Einer der am stärksten frequentierten Artikel hier auf schlosser.info ist der über meine elektronische papierlose Ablage per Dokumentenscanner. Der Artikel hat eingeschlagen und viele Fragen und Kommentare nach sich gezogen – teils als Blogkommentare, teils auf Twitter und Facebook, und per E-Mail.
Viele Fragen wurden von mehr als nur einem Leser gestellt. Im folgenden bekommst Du Antworten zu den Fragen rund um meine digitale, papierlose Ablage mittels Dokumentenscanner. Den Artikel vom Januar 2015 habe ich zum 2. Mal komplett überarbeitet und weitere Fragen und Antworten hinzugefügt – ganz neu ist der Abschnitt „Existierende Dokumente und Dateien überführen.“
Vorgehensweisen, Erfahrungen zur papierlosen Ablage
Wie viele Dokumente habe ich mittlerweile in dem einen Referenzordner?
In physischen Ordnern – das sind die Leitz-Ordner im großen Foto oben – befinden sich dreieinhalb Jahre nach der Umstellung insgesamt 279 Vorgänge. Also nicht nur aus den zweieinhalb Jahren, sondern zurückreichend bis zum ersten aufbewahrungswürdigen Dokument. Einen dritten Ordner habe ich vor kurzem begonnen.
Dazu kommen noch wenige bislang nicht digitalisierte Ordner: Verdienstnachweise vor 2014, ein Ordner mit Hausplänen, einer für den Anbau, und noch zwei weitere. All diese befinden sich jedoch im Keller, direkt bei mir sind nur die drei Referenzordner.
Im Dateiordner auf der Festplatte befinden sich derzeit 620 Megabyte in 1507 Dokumenten aus den letzten 25 Jahren, davon gut 300 aus dem Jahr 2016. Da ist also noch Platz, und das Wachstum beträgt ungefähr 120 Megabyte pro Jahr.
Habe ich eine Liste von fixen Stichwörtern, um nicht einmal „Stadtwerke Augsburg“ und ein anderes mal „SWA“ zu schreiben?
Nein, habe ich nicht. Der einfache Trick für mich ist: Firmennamen immer ausschreiben. Auf diese Weise brauche ich nirgendwo nachsehen und mir auch nichts merken.
Ich hatte mir überlegt, Akronyme zu verwenden, mich jedoch dagegen entschieden. Akronyme sind potentiell mehrdeutig, man versteht sie nicht aufs erste mal. Besonders im Hinblick darauf, dass ja nicht nur ich etwas finden soll, sondern gegebenenfalls auch Die Frau oder irgendwann mal die Kinder.
Also lieber ausschreiben. Das kostet auch nicht viel mehr Zeit. Habe ich Namen von Organisationen, die ich ständig brauche, mache ich die meinem Textersetzungsprogramm bekannt.
Habe ich eine maximale Anzahl von Stichwörtern oder gar eine besondere Reihenfolge?
Eine maximale Anzahl habe ich nicht. Die Reihenfolge ist immer ähnlich:
Datum Organisation Stichworte
Die Stichworte können alles mögliche sein. Quittung, Rechnung, Kontoauszug, oder schlichtweg das Schlüsselwort aus dem Betreff der Korrespondenz folgen. Bei Rechnungen und Quittungen kommt noch ein Stichwort für das Produkt oder die Dienstleistung hinzu.
Falls es ein für die Steuer relevantes Schriftstück ist, füge ich Steuer an. Auf diese Weise habe ich meine Steuerbelege für das Jahr in 10 Sekunden gesammelt.
Meine Richtschnur zur Anzahl an Stichwörtern: nicht zu viele, nicht zu wenig.
„Es gibt Vorgänge, die mehrere Schriftwechsel über einen größeren Zeitraum umfassen. Wie scanne ich die Dokumente/Schriftwechsel ein?“
„…Im physischen Ordner hat man automatisch eine Chronologie? Versuchen Sie beispielsweise anhand der Dateinamen eine solche Chronologie in Ihrem Referenzordner herzustellen?“
Nachdem ich die Dateinamen immer mit dem Datum beginnen lasse, und zwar im Format JJJJ-MM-TT, habe ich die Chronologie automatisch durch die Dateinamen, auch wenn ich Schriftstücke nachträglich einscanne und das Dateidatum anders ist. Einen Vorgang, der sich über mehrere Schriftwechsel erstreckt, kann ich damit sehen, wenn ich einfach im Dateiordner nach dem Schlüsselwort suche. Durch die Dateinamen ist alles in der richtigen Reihenfolge.
