In »Ein System, die Dinge geregelt zu kriegen« habe ich meine Implementierung der Selbstorganisations-Methode »Getting Things Done« von David Allen vorgestellt. Dieser Beitrag erklärt, wie ich Getting-Things-Done mit Office365/Outlook und iPhone als Mobilgerät umsetze.
Meine Produktivumgebung ist die eines »normalen« angestellten Computernutzers: eMail, Kalender und Aufgaben residieren in Microsoft Outlook Office 365, das an den Cloud-Exchange-Server angeschlossen ist. Was auch immer stattfindet, muss sich in dieses System einbetten lassen.
Als mobiles Endgerät kommt das iPhone dazu, das sich von Haus aus hervorragend mit Exchange in Sachen Email und Kalender verträgt, und mittlerweile durch die Reminder-App leidlich in Sachen Aufgaben, aber eben nicht so, wie ich es brauche.
Email
Produktivitätsverlust durch Überorganisiertheit
Die meisten Menschen organisieren zu viel Email Sie erstellen wahrhaft kathedralenartige Strukturen von Ordnern im Postfach und verbringen ein Gutteil ihrer Zeit damit, Mails in passende Ordner für ein Projekt oder für den jeweiligen Kunden, den jeweiligen Bereich oder Abteilung des Kunden abzulegen. Und was nun, wenn eine Mail zu einem Kunden und einem Projekt gehört? In wie vielen Ordnern müssen Sie nach Mails suchen, bevor Sie genau die richtige finden?
Die meisten Menschen, deren Postfächer überlaufen und die schon beim Gedanken an Urlaub zunächst an die hunderte Emails denken, die sie danach zu bearbeiten haben, leiden an Überorganisiertheit. Wenn ich die schwierige Entscheidung treffen muss, in welchen Abteilungs-, Projekt- oder Kundenkontext eine Mail gehört und dies eben nicht immer eindeutig ist, dann will mein Gehirn diese Entscheidung nicht treffen.
Email neu strukturieren — Weniger ist mehr
Getting Things Done empfiehlt, Ordner im Postfach nach der Funktion einzurichten und den Posteingang immer komplett leer zu halten. So bleiben bei mir in Outlook 365 nur die folgenden Ordner übrig:
Antworten: Mails, die meine Reaktion via Mail benötigen, kommen hierhin. Und zwar solche zu beantwortenden Emails bei denen ich direkt zu schreiben anfangen kann. Wenn ich vorher noch eine Recherche durchführen muss, werden sie zusätzlich zu einer Aufgabe, indem ich sie auf den Aufgabenordner ziehe.
Lesen offline: Mails, auf die ich nichts tun muss, die ich nur lesen möchte oder soll. Wie der Name schon sagt: alles, was sich in diesem Ordner befindet, kann ich offline lesen, alles lesbare ist in der Mail oder Anhängen enthalten. Dieser Ordner kann auch mal ein paar Tage unbeaufsichtigt bleiben. Wenn es Mails gibt, die bis zu einem bestimmten Datum gelesen werden müssen, verpasse ich ihnen eine Erinnerung.
Lesen online: Dieser Ordner hat das gleiche Prinzip wie der Ordner Lesen offline, nur dass hier Mails landen, die einen Link zu etwas zu Lesendem beinhalten. Diese Unterscheidung ist wichtig, weil ich beruflich oft mit der Bahn oder im Flugzeug unterwegs bin und mich dann mit diesem Ordner gar nicht beschäftigen muss. Oder ich lade das Dokument hinter dem Link herunter, hänge es an die Mail und verschiebe sie in den anderen Ordner.
Referenz: Alle Mails, auf die hin ich nichts tun muss, die ich aber aufheben möchte, kommen in den Referenz-Ordner. Das sind bei mir höchstens ein Fünftel der an einem Tag erhaltenen Nachrichten. Alles andere kommt in den Papierkorb.
Travel: Das ist mein einziger Spezialordner, der nach Inhalt statt Aktion befüllt wird. Alles, was mit Reisen zu tun hat oder mit Reisekosten, lege ich hier ab. Also Fahrkarten, Hotelbestätigungen, eingescannte Kostenbelege, Flugtickets. So muss ich vor einer Reise nur hier reinschauen, die passenden Belege ausdrucken und bin fertig. Ebenso beim Erstellen der Reisekostenabrechnung: alles ist an einem Platz. Sobald die Reise beendet ist, lösche ich die dazugehörigen Mails mit den Tickets. Wenn die Reisekostenrechnung eingereicht ist, lösche ich auch die Rechnungen, denn die sind ja dann im Reisekostensystem hinterlegt.
Damit muss ich nicht mehr lange überlegen, wo eine Mail hinkommt. Es hängt davon ab, was ich damit tun möchte ‒ ganz so wie Getting Things Done es vorsieht.
Schnell das Gesuchte finden ‒ Suchordner und Suche
Wie finde ich nun schnell Emails die ein bestimmtes Projekt, eine bestimmte Gruppe oder eine bestimmte Person betreffen? Die Antwort darauf sind Suchordner, also virtuelle Ordner in Outlook 365, die das Postfach nach Mails oder anderen Elementen mit bestimmten Kriterien durchsuchen und schnell anzeigen.
So habe ich mir Suchordner angelegt für alle relevanten Teams, mit denen ich interagiere, indem ich als Kriterien Mails von oder an bestimmte Personen wähle und eben diese Personen oder Adressaten einzeln eintrage. Dazu kommt jeweils ein Suchordner für jeden meiner Mitarbeiter, sowie diverse Suchordner, die auf Schlüsselwörter im Betreff oder Mailtext anspringen. Die drei Suchordner, die ich am häufigsten verwende, benenne ich mit einem @-Zeichen am Anfang. Das bringt sie in der Sortierung ganz nach oben. Die Suchordner für meine Mitarbeiter benenne ich anfangs mit einem Kürzel t/ (für Team). Auf diese Weise bleiben sie in der Liste zusammen.
Mit den Suchordnern sollten Sie sparsam umgehen ‒ bei mir sind es weniger als zwei Dutzend. Bei mehr Suchordnern sind Sie ja wieder damit beschäftigt, zu suchen, ob Sie einen passenden Suchordner haben. Da geht die normale Outlook-Sofortsuche schneller ‒ meist im Referenzordner ausgeführt . Gewöhnen Sie sich dabei an, in der Sofortsuche mit Schlüsselwörtern zu arbeiten:
an:Name und von:Name sucht den Namen nur im Empfänger beziehungsweise Absender.
betreff:Thema sucht im Betreff.
