PowerPoint ist nicht zum Dokumentieren da, das Intranet schon

Jedes Mal, wenn Sie PowerPoint nutzen, um zu dokumentieren, stirbt ein Kätzchen.

Okay, habe ich Ihre Aufmerksamkeit?

In den Studien für diesen Beitrag wurden keinem Kätzchen Schaden zugefügt, wohl aber den Nerven und der Lebenszeit vieler tausender Angestellter in Unternehmen. Da ich im Laufe der Jahrzehnte in einigen Unternehmen gearbeitet habe und in vielen Unternehmen zu Gast sein durfte, und dabei schon immer viel auf der Prozess-Seite unterwegs war , erlaube ich mir diesen Tipp.

Und alles nur, weil irgendwann in grauer IT-Vorzeit jemand auf die grandiose Idee kam, er – und ich behaupte ohne Belege dafür zu haben, dass es ein er war – müsse unbedingt das Prozedere, dass er sich ausgedacht hatte oder die Idee, die ihm kam, unbedingt in Folien aufschreiben.

Dass das nicht unbedingt mein Ansatz ist, habe ich schon früher geschrieben.

Was Dokumentation ist

Eine Dokumentation einer Idee, eines Prozesses oder einer Vorgehensweise ist eine zweckgebundene Information. Wikipedia hat dazu zwei wunderbare Artikel, einmal zu Dokumentation im Allgemeinen und zu Technischer Dokumentation im Speziellen.

Dokumentation kann in vielen Formen auftreten, allen gemein ist die Anforderung, dem Zwecke entsprechend aufbereitet zu sein.

Eine Dokumentation kann auch zu Lehrzwecken genutzt werden, doch voralledem steht der Zweck des Nachschlagewerks. Wenn jemand wissen möchte, wie etwas gedacht ist, dann ist die Dokumentation der Ort um nachzusehen.

Was PowerPoint ist

PowerPoint ist ein Präsentationsprogramm. Es steckt schon in der Bezeichnung drin: Präsentationsprogramm. Da steht eben nicht Dokumentationsprogramm, sondern Präsentation. Das ist wichtig, denn damit ist nun einmal der Hauptanwendungszweck von PowerPoint festgestellt.

Das bedeutet nun keinesfalls, dass ich überhaupt ein Präsentationsprogramm benötige, um vorzutragen, sondern eher andersherum dass PowerPoint eben als One-Trick-Pony gedacht ist.

Eine Präsentation unterstreicht das, was ich sage, und gibt dem Gesagten noch eine visuelle Note. Ein Präsentationsmaterial hat damit nicht den Anspruch auf inhaltliche Vollständigkeit, weil es ja dafür gar nicht gedacht ist. Der ständige Wechsel von Folien erlaubt auch gar nicht, auf irgendetwas vollständig einzugehen. Dazu müsste ich entweder die Schrift so klein machen, dass Sie nix mehr lesen können, oder ich müsste einen Aspekt auf viele aufeinanderfolgende Folien auswalzen. Mit letzterem verbunden ist dann der Nachteil, dass ich bei Änderungen auf der ersten dieser inhaltlich zusammenhängenden Folien wahrscheinlich alle nachfolgenden nochmal anfassen muss.

Dokumentation ist Dokumentation ist Dokumentation

Der Versuch, Präsentationsmaterial mit Dokumentation zu vereinen, wird auch Slidument genannt, ein Begriff, den ich zum ersten Mal vor über zehn Jahren bei Garr Reynolds las und in ähnlicher Form bei Martin Fowler.

Das sind dann übervolle Folien, die unleserlich sind oder langweilig wiederholend oder beides gleichzeitig. Ein Slidument erfüllt damit weder die Anforderungen an eine Dokumentation, noch die Anforderungen an eine Präsentation. Ein Slidument vereint das schlechte von beidem.

Dokumentieren ist der Vorgang, einen Sachverhalt, eine Prozedur, einen Vorgang für Menschen zugänglich zu machen. Für Menschen.

Wieso Menschen versuchen, Dokumentation in PowerPoint zu pressen

Ich nehme ja immer erst einmal das Beste an, wenn Menschen Dinge tun. Also wieso erfinden Menschen Prozesse, Vorgaben, Vorgehensweisen und packen sie dann in Folien?