Das bedeutet natürlich auch, dass ich das, was ich an eine Organisation, Amt oder Firma in Papierform schreibe, ebenfalls einscanne und mit denselben Schlagwörtern abspeichere.
Lege ich die Dokumente nach Jahren in Unterordnern ab?
Nein. Alles flach im Referenzordner. Es macht nichts, wenn in dem Ordner ein paar Hundert oder Tausend Dateien liegen. Das tolle an der papierlosen Ablage ist ja gerade, dass ich einen beliebig breiten bzw. dicken Ordner habe.
Zudem bin ich ein begeisterter Nutzer der Kommandozeile. Alles, was ich mit den Dateien anstellen will, schreibt sich deutlich leichter, wenn ich mich nicht mit Unterordnern herumschlagen muss.
„Was sind meine die Kriterien für wichtige Dokumente die zusätzlich noch im Papier-Original in Ordnern abgelegt werden?“
Stefan fragte und lieferte einen Teil der Lösung gleich mit: »Gefunden habe ich aufbewahrungsfristen.org/«. Dort steht:
„Welche privaten Unterlagen müssen verwahrt werden und wie lange:
Lebenslang aufbewahren sollte jeder
- Ärztliche Gutachten
- Ausbildungsurkunden
- Abschlusszeugnisse
- Geburtsurkunde, Taufschein, Heiratsurkunde
- Sterbeurkunden von Familienangehörigen
- Unterlagen zur Rentenberechnung; dazu gehören Arbeitsverträge, Gehaltsabrechnungen und Sozialversicherungsunterlage“
Eben diese Unterlagen bewahre ich auch in Papierform auf in Ordnern. Und alles bekommt einen Paginierstempel drauf und Löcher rein. Zugegeben gibt es einige wenige Dokumente, die weder gestempelt noch gelocht sind und trotzdem abgelegt: Doktorurkunde, Abiturzeugnis und alle Geburtsurkunden.
Zusätzlich lege ich auch alle Versicherungsscheine – aber nur diese, keine Nachträge – in Papierform ab. Was weiß ich, wie Versicherungen oder das Nachlassgericht zukünftig drauf sind, da habe ich lieber Papier.
Kosten/Nutzen der Gerätschaften zur papierlosen Ablage
„Den ix500 gibt’s rund 50€ günstiger ohne Adobe Acrobat oder Nuance Power PDF. Hatte damit bisher nichts zu tun. Notwendig oder kann darauf verzichtet werden?“
Für meinen Workflow brauche ich Acrobat nicht. Ab und zu erkennt der Fujitsu ScanSnap iX500 die Ausrichtung der Seite nicht korrekt, so dass dann einzelne Seiten auf dem Kopf stehen. Unter Mac OS X kann das Programm für die Vorschau Seiten drehen, und für einseitige Dokumente nutze ich ein Skript mit pdftk.
Wenn Du unter Windows diese Möglichkeit nicht hast oder vom letzten Satz nur Bahnhof verstanden hast, dann ist der ScanSnap iX500 mit Nuance Power PDF eine gute Sache.
„Ist der Fujitsu ScanSnap iX500 nicht arg teuer dafür, dass er nur scannt?“
Das ist ja gerade der Vorteil des Geräts, dass es nur scannt. Der ScanSnap iX500 kann genau das exzellent. Dokumente scannen. Vorderseite und Rückseite gleichzeitig. Schnell. Liest einen ganzen Stapel Papier in einer Minute ein. Richtet eingescannte Blätter im Scan gerade, also auch schräg eingezogene Kassenzettel. Zieht zuverlässig nur ein Blatt ein. Erkennt selber, wenn er doch mal zwei zusammenklebende Blätter einzieht. Ist startbereit, sobald ich ihn aufklappe.
Mir jedenfalls ist das die Ausgabe wert. Ob Dir das die papierlose Ablage wert ist, musst Du schon selber entscheiden.