Aufgaben ‒ eine Todo-Liste mit Kontext
Wenn Sie bislang schon mit Aufgaben gearbeitet haben, aber nie richtig zufrieden damit waren, dann gruppieren Sie erstens die Aufgaben nach deren Kontext. Je nachdem, was Sie gerade machen können oder wo Sie sind, brauchen Sie nur bestimmte Aufgaben zu sehen. Wenn Sie zuhause sind, können Sie Aufgaben nicht erledigen, für die Sie im Büro irgendwo hin laufen müssen. Sie werden deutlich effizienter, wenn Sie in mehrere Aufgaben im gleichen Kontext abarbeiten. Also mehrere Anrufe hintereinander. Mehrere Internet-Recherchen nacheinander. Mit einem Gesprächspartner alle Themen, die Sie mit ihm besprechen möchten. Zweitens schreiben Sie als Beschreibung der Aufgabe die physikalische Aktion an, die Sie tun möchten. Also nicht: »Teammeeting«, sondern »Themen für Teammeeting aufschreiben«.
Kontext ‒ immer die passenden Möglichkeiten parat
David Allen gibt in Getting Things Done einige Ideen für Kontexte, und weist darauf hin, dass jeder die für sich passenden definieren soll. Für mich haben sich folgende Kontexte als nützlich erwiesen:
Agendas: alles, was ich mit Leuten besprechen möchte, die ich treffe. Die Beschreibung der Aufgabe beginnt immer mit dem Namen der Person, und beinhaltet genau, was ich von der Person will.
Besorgungen: alles, was ich unterwegs tun kann. Also Dinge, die ich einkaufe oder Post wegbringen. Ich beginne mit dem Ort, an dem ich die Besorgung durchführen kann, also beispielsweise »Baumarkt« oder »Post«.
Calls: alle Anrufe, die ich tätigen möchte. Alle. Beruflich und privat. Denn wenn Sie schon am Telefon sind, dann telefonieren Sie gleich mehrere ihrer aufgelaufenen Aufgaben ab. Auch hier beginne ich wieder mit dem Namen der Person, füge meist die Telefonnummer ein und gebe dann wiederum genau an, was ich von der Person will.
Computer Offline: alles, was ich am Computer ohne Internetverbindung machen kann. Die Unterscheidung ist für mich wichtig, weil ich eben auch auf Reisen bin und im Zug arbeite.
Computer Online: alles, wofür ich Internet brauche. Eine dünne Edge-Handyverbindung zählt hier nicht unbedingt. Recherchen, Downloads. Reisekostenabrechnung machen. Recherchieren. Material herunterladen für andere Aufgaben, die ich dann Offline erledigen kann.
Home: alles, was ich zu Hause zu tun habe. Reparaturen, Wartung, Administratives, Hobby. Eingeschlossen der Dinge, für die ich meinen Computer zuhause brauche.
Office: alles, was ich nur im Büro tun kann. Das sind Dinge, für die ich meinen Computer üblicherweise nicht brauche, sondern beispielsweise Papierkram.
Waiting For: wichtige Dinge, die ich an andere delegiert habe und auf deren Ergebnis warte. Auch hier beginnt die Aufgabe mit dem Namen der Person, die die Aufgabe innehat. Manchmal benutze ich die Delegieren-Funktion in Outlook, um sie einem Kollegen zuzuschicken.
Projects: alle Projekte, die ich derzeit bearbeite. Ein Projekt ist jede Aufgabe, die mehr als zwei Teilschritte beinhaltet. Ein Dokument schreiben beispielsweise ist ein Projekt: Ziel definieren, Fakten sammeln, strukturieren, schreiben, Rückmeldungen einholen, …. Aus den Ideen im Begleittext dieser Projekte entstehen wiederum die passenden Aufgaben im jeweiligen Kontext
Someday/Maybe: Mein Ideen- und Themenspeicher. Dinge, die ich nicht auf meinen aktuellen haben möchte, landen hier, ebenso wie Ideen. Dies ist die längste Liste und wird beim wöchentlichen Review geprüft und bereinigt.
Aufgaben können natürlich auch den Kontext wechseln. Wollte ich mit jemand etwas Besprechen und es war auf der Agenda-Liste, bin aber dann nicht dazu gekommen, kann es auf die Calls-Liste wechseln.
Auf diese Weise habe ich immer Möglichkeiten parat, was ich gerade tun kann.
Aufgabenansicht in Outlook definieren
Um die Aufgabenliste schön nach Kontext zu sehen, habe ich mir in Outlook eine entsprechende Ansicht definiert. Dazu wählen Sie zunächst die Ansicht »Aktiv« und speichern diese als neue Ansicht »GTD« .
Diese neu erstellte Ansicht »GTD« passen Sie an wie folgt:
Spalten. Nur diese Spalten brauchen sie: Symbol, Erledigt, Priorität, Betreff, Notizen, Fällig am. Wenn Sie mit Aufgabendelegation arbeiten, nehmen Sie zusätzlich die Spalten Angefordert von und Zuständig dazu.
Gruppieren sie nach Kategorien (aufsteigend).
Sortieren brauchen Sie nicht.
Filtern. Erstellen Sie im Reiter Erweitert einen Filter für das Feld Erledigt ungleich Ja.
Aufgaben zwischen Outlook und iPhone synchronisieren
Meine Aufgabenliste mit Kontext brauche ich nicht nur in Outlook, sondern auch auf dem iPhone. Nachdem ich lange Zeit über eine separate Cloud synchronisierte, habe ich nun eine App gefunden, die direkt mit dem Exchange-Server und auch mit Office365 synchronisiert.
Die Wahl fällt auf TaskTask (Outlook & Exchange Tasks). Diese App braucht die Daten für den Exchange-Server, die auch schon so in den Email-Einstellungen zu finden sind. In den Ansichtseinstellungen der App lassen Sie als Standardansicht die Kategorien anzeigen.
TaskTask ist von der Benutzeroberfläche nicht ganz so schick wie Toodledo, aber das wird durch die deutlich einfachere Synchronisierung mehr als aufgewogen.