Natürlich sind die Beweggründe vielfältig, doch lassen sie sich meist in eine der folgenden Kategorien einsortieren:

1. Weil PowerPoint eben da ist.
2. Weil man ja die Vorgehensweise vom Management absegnen lassen muss.
3. Weil man ja die Vorgehensweise, die Vorgabe auch im Rahmen eines Meetings ausrollen muss.

Das ist alles ganz schön gemeint, doch wo schaue ich denn nach, wenn ich später etwas wissen möchte? Und wer hat denn gesagt, dass Management zum Absegnen Folien braucht? Und wer hat gesagt, dass das Ausrollen eines Foliensatzes bedarf, und dass dieser gleichzeitig das eigentliche Dokument sein muss?

Warum Dokumentation in PowerPoint alles schlimmer macht

Interessant übrigens zu erkennen: Von den folgenden Nachteilen gelten die meisten nicht nur für PowerPoint, sondern ebenso für seitenbasierte Dokumente, egal ob als Word-Datei, Excel-Sheet oder als PDF. Lachen Sie bitte nicht, ich habe schon viele Prozess-Dokumentationen in Excel gesehen.

Das Problem der Dokumentation in PowerPoint lässt sich in einige Punkte packen.

1. Schlecht lesbar. Dokumentation hat eben auch mal lange Aufzählungen oder lange Vorgehensweisen. Die passen nicht auf eine Folie, oder nur zu klein.
2. Ganz schlecht lesbar: Die eng begrenzten Dimensionen von Folien zwingen den Leser dazu, auch singuläre Themen über viele Folien hinweg selbst gedanklich zusammen zu halten.
3. Schlecht mobil verwendbar. Eine Dokumentation sollte der Mitarbeiter auch unterwegs auf dem Smartphone problemlos finden und lesen können. Haben Sie schonmal versucht, auf dem iPhone oder Android-Gerät ein Stichwort in einer auf einer Intranetseite dargestellten PowerPoint zu finden?
4. Nicht integriert mit gar nichts. Sicher kann ich in PowerPoint auch Hyperlinks setzen auf Seiten im Intranet, aber wie komme ich von da wieder zurück zur Präsentation? Und wie lange lädt das dann wieder? Komme ich genau dahin zurück, wo ich war, oder an den Anfang der Präsentation und darf dann wieder dreißig Seiten scrollen?
5. Oft nicht zentral abgelegt. Viel zu spät wird überlegt, wo die Datei dann abgelegt wird. Da fliegen dann fünf verschiedene Stände herum, einer abgesegnet, ein anderer aktuell, ein dritter bekannt.
6. Langsam zu laden. Viele Intranet-Systeme können Folien anzeigen, brauchen dazu aber extra Ladezeit. Und wie oben gesagt: das ist auf dem Smartphone nicht wirklich gut zu verwenden.
7. Schwer zu finden. Die Volltext Durchsuchbarkeit ist nicht unbedingt gegeben, das heißt mit der normalen Intranet-Suche werden Textstellen in Folien oft nicht gut gefunden, obwohl die Folie ja eigentlich die Referenz ist. Das ist wichtig, denn die Intranet-Suche ist wichtiger als die Struktur Ihres Intranets!

Sobald eine Dokumentation in gedruckter Form vorliegen muss, weil etwa Prozeduren nicht an Orten durchgeführt werden, in denen Computerunterstützung vorliegt, ist ein Dokument immer noch besser als eine ausgedruckte Präsentation.

Gehen Sie nicht davon aus, dass die Adressaten wissen, wo Sie ihr Prozessdokument abgelegt haben, gehen Sie noch nicht einmal davon aus, dass sie wissen wie der Prozess oder Prozessschritt heißt. Die Nutzer sollte einfach nach ein paar Begriffen, die sie noch wissen, suchen können und das hilfreiche Ergebnis finden.

Wie geht es besser?

Heißt das ich bin gegen jegliches PowerPoint? Nein, ich bin ein Freund von zielgerichtetem Werkzeugeinsatz. Da, wo PowerPoint hilft, ist es ein durchaus nützliches Programm.

Aber wie soll ich denn nun meinen Prozess an den Mann und die Frau bringen? Was nehme ich denn, wenn ich in Abteilungs- oder Firmenversammlungen den neuen Prozess vorstellen soll? Ist es denn nicht toll, wenn ich mit Übersichtsgrafiken arbeite?

