Das Steuerjahr 2017 hat begonnen. Dies heißt aber auch, dass das Steuerjahr 2016 vorbei ist, und wir alle angehalten sind, die Steuererklärung zu machen. Dafür brauchen wir die notwendigen Steuerunterlagen. Ich hab meine in 10 Sekunden beisammen.
Egal ob Du Deine Steuererklärung selbst machst oder durch einen Steuerberater oder vom Lohnsteuerhilfeverein anfertigen lässt: Du brauchst die Unterlagen, also alle Belege, Quittungen, Rechnungen, Zinsaufstellungen, Ertragsblätter und so weiter, die für die Steuer relevant sind.
Ich brauche weniger als 10 Sekunden, um alle Unterlagen zusammen zu suchen, wie die folgende Animation zeigt.
Und ich brauche 2 Sekunden, um die Unterlagen nach Erhalt des Steuerbescheids wieder zu verräumen. Lese weiter, wie.
Wie lange brauchst Du, bis Du Deine Unterlagen beisammen hast?
Egal ob Werbungskosten, Kapitalerträge, Einnahmen, Kinderbetreuung oder sonst eine Anlage, für alles mögliche brauchst Du Belege.
Wenn Du Deine Ablage ordentlich machst, dann legst Du Versicherungsunterlagen im jeweiligen Ordner für die Versicherung ab, Zinsaufstellungen im Bankordner, Rechnungen für Kinder-Ausgaben im Kinder-Ordner, Werbungskosten im Arbeits-Ordner oder sonst ein schönes System. Wenn Du dann Steuer machst, gehst Du alle Ordner durch und suchst alles zusammen.
Ich mache das nicht.
Wenn Du Deine Ablage vorausschauend machst (so wie ich früher), dann legst Du wahrscheinlich steuerrelevante Blätter gar nicht in die jeweiligen Ordner für das Thema ab, sondern hast einen Steuer-Ordner, in dem Du alles sammelst. Das erspart Dir die Suche in allen anderen Ordnern, bringt Dich nur heftig in die Bredoullie, wenn Du während des Jahres mal einen Vorgang brauchst und dann im thematischen Ordner und im Steuerordner suchen musst.
Ich mache das nicht (mehr).
In beiden Fällen musst Du, nachdem Du Deine Belege zurückerhalten hast, diese alle in die richtigen Ordner einsortieren. Also Versicherungsblätter zu Versicherungen, Rechnungen zu Rechnungen, Krankenkasse zu Krankenkasse und so weiter.
Ich mache das nicht.
Unterlagen voll digital ablegen und verschlagworten
Was ich statt dessen mache:
Alle Unterlagen, die in Papierform bei mir ankommen, digitalisiere ich mit einem Dokumentenscanner – mit dem extra Gerät, weil es sauberer und schneller geht als mit einer Smartphone-App. Jeder Brief, jede Rechnung, jeder Versicherungsnachtrag, alles wird jeweils ein eigenes PDF-Dokument. Der Dateiname ist dabei das Datum des Briefes oder das Eingangsdatum im Format „2016–12–17“, und einige Schlagwörter – Tags – für den Absender und den Inhalt.
Und jetzt kommt das wichtigste: Ist der Vorgang potentiell relevant für die Steuererklärung, dann füge ich noch das Schlagwort „Steuer“ an. Bezieht sich ein Vorgang, den ich im aktuellen Jahr erhalte, noch auf die Steuer für das Vorjahr – beispielsweise bei Zinsaufstellungen –, dann füge ich das Schlagwort „Steuer 2016“ an.
Somit heißt ein Dateinamen beispielsweise: 2016–12–17 Kartoffel Bank Darlehen Kontoauszug Steuer.pdf.
Alle diese gescannten Vorgänge kommen in einen einzigen Ordner „Referenzmaterial“ auf meinem Computer, die Originale in Papierform entsorge ich, sofern ich nicht verpflichtet bin, sie papierhaft abzulegen.
Alle derartigen Unterlagen, die ich per E-Mail bekomme oder mir aus irgendwelchen Bank-Websites selbst herunterlade, kommen ebenfalls nach Umbenennung in denselben Ordner „Referenzmaterial“.
Unterlagen für die Steuererklärung zusammenstellen
Das einzige, was ich nun tun muss, um alle Vorgänge zusammen zu bekommen:
Ich suche im Ordner für Referenzmaterial nach Dateien mit dem Dateinamen „name:Steuer AND name:2016 NOT name:2015“, und kopiere diese in einen neuen Ordner für die aktuelle Steuererklärung.
Mehr ist an dieser Stelle nicht zu tun. Genau das sind die 10 Sekunden.
