Wann haben Sie das letzte Mal eine E-Mail von Kollegen bekommen, unter der die gesamte Signatur samt Titel, Firma, Anschrift und der ganze Rest zu lesen war? Am besten noch mit eingefügten Grafiken?
Heute? Und wie versenden Sie Ihre E-Mails? Ebenso?
Das muss nicht sein. Sie müssen nicht die Aufmerksamkeit und das Postfach von Kollegen mit Daten verstopfen, die diese eh schon wissen.
Andererseits bekommen Ihre externen Kontakte auch immer nur die Standardsignatur? Ohne die Möglichkeit, so auf unaufdringliche Weise an Events erinnert zu werden, oder hilfreiche Materialien?
Auch das muss nicht sein.
Outlook-Signaturen
Wenn Sie bis hier her gelesen haben, dann setzen Sie im Unternehmen wahrscheinlich Outlook ein.
Entweder Ihre Signatur wurde bereits von der Firmen-IT eingestellt und Sie brauchten nichts zu tun, oder Sie haben das einmal kurz nach Unternehmenseintritt gemacht und vergessen.
Microsoft Outlook fügt standardmäßig Ihre Signatur in neue E-Mail-Nachrichten und E-Mail-Antworten ein. Inklusive »Mit freundlichen Grüßen«, wenn Sie das in die Signatur geschrieben haben.
Sie werden flexibler, wenn Sie mit mehreren Signaturen arbeiten.
Schreibe ich Studenten oder Professoren im Umfeld studentischer Wettbewerbe, verwende ich meine Formula-Student-Signatur. Vor unserer MATLAB Expo verwendete ich bei Mails an deutsche Kontakte meine MATLAB-Expo-Signatur, aber nicht an internationale. Schreibe ich intern Kollegen an, verwende ich meine interne Signatur.
Der Effekt ist gegeben. Die Hyperlinks in den Signaturen werden angeklickt. Warum ich das weiß? Weil ich einige Zeit lang die Klicks über den Kurz-URL-Dienst Bit.ly getrackt habe.
Weitere Outlook-Signatur anlegen
Sind Sie jetzt überzeugt, mehrere Outlook-Signaturen ausprobieren zu wollen? Dann los.
Wählen Sie in Outlook im Menü Datei die Optionen. (Alle Screenshots hier auf Englisch, weil ich ein englischsprachiges Outlook verwende. Sie sind gescheit, Sie schaffen das.)
Im Reiter E-Mail finden Sie den Knopf für Signaturen.
Markieren und kopieren Sie nun den gesamten Text Ihrer Signatur, bevor Sie auf Neu klicken und einen Namen für die neue Signatur vergeben.
Fügen Sie den kopierten Text ein und passen Sie die Signatur so an, wie Sie es für richtig halten. Lieber wenig Text, dafür passend, und mit passenden Hyperlinks.
Das ist ja das schöne an mehreren Signaturen. Sie müssen nun nicht mehr alles in die Signatur stopfen und sie damit überfrachten, sondern können je nach Adressatenkreis passend auswählen.
Legen Sie außerdem fest, welche Signatur Outlook standardmäßig für neue Nachrichten und für Antworten verwenden soll. Machen Sie das am besten davon abhängig, wem Sie am häufigsten schreiben. Bei mir ist es die interne Signatur.
Signaturen auswählen
Sie schreiben gerade Ihre neue E-Mail. Die Standard-Signatur – so Sie eine ausgewählt haben – steht bereits im Textbereich. Eine (andere) Signatur können Sie nun auf zwei Weisen wählen:
Entweder Sie klicken mit rechts auf die Signatur und wählen aus dem Kontextmenü die gewünschte Signatur aus. Oder Sie drücken in der Buttonleiste auf Signatur und wählen wiederum die gewünschte.
Beides wird die momentan eingefügte Signatur überschreiben.