Kalender
Für den Kalender ist nichts besonderes zu sagen, außer dass ich hier dieselben Kategorien verwende wie für die Aufgaben. Auf diese Weise sehe ich schon bei kurzem Hinsehen, ob mein nächster Termin am Telefon, am Computer oder bei einem Kollegen am Platz bzw. in einem Besprechungsraum ist.
Ich schreibe alles auf, was ich tun möchte, soll und muss. Alle Ideen, auch wenn ich sie später verwerfe, und auch mich schon während des Aufschreibens dafür entscheide, die Idee nicht weiter zu verfolgen. Denn wenn ich eine Aufgabe niederschreibe und dann bewusst lösche, ist sie aus meinem Hirn draußen und stört mich später nicht mehr.
Das Zeug muss raus aus dem Kopf aber immer passend vor Augen sein.
71 Antworten zu „Getting Things Done mit Outlook, Exchange, Office365 und iPhone“
Kai
Hallo Herr Schlosser,
danke für den aufschlussreichen Beitrag und die Erläuterung des Systems. Haben Sie eigentlich das Buch gelesen und einen Kurs besucht oder ausschließlich das Buch gelesen ?
Ich habe mich nach einiger Zeit des Lebens in Ihrem System dabei ertappt wirklich jede E-Mail und jeden Krümel in Aufgaben zu schieben. Vieles schiebt man dann vor sich her, die Prios gehen verloren.
Hallo Herr Peitzberg, gerne! Ich habe seinerzeit das Buch öfters gelesen und alles an Podcast und Videos von David Allen studiert, was ich bekommen konnte.
Zur Frage der überbordenden Erstellung von Aufgaben kann ich nur sagen: Es dauert. Ich habe dreimal mit GTD angefangen, bevor es geklappt hat. Und letztendlich hängt es freilich daran, Zeit zu reservieren fürs Abarbeiten. Den ganzen Tag mit Sammeln von Aufgaben verbringen erledigt eben nur die 2-Minuten-Aufgaben. Das Buch hat ganz viel zu dem Thema drin, deswegen empfehle ich es nach wie vor.
Lieber Herr Schlosser, bin im Rahmen meiner „Hilfesuche“ zu best practices von GTD über diesen tollen Beitrag gestolpert. Sehr viel hilfreiches, eine Frage in der Anwendung in Outlook:
Outlook bietet Aufgabenordner, diese habe ich vor GTD genutzt um meine Aufgaben zu organisieren.
Hieraus meine Frage: welchen Vorteil sehen Sie in der Anwendung von Kategorien in Outlook gegenüber den Aufgabenordnern – mir ist bisher nur einer aufgefallen: die Kategorie kann ich direkt anwählen wenn ich eine Aufgabe erstelle bzw Mail droppe, in den Ordner muss ich manuell schieben, dass heißt ich fasse zweimal an ….
Da gibt es in der Tat einen Grund: Es ist sowohl in Outlook als auch in TaskTask auf dem Smartphone einfacher oder überhaupt nur möglich, alle Aufgaben mit ihrer Kategorisierung in eine Ansicht zu bekommen, wenn diese eben die Kategorien nutzen, nicht den Ordner. Wenn ich eine Aufgabe einem anderen Kontext zuordnen möchte, dann ist das verschieben in einen anderen Ordner etwas anderes als einfach nur ein anderes Label dran zu machen. Und: Ich kann mehrere Kategorien vergeben, wenn es passt, ohne die Aufgabe zu duplizieren. Mit Ordnern geht das nicht.
Christian
Guten Tag
Besten Dank für die hilfreichen Ausführungen. Ich wollte schon immer eine einfache Struktur in meiner Mailbox und habe mich nun endlich durchgerungen, dank Ihrem Artikel.
Ich habe allerdings noch etwas Mühe mit der Flughöhe und Kategorisierung der Outlook Aufgaben. Ich bin in einem Team, welches sich mit verschiedenen technischen Projekten gleichzeitig beschäftigt. Nun würde ich gerne pro Projekt eine Kategorie machen, damit ich den Überblick habe, welche Aufgabe in welchem Projekt anstehen und diese ggf. mit einem Fälligkeitsdatum versehen.
Folgende Fragen stellen sich mir:
1. Aus Ihren vorgeschlagenen Kategorien, hätten praktisch alle Aufgaben den Kontext Büro. Wie aber würden Sie die Projektzugehörigkeit sicherstellen? Mit einem Projekt-Präfix im Aufgabennamen?
2. Führen Sie persönlich eine Next Items List, wie von David Allen vorgeschlagen, oder organisieren Sie sich ausschliesslich über die Aufgaben Liste in Outlook? Mit scheint diese Liste fügt nur zusätzliche Komplexität hinzu und führt zu mehr Synchronisationsaufwand.
3. Wie stellen Sie Abhängigkeiten zwischen atomaren Aufgaben dar? Wenn ich ein Projekt im Sinne von „mehr als zwei Teil Schritte“ habe, versehen Sie diese dann jeweils alle mit demselben Präfix? So dass eine Art Checkliste für dieses Projekt erscheint? Vor allem, wenn Abhängigkeiten bestehen, möchte ich nicht für die einzelnen Task immer wieder überlegen müssen, ob ich noch etwas anderes vorgängig machen muss.
Ich habe keine extra Liste, alles findet sich in Outlook, mit zwei Einschränkungen: Action Items, die ich in irgendwelchen Jira-Instanzen habe, repliziere ich nicht extra rüber.
siehe Punkt 1.
Philipp
Moin,
vielen Dank für deine tolle Beschreibung. Hast du auch eine Lösung wie man die Nachverfolgung für E-Mails, also erstellen einer Aufgabe beim Absenden der E-Mail, mit dem IPad und iPhone realisieren kann?
Das manuelle Anlegen einer Aufgabe über TaskTask ist etwas mühselig, zudem fehlt die direkte Verknüpfung zur E-Mail.
tolles System! Ich habe oft das Problem, dass ich die E-Mails nicht richtig ablege und dann immer danach suchen muss. Mit deiner Variante löst sich dieses Problem aber dann wohl in Luft auf. Das wichtige ist nur, dann auch immer am Ball zu bleiben! Ich arbeite bei Zenkit. Wir haben eine Projektmanagement Anwendung entwickelt, die unter anderem auch zur Getting Things Done® Methode einlädt. Wir haben letzt einen Blog Artikel veröffentlicht, der eine Einführung ins Thema GTD gibt. Über Kommentare würde ich mich freuen! https://blog.zenkit.com/a-beginners-guide-to-getting-things-done-3cc1a5123b98
Ja, schönes Tool habt ihr da. Bringt mir nur insofern eben nichts, weil ich in der Outlook-Umgebung bleiben möchte, in der auch sonst alles liegt.
