10 Gebote fürs Schreiben in Word

Microsoft Word oder LibreOffice – aus den meisten Büros dieser Welt nicht wegzudenken, trotz Alternativen wie LaTeX. Grund genug, einmal mehr zu sehen, wie dieses mächtige Programm von vielen eingesetzt wird. #AusGründen

Für viele ist Microsoft Word das tägliche Arbeitswerkzeug, zusammen mit Outlook das meist gebrauchte Programm. Da ist doch verwunderlich, dass viele praktisch ständig verwenden, kaum die Funktionen einsetzen, die den eigenen Arbeitsbereich abdecken würden.

Handwerkszeug

Wer würde einen Schreiner ernst nehmen, der seine Möbelstücke stets mit ungeraden Kanten und statt ordentlich verleimt und verschraubt nur notdürftig mit Nägeln oder Reißzwecken zusammengeheftet beim Kunden abliefern würde. „Ich bin doch kein Handwerker.“ Stimmt, aber ein Wort-Werker. „Ich bin doch kein Word-Profi.“ Wirklich?

Wenn ein erheblicher Anteil deiner Arbeitszeit darin besteht, Texte in Microsoft Word zu erstellen, und für interne oder externe Kunden anzufertigen, dann bist du ein professioneller Office-Benutzer. Dann ist Microsoft Word dein Handwerkszeug.

Word kann vieles, vieles, was du vielleicht nie oder nur ganz selten brauchen wirst. Word kann aber eben auch das, was du eigentlich täglich brauchst. Lerne dein Handwerkszeug wirklich zu gebrauchen. Damit das Werkstück eben schön glatt und fachgerecht abgeliefert wird.

10 Gebote für Word

Wenn du schon viele Jahre Microsoft Word, LibreOffice oder ähnliches verwendest, haben sich vielleicht Angewohnheiten eingeschlichen, die konträr zur praktischen und vor allem zukunftssicheren Verwendung von Formatierung und Auszeichnung von Dokumenten liegen.

Gute Verwendung der grundlegenden Fähigkeiten von Word ist nicht schwer. 10 Gebote reichen.

Also – für alle: Die 10 Gebote für Word.

1. Du sollst niemals durch Leerzeichen oder mehrfache Tabulatoren einrücken. Du sollst Tabulatoren händisch setzen. Ist viel robuster als mehrere Tab-Zeichen hintereinander. Lerne, Tabulatoren richtig einzusetzen.
2. Du sollst niemals EINE ÜBERSCHRIFT IN GROSSBUCHSTABEN SCHREIBEN. Macht man nicht mehr. Wenn es sein muss, verwende Kapitälchen, beachte dabei aber Gebot 3. Lerne, Kapitälchen zu setzen.
3. Du sollst Formatvorlagen verwenden und niemals sollst du händisch formatieren, niemals manuell Schriftgrößen ändern. Lerne, mit Formatvorlagen umzugehen.
4. Du sollst niemals mehrere Zeilenumbrüche einfügen, um eine neue Spalte oder Seite zu beginnen. Verwende den manuellen Spaltenumbruch oder manuellen Seitenumbruch. Lerne, Spalten zu verwenden. Lerne, Seitenumbruch zu verwenden.
5. Du sollst niemals mehrere Word-Dateien verwenden, nur weil manche Seiten zweispaltig sind und manche einspaltig. Dafür gibt es Abschnittswechsel. Lerne Abschnittswechsel zu verwenden.
6. Du sollst niemals unterstreichen. Das brauchte man zu Schreibmaschinenzeit, heute nicht mehr.
7. Du sollst niemals zwei Informationen in einer Tabellenspalte dauernd durch mehrere Leerzeichen trennen. Nimm eine neue Tabellenspalte und mache es ordentlich.
8. Du sollst niemals tabellarische Information in Spalten und Zeilen durch Tabulatoren darstellen. Lerne, Tabulatoren in Tabellen umzuwandeln.
9. Du sollst rechtsbündigen Text durch den Knopf für rechtsbündigen Text erzeugen, und zentrierten Text durch den Knopf für zentrierten Text. Siehe auch Gebot 1.
10. Du sollst ordentliche Anführungszeichen und Gedankenstriche verwenden, also „“ statt " und – statt -. Das macht Word automatisch, wenn du es nicht durch editieren wieder ungeschehen machst.

Mit diesen zehn Geboten machst du deine Arbeit in Word viel robuster. Andere werden sich leichter tun, dein Dokument weiterzuverwenden. Du selbst wirst dir auf die Dauer leichter tun.

Weitgehend dasselbe gilt übrigens fürs Schreiben in WordPress, denn auch hier ist der Editor ein mächtiges Werkzeug.

Was noch?

Welche Gebote für Microsoft Word findest du noch wichtig?

Lass es mich und die anderen Leser wissen und kommentiere bitte unten. Danke.

Photo: Tool Photo Courtesy Viktor Hanacek on picjumbo. Mountain Photo Courtesy Death to the Stockphoto.