ordnern und Unterordnern und Unter-Unterordnern? Microsoft Outlook, Mac OS X Mail, Thunderbird und GMail verwalten wahre Kunstwerke an Verzeichnisbäumen?

Wie lange brauchen Sie pro einzelner E-Mail, um sie in den passenden Ordner zu verschieben?

Wo ziehen Sie eine E-Mail hin, die von einer Nachbarabteilung kommt und bei der zwei Kunden oder Kundenprojekte angesprochen werden?

Wo kommt eine E-Mail hin, die eine technische Frage ebenso wie eine Angebotsanfrage enthält?

In wie vielen Ordnern müssen Sie eine Woche später suchen, bis Sie die eine bestimmte E-Mail wieder gefunden haben?

E-Mail Suchordner statt Ablagestruktur.
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Eben. Deswegen: E-Mail Suchordner statt Ablagestruktur.

Geschwindigkeit?

Warum funktioniert die Sache mit den Suchordnern überhaupt so schnell? Ist das nicht langsamer als »echte« Ordner?

Das war früher noch anders, da wurden tatsächlich Ordner auf der Festplatte angelegt und Nachrichten als einzelne Dateien physisch zwischen diesen verschoben. Damals musste das E-Mail-Programm dann den Ordner indizieren, und je mehr Dateien drin waren, desto länger dauerte das. Eine Suche war somit eine teuer Operation, weil alle Ordner traversiert werden mussten. Das war früher.

Ich verrate Ihnen ein Geheimnis zu Outlook (gilt ebenso für alle modernen E-Mail-Programme): Outlook speichert Ihre E-Mails nicht mehr in Ordnern. Alle E-Mails innerhalb des Outlook-Systems befinden sich in einer Datenbank auf Ihrem Computer und ‒ wenn Sie an Exchange angeschlossen sind ‒ auf dem Server.

Wie funktioniert ein »normaler« Ordner? Jedes Mal, wenn Sie einen »normalen« Ordner anklicken, wird die Datenbank durchsucht nach allen E-Mails, die eine Markierung »gehört zu diesem Ordner« haben. Ein Caching-Mechanismus speichert das Ergebnis der Abfrage zwischen, so dass es schneller geht.

Wie funktioniert ein Suchordner? Jedes mal, wenn Sie auf den Suchordner klicken, wird die Datenbank durchsucht nach allen E-Mails, die die Kriterien für diesen Suchordner erfüllen. Ein Caching-Mechanismus speichert das Ergebnis der Abfrage zwischen, so dass es schneller geht.

Merken Sie was?

Das ist derselbe Mechanismus. Sie haben das vielleicht auch schon selbst gesehen, wenn Sie in Outlook auf einen »normalen« Ordner klicken und Outlook einige Sekunden braucht, bis die Liste der E-Mails aufgebaut ist.

Suchordner einrichten

Über eine gut funktionierende Struktur zur E-Mail-Verwaltung können Sie in »Getting Things Done mit Outlook/Exchange und iPhone/iOS« lesen. Natürlich funktioniert das nicht nur in Outlook und auf dem iPhone, deswegen bekommen Sie hier das System für einige gängigen Programme.

Das Prinzip ist immer das gleiche:

1. Einen Suchordner anlegen.
2. Die Suchkriterien bestimmen.
3. Einen Namen für den Suchordner vergeben.

Microsoft Outlook

1. Klicken Sie in die Button-Leiste Ordner ziemlich weit links auf Neuer Suchordner.
   
2. Im folgenden Dialog haben Sie die Wahl, nach was Sie suchen lassen möchten.
   
   Die wichtigsten:
   1. E-Mail von bestimmten Personen: Auf diese Weise sehen Sie Mails, die Sie von zu wählenden Leuten bekommen haben.
   2. E-Mail von oder an bestimmte Personen: Wie a), nur dass hier auch Ihre Mails an diese Personen aufgeführt werden.
      
   3. E-Mail mit bestimmen Wörtern im Betreff oder Text: Nutzen Sie dies für Projektsuchen. Diese Suche wird einige Mails zum Projekt nicht finden, wenn diese nicht das Schlüsselwort enthalten. Außerdem werden Sie auch andere E-Mails sehen, die sich auf das Projekt beziehen. Das ist okay.
   4. Benutzerdefinierte Suche: Hätten Sie es gerne genauer als mit obigen Möglichkeiten, dann können Sie mit dieser Möglichkeit in die Vollen gehen. Alle E-Mail-Felder und alle Kombinationen können Sie hier einstellen. Ich empfehle Ihnen, die Kriterien möglichst einfach zu halten, damit Sie nicht den Überblick verlieren.
3. Geben Sie dem Suchordner einen sinnvollen Namen. Halten Sie zusammengehörige Suchordner beisammen, in dem Sie immer mit dem gleichen Zeichen anfangen.
   