Norbert Schliesshagen
Moin und vielen Dank erstmal für die wirklich hilfreichen Gedankenanstöße! Mich würde einmal interessieren, was Sie mit erledigten Aufgaben machen. Wenn Sie jetzt Mails / Tasks in der Kategorie „Antworten“ haben und Sie dies erledigt haben, bleibt die Mail / Aufgabe dann in dem Ordner? Wird Sie von Ihnen gelöscht? Löschen halte ich für schwierig, weil ich ja ggf. zu einem späteren Zeitpunkt nochmal darauf zurückgreifen möchte, oder Infos hieraus benötige… Für mich ist ein „Archiv“ schon sehr wichtig.
Danke für die Blumen. Ich benutze weder MS ToDo noch Wunderlist, sondern eben wie im Artikel genannt TaskTask. Für Android habe ich keine Empfehlung, da ich nur für ein paar Monate ein Samsung Galaxy besaß und mittlerweile wieder zurück zu iPhone gewechselt bin.
Mathias Klein
Hallo,
das Zusammenspiel von Outlook/Exchange und TaskTask gefällt mir sehr gut. In Outlook schnell aus einer Mail eine Aufgaben machen, ist aus meiner Sicht gut gelungen. Da ich aber oft mit dem Ipad unterwegs bin folgende Frage: Wie kann ich auf dem Ipad aus einer Mail eine Aufgabe in TaskTask erzeugen. Ich habe noch keine Lösung gefunden.
Zumindest mit der Standard-Mail-App unter iOS ist mir da kein einfacher Weg bekannt, der an Text markieren und Copy & Paste vorbeiführt. Vielleicht ist es in dem Fall eine Überlegung wert, die Outlook App zu nutzen?
Sebastian Hack
Lieber Joachim, liebe Interessierte,
ich komme immer wieder auf Ihren Blog und die klasse Orientierungshilfen zu GTD zurück. Dies erleichtert ungemein die eigene Organisation.
Eine Frage/ ein Themenbereich, den ich bislang noch nicht gesehen und für mich unzureichend gelöst habe ist das Erfassen von Gedächtnisprotokollen, bspw: wichtige Punkte einer Telefonkonferenz, Ergebnisse/ Vereinbarungen aus einem Geschäftstermin, etc.
Häufig helfe ich mir mit kurzen emails an mich selbst (und dann in Referenzordner) oder an beteiligte Kollegen. Das schreiben von Protokollen in Word, etc scheint mir häufig (in diesem Zusammenhang) nicht notwendig.
Ja, da braucht’s in der Tat kein Word o.ä. Ich für meinen Teil protokolliere in OneNote (siehe auch hier im Blog), andere mögen lieber Evernote. Geschmackssache. Wieder andere schreiben Plaintext (.txt) und speichern in den Referenzordner.
Jan
hallo, ich habe ein exchange-activeSync-Konto im Outlook 2013. Nach der Instsallation sagt das GTD-Addin, dass es von ActiveSync nicht unterstützt wird. Weiß jemand, ob bzw. wie sich das beheben lässt?
leider gibt es seit 2 Monaten Probleme mit der aktuellen Version von Task Task. Wie ich selber feststellen musste und auch die Rezension mir verraten. Zum heutigen Tag wollte ich nach einmal einen Versuch starten und die App erneut runterladen. Allerdings ohne Erfolg. Die Synchronisation findet nicht statt.
Danke für den Hinweis. Bei mir – also mit unserem Exchange Server – funktioniert die Synchronisierung nach wie vor.
Sebastian Müller
Hallo Herr Schlosser,
vielen Dank für den anregenden Artikel. Mich hat vor allem die einfache Bauweise angesprochen. Immer wenn ich vorher versucht habe mich in ein starres System einzuarbeiten, ist es letztendlich gescheitert. Momentan verbessere ich die Abläufe tägliche und dass in meinem eigenen Rhythmus.
Ich benutze das System im beruflichen Alltag und würde jetzt gerne die Synchronisation mit meinem Iphone vorantreiben. Allerdings gibt es aus unser EDV Bedenken bezüglich Datenschutz und vertrauliche Daten.
Arbeiten Sie beruflich uneingeschränkt mit TaskTask oder unterscheiden Sie Information, welche Sie eingeben? Wissen Sie ob Daten Zwischengespeichert werden oder die Server in der USA liegen?
Ja, ich arbeite uneingeschränkt mit TaskTask. Die App synchronisiert direkt mit unserem Exchange-Server, und schickt die Daten nirgendwo sonst hin, somit keine Probleme.
Tobi
Ok, d.h. Termine in einem Kalender aber zwei Inboxes bearbeiten? Würdest du eine private Email an die dienstliche Inbox weiterleiten, wenn sich eine Aufgabe ergibt? Dann kann sie in Outlook eingepflegt werden.
Ich denke, dass Task Task bei mir wegen Restriktionen von der Firma nicht funktioniert. Die Aufgaben kommen in die Erinnerungsapp. Gibt es hierfür einen Lösungsvorschlag?
Ja, weiterleiten, falls ich die Aufgabe nicht direkt in der Erinnerungs-App bzw. TaskTask anlege oder die Info aus der Mail dazu brauche.
Klar – TaskTask geht nur, wenn der Exchange-Server von außen zugänglich ist.
Tobi
Das System gefällt mir sehr gut. Ich nutze beruflich Outlook und ein iPhone. Die in Outlook anlegten Aufgaben erscheinen mir auf dem iPhone als Erinnerung. Privat nutze ich für Email Gmail.
Wie kann man am besten Privates und Berufliches zusammenführen zur Vereinfachung? Habe ja z.B. zwei Email-Inboxes. Nutzen Sie den dienstlichen Kalender auch für private Termine?
Die E-Mails würde ich nicht zusammenführen, selbst wenn beide Accounts auf dem iPhone eingerichtet sind. Den dienstlichen Kalender nutze ich in der Tat auch für private Termine. Das vereinfacht vieles.
