Tausend Dinge stürmen auf Sie ein. In der Arbeit gibt es Projekte zu bearbeiten, nebenbei schaut noch der Chef rein, erteilt noch einen Auftrag, der Kollege bittet um einen Gefallen. Und irgendwas wollten Sie auf dem Heimweg noch machen? Dann brauchen Sie Getting Things Done, so der Originaltitel des Buches, das ich zu meinem „Lebensveränderndsten Buch 2009“ erkoren habe. Die richtige Selbstorganisation hilft alle anfallenden Tätigkeiten zu bewältigen, Stress vermeiden und schafft Raum zum Nachdenken.
Wie es geht?
- Erfassen. Alles, was zu tun ist, muss raus aus dem Kopf. Und raus aus dem Posteingang, der E-Mail-Eingangsbox, raus aus irgendwelchen Zettelsammlungen. Denn all das belastet den Kopf, weil dieser ständig daran denkt, das noch „irgendetwas“ zu tun ist. Alles muss in einen Stapel.
- Durcharbeiten. Jetzt gilt es, für jeden Zettel im Posteingang (oder das elektronische Äquivalent) zu entscheiden, was der nächste Schritt ist. Kein Zettel wird danach wieder in den Posteingang gelegt.
- Kann man nichts unternehmen mit einem Teil, ist es entweder ein Fall für den Müll, fürs Archiv oder, falls es erst „reifen“ muss, für einen Order Vielleicht/Irgendwann.
- Kann man etwas damit tun, ist die Frage, was. Und ob es sich innerhalb von zwei Minuten erledigen lässt. Dann erledigt man das sofort. Ansonsten schauen, ob man selbst der richtige ist oder delegieren sollte. Wenn der Zettel danach immer noch da ist, dann ist es entweder ein Termin und gehört in den Kalender oder in die Liste der nächsten Schritte.
- Organisieren. Die Liste der nächsten Schritte wird kategorisiert, indem man prüft, in welchem Kontext ein Teil abarbeiten kann. Das kann zum Beispiel Büro sein, oder Unterwegs, Anrufe, oder wenn man bestimmte Personen trifft, oder zu Hause. Mit Kontexten zu arbeiten, ist sehr praktisch, denn je nachdem, in welchem Umfeld man sich befindet, kann man sofort sehen, was man hier tun kann. Wenn ich zum Beispiel gerade Lust habe, zu telefonieren, schauen ich auf die Liste Anrufe und sehe sofort, wen ich alles zu welchem Thema anrufen soll.
Schließlich gibt es noch die Kategorien Vielleicht/Irgendwann und Projekte. Ein Projekt ist alles, was mehr als einen nächsten Schritt hat. Die Projektliste enthält dann alle möglichen Referenzen und Ideen und ähnliches. Jeder nächste Schritt, der aus einem Projekt gewonnen wird, kommt dann wieder ganz normal in die anderen Kontext-Kategorien. - Durchsehen. Täglich den Terminkalender prüfen, was anliegt, und die Listen der nächsten Schritte. Denn dann kommt das…
- Durchführen. Der Clou ist, so zu entscheiden, was man als nächstes tut, dass man kein schlechtes Gewissen haben muß wegen der Dinge, die man gerade nicht tut. Bei der Entscheidung können drei Modelle helfen:
- Wenn man zu einem bestimmten Jetzt-Zeitpunkt entscheiden will, berücksichtigt man Kontext, Verfügbare Zeit, Verfügbare Energie und Priorität.
- Man kann entweder „vorbestimmte Arbeiten“ verrichten, oder „alles, was gerade anfällt“, oder man bestimmt seine Arbeiten selbst.
- Von Zeit zu Zeit ist es angebracht, aus verschiedenen Höhen auf die Arbeit zu blicken und so zu sehen, ob und wie eine Tätigkeit in ein Projekt, einen Verantwortungsbereich, in Jahresziele oder die Lebensplanung passen.
Natürlich ist das alles keine Raketenwissenschaft. Das ist ja gerade das schöne daran: Das System besticht durch seine Einfachheit, denn es lässt sich tatsächlich tun. Ich habe es im Moment noch nicht zu 100% umgesetzt und spüre trotzdem schon einen immensen Gewinn an Lebensqualität. Der E-Mail-Posteingang ist täglich leer, und der papierne Posteingang zu Hause auch. Ich weiß, dass ich alle anstehenden Tätigkeiten notiert habe und so nicht vergessen kann. Und wenn ich doch mal etwas vergessen habe, dann liegt das daran, dass ich den Vorgang nicht richtig erfasst habe.
Der Autor David Allen ist überaus geschäftstüchtig und hat mit seiner Firma einen ganzen Markt darum herum geschaffen und schreibt einen oftmals lesenswerten Blog. Das heißt, hauptsächlich wahrscheinlich seine Mitarbeiter, wie in dem Artikel über das Einrichten eines persönlichen GTD-Systems. Das ist nämlich einer der wichtigen Teile: Man braucht ein Ablage- und Erinnerungssystem, dem man vollkommen vertraut. Denn sonst fängt sofort wieder das Gehirn an, Dinge nicht loszulassen und die Gedanken zu verstopfen.
Man muss nicht alles wörtlich nehmen, was in dem Buch steht. Besser ist es, man macht sich die Prinzipien zu Nutze und setzt das ganze in einem System um, das einem selbst am besten entgegenkommt.
Fazit: Dieses Buch hat meine Art zu arbeiten verändert und gibt mir mehr Raum für das, was ich sonst noch tun will. Warum ich diesen Artikel jetzt geschrieben habe? Er stand in meiner Vielleicht/Irgendwann-Liste.
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…oder im englischen Original.
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