Serienbrief – Mail Merge mit Google Gmail

Nutzen Sie Googles E-Mail-Dienst Gmail? Und haben Sie schon mal eine Nachricht an mehrere Empfänger geschrieben, die wie ein Serienbrief wenigstens in der Ansprache personalisiert sein sollte, und sich gefragt wie das geht?

Dann ist dieser Artikel über Mail Merge mit Gmail für Sie.

Warum Serienbrief

Sie arbeiten in einem Gremium oder Verein mit, und möchten eine Aufforderung oder einen Bericht versenden. Wie sprechen Sie die Leute an? Mit »Hallo alle« oder ganz ohne Grußformel?

Vor allem: Wenn jemand eine Frage, die Sie stellen beantwortet, oder einen Kommentar abgibt, was wird dieser wahrscheinlich tun? Genau, auf den »Allen Antworten« Button drücken. Und damit alle anderen ebenfalls behelligen.

Besser ist es, die Empfänger getrennt anzuschreiben. Natürlich wollen Sie das nicht händisch tun. Genau dafür gibt es den Serienbrief. Auf neudeutsch Mail Merge.

Serienbrief – Was ist das?

Der englische Begriff Mail Merge trifft den Kern der Sache besser als das deutsche Serienbrief.

Mail ist die Post. Merge heisst zusammenfügen. Wir wollen als Post zusammenfügen. Und zwar mit Namen und Adressen. So dass jeder Empfänger genau seine E-Mail bekommt, mit persönlicher Ansprache, und vor allem ohne Dutzend andere Leute auf der Empfängerliste.

Als erfahrener Microsoft Office Anwender kennen Sie möglicherweise die Serienbrief-Funktion in Word, und eventuell sogar das Zusammenspiel mit Outlook.

Das hilft Ihnen nicht viel, wenn Sie kein Outlook haben oder Ihr Gmail-Postfach in Outlook nicht einrichten wollen oder können.

Ich habe beruflich Outlook im Einsatz, möchte damit jedoch nicht meinen privaten GMail-Account bearbeiten. Dienst ist Dienst und Schnaps ist Schnaps.

Gmail und Kontakte – klassisch

In der Arbeit für Vereins oder Gremien oder Pfarrgemeinderat sandte ich bislang E-Mails wie gewohnt an die Mitglieder, alle auf einmal. Dafür habe ich mir in den Gmail Kontakten nicht nur die Personen erfasst, sondern daraus auch eine Gruppe erstellt, so dass ich in das Empfängerfeld nur den Namen der Gruppe schreiben muss statt jeden einzeln.

Samt dem oben erwähnten Problem, dass ich nur alle gemeinsam ansprechen konnte, und bei Rückfragen unweigerlich alle diese Rückfrage bekamen statt nur ich.

Ein Mail Merge, ein E-Mail-Serienbrief musste her.

Serienbrief & Mail Merge Lösungen für Gmail

Wenn Sie nach Mail Merge Gmail suchen, finden Sie viele Lösungen, von denen die meisten eins gemein haben: Sie arbeiten mit einem Google Spreadsheet und Google Docs, müssen also alle Kontakte in einer Tabelle erfassen, und die E-Mail als Dokument. Ein Skript fügt das dann zusammen.

Nicht die für mich ideale Lösung, denn ich habe ja schon alle Kontakte als Gruppe. Kopiere ich diese in eine Tabelle, dann habe ich doppelte Datenhaltung, und bei einer Änderung der Mitglieder doppelte Arbeit. Meine E-Mails schreibe ich auch nicht gern nochmals in ein Dokument, denn das gammelt dann wieder irgendwo herum und ich muss es wegräumen.

Nach einiger Suche fand ich eine Lösung, die direkt mit Gmail und den Kontakten arbeitet.

Direkter Mail Merge in Gmail und Kontaktgruppen

Die Lösung setzt voraus, dass Sie als Browser Google Chrome einsetzen.

Gehen Sie vor wie folgt:

1. Schreiben Sie in Gmail Ihre E-Mail wie gewohnt, aber geben Sie keinen Empfänger an. Beim Schreiben können Sie verschiedene Platzhalter verwenden, ideal in der Anrede:
   • $full-name für Vor- und Zuname
   • $first-name für Vorname
   • $last-name für Nachname
   • $email für die E-Mail-Adresse
   • $company für die Firma oder Organisation
     
2. Sorgen Sie dafür, dass in Google Contacts alle Empfänger angelegt sind und zu einer gemeinsamen Gruppe gehören.
3. Rufen Sie das kostenlose Mail Merge Skript aus dem Chrome Webstore auf.
   