Rainer Wolf
Hallo Herr Schlosser,
auch ich habe – ähnlich wie Sie – mein GTD-System in enger Anlehnung an den Setup-Guide von David Allen eingerichtet. Genau wie Sie möchte ich mein System so einfach wie möglich haben, übertriebene Verlinkungen kosten letztlich nur Zeit und bringen für mich keinen wirklichen Vorteil. Und auch ich verwende seit mehreren Jahren TaskTask, um meine Aufgaben mobil zu machen.
Eine Frage habe ich dennoch:
Sie schreiben: „Agendas: alles, was ich mit Leuten besprechen möchte, die ich treffe. Die Beschreibung der Aufgabe beginnt immer mit dem Namen der Person, und beinhaltet genau, was ich von der Person will.“
Ich verstehe Ihre Ausführungen so, dass Sie für jeden Besprechungspunkt eine Aufgabe anlegen, so dass pro Person mehrere Agenda-Aufgaben existieren können.
David Allen hingegen empfiehlt, für jede Person nur eine Aufgabe anzulegen, deren Titel der Name der Person ist. Die einzelnen Besprechungspunkte kommen ins Notizfeld. Als Ausnahme lässt David Allens Setup Guide eine, maximal zwei Personen zu, und auch nur dann, wenn der Großteil meines Job mit Hin- und Zurück-Kommunikation mit dieser Person besteht. Dann soll diese Person aber auch einen eigenen Kontext erhalten (z.B. @Joachim Schlosser) und nicht unter @Agendas geführt werden.
Worin sehen Sie die Vorteile Ihrer Lösung gegenüber dem von David Allen vorgeschlagenen Vorgehen? Und geht damit nicht ein Stück Einfachheit und Übersichtlichkeit verloren?
in der Tat verwende ich sogar beide Verfahrensweisen: Normalerweise erstelle ich dann einen neuen Agenda-Eintrag, wenn mir gerade etwas einfällt, was ich mit der Person besprechen möchte. Wenn das mehrere Dinge sind, schreibe ich auch alles in einen Eintrag ins Notizfeld. Fällt mir dann einen Tag später wieder etwas ein, erstelle ich üblicherweise einen neuen, weil ich dann nicht extra den Kontext und den Eintrag heraussuche. Spätestens beim wöchentlichen Review kann ich dann ja mehrere Einträge zur Person zusammenfassen, falls der Agenda-Kontext zu voll wird.
Dazu habe ich aber weder feste Regel noch starre Vorgehensweise.
Die Sache mit dem eigenen Kontext für bestimmte Personen habe ich probiert, aber wieder aufgegeben, weil ich mit dem Namens-Präfix schneller bin. Das kann aber auch daran liegen, dass ich neue Einträge sehr oft am Smartphone erstelle und da das erfassen eines neuen Eintrags schneller geht als einen anderen heraussuchen.
Arjen
Ist der Artikel gelöscht worden? Der Englisch-Sprachige ist viel länger.
Danke, aus einem mir noch unbekannten Grund wurde nur der erste Teil angezeigt. Jetzt wieder komplett. Danke fürs Bescheid sagen!
Martin
Hallo,
ich bin mir nicht ganz sicher, ob meine Frage zu dem Artikel passt, aber das werden wir schon rausfinden ;) Ich habe eine ganze Reihe von Elementen adaptiert (z.B. die E-Mail Ordner) aus dieser Anleitung. Mir war so, als ob in diesem Artikel (ggf. in einer älteren Version?) es auch eine Beschreibung für die Einstellung der Ansichtsoptionen im E-Mail Posteingang gab? Dabei meine ich nicht den „Thread-View“ (dieser sagt mir leider nicht zu), wie er in dem anderen Artikel besteht, sondern eine Art „Gruppierung nach Betreff“. Leider habe ich meine Ansicht irgendwie zerschossen und bekomme es nicht hin, dass mein Eingang zwar einerseits nach Betreff gruppiert ist, andererseits aber übergreifend nach Datum sortiert (wenn ich nach Betreff kopiere habe immer Emails „ganz oben“, die alt sind)… Dieses E-Book gab es meines Wissens nach noch nicht, als ich alles eingerichtet habe..
Vielleicht wissen sie Rat .. ich brauche meine alte Ansicht wieder :-)
Hallo, ich habe mir die TaskTask-App auf meinem iphone zugelegt, weil ich ebenfalls seit langem auf der Suche war nach einer App auf meinem iPhone und Samsung, in welcher ich auch die identischen Kategorien aus meinem Outlook (läuft auf Exchange) verwenden kann. Die TaskTask-App scheint nun dafür geeignet zu sein, aber leider werden nur 10 Kategorien in der App angezeigt. Weiss jemand, ob dies eine Begrenzung in der App ist oder woran dies liegt und vor allem wie ich alle meine Kategorien verwenden kann ?
Danke für den Beitrag, ich nehme die Anregungen gerne auf!
Selbst arbeite ich ebenfalls seit einigen Jahren mit Kategorien in Outlook für meine Termine, um auch meinen Kalender optisch übersichtlich darzustellen etc. Leider habe ich bis heute allerdings keine App gefunden, welche mir die Übernahme & Darstellung der Kategorien bei Terminen auf dem Ipad (oder Iphone) ermöglicht. Ich habe schon zahlreiche kostenpflichtige ausprobiert… Hast Du vielleicht einen Tipp für eine App, welche die Kategorien aus Outlook (mit Exchange-Server) darstellt? Selbst die einfache OWA-App von Microsoft, so unsicher sie auch sein mag, kann dies nicht…
PS: Ich nutze übrigens statt IMExchange inzwischen die App & Desktopvariante von „Todoist“; ein Tool von dem ich begeistert bin (z. B. wg. ortsabhängiger Erinnerungen, schnellem Neu-Terminieren von Aufgaben und der Möglichkeit der Team-Arbeit in den Aufgaben).
Danke für die Blumen. Kategorien im Kalender auf iOS hab ich bislang nicht vermisst, und nutze die Standard App.
Danijel
Sehr geehrter Herr Schlosser,
ein Zufall brachte mich auf Ihre Seite und die GTD-Artikel. Da ich das Thema Produktivität ohnehin schon interessant finde, habe ich auch bei mir die Prozesse konsequent danach ausgerichtet.