Papierlose Ablage – Aller Anfang…
Ich fange jetzt mit meinem aktuellen Berg von Ablage an, von oben nach unten, mit Stempel und arbeite dann nach und nach alte Ordner ab. Was dann aber bedeutet, dass das alte Zeug tendenziell oben ist, de facto je älter, umso weiter oben. Und nun?
Da habe ich auch ein wenig überlegt. Ich habe dann die Ordner, in denen größere Mengen an als physisches Papier zu behaltende Unterlagen zu erwarten waren, zuerst bearbeitet.
Bei mir waren dies die hauptsächlich Versicherungsordner mit vielen dicken Versicherungsscheinen.
Meine aktuelle Ablage musste noch zwei oder drei Wochen warten, was auf lange Sicht gesehen für mich okay war. Erledigte ich doch meine Ablage vorher ohnehin nur alle halbe Jahr.
Noch habe ich nicht alle alten Ordner digitalisiert. Die Ordner, die noch zu scannen sind, bleiben entweder fast vollständig papierhaft – Gehaltsnachweise seit Anbeginn der Zeit – oder es reicht ganz digital. Vieles ging auch undigitalisiert in den Abfall.
Was steht in der Anleitung für Die Frau und wo ist diese Anleitung gelagert?
Die Anleitung zur Papierlosen Ablage darfst Du gerne herunterladen. Die Ordnernamen habe ich durch generische Namen ersetzt.
Ausgedruckt passt die Anleitung locker auf eine Seite, und klebt vorne in jedem der Referenzordner drin.
Datensicherheit und Löschung bei papierlosen Ablage
Ist die digitale Ablage nach diesem System revisionssicher?
Nein. Revisionssicherheit bedarf folgender Eigenschaften: Ordnungsmäßigkeit, Vollständigkeit, Sicherheit des Gesamtverfahrens, Schutz vor Veränderung und Verfälschung, Sicherung vor Verlust, Nutzung nur durch Berechtigte, Einhaltung der Aufbewahrungsfristen, Dokumentation des Verfahrens, Nachvollziehbarkeit, Prüfbarkeit
Die meisten Eigenschaften erfüllt mein System – Dokumentiert ist das Verfahren ja eben durch den Blogpost –, andere wie Schutz vor Veränderung und Verfälschung ist jedoch nicht gegeben. Das zu erreichen würde größere Anstrengungen erfordern wie etwa das Signieren von PDF-Dokumenten. Das brauche ich bislang nicht.
Wie kann ich veraltete Daten schnell finden und löschen? Daran scheitern oft Systeme.
Ums Löschen mache ich mir in der Tat wenig Sorgen, da das bisherige Archiv – inklusive aller Alt-Dokumente – gerade mal 600 MB hat.
Die Frage wird sein, welche Blätter im Leitz-Ordner weg können. Doch auch das ist nicht so schwierig: wenn überhaupt etwas, dann nur Versicherungsscheine, die keine laufenden Verträge mehr betreffen. Da muss ich in der Tat dann die Datei öffnen, um die Nummer des Paginierstempels sehen zu können. Oder ich suche im ersten Ordner die dicken Bündel.
Die physischen Ordner wachsen nur um wenige Blätter pro Jahr. Beim derzeitigen Zufluss an papierhaften Unterlagen wird ein physischer Ordner für mehr als 5 Jahre reichen, mit steigender Tendenz. Seit meinem Arbeitgeberwechsel bekomme ich zum Beispiel Verdienstnachweise nur noch als PDF, womit selbst diese nicht mehr als Papier abgelegt werden.
Was, wenn die Festplatte mit den ganzen eingescannten Dokumenten einen Defekt hat oder der Computer den Geist aufgibt?
Dazu gibt es das Backup, mit einem System mehrerer externer Festplatten, von denen immer eine außer Haus ist. Somit bin ich nicht nur gegen Datenverlust, sondern sogar Feuer gesichert. Und das ist besser als Papierdokumente in Leitz-Ordnern.
Existierende Dokumente und Dateien überführen
Wie überführe ich existierende Dateien in die digitale Ablage?
