Urlaubszeit ‒ schnell viele Termine in Outlook absagen

Es ist Urlaubszeit. Sie haben einige freie Tage vor sich, und wollen deshalb im Kalender von Outlook die von Ihnen angesetzten oder akzeptierten Besprechungen absagen.

Das dauert, selbst wenn Sie flink an der Tastatur sind, weil Sie für jeden Termin ein paar mal klicken und die Absagenachricht eintragen müssen. Die Abhilfe schafft ein VBA-Skript, das diese lästige Aufgabe übernimmt.

Da für einen Urlaub pro Woche ganz gern mal ein dutzend Termine und mehr anfallen, wird mir dieses Skript in Zukunft noch viel Zeit und Mühen und Fehler sparen.

Dieser Artikel ist auch auf Englisch verfügbar: Vacation Time ‒ Quickly Delete Multiple Appointments in Outlook

Schritte, Outlook-Termine abzusagen

Die folgenden Schritte führen Sie händisch für jeden Termin durch:

1. Sie markieren im Kalender alle Termine, die Sie absagen möchten, egal ob Sie derjenige sind, der eingeladen hat, oder ob Sie ein Teilnehmer daran sind.
2. Dann löschen Sie mit der Entfernen-Taste, woraufhin ein Fenstergewitter ausbricht.
3. Für alle Termine fragt Outlook, ob Sie nur diesen Termin oder die ganze Serie absagen wollen.
4. Für alle eigenen Termine öffnet Outlook daraufhin den Kalendereintrag. Hier tragen Sie die Nachricht zur Absage ein und drücken dann auf »Senden«. Für jeden Termin mindestens drei Klicks und vier Tastenanschläge. Wenn Sie gut sind.
5. Für alle angenommenen Termine fragt Outlook, ob Sie mit Nachricht absagen wollen. Wenn Sie nett zu Ihren Kollegen sind, tun Sie dies, und befüllen das neue Nachrichtenfenster. Für jeden Termin mindestens vier Klicks und vier Tastenanschläge. Wenn Sie gut sind.

Einfacher per Automatisierung

Meist wollen Sie allen dieselbe Nachricht schicken und nur den jeweiligen Termin absagen, nicht jedoch die Terminserie.

Das heißt Sie entscheiden gar nicht für jeden Termin neu, und formulieren auch nicht neu, müssen aber trotzdem immer neu Klicken und kopieren & einfügen.

Dafür hat uns die Informatik Skriptsprachen gegeben. Und im konkreten Fall heißt mein Visual Basic-Skript BulkDeleteAppointments.bas. Das übernimmt diese Aufgaben für Sie.

• Sie wählen in Outlook entweder einen Datumsbereich in der Kalenderansicht aus oder mehrere Termine.
• Sie haben im fraglichen Zeitraum lauter interne Termine, die alle dieselbe Nachricht bekommen sollen? Dann wählen Sie einen Datumsbereich aus.
• Sie möchten mehrere Termine mit derselben Absage versehen, aber andere stehen lassen? Dann wählen Sie mit der Strg- oder Umschalten-Taste mehrere Termine aus.
• Mit Alt-F8 öffnen Sie das Makro-Fenster und wählen das Makro BulkDeleteAppointments. Dieses fragt Sie nach einer einzeiligen Nachricht, die verschickt werden soll, bevor es dann die Absagen erstellt und die Termine löscht. Fertig.

Vorsicht und Umsicht ist geboten, denn das Skript fragt nicht nochmal nach.

Wenn Sie dem Skript oder mir noch nicht ganz trauen, dann versetzen Sie Outlook einfach vorher in den Offline-Modus und führen BulkDeleteAppointments dann aus. Manchmal bringt das Skript einen Fehler, der auf noch unberücksichtigte Eigenschaften mancher Termine zurückgeht. In diesem Fall bitte auf die verbleibenden Termine nochmal ausführen.

Einrichten

Damit Sie das Skript nutzen können, müssen Sie es in Ihr Outlook integrieren. Dazu importieren Sie es zunächst in den Makro-Editor und signieren es dann digital, damit Outlook sich sicher genug fühlt.

1. Laden Sie BulkDeleteAppointments.bas herunter
2. Öffnen Sie in Ihrem Outlook den Makro-Editor mit Alt-F11.
3. Wählen Sie im Menü Datei den Eintrag “Datei importieren”.
4. Wählen Sie das heruntergeladene Skript BulkDeleteAppointments.bas.

5. 

   Erstellen Sie eine Signatur, in dem Sie C:\Program Files (x86)\Microsoft Office\Office15\selfcert.EXE aufrufen. Statt Office15 kann das Verzeichnis bei Ihnen auch anders heißen. Geben Sie dem Zertifikat einen Namen und bestätigen Sie.

6. Signieren Sie im Makroeditor, indem Sie im Menü Tools/Werkzeuge den Eintrag Digitale Signatur klicken und dort Ihr neu erstelltes Zertifikat suchen.

Fertig.

Das Skript können Sie auch auf Github einsehen und selbst anpassen.

Wieso biete ich das nicht als fertiges Plugin für Outlook an? Weil ich dazu deutlich mehr Test- und Verifikationsaufwand treiben müsste, und permanent Signaturen und Integration mit allen möglichen Outlook-Versionen pflegen müsste. Einfacher ist es so.

Und was automatisieren Sie?

Was automatisieren Sie sonst noch in Outlook?

Wenn Ihnen das Skript hilft, oder Sie weitere konkrete Ideen haben, dann kommentieren Sie und tragen Sie sich unten für den Newsletter ein. Auf diese Weise verpassen Sie nicht, wenn es was neues dazu gibt. Bei genügend Interesse baue vielleicht ich ein Add-In daraus, das leichter zu installieren ist.

Photo: Joachim Schlosser, License Creative Commons Attribution Share-Alike