E-Mails in Outlook 3 Minuten verzögern und sich nie wieder über vorschnelles Senden ärgern

Wie oft bekommen Sie eine E-Mail, und dann gleich noch eine hinterher, in der der Anhang nachgereicht wird oder ein Datum korrigiert oder eine Formulierung begradigt ist? Abhilfe ist auf Seiten des Senders möglich, in dem Sie das Senden verzögern und sich so einen kleinen Puffer in Outlook verschaffen.

E-Mails mit Outlook und Exchange sind nach wie vor Standard im geschäftlichen Umgang. E-Mails sind schnell mal geschickt, und eben oft auch zu schnell geschickt. Da fehlt dann eben noch ein Anhang, den Sie eigentlich mitgeben wollten. Oder Sie haben sich in irgendeiner Angabe vertippt oder getäuscht. Meist fällt so etwas direkt nach dem Senden auf. Man patscht sich an die Stirn und ruft: „Hach, so wär’s richtig gewesen,“ aber da hat Outlook die E-Mail schon versendet. Schon brennt es, wie wenn Sie einer Qualle zu nah kamen.

Es geht noch nicht einmal um Begriffe wie peinlich, was zwar auch stimmen kann, wenn man sich in der Formulierung vergreift und das rasch erkennt, sondern meist einfach um Ungenauigkeiten. Passiert mir auch. Und es geht darum, dass ich einem Empfänger nicht zwei E-Mails zumuten möchte, wenn es eine auch täte. Das hat etwas mit Professionalität zu tun.

E-Mail ist ein asynchrones Medium. Das bedeutet, dass hier keine Echtzeit-Unterhaltung stattfindet, sondern es eher wie eine Postkarte oder ein Brief zu sehen ist: Der Empfänger liest dann, wenn es ihr gerade taugt. Und damit ist es auch egal, ob die E-Mail ein paar Minuten früher oder später ankommt.

Wir müssten eine Möglichkeit haben, eine E-Mail nicht sofort zu senden, sondern noch ein paar Minuten im Postausgang liegen zu lassen, so dass wir noch etwas dran ändern können. Das geht, Outlook kann das.

Regel in Outlook einrichten: Alle Nachrichten vor dem Übermitteln verzögern

Microsoft Outlook kennt Verarbeitungsregeln. Das bedeutet, dass Outlook automatisch Dinge tun kann, wenn bestimmte Voraussetzungen gegeben sind. Da brauchen Sie nix zu programmieren, das geht mit ein paar Klicks.

Regeln in Outlook sind genau das Mittel, das uns bei unserem Problem der sofort versendete E-Mails hilft.

Microsoft selbst beschreibt die Schritte in ihrem Hilfeartikel Verzögern der Übermittlung aller Nachrichten. Da der Text dort schon ziemlich gut ist, gibt’s hier mein Video der Regel-Einrichtung:

Regel-Ausnahme

Manchmal möchte ich eine E-Mail trotzdem sofort senden, beispielsweise wenn ich einem Kollegen nur kurz mit eine Info antworte und er diese sofort bekommen soll – wohl wissend, dass dafür eigentlich Instant Messaging wie Skype passender wäre. Oder ich möchte eine E-Mail abschicken, bevor ich heimgehe, und nicht mehr zwei Minuten warten, bist diese meinen Laptop verlässt.

So definiere ich eine Ausnahme, ebenfalls zu sehen im Video. Die Outlook-Regel zum verzögerten Senden wird nicht angewandt, wenn meine E-Mail den Text (_) enthält. Diese Zeichenkette habe ich selbst gewählt, sie verwende ich nie beim Schreiben, und sie tritt auch in keiner Programmiersprache auf, die ich kenne oder erwähnen wollen würde. Wenn ich also möchte, dass meine E-Mail sofort verschickt wird, schreibe ich ganz unten unter meine Signatur (_) dran. Das fällt nicht besonders auf, ist kein überflüssiges Wort.

