Für den Leser schreiben, E-Mails und Dokumente: Focus Sheet

Setzen Sie Ihren Kernpunkt nach oben, damit der Leser sofort von Ihrem Schreiben profitieren kann, und schaffen immer einen Mehrwert für den Leser.

Gute Nachrichten: Das Schreiben prägnanter und wirkungsvoller Texte ist keine Hexerei. Auch wenn es Kunst hinter dem schönen Schreiben sein mag, ist es doch reine Handwerkskunst, für ein Publikum zu schreiben. Die Methode, die wir am persönlichen Beispiel jedes Einzelnen praktizierten, war die Methode aus dem Training und dem Buch Write to the Top: Writing for Corporate Success von Deborah Dumaine, die ich beide nicht hoch genug empfehlen kann.

Wenn diese Vorgehensweise angewendet wird, kann dies z.B. zu einer E-Mail an einen Kunden führen, die nicht nur den Empfänger nach einem Termin fragt, sondern auch einen bestimmten Tag und eine bestimmte Uhrzeit vorschlägt und ihm den Hyperlink zu einem für ihn nützlichen Inhalt gibt, sei es eine eigene Publikation oder von jemand anderem. Die Anwendung dieser Methode kann dazu führen, dass Menschen am Anfang ihrer E-Mail buchstäblich „bottom line on top“ schreiben und dann ihren Hauptpunkt vorbringen. Die Anwendung dieser Methode kann dazu führen, dass eine E-Mail geschrieben, aber nie gesendet, sondern stattdessen in einem Telefonat übermittelt wird. Die Anwendung dieser Methode kann dazu führen, dass ein Kunde sich schließlich so verhält, wie Sie es sich wünschen, weil Sie ihm nicht nur den aktuellen Zustand mitgeteilt haben, sondern ihm auch genau gesagt haben, was er tun soll, ohne dabei aggressiv zu wirken.

Focus Sheet

Deborah Dumaine schlägt vor, mit dem Schreiben zu beginnen und das so genannte Fokussheet zu füllen, entweder in Ihrem Kopf oder wirklich auf Papier/Digital. Ein sehr ähnliches Blatt verwende ich auch für Vorträge, siehe „2 Werkzeuge für Vortrag und Präsentation“.

Während dies wie sehr viel Zeit aussieht, die man in ein simples Schreiben einer E-Mail investieren muss, kann man es mit ein wenig Übung in nur zwei oder drei Minuten durchgehen. Und wenn Sie möchten, dass Ihre E-Mail bei Ihrem Empfänger ankommt, ist es die beste Investition.

Zweck

• Warum schreibe ich das hier? Immer eine gute Frage zu stellen, da es durchaus sein kann, dass die Antwort Ihr Bedürfnis, überhaupt etwas zu schreiben, zunichte macht.
• Was soll mein Leser tun? Hinweis: „Informieren“ ist kein stichhaltiger Grund, so dass dies der schwierigste Teil sein könnte. Denke genau darüber nach, was das ultimative Ziel Ihrer Botschaft ist. Was soll Ihr Leser tun, denken, glauben oder fühlen?

Publikum

• Wer ist mein Leser? Nun, sicher, wenn es eine E-Mail ist, kenne ich die Person oder sollte wissen, wer in der Liste ist, aber wer sind sie wirklich? Welche Rolle/Position/Ebene/Demografie/Soziografie?
• Kenntnisse des Themas? Rolle? Das hier ist sehr wichtig, und ich sehe eine Menge Verbesserungspotenzial, wenn ich darüber nachdenke, den Kontext in meiner Botschaft richtig zu setzen.
• Wahrscheinliche Reaktion? Vorhersehen, auch wenn es falsch ist. Dennoch kann die Vorausplanung Sie auf Dinge hinweisen, die Sie vielleicht ansprechen möchten, bevor sie überhaupt angegangen oder gefragt werden.
• Wie wird das Dokument verwendet? Ist dies eine Entscheidungsgrundlage, etwas, bei dem die Menschen in der Lage sein sollten, Zitate herauszunehmen, um sie in einen anderen Kontext zu stellen?
• Was ist für den Leser drin? Wir hatten das schon früher, aber neben dem, was Sie mit dieser Botschaft erreichen wollen, was ist der Nutzen für den Leser? Können Sie einen hinzufügen?
• An jemand anderen schicken? Entscheidend ist, dass Ihre E-Mails „weiterleitbar“ sind, sei es intern oder extern. Würden Sie sich wohl fühlen, wenn Sie diese Nachricht morgen in den Nachrichten sehen würden?