Bei E-Mails ist es noch einfach, weil die Mails einfach in einen anderen Ordner verschoben werden. Nun wollte ich auch die Aufgabenkategorien (Exchange, Outlook 2010) gerne mit meinem iPad synchronisieren. Dazu habe ich mir im Apple Store das TaskTask HD angesehen und die Rezensionen sind nahezu zerstörerisch. Es soll angeblich sehr schlecht funktionieren. Sind Sie derzeit auch der Meinung bzw. nutzen Sie TaskTask HD nach wie vor? Der Beitrag ist nun auch schon zwei-drei Tage alt.
Ja, ich benutze TaskTaskHD täglich. Die Benutzeroberfläche kann nicht mit z.B. Toodledo mithalten, aber die App funktioniert, und sie tut das eben direkt mit Exchange. Ich habe keinen Grund zu klagen.
Günther
Hallo Herr Schlosser, ich habe Outlook 2007 und Iphone 6. wie kann ich meine Aufgaben mit Outlook synchronisieren?
Danke für die Anregung. Ich habe da noch eine Frage zum weiteren Verbleib der Mails, nachdem eine Mail z.B. In dem @Antworten Ordner landet und dann beantwortet wurde. Was passiert dann mit der Ursprungsmail nach Ihrem Vorgehen? Bleibt die Mail dort oder geht diese zu ReferenzmTrial etc. ?
Da die Aktion in der Mail ja erledigt ist, geht die Mail meist in den Papierkorb, es sei denn sie enthält selbst schon eine Information, die ich aufbewahren möchte.
Al Capone
Hallo, ich hatte bisher meine Aufgaben nach GTD mit Outlook und ImExchange verwaltet. Als Outlook Formular habe ich eine eigengestaltung genutzt die sich am GTD Plugin von DA orientiert. Nachdem IMExchange nicht mehr funktioniert und betreut wird habe ich zwischenzeitlich auf Evernote als TaskManager gesetzt. So richtig dolle war das aber nicht. Idealerweise brauche ich einen iOS Taskmanager der mit Outlook arbeitet (Exchange) da Outlook der Dreh- und Angelpunkt ist. Kürzlich habe ich von dem Tipp gelesen verschiedene Aufgaben Ordner in Outlook anzulegen, und diese mit TaskTask zu synchronisieren.
So habe ich es jetzt in Outlook abgebildet. Jedes Projekt bekommt einen Ordner. Die Kontextzuordnung läuft über Kategorien. Der Vorteil ist das ich alle Projektaufgaben in einem Ordner habe und durch Kontextzuordnung setze ich die NextAction.
Mit TaskTask HD (iPad) funktioniert das perfekt! Leider stürzt die App ab wenn man Dateianhänge aus der Aufgabe öffnen will.
Aber mit TaskTask fürs iPhone……. :-( Obwohl man die Ordner sieht und auch einstellen kann das diese autom. Synchronisiert werden, muss man jeden einzelnen Projektordner (!!) anklicken damit die Aufgaben synchronisiert werden. Leider völlig nutzlos!
Aber das iPhone ist halt immer dabei und damit eigentlich wichtiger als ipad.
Kennt jemand dieses Problem und hat vielleicht eine Lösung??
Hilft es Dir, in den Konto-Optionen den Eintrag „Download all Folders“ zu aktivieren?
Al Capone
Leider nein, das habe ich schon getestet. Habe auch schon den Support angeschrieben, da scheint aber nicht so viel zu passieren…
Michael Schlosser
Hi Jo, ich verwende schon seit Jahren ein ähnliches Prinzip für die eMail Ablage – habe aber noch 2 „Probleme“
1.) Kunden / Projekte:
Ich habe das Problem die Kommunikation zu einzelnen Kunden zu gruppieren. Teilweise benötigt man Informationen / Kommunikationen die schon etwas älter sind. Die Suche stößt hier an seine Grenzen, da die Stichworte dazu fehlen.
Bei Outlook 2011 for Mac gibt es auch keine Möglichkeit Tags / Kategorieren ohne Mausklick zu vergeben – das Verschieben funktioniert aber komplett über die Tastatur -> die Produktivität leidet also keinen Augenblick darunter.
2.) Distributions Listen
Diese lasse ich per Server Regel direkt in einen Ordner verschieben und lese sie wenn ich Zeit habe -> dies sind auch noch mal ein Paar Ordner, da für mich die einzelnen Listen unterschiedliche Relevanz in der Bearbeitung haben.
####
Ich habe als ehemaliger BlackBerry Nutzer die Mails nie auf dem Telefon bearbeitet, da es immer wieder Probleme mit der Synchronisierung mit dem BES gab. Nach kürzlichem Umstieg auf das iPhone ist die Frage für mich wieder interessant -> Jetzt scheitere ich an den vielen Ordnern -> man scrollt sich hier zu Tode und verliert somit das Interesse dies zu tun.
Hast du hier vielleicht noch einen Tip zur Organisation.
Noch eine Anmerkung: Bei Outlook 2011 for Mac, ist es nicht möglich aus einer Mail eine Aufgabe oder einen Kalender eintrat per drag & drop zu erstellen: Möglichkeit 1: Erinnerung zur Mail hinzufügen -> die Mail ist dann in der Aufgabenliste zu sehen Möglichkeit 2: Kopieren der Mail und Kalender oder Aufgabe erstellen -> Anhänge können hier leider nicht mit genommen werden
Hi Michael, zu 1) Ja, tagging würde Outlook gut tun, auch unter Windows. zu 2) das kommt bei mir in den Lesen-Ordner Der Vorteil beim GTD System ist ja eben, dass du nur wenige Ordner hast. Das mitnehmen von Anhängen geht auch in Windows nicht, die musst du manuell rüberziehen.
Matthias Dennig
Habe gerade meine Emails danach strukturiert, das war das Letzte was mir noch gefehlt hatte. Ich habe schon seit mehr als einem Jahr meine Projekt-wald-struktur in Outlook aufgegeben und nutzte bisher die mächtige Suchfunktion von Outlook wie von Ihnen auch vorgeschlagen – leider in meinem ziemlich vollen Posteingang. Der Anblick des leeren Posteingangs hebt wirklich die Laune und die Effizienz. Eine Änderung habe ich allerdings vorgenommen: In @Waiting habe ich die „Von“ Spalte durch die „An“ Spalte ersetzt. Jedesmal wenn ich nun eine Email geschrieben habe, hole ich Sie aus dem „Gesendet Ordner“ heraus und verschiebe sie in @Waiting. Damit sehe ich auch gleichzeitig, von wem ich eine Antwort erwarte :-)
Danke, gute Idee die Ansicht im @Waiting-Ordner anzupassen!