Leserfrage: „Auf meinem Rechner haben sich im Laufe der Jahre eine Unzahl von Word-Dokumenten, PDFs und Scans angesammelt die ich teilweise gerne in das System einbringen würde. Gibt es dafür eine Lösung? Evernote und OneNote würde ich ungern verwenden.“
Das ist ja das schöne an der flachen Ablage: Der ist es egal wo ein Dokument herkommt. Ob eine Datei direkt vom Scanner kommt, oder als E-Mail-Anhang hereinflattert, ist egal.
Ich benenne derlei Dateien um, damit sie meinem Namensschema Datum Organisation Stichworte folgen, und verschiebe sie in den Referenzmaterial-Ordner. Verschieben ist wichtig. Nicht kopieren, sondern tatsächlich verschieben. Ansonsten hast Du doppelte Datenhaltung, und das macht Ihren Computer nur unübersichtlich und schneller voll.
Welche existierenden Dateien sollte ich in die digitale Ablage überführen, welche nicht?
Freilich hängt das vom eigenen Wohlbefinden ab. Einige meiner Gedanken und Fragen für jedes Dokument sind im Prinzip durch die Fragen in Getting Things Done gegeben. So frage ich mich:
- Brauche ich die Datei überhaupt (noch), oder lässt sich diese jederzeit und leicht ohne Login übers Internet wieder abrufen?
- Brauche ich die Datei nur kurzfristig temporär? Dann kommt sie in einen Temp-Ordner, nicht ins Referenzmaterial
- Ist es ein Dokument, oder eher eine Mediendatei? Fotos speichere ich in einem anderen System ab, ebenso Videos. Ins Referenzmaterial kommt nur, was im weitesten Sinne ein in Seiten aufgeteiltes Dokument ist, sowie Rechnungen aller Art.
- Ist die Datei relevant für meine Steuer? Dann kommt sie auf jeden Fall in den Referenzmaterial-Ordner.
Im Zweifelsfall landet lieber eine Datei zu viel im Referenzordner als zu wenig.
Viele Dateien, die als E-Mail-Anhang oder Download kommen, folgen nicht meinem Namensschema. Was tun?
Falls der Dateiname nicht sprechend ist, ich also nicht allein aus dem Dateinamen verstehen kann, um was es sich handelt: umbenennen. Viele Banken, aber auch Onlineshops generieren zwar PDFs mit Kontoauszügen und Rechnungen, die Dateinamen sind aber oft einfach der Session Code oder sonst ein nichtssagender Identifier.
Ist es eine Rechnung von einem Onlineshop, den ich nur selten verwende, benenne ich händisch um.
Bei oft verwendeten Dokumentarten erstelle ich eine Regel in Hazel, einem Mac-Programm, das Ordner überwacht und automatisch Operationen auf Dateien ausführt. Wie zum Beispiel „Wenn im Ordner Downloads eine neue Datei mit dem Namensschema kto189000000.pdf erscheint, dann benenne diese um mit Datum Bankname Kontoauszug Originalname.“ Ebenfalls durch Hazel lasse ich derlei Dateien dann auch gleich automatisch aus dem Downloads-Ordner in den Referenzmaterial-Ordner verschieben. So muss ich die Datei nur herunterladen, alles weitere geschieht ohne mein Zutun.
Warum nicht…
Warum nicht alle Dokumente in der Cloud ablegen?
Bislang sind die eingescannten Dokumente ausschließlich auf dem lokalen Rechner, weil ich meine gesammelten Werke nicht unverschlüsselt in irgendeine Cloud wie Dropbox stecken möchte.
Als Abhilfe müsste ich mich mit Boxcryptor (übrigens ein Augsburger Unternehmen!) oder ähnlichem beschäftigen und würde dadurch wieder den Vorteil des einfachen Zugriffs auch durch Die Frau verlieren.
Warum nicht alle Dokumente in Evernote speichern?
Evernote hatte ich mir auch überlegt, dann aber aus drei Gründen dagegen entschieden.
- Erstens der Cloud-Grund von oben.
- Zweitens: Die Langzeit-Verfügbarkeit ist am ehesten mit einfachen Dateien gegeben. Evernote und andere Softwaresysteme werden kommen und gehen. Das PDF-Format hat eine hohe Wahrscheinlichkeit zu bleiben.
- Drittens: Ich nutze Evernote nur sporadisch, da ich in der Arbeit OneNote verwende und nicht zwei Notizsysteme pflegen möchte.
