Haben Sie schon einmal etwas vergessen zu tun, das Sie eigentlich tun wollten oder sollten?
Ich habe. Ich weiß nicht wie oft oder selten, aber für mich war es gefühlt zu oft.
Das muss nicht sein, denn nichts zu vergessen ist einer der wesentlichen Vorteile der Getting-Things-Done Methode. Kern dieser Methode von David Allen ist: Alles aufschreiben.
Warum habe ich Dinge vergessen, die im Prinzip klar sein sollten?
Der Versuch, alles im Gedächtnis zu behalten
Weil ich versucht habe, mir Aufgaben, Abfolgen, Aktivitäten zu merken. Das funktioniert bei mir aber nicht zu 100% zuverlässig – wie vielleicht auch bei Ihnen. Sich den größten Teil zu merken klingt zwar gut, heisst aber auch, dass eben einige Dinge hinten herunter fallen. So auch bei mir.
Das Ergebnis: Stress. Denn Dinge, die ich vergessen habe und an die mich dann andere erinnern, wurden auf einmal dringend, wo vorher genügend Zeit zur Erledigung gewesen wäre. Stress, der vermeidbar war. Stress, der vermeidbar ist.
Der Stress führt wiederum dazu, dass ich mir die neu entstehenden und ankommenden Aufgaben noch schlechter merken konnte.
Das konnte und wollte ich nicht länger hinnehmen.
Wir alle versuchen, und alle möglichen Dinge zu merken, und vieles davon ist ja auch schön zu wissen. Doch es stürmt einfach sehr viel auf uns ein zu sehr vielen Themen.
Das Chaos im Gedächtnis
Die Folge davon? Das Gehirn kann diese Dinge zwar aufnehmen und auch speichern. Jedoch ist ohne spezielle Methoden beim Merken nicht sicher, ob ich die jeweilige Information hernach auch wieder abrufen kann, und ob ich überhaupt daran denke.
Und wenn ich daran denke, ist das nicht immer hilfreich. Sie sitzen im Meeting und plötzlich fällt Ihnen ein, dass Sie ja noch Huber von der Buchhaltung abrufen wollten? Nicht hilfreich. Sie sprechen gerade mit Ihrem Chef und der Gedanke an die Windeln, die ihr Partner Sie bat einzukaufen haftet in Ihrem Bewusstsein? Auch nicht hilfreich, vor allem wenn Sie später im Laden stehen und nicht mehr wissen, was Sie wollten.
Unser Gedächtnis ist prinzipiell großartig. Es speichert alles ab. Das Gehirn verknüpft aktuelle Eindrücke mit erkannten Mustern aus dem Gedächtnis und bringt Assoziationen mit unseren Erinnerungen. Immer. Auch dann, wenn es nicht passt.
Aufgaben und Gedächtnis trennen
Die Kunst liegt nicht darin, sich prinzipiell an alle Aufgaben zu erinnern. Die Kunst liegt darin, den Kopf frei zu haben für diejenigen Aufgaben, die jetzt gerade anstehen. Mit Betonung auf jetzt.
Raus aus dem Kopf
Unser Gehirn ist grossartig, Informationen zu verknüpfen. Es ist nicht so gut darin, Gedanken zum passenden Zeitpunkt hochkommen zu lassen.
Deshalb muss alles raus aus dem Kopf. Jedenfalls alles, was es zu tun gibt und alles, was Sie an Begleitinformation dafür brauchen.
Wollen Sie unbedingt mehrfach am Tag an die Windeln denken, die es einzukaufen gilt? Nein? Dann schreiben Sie den Gedanken auf, wenn er das erste Mal aufkommt. Und schon ist er raus aus dem Gehirn.
Schreiben Sie jeden Gedanken auf, den Sie nicht öfter als ein mal haben möchten.
Den Kopf leeren
Ich schreibe auf, was mir zu tun einfällt oder angetragen wird. Und alle paar Tage setze ich mich hin und schreibe auf, was mir sonst noch einfällt.
Das nenne ich »den Kopf leeren« oder auf Englisch nach David Allen einen »Mind sweep«. Danach ist leer.
Da ich ein System zur Verwaltung meiner Aufgaben habe, dem ich absolut vertraue, funktioniert das. Ich weiß gerade tatsächlich nicht, wen ich heute alles anrufen will oder was zu tun ist. Weil im Moment meine einzige Tätigkeit das Schreiben dieses Artikels ist.
Funktioniert das immer? Ja, immer dann, wenn ich mir alles aufschreibe. Fällt eine Aufgabe irgendwo hinten runter ohne dass ich das beabsichtige, dann liegt der Grund immer darin, dass ich sie nicht aufgeschrieben habe. Das passiert mir ab und zu, ja, wenngleich sehr selten.
Alles aufschreiben.
Wohin aufschreiben?
In ihr Smartphone. In den Computer. Auf einen Block. In Ihr Notizbuch.
Es ist prinzipiell egal, so lange Sie alles aufschreiben.
Hauptsache Sie tun danach etwas mit dem Aufgeschriebenen, Sie pflegen die Aufgaben in Ihr System ein.
Wenn Sie eines haben.
Wenn nicht, dann darf ich Ihnen mein Produktivsystem empfehlen, das nach den Prinzipien von Getting Things Done aufgebaut ist.
Gut schlafen
Wenn Sie schlecht schlafen oder schlecht einschlafen: sobald Sie entspannen, erinnert sich Ihr Gehirn daran, was es alles zu tun gibt. Schreiben Sie es auf. Alles.
Kollegen, die mit Getting Things Done anfingen und ihren ersten Mind Sweep durchgeführt hatten, berichteten mir am nächsten Tag sie hätten seit Monaten nicht mehr so gut geschlafen.
Alles aufschreiben. Alles.
Probieren Sie’s mal.
Und erzählen Sie mir in den Kommentaren wie es Ihnen damit geht?
Lassen Sie die anderen Leser ebenso wie mich teilhaben an Ihren Gedanken und kommentieren Sie unten.
Photo: Joachim Schlosser, License Creative Commons Attribution Share-Alike
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