Vorgehensweise zum Nachlesen

Wer das Video nicht schauen möchte, kann hier nachlesen – Text frei nach Microsoft mit meinen Anpassungen:

1. Klicken Sie auf Datei, dann auf Regeln und Benachrichtigungen verwalten.
2. Klicken Sie auf Neue Regel.
3. Klicken Sie im Regel-Assistent im 1. Schritt: Vorlage auswählen unter Regel ohne Vorlage erstellen auf Regel auf von mir gesendete Nachrichten anwenden, und dann auf Weiter.
4. In der Liste 1. Schritt: Bedingung(en) auswählen brauchen Sie nichts auszuwählen, sondern klicken direkt auf Weiter und bestätigen die Nachfrage mit einem Klick auf Ja, so wird die erstellte Regel auf jede gesendete Nachricht angewendet.
5. Aktivieren Sie in der Liste 1. Schritt: Aktion(en) auswählen das Kontrollkästchen diese eine Anzahl von Minuten verzögert übermitteln aus.
6. Klicken Sie im Feld 2. Schritt: Regelbeschreibung bearbeiten (auf unterstrichene Werte klicken) auf die unterstrichene Formulierung eine Anzahl von, und geben Sie dann die Anzahl von Minuten ein, während der die Nachricht vor dem Senden zurückgehalten werden soll. Ich nehme hier 3 Minuten, das reicht meist aus.
7. Klicken Sie auf OK, und klicken Sie anschließend auf Weiter.
8. Aktivieren Sie die Kontrollkästchen für die Ausnahmen außer mit bestimmten Wörtern.
9. Klicken Sie im Feld 2. Schritt: Regelbeschreibung bearbeiten (auf unterstrichene Werte klicken) auf die unterstrichene Formulierung bestimmten Wörtern, und geben Sie dann das Schlüsselwort ein. Ich verwende (_), da das im Text wenig auffällt und nie einfach so vorkommt.
10. Klicken Sie auf Hinzufügen, dann auf OK und dann auf Weiter.
11. Geben Sie im Feld 1. Schritt: Regelnamen eingeben einen Namen für die Regel ein. Ich verwende hier Sendeverzögerung.
12. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Diese Regel aktivieren.
13. Klicken Sie auf Fertig stellen und bestätigen den Hinweis.

Ab sofort verbleibt beim Klick auf Senden in einer E-Mail diese für die angegebenen Minuten noch im Postausgang, und dort können Sie diese falls nötig finden und nochmal verändern.

Die Regel läuft auf ihrem lokalen Computer, das bedeutet, dass wenn Sie zwischendrin Outlook vom Smartphone aus oder im Browser benutzen, die Verzögerung nicht aktiv ist und jede E-Mail, die Sie in der Smartphone-App oder im Browser schreiben und senden, auch sofort raus geht. Das bedeutet außerdem, dass wenn Sie sofort nach dem Senden den Computer herunterfahren, die Nachricht eben noch nicht rausgeht, weil die Verzögerung auf Ihrem lokalen Computer stattfindet. Das ist manchmal nervig, wenn ich kurz vor dem Verlassen des Büros noch eine E-Mail sende und dann drei Minuten warten muss, bis ich dem Laptop in den Standby versetze, aber man gewöhnt sich daran. Und notfalls klappe ich das Gerät eben zuhause nochmal auf, so dass alle E-Mails versandt werden, zusammen mit denen, die ich im Zug ohnehin noch geschrieben habe.

Wieso nicht mit feineren Regeln?