Warum nicht alle Dokumente in OneNote speichern?
Dieselben Gründe wie bei Evernote gelten auch für OneNote.
Locker bleiben
Ich mache keine Wissenschaft aus meiner Ablage. Mein System ist hinreichend einfach, dass ich es selbst auch ohne Dokumentation durchführen kann, die Dokumentation zum Finden eines Dokuments jedoch auf eine halbe Seite passt.
Lasse die anderen Leser ebenso wie mich teilhaben an Deinen Gedanken und schreibe Deinen Kommentar hinzu!
Foto: Joachim Schlosser, License Creative Commons Attribution Share-Alike
Kommentare
23 Antworten zu „Papierlose Ablage: Häufig Fragen – FAQ Dokumentenscanner“
Hallo Joachim,
Bin aktuell auch an diesem Thema und bin nach Recherchen hier auf dem Blog gelandet. Sehr interessant und sehr gut aufbereitet.
Ein paar Kleinigkeiten habe ich noch (vielleicht auch einfach überlesen, das weiss ich nicht):
1. In welcher Qualität scannst du die Sachen?
2. Du hast ja einiges an Erfahrung mit dem ix500: Gibt es die Möglichkeit, Dokumente mit Trennblättern in verschiedene PDFs zu scannen?
Vielen Dank schonmal vorab!
Hi Jens,
zu 1: Das meiste in schwarz-weiß. Braucht weniger Platz und es reicht. Auflösung lasse ich auf automatisch, dann nimmer er 200 oder 300 dpi. Reicht.
zu 2: Das habe ich noch nie versucht, kann somit leider nicht sagen, ob und wie das geht. Da das Scannen so rasch angestoßen ist, hatte ich nie das Bedürfnis, vorher noch einen Papierstapel mit Zwischenblättern zu versehen.
Ist das Stempeln von Originalen überhaupt rechtens? Verändert der Stempel das Dokument nicht in irgendeiner Form?
Ich bin nicht sicher, ob ich folgen kann. Wer soll’s denn für welchen Zweck verbieten?
Hallo Joachim,
danke für den super Blog du hast mich wirklich inspiriert. Ich bin nun dabei alles zu digitalisieren. Ich hätte aber 2 Fragen an dich.
1. Was machst du wenn du alte Papierunterlagen irgendwann aus deinem Ordner aussortierst? Dann fehlen ja Nummern irgendwo zwischendrinnen.
2. Würdest du Gehaltsabrechnungen und Zeitnachweise von der Arbeit auch einfach zwischen reinhefeten so wie sie gerade kommen oder eher dafür einen extra Papierordner anlegen?
Viele Grüße
Jonas
Danke für die Blumen, Jonas.
Zu 1: Ja, dann fehlen Nummern. Macht aber nix, dann fehlen sie eben. Bis dahin habe ich noch lange Zeit.
Zu 2: Immer so rein, wie sie gerade kommen. Ein extra Ordner lohnt nicht.
Ich bin jetzt über 40 Jahre alt, und momentan im dritten Ordner nach der Logik. Ein alter Ordner mit Gehaltsabrechnungen von vor der Umstellung ist unangetastet, also habe ich in Summe 4 Ordner. Da muss ich mir um ausgehenden Platz glaube ich keine Sorgen machen.
Prima Artikel und sehr hilfreiche FAQs!
Ich bin auch dabei, eine Unzahl von Papier-Ordnern so weit wie möglich zu digitalisieren, bin aber bisher mit meinem Ablagesystem für die Scan-Dateien noch nicht am Ziel. Was mir gefehlt hat, und worauf ich durch Ihren Post erst gekommen bin: Mir fehlt bislang vor Allem ein Paginierstempel!
Da werde ich mir zügig einen anschaffen. Dann stehe ich zwar vor dem Problem, dass die schon recht vielen bisher gescannten Dokumente keinen Stempel haben, aber damit werde ich schon irgendwie zurecht kommen.
Was mir auch noch etwas Kopfschmerzen bereitet: Wie benenne ich ausgehende Dokumente, insbesondere bei Vorgängen mit mehreren Schriftwechseln? Das Schema DATUM ORGANISATION SCHLAGWORTE würde ja dann dazu führen, dass als ORGANISATION mein Name Teil des Dateinamens wäre. Kann man machen, aber: Ist es eine gute Idee?
