Getting-Things-Done Projekte in Outlook führen

Dass ein Projekt nicht nur die großen Dinge meint, auf die man mit riesigen Projektstäben und Zeitplänen feuert, sondern auch die kleinen Dinge, die eben mehr als nur einen Schritt erfordern, das habe ich in meinem Artikel über natürliche Projektplanung nach »Getting Things Done« bereits erläutert.

Ebenso können Sie nachlesen, wie Sie ein Getting-Things-Done-System mit Outlook/Exchange und iPhone aufsetzen.

Von meinem Leser Erol Diener erhielt ich die Frage, wie das denn konkret aussähe:

»Ich habe soeben Ihren Artikel „Getting Things Done mit Outlook/Exchange und iPhone/iOS“ gelesen. Besten Dank, ich fand ihn sehr hilfreich und versuche ihn soeben meinen Bedürfnissen entsprechend zu implementieren.

Gemäss Ihrem Artikel erstellen Sie für jedes Projekt einen „Haupt-Task“ unter dem Kontext „Projekte“ von wo aus Sie dann wiederum gemäss den notierten Ideen im Textfeld (oder Mindmap), weitere Tasks erstellen und mit dem entsprechenden Kontext versehen.

Somit könnten z.Bsp. zwei Tasks vom selben Projekt folgendermaßen aussehen:
– Mutters Geburtstag (Kontext: Projekte)
– Peter Gäste einladen (Kontext: Waiting for)

Können Sie mir kurz erläutern wie Sie erkennen können, welche Tasks zum selben Projekt gehören? An diesem Punkt stehe ich an. Oder ist dies für Sie gar nicht relevant?«

Sie sollten ebenso dankbar sein für diese Frage wie ich es war, denn so musste ich für mich erklären, wie ich Projekte tatsächlich in meinen Aktionslisten in Outlook und TaskTask pflege.

Was sind Projekte?

David Allen, der Autor von Getting Things Done oder Wie Sie die Dinge geregelt kriegen, definiert ein Projekt als jedes Ergebnis, das zwei oder mehr physische Aktivitäten verlangt.

Eine Email schreiben, bei der Sie bereits alle Informationen vorliegen oder im Kopf haben? Kein Projekt.

Eine Email schreiben, bei der Sie vorher noch etwas recherchieren und mit jemand anders sprechen müssen? Ein Projekt, bestehend aus drei Aktionen: Recherchieren, mit jemand sprechen, und die Email schreiben.

Was sind Projekte nicht ausschließlich?

Projekte sind also nicht nur mammutartige, von mehreren Personen mit erheblichem Aufwand gestemmte Großtaten, zu deren Bewältigung Sie spezielle Methoden und Werkzeuge einsetzen. Sondern eben auch die kleinen Dinge.

Ich lerne noch immer dazu, was alles ein Projekt ist, und ich entdecke immer wieder neue kleine und mittlere Projekte, die ich als solche dokumentieren möchte oder sollte.

Der GTD-Podcast über Probleme und Projekte von Meg Edwards hat mich dazu inspiriert, den Begriff »Projekt« immer weiter zu fassen.

Projekte in Outlook anlegen

Zurück zur Frage, wie ich Projekte in Outlook beziehungsweise meiner Aufgabenliste erfasse und verwalte.

Ich habe einen Kontext ‒ in Outlook-Begriffen eine Kategorie ‒ namens Projects definiert. Dort lege ich alle Projekte nach der Definition von Getting Things Done ab.

Das geht ähnlich schnell, wie Aktionen zu erfassen: Sobald ich schon das Gefühl habe, dass ein Resultat mehr als nur einen erfordern wird, kommt der Eintrag in den Kontext Projects.

Das sind viele Projekte. Richtig viele Projekte.

Und ich darf noch sehr viel konsequenter werden beim Erfassen.

In die Notizen der Outlook-Aufgabe kommt alles, was mir zu dem Projekt einfällt. In den meisten Fällen sind dies die einzelnen Aktionen, die zur Erledigung des Projekts notwendig sind. Ich laufe dazu meist die 5 Schritte zu natürlicher Projektplanung durch und schreibe mir alles auf, was mir einfällt.

Das dauert für ein neues Projekt meist nicht länger als wenige Minuten, oft sogar nur ein paar Sekunden, wenn ich nur einige Aktionen aufschreibe.

Projekte in Outlook verwalten: Nächste Aktionen erstellen

Nochmal zur Erinnerung: Hier geht es nicht um Projekte, die eine echte Planung erfordern. Hier geht es um Ergebnisse, die zwei Schritte oder mehr benötigen, meist aber weniger als ein Dutzend.

Ich habe also in den Notizen bzw. Details der Aufgabe in Outlook schon viele nächste Aktionen erfasst. Wenn ich gut drauf bin, sind diese bereits als Aktionen formuliert, also mit Verb und Fokus auf der physischen Aktion. Wenn nicht, dann mache ich dies jetzt.

Nun erstelle ich für jede nächste Aktion, die von keiner anderen abhängt, eine neue Aufgabe in Outlook, gleich im passenden Kontext bzw. Kategorie.

Alle Zeilen, für die ich dies getan habe, bekommen ein »O« an den Anfang der Zeile. Dies symbolisiert für mich ein leeres Ankreuzfeld.

Projekte in Outlook aktuell halten oder nicht

Im vorigen Schritt haben alle Zeilen in den Details bzw. Notizen des Projekts ein »O« bekommen, die auch als Aktionen in Outlook existieren.

Jedes Mal, wenn ich mein wöchentliches Review (»Weekly Review«) durchführen und dabei alle Aktivitäten und Projekte durch sehe, ersetze ich die »O«s für erledigte Aktivitäten durch »X«.

Bewertung des Ansatzes

Funktioniert das Aktualisieren immer zu 100% zuverlässig? Nein, noch nicht.

Habe ich dadurch schon mal Verluste erlitten? Nein, noch nicht.

Bislang ist mir noch jedes Mal, wenn ich vergessen habe, eine erledigte Aktivität im Projekt als solche zu kennzeichnen, dies dann aufgefallen, wenn ich eine Aktion nochmal in Outlook anlegte. Ich denke mir »das kommt mir bekannt vor« und sehe daraufhin in der Ansicht für erledigte Aktionen in Outlook nach.

Finde ich die betreffende Aktion, weiß ich, was falsch lief. Finde ich sie nicht, hat mir meine Einbildung einen Streich gespielt.

Ist das System perfekt? Nein.

Ist das System einfach? Ja. Und genau das gewinnt. Ich habe Plugins für Outlook ausprobiert, doch die waren mir alle zu kompliziert, und das gibt bei Gelegenheit einen separaten Artikel.

Wie pflegen Sie Projekte?

Und wie pflegen Sie Ihre Getting-Things-Done Projekte? Spezielle Software? Oder Tricks und Verhaltensweisen in einem einfachen System so wie ich?

Ich freue mich auf Ihre Kommentare, wie Ihr System funktioniert.

Photo: Joachim Schlosser, License Creative Commons Attribution Share-Alike