Immer wieder erreichen mich Anfragen, ob man denn die Regel auch erweitern könne, um sie beispielsweise nur anzuwenden auf E-Mails, die an Kunden gehen, nicht aber innerhalb der eigenen Organisation. Oder nur auf E-Mails, nicht jedoch auf Kalendereinladungen. Oder noch ganz etwas anderes. Das meiste lässt sich immer irgendwie als Regel abbilden, doch dann wird es komplizierter. Möchte ich nach Empfängern filtern, die außerhalb der eigenen Organisation liegen, brauche ich eine Ausschlussregel, die es so in Outlook nicht gibt. Und es kommt dann die Frage auf, was geschehen soll, wenn ich sowohl an interne als auch externe Empfänger in derselben Nachricht schreibe. Selbst wenn das direkt mit Outlook-Regeln umsetzbar wäre, stellt sich die Frage, ob die Regel dann noch verständlich wäre und vor allem fehlerfrei. Denn bei allem, was ich selbst in Outlook konfiguriere, möchte ich ja im Fehlerfall immer rasch herausfinden können, woran es liegt. Je kompliziertere Regelwerke ich mir in Outlook baue, desto komplizierter wird es, zu verstehen, wann eine Regel zuschlägt und wann nicht, und ob das alles so seine Richtigkeit hat.

Im konkreten Fall der Sendeverzögerung läuft diese bei mir auf alle Nachrichten, die im Postausgang liegen, also interne, externe, E-Mails, Einladungen, einfach alles. Das macht es sehr einfach, die Logik zu verstehen: Immer eben.

Es gilt KISS: „Keep it simple and stupid!“ Die einfachste Lösung ist zu bevorzugen, weil robuster und leichter verständlich.

Auch intern macht es nichts, wenn eine Nachricht drei Minuten länger braucht, bis sie rausgeht und die Kollegin oder den Kollegen erreicht. So zeitkritisch ist ganz selten mal etwas. Wenn wir uns eher unterhalten, nutze ich ohnehin nicht E-Mail, sondern den Chat in MS Teams, auch für rasch mal Dateien austauschen, sofern es kein ordentliches gemeinsames SharePoint-Laufwerk dafür gibt. Schauen Sie sich mal realistisch Ihren Arbeitsablauf an und überlegen Sie, wann Sie tatsächlich, ganz wirklich, völlig ehrlich eine Nachrichtenübertragung sofort brauchen und nicht drei Minuten Zeit ist. Und überlegen sich dann, wie Sie mit Ihren Kollegen in Echtzeit elektronisch kommunizieren können, ohne das inhärent asynchrone Medium E-Mail dafür zu missbrauchen. Denn E-Mail ist nunmal das: asynchron. E-Mail war immer eher als Brief bzw. Postkarte gedacht, niemals als Telefonanruf oder Telegramm. Auch wenn wir es in der Geschäftswelt jahrzehntelang dazu gemacht haben. Aber es gibt ja eben mittlerweile allgemein verfügbar die Äquivalente zu Telefonanruf und Telegramm in Form von Chats, in Microsoft-Umgebungen als MS Teams. Wenn Sie öfters mal intern Dateien schicken, dann probieren Sie einfach mal MS Teams für sich aus, vielleicht stellen Sie fest, dass das viel einfacher, effizienter und zuverlässiger funktioniert für den Zweck als eine E-Mail. Und sie werden sich freuen über ein E-Mail-Postfach, das nicht ganz so schnell in der Größe wächst wie bislang. Es gibt intern praktisch keinen Grund mehr, überhaupt E-Mails mit Anhängen zu versenden, und oftmals überhaupt keinen Grund für E-Mails, weil Chats, egal ob als Einzel- oder Gruppenchats, oder in MS-Teams-Kanälen, der Informationsaustausch und die Abstimmung von Themen effektiver läuft als auf stets sich verzweigende E-Mail-Threads zu antworten. E-Mail ist E-Mail, und Chat ist Chat, und Datenaustausch ist Datenaustausch. Wir haben alle jahrelang E-Mail für alles mögliche verwendet, aber jetzt ist die Zeit überfällig, die Zwecke und Aufgabenbereiche wieder voneinander zu trennen.

Outlook ist ein Werkzeug

Wie immer gilt: Wenn das hauptsächliche Arbeitszeug eine Software namens Microsoft Outlook ist, dann lohnt es, sich damit etwas intensiver auseinander zu setzen. Das hilft allen: Ihnen selbst, Ihren Kollegen, Ihren Geschäftskontakten, Ihrem Geschäft.

Foto: Dr. Joachim Schlosser Fotografie