Tobias
Hallo und danke für den guten Beitrag. Wie behalten Sie den Überblick über die Aufgaben nach Fälligkeit? Wenn die Aufgaben wie oben beschrieben nach Kategorien als Standardansicht sortiert werden, wie sehen Sie dann welche Aufgaben „Heute“ , „Morgen“ oder „In dieser Woche“ fällig sind. Ist es nicht kompliziert, wenn man dazu immer erst die Ansicht wechseln muss?
Eine hervorragende Frage. Fälligkeiten vergebe ich an Aufgaben nicht oft, denn die meisten Aktionen sind ASAP zu erledigen, also sobald also möglich – ohne in Hetze zu verfallen. Eine Aufgabe bekommt nur dann eine Fälligkeit, wenn sie wirklich eine hat.
Freilich kommen auch auf diese Weise einige Aufgaben zusammen, die ein Fälligkeitsdatum haben. Wenn ich nach diesen sortiert haben möchte, klicke ich einfach auf die Fällig am Spaltenüberschrift in der Outlook-Ansicht. Auf diese Weise werden dann innerhalb der Kategorien die Aufgaben aufsteigend nach Datum sortiert angezeit.
Praktisch finde ich dabei, dass Outlook heute fällige Aufgaben gleich rot färbt.
Ich nutze also keine Ansicht, bei der ich alle Aufgaben nach Fälligkeit sortiert sehe. Da ich ohnehin öfter am Tag in den verschiedenen Kontexten unterwegs bin, sehe ich diejenigen Aufgaben, die ein Datum haben, gut unter all denen, die kein Datum haben, heraus und kann sie mir gezielt greifen.
Hilft das?
Tobias
Naja, es hilft zum Verständnis. Dennoch habe ich zb viele Aufgaben mit Fälligkeitstermin. Das ist mein Problem. Ich nutze parallel noch OneNote im Büro. Allerdings nur die Projekte. Privat alles über Wunderlist und Evernote.
Für mich ist eine Ansicht wichtig in der ich sehen kann was zb in den nächsten 7 Tagen zu erledigen ist. Das geht mit der beschriebenen Vorgehensweise (die dennoch gut ist) ja nicht, oder?
Dann würde ich empfehlen, die Gruppierung nach Kontext so zu lassen wie beschrieben, und als Standardsortierung nach Fälligkeit zu gehen. Denn es hilft ja nach wie vor nichts, wenn ich im Moment nicht am Computer bin, und trotzdem alle demnächst fälligen Aufgaben sehe, die ich nur am Computer bearbeiten kann.
Die Ansicht nach Kontext nimmt mit einen Haufen unnötige Entscheidungen, was ich als nächstes tue ab. Die meisten Aufgaben sammeln sich bei mir in Calls, Computer Online und Computer Offline an. In der Tat, da kann innerhalb eine Sortierung nach Datum schon sinnvoll sein.
Andere Frage: Ich lese Outlook, ich lese OneNote, Wunderlist und Evernote. Könnte es sein, dass Du von etwas Vereinfachung Deines Systems profitieren könntest? Ich habe anfangs in GTD auch kurz versucht, Arbeit und Privates zu trennen. Aber nachdem ich nur ein Leben habe, entschied ich mich dafür, auch nur ein Produktivitätssystem zu haben.
Tobias
Ja, das ist das Ziel ;-) Wobei ich sagen muss, dass ich beruflich und privat trennen will und ich privat andere Boardmittel habe (Macbook privat, Windows-Rechner mit Outlook in der Firma // In der Firma nur OneNote und kein Evernote etc). Privat versuche ich alles über Evernote laufen zu lassen, aber noch bleibe ich an Wunderlist kleben…
Noch eine andere Frage von mir :)… Die einzelnen Teilaufgaben (next actions) deiner Projekte landen alle in der Gesamtliste mit den „next actions“. Werden die dann noch separat gekennzeichnet z.B. mit einem Präfix oder so, damit man diese erkennen kann? Wenn dann eine Teilaufgabe erledigt ist, müsste dann nicht immer in der Projektliste entsprechend „abgehakt“ werden?
Tja. Die andere Frage passt wie die Faust aufs Auge: Am Donnerstag gibt es genau dazu einen Blogpost. Stay tuned und trag dich für den Newsletter ein, dann bekommst du den Artikel frei Haus.
Tobias
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Wolfgang Schüttler
Hallo Herr Schlosser,
super Anregung – aber eine Frage zum Thema „Antworten“: Sie schreiben, dass wenn Sie zu einer Antwort noch recherchieren müssen zu der Mail zusätzlich eine Aufgabe erzeugen. Was passiert ber mit der Mail al solche? Im Ordner „Antworten“ dürfen ja nur Mails, auf die man direkt antworten kann.
Landet die Mail jetzt in Referenzmaterial, da Sie den Inhalt ja mitkopiert haben?
Ja, entweder sie landet im Referenzmaterial oder aber ich erstelle direkt eine Antwort und lege sie im Entwurfsordner ab. Je nach Lust und Laune und ob ich in 2 Minuten schon einige Information zusammentragen kann.
Jarosch
Sehr schöner Artikel – vor allem der Ansatz alles in ein System zu integrieren kommt mir sehr entgegen.
Einzig den Aspekt „Projekte“ kann ich nicht ganz fassen: Wie strukturierst/organisierst Du diese? Vergibst Du nur die Kategorie Projetcts für alle Projekte und unterteilst dies nicht weiter? Was machst Du, wenn das Projekt abgeschlossen ist – wandern die noch relevanten Mails in den Ordner Referenz?
Hast Du ansonsten keinerlei Unterordner für Themen/Bereiche um Informationen dort abzulegen? Für mich ist Outlook in Ermangelung eines DMS/Wissenssystem mittlerweile zu einem Wissensarchiv geworden, da immer mehr relevante Informationen auf diesem Weg reinkommen und auch immer mal wieder abgerufen werden müssen.