4. Wählen Sie in der linken Box Nummer 1 den E-Mail-Entwurf aus, den Sie verwenden möchten. Haben Sie noch keinen, kehren Sie bitte zum ersten Schritt zurück. Der Entwurf muss im Entwurf-Ordner vorliegen. Einfach schreiben, Google legt das automatisch richtig ab. Drücken Sie dann den Refresh-Knopf.
   
5. Wählen Sie in der mittleren Box Nummer 2 die Kontaktgruppe, an die Sie senden möchten, und drücken dann den Refresh-Knopf.
   Hier kann es passieren, dass bei einigen Kontakten die E-Mail-Adresse nicht erkannt wird, vor allem wenn Sie Kontakte vorher aus Excel importiert haben. Lösen Sie dies, indem Sie in Google Contacts eine zweite E-Mail-Adresse innerhalb des jeweiligen Kontakts mit demselben Inhalt anlegen und die erste Adresse entfernen.
   
6. In der rechten Box Nummer 3 wählen Sie die E-Mail-Adresse, von der aus gesendet werden soll. Die Auswahl haben Sie freilich nur, wenn Sie in Gmail auch mehrere Adressen angelegt haben.
   
7. Die Voransicht der E-Mail sehen Sie in der grauen Box darunter. Stellen Sie sicher, dass die Platzhalter korrekt verwendet werden und entsprechen die Daten Ihrer Kontakte auftauchen.
   
8. Drücken Sie den Knopf Merge & Send, um den Sendevorgang zu beginnen.

Einschränkungen

Google begrenzt die Anzahl an E-Mails, die Sie täglich verschicken können, um zu verhindern, dass Sie Spam senden. Für ein paar Dutzend Empfänger ist die Methode also geeignet, für deutlich mehr eher nicht.

Verwenden Sie diese Lösung außerdem bitte nicht für den Versand von Newslettern an ein Massenpublikum. Unverlangt zugesandte werbliche E-Mails sind nicht in Ordnung. Für Newsletter verwenden Sie lieber einen Dienst wie MailChimp, was ich für meinen Newsletter hier verwende.

Diese Mail Merge Lösung setzt voraus, dass Sie mit Google Chrome verwenden.

Da es in Google Contacts kein Feld für die förmliche Ansprache mit Herr und Frau gibt, sind Sie in der Anrede eingeschränkt gegenüber dem, was Sie normalerweise schreiben. Außerdem können Sie den Fall, dass Sie manche Empfänger duzen und manche nicht, leider nicht abbilden.

Ich arbeite entweder mit Hallo $full-name, Hallo $first-name und bisweilen Liebe/r $full-name. Es ist für mich in Ordnung, wenn die Leute merken, dass es eine Serien-E-Mail ist. Ich muss nichts faken, was nicht da ist.

Einfachheit

In der Bedienung finde ich diese Lösung noch einfacher als mit Microsoft Outlook und Word. Letztere ist ungleich mächtiger und kann praktisch alles, inklusive Wenn-Dann-Regeln, Filter, mehr Datenfelder und so weiter.

Für alle Fälle, in denen ich tatsächlich nur die Ansprache personalisieren möchte, reicht das Mail Merge Skript gut aus.

Diese Lösung kann tatsächlich nur eine Sache, und die auch nicht in allen Feinheiten, aber sie ist hinreichend einfach, so dass ich auch einem Nicht-Informatiker zutraue sie einzusetzen. Das wiederum ist bei vielen auf Google Docs und Google Sheets basierenden Ansätzen nicht unbedingt der Fall.

Dieser Mail Merge bzw. E-Mail-Serienbrief ist portabel, das heißt ich muss nichts auf dem Computer installieren und kann von überall aus Serien-E-Mails versenden.

Wofür könnten Sie den Gmail Mail Merge brauchen? Oder welche Lösung setzen Sie schon ein?

Lassen Sie die anderen Leser ebenso wie mich teilhaben an Ihren Gedanken und kommentieren Sie bitte!

Photo: Joachim Schlosser, License Creative Commons Attribution Share-Alike

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