E-Mails in Outlook 3 Minuten verzögern und sich nie wieder über vorschnelles Senden ärgern

Wie oft bekommen Sie eine E-Mail, und dann gleich noch eine hinterher, in der der Anhang nachgereicht wird oder ein Datum korrigiert oder eine Formulierung begradigt ist? Abhilfe ist auf Seiten des Senders möglich, in dem Sie das Senden verzögern und sich so einen kleinen Puffer in Outlook verschaffen.

E-Mails mit Outlook und Exchange sind nach wie vor Standard im geschäftlichen Umgang. E-Mails sind schnell mal geschickt, und eben oft auch zu schnell geschickt. Da fehlt dann eben noch ein Anhang, den Sie eigentlich mitgeben wollten. Oder Sie haben sich in irgendeiner Angabe vertippt oder getäuscht. Meist fällt so etwas direkt nach dem Senden auf. Man patscht sich an die Stirn und ruft: „Hach, so wär’s richtig gewesen,“ aber da hat Outlook die E-Mail schon versendet. Schon brennt es, wie wenn Sie einer Qualle zu nah kamen.

Es geht noch nicht einmal um Begriffe wie peinlich, was zwar auch stimmen kann, wenn man sich in der Formulierung vergreift und das rasch erkennt, sondern meist einfach um Ungenauigkeiten. Passiert mir auch. Und es geht darum, dass ich einem Empfänger nicht zwei E-Mails zumuten möchte, wenn es eine auch täte. Das hat etwas mit Professionalität zu tun.

E-Mail ist ein asynchrones Medium. Das bedeutet, dass hier keine Echtzeit-Unterhaltung stattfindet, sondern es eher wie eine Postkarte oder ein Brief zu sehen ist: Der Empfänger liest dann, wenn es ihr gerade taugt. Und damit ist es auch egal, ob die E-Mail ein paar Minuten früher oder später ankommt.

Wir müssten eine Möglichkeit haben, eine E-Mail nicht sofort zu senden, sondern noch ein paar Minuten im Postausgang liegen zu lassen, so dass wir noch etwas dran ändern können. Das geht, Outlook kann das.

Regel in Outlook einrichten: Alle Nachrichten vor dem Übermitteln verzögern

Microsoft Outlook kennt Verarbeitungsregeln. Das bedeutet, dass Outlook automatisch Dinge tun kann, wenn bestimmte Voraussetzungen gegeben sind. Da brauchen Sie nix zu programmieren, das geht mit ein paar Klicks.

Regeln in Outlook sind genau das Mittel, das uns bei unserem Problem der sofort versendete E-Mails hilft.

Microsoft selbst beschreibt die Schritte in ihrem Hilfeartikel Verzögern der Übermittlung aller Nachrichten. Da der Text dort schon ziemlich gut ist, gibt’s hier mein Video der Regel-Einrichtung:

httpv://www.youtube.com/watch?v=Uc_C5WPl\u002d\u002do

Regel-Ausnahme

Manchmal möchte ich eine E-Mail trotzdem sofort senden, beispielsweise wenn ich einem Kollegen nur kurz mit eine Info antworte und er diese sofort bekommen soll – wohl wissend, dass dafür eigentlich Instant Messaging wie Skype passender wäre. Oder ich möchte eine E-Mail abschicken, bevor ich heimgehe, und nicht mehr zwei Minuten warten, bist diese meinen Laptop verlässt.

So definiere ich eine Ausnahme, ebenfalls zu sehen im Video. Die Outlook-Regel zum verzögerten Senden wird nicht angewandt, wenn meine E-Mail den Text (_) enthält. Diese Zeichenkette habe ich selbst gewählt, sie verwende ich nie beim Schreiben, und sie tritt auch in keiner Programmiersprache auf, die ich kenne oder erwähnen wollen würde. Wenn ich also möchte, dass meine E-Mail sofort verschickt wird, schreibe ich ganz unten unter meine Signatur (_) dran. Das fällt nicht besonders auf, ist kein überflüssiges Wort.

Vorgehensweise zum Nachlesen

Wer das Video nicht schauen möchte, kann hier nachlesen – Text frei nach Microsoft mit meinen Anpassungen:

1. Klicken Sie auf Datei, dann auf Regeln und Benachrichtigungen verwalten.
2. Klicken Sie auf Neue Regel.
3. Klicken Sie im Regel-Assistent im 1. Schritt: Vorlage auswählen unter Regel ohne Vorlage erstellen auf Regel auf von mir gesendete Nachrichten anwenden, und dann auf Weiter.
4. In der Liste 1. Schritt: Bedingung(en) auswählen brauchen Sie nichts auszuwählen, sondern klicken direkt auf Weiter und bestätigen die Nachfrage mit einem Klick auf Ja, so wird die erstellte Regel auf jede gesendete Nachricht angewendet.
5. Aktivieren Sie in der Liste 1. Schritt: Aktion(en) auswählen das Kontrollkästchen diese eine Anzahl von Minuten verzögert übermitteln aus.
6. Klicken Sie im Feld 2. Schritt: Regelbeschreibung bearbeiten (auf unterstrichene Werte klicken) auf die unterstrichene Formulierung eine Anzahl von, und geben Sie dann die Anzahl von Minuten ein, während der die Nachricht vor dem Senden zurückgehalten werden soll. Ich nehme hier 3 Minuten, das reicht meist aus.
7. Klicken Sie auf OK, und klicken Sie anschließend auf Weiter.
8. Aktivieren Sie die Kontrollkästchen für die Ausnahmen außer mit bestimmten Wörtern.
9. Klicken Sie im Feld 2. Schritt: Regelbeschreibung bearbeiten (auf unterstrichene Werte klicken) auf die unterstrichene Formulierung bestimmten Wörtern, und geben Sie dann das Schlüsselwort ein. Ich verwende (_), da das im Text wenig auffällt und nie einfach so vorkommt.
10. Klicken Sie auf Hinzufügen, dann auf OK und dann auf Weiter.
11. Geben Sie im Feld 1. Schritt: Regelnamen eingeben einen Namen für die Regel ein. Ich verwende hier Sendeverzögerung.
12. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Diese Regel aktivieren.
13. Klicken Sie auf Fertig stellen und bestätigen den Hinweis.

Ab sofort verbleibt beim Klick auf Senden in einer E-Mail diese für die angegebenen Minuten noch im Postausgang, und dort können Sie diese falls nötig finden und nochmal verändern.

Outlook ist ein Werkzeug

Wie immer gilt: Wenn das hauptsächliche Arbeitszeug eine Software namens Microsoft Outlook ist, dann lohnt es, sich damit etwas intensiver auseinander zu setzen. Das hilft allen: Ihnen selbst, Ihren Kollegen, Ihren Geschäftskontakten, Ihrem Geschäft.

Foto: Dr. Joachim Schlosser Fotografie