Mac OS Mail

1. Im Menü Postfach wählen Sie Neues intelligentes Postfach.
   
2. Im folgenden stellen Sie die Suchbedingungen ein. Das sollte selbsterklärend sein. Passen Sie auf, was Sie als Vergleichsoperator angeben. Der Operator enthält sucht einfach, ob irgendwo der nachfolgende Ausdruck vorkommt. In der Regel reicht das.
   Wenn Sie jedoch z.B. nach Mails suchen möchten, die nicht aus Ihrer eigenen Firma kommen, dann durchsuchen Sie den Absender nach enthält nicht und geben Ihre eigene Domain an.
3. Geben Sie dem Suchordner einen sinnvollen Namen. Halten Sie zusammengehörige Suchordner beisammen, in dem Sie immer mit dem gleichen Zeichen anfangen.
   

Mozilla Thunderbird

1. Im Thunderbird-Menü Datei wählen Sie Neu und dann Virtueller Ordner.
   
2. Im folgenden stellen Sie die Suchbedingungen und andere Parameter für Thunderbird ein.
   
   1. In Erstellen als Unterordner von geben Sie an, wo der Ordner in Thunderbird angezeigt werden soll, also beispielsweise in den lokalen Ordnern oder auf Ihrem IMAP-Server. Ich empfehle ersteres.
   2. In Diese Ordner durchsuchen wählen Sie den obersten Ordner des Postfachs in Thunderbird aus und markieren den Einschluss von Unterordnern an.
   3. Die Suchbedingungen sollten selbsterklärend sein. Passen Sie auf, was Sie als Vergleichsoperator angeben. Der Operator enthält sucht einfach, ob irgendwo der nachfolgende Ausdruck vorkommt. In der Regel reicht das.

   Wenn Sie jedoch z.B. nach Mails suchen möchten, die nicht aus Ihrer eigenen Firma kommen, dann durchsuchen Sie den Absender nach enthält nicht und geben Ihre eigene Domain an.

3. Geben Sie dem Suchordner einen sinnvollen Namen. Halten Sie zusammengehörige Suchordner in Thunderbird beisammen, in dem Sie immer mit dem gleichen Zeichen anfangen.

Google Mail (GMail)

Alle Ordner, die Sie in Google Mail anlegen, sind per se Suchordner, die nach bestimmten Labels suchen. Wenn Sie einen Ordner Antworten anlegen, werden E-Mails darin einfach nur mit dem Label Antworten gekennzeichnet. Also erzeugen wir das.

1. Geben Sie im Google Mail Suchfeld die Suchkriterien an.
   
2. Klicken Sie am rechten Ende des Suchfeldes auf den kleinen Pfeil und dann auf Suchoptionen anzeigen.
3. Im Dialog können Sie nun die Suche verfeinern, also etwa die zu suchenden Begriffe in andere Felder verschieben.
   
4. Wählen Sie dann rechts unten Filter mit diesen Suchkriterien erstellen.
5. Erstellen Sie ein neues Google Mail Label oder wählen ein existierendes aus. Das ergibt dann einen Ordnereintrag.
   
6. Klicken Sie auf Filter erstellen.

Schneller Suchen

Lernen Sie, die Suchfunktion Ihres E-Mail-Programms zu benutzen. Vieles, was Sie bisher über Ordnerstrukturen abgedeckt haben und nun versucht sind, in Suchordner umzuwandeln, können Sie schneller in die Suchfunktion tippen.

Alle modernen Suchfelder verstehen Schlüsselwortsuche. Das bedeutet, dass Sie nicht einfach Albrecht eintippen, wenn Sie alle Mails von Albrecht finden möchten, da dann ja auch E-Mails an oder über Albrecht gefunden werden. Stattdessen schreiben Sie vor den Namen ein von: oder in englischer Spracheinstellung from:.

Möchten Sie nur E-Mails finden, die ein Wort im Betreff haben, stellen Sie betreff: bzw. subject: an den Beginn des Suchfelds. Tippen Sie danach direkt den Begriff, also ohne Leerzeichen. Wenn Sie mehrere Wörter in genau der Reihenfolge angeben wollen, packen Sie sie in Anführungszeichen. Also etwa so:

betreff:"foo bar"

Möchten Sie nur E-Mails finden, die an jemand bestimmten gingen, suchen Sie nach an: bzw. to:.

Lernen Sie die Tastaturkürzel, um in die Suche zu gelangen:

Nicht übertreiben

Sie gewinnen übrigens nichts, wenn Sie dreißig Suchordner anlegen. Dann brauchen Sie nämlich mehr Zeit, bis Sie den richtigen Suchordner gefunden haben, als wenn Sie direkt mit der Suchfunktion nach der E-Mail suchen.

Nehmen Sie tatsächlich nur Ihre am häufigsten verwendeten Suchanfragen als Suchordner auf. Nicht mehr, nicht weniger. Das darf sich auch im Lauf der Zeit ändern. Ich hatte Suchordner, die zunächst nach einer guten Idee und Notwendigkeit klangen, die ich aber tatsächlich nur selten eingesetzt habe. Achten Sie einfach darauf, nach welcher Art E-Mail Sie öfters suchen. Dieses Muster sagt Ihnen, welchen neuen Suchordner Sie anlegen sollten.

Wie nutzen Sie Suchordner? Oder aus Prinzip nicht? Warum?

Lassen Sie die anderen Leser ebenso wie mich teilhaben an Ihren Gedanken und kommentieren Sie unten!

Photo: Joachim Schlosser, License Creative Commons Attribution Share-Alike