Falls jetzt die Frage kommt, Warum kopieren, sind unnötige Kopien nicht bähbäh?: Im nächsten Abschnitt siehst Du, warum ich die Datein kopiere und nicht mit Suchordnern oder ähnlichen Konstrukten arbeite.
Nun kann ich in aller Ruhe meine Steuererklärung anfertigen oder anfertigen lassen im Wissen, alles beisammen zu haben.
Unterlagen ans Finanzamt schicken (für alle)
Das Finanzamt braucht einige Unterlagen, aber nicht alle. Dein Steuerprogramm oder Steuerberater sagt, welche mitgeschickt werden müssen.
Drucke alle benötigten Unterlagen aus und füge im Anschreiben einen Vermerk bei „alle Unterlagen sind zum Verbleib im Finanzamt bestimmt. Bitte nicht zurückschicken, sondern vernichten.“ Das kann Dein Finanzbeamter dann tun oder eben doch zurückschicken. Ich hatte es in den vergangenen Jahren mal so, mal so.
Kommen die Unterlagen zu Dir zurück, brauchst Du nur eines tun: Ab in den Aktenvernichter. Ungesehen. Ohne zurücksortieren. Denn Du hast ja Deine Unterlagen schon – digital.
Unterlagen ans Finanzamt schicken (Nerd Edition)
Damit es für den Finanzbeamten offensichtlich ist, dass es sich beim jeweiligen Papier um eine Kopie handelt, die ich auch nicht zurück haben möchte, vermerke ich das auf jeder einzelnen Seite: „Hinweis fürs Finanzamt: Alle Unterlagen zum Verbleib — bitte nicht zurückschicken, sondern vernichten.“
Lies in diesem Abschnitt, wie ich den Vermerk automatisch auf alle Seiten bekomme, bevor ich sie ausdrucke.
Du kannst das auf viele verschiedenen Weisen tun, ich nutze dazu die Kommandozeile und ein Programm namens pdftk (Downloadseite), welches Du sowohl für Windows als auch für Mac OS bekommen kannst.
- Ich erstelle mir eine Datei mit Word oder LibreOffice oder LaTeX, die den Vermerk als Kopfzeile enthält. Du darfst gerne meine Fassung (SteuerOverlay.pdf) herunterladen und nutzen.
- Ich füge mittels pdftk alle benötigten Unterlagen zu einem einzigen PDF zusammen:
pdftk *.pdf cat output allsteuer_in.pdf - Mittels pdftk setze ich die PDF-Datei mit der Kopfzeile als Stempel auf jede Seite:
pdftk allsteuer_in.pdf stamp AllOverlay.pdf output allsteuer_out.pdf - Die erzeugte Datei allsteuer_out.pdf drucke ich aus.
Im übrigen verfahre ich so wie im vorigen Abschnitt beschrieben.
Aufräumen
Lösche den temporären Ordner für die diesjährige Steuererklärung. Fertig. Deshalb kopieren: der Platz wird nur für einige Zeit belegt, nicht dauerhaft.
Locker bleiben – 3 Stunden bis zur Steuererklärung
Wie machst Du das?
Lasse die anderen Leser ebenso wie mich bitte teilhaben an Ihren Gedanken und kommentiere unten!
Photo: Joachim Schlosser, License Creative Commons Attribution Share-Alike
Es ist ja toll, wenn alle Unterlagen digital abgelegt und verschlagwortet werden können. Für die Tipps zu Sich digitalisieren mein Dankeschön! Ein paar Tipps, wie und was steuerlich absetzbar ist, würden nicht schaden. Nützliche Links!
Interessanter Artikel, der mir Inspiration zur weiteren Optimierung gibt. Ich persönlich scanne ebenfalls alle relevanten Dokumente und lege diese in einem Sync Ordner meines NAS ab. Direkt mit einer Struktur, die mein Steuerberater präferiert. Dieser hat einen Sync Zugang und somit zu jeder Zeit die Dokumente vorliegen. Wenn dann die Steuererklärung ansteht, kann er direkt loslegen und teilt mir dann mit, welche weiteren Zusammenstellungen aus meinen Finanzdateien er noch benötigt. Fertig.
Belege, die aufbewahrt werden müssen werden mit einem Paginierstempel durchnummeriert. Dadurch habe ich nur noch einen Ordner (fast) mit Papier und kann die Dokumente nach einer Suche am Computer durch die Nummer auch in der Papierversion schnell finden. Diesen Tipp hatte ich vor einiger Zeit aus einem Blog übernommen, fand ich toll.
Vielleicht war das mit dem Paginierstempel und nur einem Ordner ja hier: https://www.schlosser.info/buero-papierlos-scanner-scanscap/