Fazit

• Was ist mein zentraler Punkt? Sie brauchen einen. Genau ein Hauptpunkt. Nicht zwei, nicht zehn, nicht eins. Dieser Kernpunkt sollte dann so früh wie möglich in Ihrer Nachricht erscheinen. Sie können danach viel erklären, aber bringen Sie Ihren Hauptpunkt vor, so dass er gelesen wird, auch wenn der Leser kurz nach dem Start in seiner Lesung unterbrochen wird.
• Ja und? (Impact) Das ist ein guter Test für Ihren zentralen Punkt. Fragen Sie „ja und?“ zu allem, was Sie als Kernpunkt haben wollen. Vielleicht spielt dieser überhaupt keine Rolle für den Leser, und so wird die gesamte Nachricht/Dokument überflüssig. Oder die Antwort bringt Sie auf eine höhere Ebene, um Ihren Kernpunkt besser und relevanter auszudrücken.

Strategie

• Terminierung? Können Sie Ihrer Nachricht eine gewisse Dringlichkeit verleihen?
• Erwünschte Maßnahmen? Was soll Ihr Leser eigentlich, physisch, tun? Sie sollten den Leser nicht dazu zwingen, es selbst herauszufinden, seien Sie so freundlich, es ihnen zu sagen!
• Timing? Ist jetzt der richtige Zeitpunkt zum Senden, oder sollten Sie das später oder morgen schicken?
• Verteilerliste? Wer muss diese erhalten? Wer braucht das nicht? Wirklich?
• Soll ich das jetzt schreiben? Diese besteht eigentlich aus vier Fragen (siehe auch „Ein Satz, vier Fragen“): Soll ich das jetzt schreiben? Soll ich das jetzt schreiben? Soll ich das jetzt schreiben? Soll ich das jetzt schreiben? Also sind Sie die Person, die das kommuniziert? Ist das Schreiben ein gutes Format? Ist der Inhalt gut? Ist die Zeit gut?
• Übertragungsmethode? Ist E-Mail gut, oder möchten Sie diese lieber als Schneckenpost versenden? Wird ein PowerPoint-Anhang wirklich benötigt, um Ihre Botschaft zu vermitteln, oder könnten Sie ihn in einfachem Text, vielleicht mit eingebettetem Bild, vorbringen?

Anwenden

Das Focus Sheet in leerer Form, das Sie kopieren können:

Zweck
    Warum schreibe ich das hier?
    Was soll mein Leser tun?
Publikum
    Wer ist mein Leser?
    Kenntnisse des Themas? Rolle?
    Wahrscheinliche Reaktion?
    Wie wird das Dokument verwendet?
    Was ist für den Leser drin?
    An jemand anderen schicken?
Fazit
    Was ist mein zentraler Punkt?
    Na und? (Auswirkung)
Strategie
    Deadlines?
    Erwünschte Maßnahmen?
    Timing?
    Verteilerliste?
    Soll ich das jetzt schreiben?
    Übertragungsmethode?

Dieses Fokusblatt können Sie auch als FreeMind Mindmap herunterladen oder einfach die Liste oben kopieren.

Erfülle ich diesen Anspruch selbst zu hundert Prozent? Ganz sicher nicht. Strebe ich danach, mich in meinem Schreiben Tag für Tag zu verbessern? Sicherlich ja. Es ist eine Reise.

Diesen Blogpost schrieb ich ursprünglich auf englisch und habe ihn übersetzt mit Hilfe von www.DeepL.com/Translator.

Foto: www.joachimschlosser.de, License Creative Commons Attribution ShareAlike