Danke, Jarosch. In der Tat, alle Projekte laufen unter ebendieser Kategorie. Für alle Projekte lege ich die jeweiligen Next Actions ganz normal zusätzlich an, die Projekt-Einträge sind also nur die Nennung+Ideen der Projekte. Einfache Projekte haben ihre Ideen/Doku direkt in den Notizen dieser Projekt-Aufgabe in Outlook. Umfangreichere bekommen eine MindMap, von der aus ich dann manage. Revelante Mails zu Projekten liegen – wenn nichts besonderes damit zu tun ist – ja ohnehin im Referenzordner und sonst nirgendwo, von daher müssen sie dann nicht erst dahin wandern.
Im Ordner „Referenzmaterial“ gibt es tatsächlich bei mir keinerlei Unterordner, und das ist der wesentliche Vorteil beim schnellen Abarbeiten von eMail.
Wie ist Deine Lösung?
Aldo
Hallo Joachim, danke für diesen Beitrag: Genau den Nagel auf den Kopf getroffen! Jetzt stehe ich vor einem Problem bei der Umsetzung: 1. Du schriebst: „Das erstellt eine neue Aufgabe daraus, in der ich eintragen kann, was ich will.“ Ich habe zwar in Outlook 2013 die eMail per drag-and-drop auf die Aufgaben geschoben und dadurch eine Aufgabe über diese eMail erstellt, jedoch kann ich außer über „Aufgabe umbenennen“ nix weiteres ändern. Wie könnte ich den Inhalt einfach als noch zu bearbeitende Notiz speichern?
2. und als nächste Frage: bei Aktualisierungen via eMail über eine Aufgabe, die bei dir gespeichert ist, wie ist da dein Workflow?
Hallo Aldo, zu Outlook 2013 kann ich noch nichts sagen. Bei Outlook 2010 erstellt das Drag&Drop eine ganz normale Aufgabe, bei der ich jeglichen Text ändern kann. Aufgaben, die ich delegieren möchte, verschiebe ich vor dem Delegieren in die Kategorie „Waiting for“. Wenn dann die Mails reinkommen, wird die Aufgabe ganz normal aktualisiert. Wenn ich selbst eine Aufgabe per Mail zugewiesen bekomme, behandle ich sie exakt so wie jede andere Aufgabe. Meist kommen ja keine „Action Items“ rein, die direkt so bearbeitet werden können, sondern etwas, was auf die Liste „Projects“ kommt und dann weitere einzelne Action Items erfordert.
Wie ist Dein Workflow?
Aldo
mein Workflow willst du nicht wissen … ich hatte bei meinem Arbeitgeber eine Zeitlang kein Outlook un dhabe mich somit mit Toodledo angefreundet. Ein sehr mächtiges Tool, welches aber einfach zusätzliche Arbeit gefordert hat. Jetzt wo ihc wieder Outlook habe, bin ich gewillt die Aufgaben oder Memos, die als eMail reinkommen „zum Nachverfolgen“ zu setzen. Dies hat natürlich den Vorteil ständig an Deadlines erinnert zu werden. Aber dann fängt man an sich zu erinnern… war da ein update oder nicht… Aber nun zum Workflow: eMail rein, Nachverfolgung gesetzt und im Ordner „all“ abgelegt. Kommt ein Update zu dieser Mail, heißt es: „dies ist eine eMail mit einer zuvor vermerkten Nachverfolgung“. Also diese Ursprüngliche eMail suchen, Fahne ausklicken und die neue eMail mit Fähnchen versehen. und das kann nicht die Lösung sein. Die Kategorien zu nutzen finde ich schon sehr attraktiv. Aber die Notizen zu nutzen um den Werdegang der Aufgabe fest zu halten wäre auch super …. Any ideas? :-) Ich weigere mich wieder Toodledo zu nutzen, da ich auch nicht immer ganz sicher bin ob das System mir nicht ein paar ToDos aufgefuttert hat …
Aldo
ok, ich bin grad ein Schritt weiter gekommen. Wenn du mit linker Maustaste die eMail per Drag-n-Drop auf die UNTERE (!!!) Leiste im Outlook 2013 auf Aufgaben schibst erscheinen die 3 Optionen, wie die eMail zur Aufgabe erstellt werden soll … Jetzt sind aber leider die Standardeinstellungen bzgl Dauer und Erinnerung weg …
Siehste mal. In der Tat „Nachverfolgen“ ist nicht wirklich hilfreich, deswegen Drag&Drop. Dauer nutze ich nicht, und Erinnerung brauche ich eher selten.
Manuel
Wann wurde dieser Artikel geschrieben? Habe gelesen, dass die Version von TaskTask im 2012 Schrott war. Im 2013 ist aber eien neue rausgekommen.
Der Artikel ist vom April diesen Jahres. TaskTask ist nun in der Tat keine Schönheit von App, funktioniert dafür reibungslos. Und das zählt für mich letztendlich. Manche Buttons würde ich mir an anderer Stelle wünschen, und manche Felder in anderer Sortierung. Doch das ist Kleinkram gegenüber dem Vorteil, dass es direkt mit Exchange synchronisiert. Bräuchte ich das nicht, würde ich wahrscheinlich bei Toodledo bleiben.
Die aktuelle Version von TaskTask hat Wischgesten, die das Abhaken von Aufgaben sehr schnell machen.
Stefan
Klingt, wunderbar und habe es auch schon in Teilen konfiguriert. Zwei Fragen
– wie kann ich die beschriebene Regel bei der Bezeichung der Tasks auf emails anwenden, die ich auf die Tasks gezogen habe – bei mir lassen sich Betreff und Notizen nicht verändern, da sie der mail zugeordnet sind
– das Feld zuständig: ist es im Englischen das „Organizer“ Feld (wird bei mails automatisch gefüllt) oder das „Owner“ Feld – responsible wird nicht angeboten
Zu Frage 1: Ich nehme nicht die Nachverfolgung einer Mail mit »Rechtsklick-Zur Nachverfolgung«, sondern ziehe die Email in den Aufgabenordner. Das erstellt eine neue Aufgabe daraus, in der ich eintragen kann, was ich will. Zu Frage 2: Es ist „owner“. Gute Frage aber, ich musste auch nachschauen.
Michael
Vielen Dank für den Hinweis auf TaskTask. War schon länger auf der Suche nach einer App die auch die Outlook Kategorien anzeigen kann. Jetzt kann ich GTD doch noch einmal eine Chance geben mir das Arbeitsleben zu erleichtern.
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