Nun nehmen Sie – falls nötig – weitere Anpassungen vor und personalisieren die Signatur auf den Empfänger der E-Mail. Vorsicht: Wenn Sie nun nochmal eine andere Signatur wählen, gehen diese Anpassungen verloren
Grafiken in Signaturen verwenden
Beim Editieren der Signatur können Sie den Text ziemlich frei formatieren. Ich rate Ihnen im Hinblick auf Empfänger, die vielleicht keine HTML-Formatierten E-Mails angezeigt bekommen sondern nur einfachen Text, nicht über die Formatierung essentielle Informationen zu transportieren. Prinzipiell mag ich persönlich überhaupt keine Grafiken in E-Mail-Signaturen, ich finde die unhöflich und speicherverschwendend, aber ich bin nun auch schon relativ alt und kann mich an Zeiten erinnern, in denen auch kleinste grafische Elemente schon tragische Übertragungszeiten verursachten.
Nun denn.
Outlook erlaubt Ihnen, auch Grafiken in die Signatur einzufügen. Diese Grafiken können zweierlei Ursprungs sein:
- Die Grafik liegt im Web zugänglich vor.
- Die Grafik liegt lokal oder im lokalen Netz als Datei vor.
Wenn Sie eine lokale Grafik einfach einfügen und dann eine E-Mail verschicken, wird der Empfänger diese nicht sehen, weil Outlook seit Version 2013 standardmäßig Grafiken in Signaturen nur noch verlinkt, nicht mehr aber an die E-Mail als Ressource dranhängt.
Wenn Sie die Möglichkeit haben, ein JPEG zu verwenden, das bereits im Web liegt, binden Sie dieses ein. Wenn Sie die Grafik nur als Datei haben, dann müssen Sie einen Registry-Eintrag vornehmen wie bei Mailhilfe beschrieben. Die Erläuterung ist einfach nachzuvollziehen. Falls Sie sich nicht sicher sind, fragen Sie eine nerdige Kollegin.
Testen Sie das Ergebnis, indem Sie eine E-Mail an sich selbst oder jemand anderes schicken, aber eben nicht auf Ihrem Computer öffnen.
Advanced Manoeuvers: Text-Signatur anpassen
Signatur, sauber angepasst, mit relevanten Hpyerlinks. Soweit so gut.
Wenn aber nun ein Empfänger keine HTML-formatierten E-Mails akzeptiert und dessen E-Mail-Programm nur Plaintext anzeigt, dann wird aus Ihren Zeile
ganz schnell das hier:
Twitter | LinkedIn
Einfach zwei Begriffe ohne Funktion, weil Outlook eine automatisch erzeugte Plaintext-Version Ihrer Signatur anlegt, die einfach alle Formatierungen, Grafiken und Hyperlinks entfernt.
Hier müssen Sie etwas nacharbeiten.
Öffnen Sie den Windows Explorer und wechseln in den Ordner C:\Users\IHRBENUTZERNAME\AppData\Roaming\Microsoft\Signatures, wobei IHRBENUTZERNAME eben genau mit diesem zu ersetzen ist.
In diesem Ordner sehen Sie alle Dateien Ihrer Signaturen, jeweils in den Formaten HTML (.htm), Rich Text Format (.rtf) und Plaintext (.txt).
Öffnen Sie die fragliche .txt-Datei. Sie sehen Ihre Signatur in der Plaintext-Form.
Fügen Sie nun in sinnhafter Weise Hyperlinks ein. Eventuell lassen Sie lieber ein Element weg, als dass die Signatur danach überfrachtet wirkt.
So ersetzen Sie beispielsweise:
Twitter | LinkedIn
durch das benutzbare:
Twitter https://twitter.com/schlosi
LinkedIn https://www.linkedin.com/in/jschlosser/
Diese Nacharbeit ist jedes Mal fällig, wenn Sie diese Signatur verändern. Stellen Sie also Ihre neue Signatur erst komplett fertig und testen sie, bevor Sie die Plaintext-Fassung anpacken.
Natürlich können Sie – wenn Sie entsprechend fit sind – auch die HTML-Signatur bereinigen und überflüssige Attribute entfernen sowie unschönen HTML-Code säubern.
Signaturen dezent und flexibel halten
Das A und O bei Signaturen: nützlich und dezent.
Dazu gehört beispielsweise:
- Überlegen Sie, ob Sie Ihre E-Mail-Adresse vielleicht weglassen können. Der Empfänger bekommt ja eine E-Mail von Ihnen, hat also Ihre Adresse. Werden Ihre E-Mails gerne mal weitergeleitet, kann es dennoch sinnvoll sein, die E-Mail-Adresse in der Signatur zu haben.