Danke nochmals fürs Teilen Ihrer Erfahrungen. Insbesondere Der Tipp mit dem Paginierstempel bringt mich einen großen Schritt voran!
Danke sehr!
Hmm. Wieso sollte es keine gute Idee sein, oder was würde es denn machen, wenn die Organisation Teil des Dateinamens ist?
Beispiel:
Ich bekomme einen Brief meiner Bank: Datum-Bank-Schlagwort
Ich antworte auf diesen Brief: Datum-Bank-Schlagwort-[mein Namenskürzel]
Hallo Joachim!
Die Ablage in einem einzigen Referenzordner habe ich schon lange überlegt, aber noch nicht den Mut dazu.
Wie benennst Du die Dateien in folgendem Fall:
Ich bekomme Sitzungsunterlagen zugeschickt (ok: Datum der Sitzung-Germium-xxx).
Unter den Sitzungsunterlagen ist aber z. B. auch eine Satzung von 1997. Eigentlich müsste ich diese Satzung unter dem Erstellungsdatum der Satzung ablegen. Aber wie habe ich sie dann für die kommende Sitzung greifbar und weiß später (Diskussion in einer späteren Sitzungen) noch, was für diese Sitzung verteilt wurde? – Wie machst Du das?
Gruß
Dietger
Gute Frage, Dietger. Ich speichere tatsächlich unter dem Dokumentdatum, in deinem Fall also dem der Satzung. Im Dokument über die Sitzung ist ja dann hoffentlich eine Liste an Anlagen dabei, aus der hervorgeht, was alles dazu gehört. Und daraus sollte ich es dann auch wieder finden. Wenn alle Dateien mit einem Schlagwort für das betreffende Gremium/Verein ausgestattet sind, dann habe ich ja eh alles schnell beisammen.
Sehr interessant Ihr Vorschlag! Ich überlege gerade in diese Richtung zu gehen, jedoch nicht sicher in welcher Form.
1) ich habe 4-5 x soviele Ordner. Immobilien etc. Gerade hier gibts viele zwingende Originaldokumente: Mietvertrag, bankbürgschaft etc.
2) Die Suche der Dokumente läuft über die kommandozeile? Könnten Sie mal ein Beispiel machen?
3) word und excel dokumente? Die Selbsterstellten verschiebe ich nicht hierein. Was mache ich bei den per Mail eingehenden Dokumenten in excel oder word
Und Sehr Wichtig:
4) sehr oft benötige ich die eingehende Email und nicht nur die Datei im Anhang. Wie archiviere ich die?
Viele Grüsse
Danke, Stefan.
Ich habe vor 1,5 Jahren nach Ihrem „Rezept“ mit meinem privaten Büro begonnen.
Um es mir nicht unnötig schwer zu machen, habe ich einfach Ihre Hardwareempfehlungen kopiert (Stempel, Scanner).
Rund 2 Monate hat es sporadische Abende gedauert, bis die gesamte Altlast digitalisiert war.
Nun hat sich ein Workflow eingependelt: unter der Woche, wenn der PC eh gerade läuft, wird gescannt, was in der Schublade gelandet ist. 1x im Monat werden die Dateien umbenannt, alle 6 Monate gibt es ein Backup auf 2. Festplatte und CD (bis dahin gibt es eine temporäre physische „Ablage P(apierkorb)“). Keine Unterordner.
Für mich verbleiben 4 echte Ordner im Regal:
1. gestempelte Dokumente (bei Schriftstücken, die mir zu schade zum stempeln und lochen sind, kommt ein gestempeltes Post-It in die obere rechte Ecke und sie landen per Klarsichthülle auch in diesem Ordner)
2. nicht scannbare Dokumente (gibt es ganz wenige – per Ring gehefteter Mietvertrag, Impfbuch, Pass)
3. Bedienungsanleitungen, die online nicht zu finden waren
4. Sonderordner für Arzt-Befunde (zwar gestempelt, aber quasi der Notordner, wenn ich ohnmächtig im Krkh. liege. Dann kann den meine Partnerin einfach greifen und ab damit zum Arzt)
Ich danke für Ihre Inspiration und drücke uns weiter die Daumen für das „papierlose Projekt“.