Übersichtsgrafiken sind wunderbar. Wenn sie dort aufgehoben sind, wo die Dokumentation tatsächlich auch später zu finden ist.

So kann ich auch gerne eine Folie einsetzen, um die neue Vorgehensweise zu erläutern, beschränke mich dann jedoch tatsächlich auf den Kern der Neuerung. Die eigentliche Dokumentation kann und sollte ich auch mal kurz auflegen, damit die Leute gesehen haben, wie sie aussieht.

Und in welcher Form lege ich die Dokumentation ab? Das ist fast egal, aber durchsuchbar muss es sein. Denn oft wissen die Nutzer im Unternehmen ja ungefähr, dass sie mal was gehört haben, und wollen sich vergewissern.

Wenn Sie ein Intranet haben: Da gehört Ihre Dokumentation als Seite oder Seite_n_ rein. Und zwar leserlich. Wenn Sie das Gefühl haben eine Management-taugliche Zusammenfassung zu benötigen: Von dieser profitieren alle, also gehört auch diese direkt mit auf die Dokumentationsseite. Aber bitte so, dass Sie nicht drei Darstellungen ein und desselben Sachverhalts haben und bei der Pflege und Überarbeitung zu Inkonsistenzen kommen.

Wenn Sie noch nicht wissen wo, ist das nicht tragisch, es ist wichtiger, dass es als Seite verfügbar ist als wo in der Struktur die Seite liegt. Halbwegs vernünftige Intranetsysteme wie SharePoint oder Confluence, aber auch WordPress unterstützen Internetadressen im Browser, die unabhängig von der Struktur sind.

In den Prozess eingebettete Dokumentation

Ganz idealerweise erwartet die Dokumentation die Menschen da, wo sie ohnehin sind, also direkt im Software-Werkzeug. Ganz idealerweise führt die Software den Nutzer so elegant durch den Prozess, dass es gar keine großen Beschreibungen braucht. Das ist nicht immer so gut möglich, denn bisweilen brauche ich dann zwei oder mehr Führungen, eine für den Gelegenheitsnutzer oder Einsteiger, eine für den EDV-affinen Dauernutzer, eine für den IT-phobischen Dauernutzer.

Das geht, ist aber deutlich aufwendiger, so dass ich verstehe, warum man Dokumentation schreibt, und das auch begrüße.

Keine Systembrüche bitte

Machen Sie keine Kopien dieser Seite. Wenn Sie eine Freigabe durchlaufen müssen, bevor Sie eine Dokumentation online stellen können, dann arbeiten Sie mit dem Entwurfsmodus oder dem Staging-Mechanismus Ihres Intranet-Systems, das geht sowohl in SharePoint als auch Confluence als auch WordPress. Ein Editieren außerhalb in anderen Textformen ist weder effizient noch zielführend.

Nutzen Sie gerne viel Grafiken, eventuell auch Videos, alles gut, alles hilfreich. Doch der Text sollte vorhanden sein, denn nach wie vor kann in den meisten Online-Systemen nur wirklich gut Text indiziert und damit in der Suche gefunden werden. Und Sie wollen doch, dass Ihre Prozessbeschreibung tatsächlich verwendet wird, oder?

Die Menschen verkraften auch den Hinweis in einer Dokumentation, dass ein bestimmtes Kapitel noch ein vorläufiger Stand in Bearbeitung ist, und können trotzdem schon das, was dasteht, anwenden. Die Leute können das, und sie verkraften es normalerweise auch nervlich.

Immer online, immer hilfreich

Natürlich ist die Frage: Warum schreiben Sie Dokumentation? Um eine Prozessanforderung zu befriedigen? Damit es halt gemacht ist? Oder um tatsächlich Kollegen, Kunden oder ganz allgemein Menschen zu unterstützen, eine Verfahrensweise korrekt durchzuführen?

Mir geht es bei Dokumentation um den Menschen, und um Eindeutigkeit. Da, wo etwas nicht eindeutig sein kann, darf ich das auch hinschreiben.

Also:

1. Auffindbarkeit über Struktur.
2. Ein einziger Ort.
3. Mobile first.

Nutzen Sie das Intranet, das Sie haben, und zwar als Intranet, nicht als Dateiablage.

Denn:

Every time you use PPT for documenting a kitten dies

Grafik erzeugt mit memegenerator.net