- Wenn Sie geschäftlich schreiben, brauchen Sie vollständige Angaben zur Firma mit Rechtsform, den Sitz der Gesellschaft, das zuständige Registergericht und die Handelsregisternummer sowie alle Geschäftsführer bzw. Vorstände und der Aufsichtsratsvorsitzende in der Signatur.
- Keine oder wenige Grafiken, die nicht zu groß dimensioniert sind – 300 Pixel Breit sollte reichen – und mit möglichst geringer Dateigröße auskommt. Experimentieren Sie, ob JPEG oder GIF für Ihre Anwendung kleinere Resultate erzeugt. Verwenden Sie kein PNG, das können immer noch nicht alle E-Mail-Programme. Ich persönlich mag überhaupt keine Grafiken in E-Mail-Signaturen.
- Fokus auf die relevantesten Informationen. 15 Hyperlinks nutzen niemandem etwas.
- Brauchen Sie echt noch die Faxnummer? Ganz wirklich?
- Dezente Farben, dezente Schrift, dezente Schriftgröße. Ihre Signatur soll nicht schreien. Oder unterschreiben Sie Ihre Briefe mit einem Edding 800?
- Erstellen Sie die Signatur so, dass Sie diese zwar leicht anpassen können aber nicht müssen. Wenn Sie ein Signatur-Fragment haben, das auch so aussieht, dann werden Sie irgendwann vergessen, den Platzhalter zu ersetzen.
- Müssen Sie echt jeden Empfänger ständig darauf hinweisen, dass diese die E-Mail bitte nicht ausdrucken sollen, und dafür noch ein Bild von einem Baum verschicken? Echt?
- Sind ihre E-Mails echt so geheim, dass Sie eine achtzeilige Klausel einfügen müssen, die bei Fehladressierung den versehentlichen Empfänger auffordert, die Nachricht zu löschen? Wie kommt das bei normalen Empfängern an? Und hat die Klausel überhaupt irgendeine gewünschte Wirkung? Wenn Sie Geheimnisse schrieben, dann verschlüsseln Sie. Nach wie vor ist die E-Mail technologisch näher an der Postkarte als am Brief, seien Sie sich dessen immer bewusst.
- Lassen Sie die Grußformel weg. Die Grußformel (Viele Grüße, Herzliche Grüße) ist für mich situationsbezogen, außerdem schreibe ich Menschen in verschiedenen Sprachen. Ich verwende automatische Textersetzung, um schnell mit wenigen Buchstaben auch komplette Grußformeln einfügen zu können. Eine zweisprachige Grußformel kommuniziert lediglich, dass Sie sich keine Gedanken um den Empfänger machen und gar nicht persönlich grüßen.
Sie wollen noch mehr zum Thema Signaturen wissen? Bei Jochen Mai finden Sie es.
Signaturen für andere Zwecke verwenden?
Bisweilen empfehlen Leute, Signaturen auch für Standardantworten und Standardnachrichten zu verwenden, und preisen das als Produktivitäts-Tipp an.
Ich persönlich rate davon ab. Um ein konsistentes Aussehen zu gewährleisten, müssen Sie Ihre Signatur in allen diesen Standardnachrichten immer händisch synchron halten. Und Sie verlieren die Möglichkeit, eine Standardantwort mit der zielgruppenspezifischen Signatur zu versehen.
Für Standardantworten gibt es bessere Lösungen: Automatische Textersetzung (wie im vorigen Blogpost beschrieben), oder Quick Steps in Outlook (erkläre ich ein andermal, wenn Interesse besteht).
Damit haben Sie Inhalt der E-Mail und Signatur sauber getrennt.
Locker bleiben
Wie gehen Sie mit Signaturen um? Welche unterschiedlichen Signaturen verwenden Sie?
Lassen Sie die anderen Leser ebenso wie mich bitte teilhaben an Ihren Erfahrungen und kommentieren Sie!
Photo: Courtesy Death to the Stockphoto
Schreiben Sie einen Kommentar