Danke sehr; freut mich, dass es klappt!
Vielen Dank für Ihre Infos zum papierlosen Büro. Ich habe bisher immer ein „Hauptstichwort“ vor dem Datum geschrieben, aber jetzt werde ich umsteigen wie hier beschrieben. Angestoßen hat mich dazu auch noch das Buch „Zettelkastenmethode“ von Sascha Fast (zu empfehlen für Wissensarbeiter) – wie hier die Zettel abgelegt werden (reine Textdateien in einem Ordner mit Beginn des Dateinamens: „Jahrmonattagstundeminute“ – dadurch wird das gesamte Ablage auf dem Mac für mich homogen.
Ich freue mich über neue Tipps!
Ein BackUp in der eigenen Cloud würde gut in den Workflow passen, die Sicherheit der Daten erhöhen und keine bzw. kaum zusätzliche Mühe verursachen. So kann man bei eigenem Webspace einen WebDAV-Ordner (oder OwnCloud verwenden) erstellen oder einen Ordner per (S)FTP freigeben und lokale Verzeichnisse auf dem Mac oder PC dann mittels Duplicati mit starker Verschlüsselung als BackUp speichern.
Eine transparente Verschlüsselung bei Verwendung von Cloud-Speicher bietet auch Cryptomator.
Die BackUp-Strategie mit den mehreren Festplatten ist gut, vor allem, wenn mindestens eine davon außer Haus aufbewahrt wird, nur darf man dann mit den diversen HDD nicht durcheinander kommen… (Ich habe die HDDs nummeriert und führe eine Papierliste mit den aktuellen BackUps und TimeMachine sichert abwechselnd auf zwei Laufwerke). Hier gibt das separate Cloud-BackUp zusätzliche Sicherheit.
Vielen Dank für die Beantwortung dieser Fragen. Heutzutage ist es manchmal viel sinnvoller seine Dokumente elektronisch zu speichern anstatt alles in Ordner zu lagern. Allerdings ist dies für viele große Unternehmen sehr schwierig. Aber auch der Platzmangel spielt eine große Rolle. Da lohnt es sich dann sein Lager mit Dokumenten outzusourcen.
Sehr interessant alles. Und ich habe erst zaghafte Schritte bisher auch unternommen. Heißt: Alle Bedienungsanleitungen per PDF speichern und Papier wegwerfen, Kassenzettel (nur für Garantieansprüche) scannen und Papier wegwerfen. Und ich bin jetzt ermutigt – zumindest im privaten Bereich – weitere Schritte zu unternehmen.
Eine Frage bitte: Ich benutze einen Windows10-PC und habe noch nicht begriffen, wie ich in einem Dateinamen gleichzeitig nach zwei Wörtern suchen kann. Bsp: „2016 Steuer“ Ich verwende zum Suchen normalerweise der Totalcommander.
Danke für Ihre Informationen.
Herzliche Grüße
Michael Müller
Im Moment habe ich keinen Windows-10-PC da, und würde es mal mit
*2016* *Steuer*versuchen.Einfach beide Suchbegriffe eingeben, Sternchen sind nicht erforderlich.
Gegebenfalls die Anzeige im Explorer umstellen von „Inhalt“ auf „Details“ und dann die Spaltenbreite erhöhen, um den Dateinamen ungekürzt zu sehen.
Mit dem Tag „Steuer“ hatte ich Schwierigkeiten, weil auch sämtliche im Klartext vorhandenen Rechnungen mit angezeigt wurden. Mein Tag für die Steuererklärung lautet daher jetzt „4Steuer“.
Danke, sehr schön!
Sie haben es ziemlich gut verstanden.
Ich scanne hier meine Sachen auch hier zu Hause ein und speichere sie allerdings doch in verschiedenen Ordnern, auch von der Hierarchie.
Eine Wissenschaft sollte man auch nicht machen, denn das wirkt wieder zu verkrampft.
Ich scanne, speichere sie als PDF-Datei, und lege sie ab und fertig. Später Backup auf externe Festplatte und DVD oder gar Blu-Ray
und entsorge die alten Dokumente (Verträge, Urkunden, Zeugnisse in Papier noch alle vorhanden, aber Briefe oder Rechnungen nicht mehr).