Excel-Tabellen im operativen Betrieb – es ist Software!

Dieser Beitrag ist das Resultat eines Gespräches mit einem wunderbaren Kollegen, der genau ein solches Problem hatte: Ein Excel-Sheet, das in den operativen Betrieb ging.

This post is available in English language, too: Excel spreadsheets in operations – it’s software!

Excel-Spreadsheets sind überall

Excel, das von Kritikern als das zweitbeste Werkzeug für alles bezeichnet wird, kommt überall und für alles zum Einsatz. Während einige Leute und Organisationen verrückte Dinge tun und seine Visual Basic-Skript-Engine verwenden, um riesige Kolosse an Funktionen zu erstellen, verwenden viele andere Excels-Formeln, -Filter und -Pivots für so ziemlich alles, von Finanzen über Planung und Engineering bis hin zur Berichterstattung.

Als vielseitiges Werkzeug wird Excel in allen Geschäftsbereichen eingesetzt, die ich bisher gesehen habe. Wenn man dies als Tatsache betrachtet, lässt sich seine Durchdringung in der heutigen Bürolandschaft nicht leugnen.

Viele Anwendungen von Excel-Arbeitsblättern und insbesondere Excel-Vorlagen werden von Einzelnen vorangetrieben, die ihr Excel-Tool einer breiteren Verwendung zuführen und sie zum Nutzen aller an Kollegen weitergeben. Zumindest denken sie so.

Excel-Tabellen sind Geschäftssache.

Immer wieder beginnt eine Excel-Tabelle als eine Art schnelle persönliche Berechnung oder Analyse, bleibt dann aber als Werkzeug für Geschäftsentscheidungen bestehen, das von vielen Menschen genutzt wird und über viele Jahre in Betrieb ist.

Diese Langlebigkeit ist es, die sie zu einem Risiko für Ihr Unternehmen macht. Denn eine schnelle Berechnungsformel im Betrieb kann schwerwiegende Nachteile haben, wenn sich Menschen auf diese Formel verlassen.

Was für Sie mit Ihrer spezifischen Art und Weise, Dinge umzusetzen, funktioniert, könnte ebenso gut zu falschen Ergebnissen führen, wenn Sie Daten auf eine andere Art und Weise oder mit anderen Annahmen über die Wirkungsweise Ihrer Formeln eingeben. Falsche Ergebnisse führen dann zu falschen Entscheidungen, falsche Entscheidungen verursachen dann Geschäftsrisiken.

Excel-Tabellen sind Software

Sicherlich ist Excel als Anwendung eine Software, aber denken Sie weiter: Excel-Blätter, die etwas aufgrund von Eingaben analysieren oder berechnen, sind selbst auch Software.

Was Sie tun, wenn Sie ein paar Formeln zusammenhacken: Sie erstellen ein Programm. Software. Vielleicht sehen Sie sich selbst nicht als Softwareentwickler, aber in dem Moment, in dem Sie Excel-Formeln erstellen und sie wiederholt verwenden, entwickeln Sie Software.

Und wenn Sie deren Ergebnisse wiederholt zur Entscheidungsfindung in Ihrem Unternehmen verwenden, verwenden Sie Excel-Tabellen als Software im operativen Geschäft.

Excel-Arbeitsblätter im operativen Betrieb

Software in der Produktion/im operativen Betrieb bedarf besonderer Sorgfalt und Aufmerksamkeit.

Sie würden Software nicht ohne Verifikation und Validierung an Kunden ausliefern und diese herausfinden lassen, wie verlässlich sie funktioniert. Dasselbe gilt für Excel-Sheets im operativen Einsatz.

Wenn Sie geschäftliche Entscheidungen auf der Grundlage von Excel-Sheets treffen, benötigen Sie Verfahren zur Sicherung der Softwarequalität für Ihre Excel-Sheets.

Sobald Sie den schmalen Grat von Ihrer persönlichen Tabellenkalkulations-Kunst zu einer Tabellenkalkulation in der Produktion überschritten haben, werden die folgenden Aspekte notwendig:

1. Versionierung. Wie können Sie herausfinden, welche Formeln Sie vor sieben Wochen in dieser Excel-Tabelle hatten?
2. Releases. Wenn Sie mit der Version, an der Sie gerade gearbeitet haben, vertraut sind, wie machen Sie daraus eine Version für eine breitere Verwendung?
3. Bereitstellung. Wenn Leute Ihre Tabellenkalkulation als Vorlage für verschiedene Projekte mit unterschiedlichen Daten verwenden, wie bekommen Sie die Datei dann in ihre Hände? Und wie geben Sie ihnen eine aktualisierte Version in die Hand?
4. Aktualisierungen. Excel-Vorlagen, die ausgeliefert werden, benötigen möglicherweise eine Aktualisierung. Wie machen Sie das effektiv? Ist es in Ihrem speziellen Fall überhaupt möglich, oder sind Dateneingabe, Formeln und Ergebnisdarstellung in einer Tabelle integriert?
5. Tests. Wie stellen Sie sicher, dass die Excel-Tabelle das tut, was sie tun soll, und nichts anderes? Sie benötigen Testfälle, sowohl um das Verhalten zu verifizieren als auch zu falsifizieren. Versuchen Sie, jede Formel durch unsinnige Eingaben in Ihre Excel-Tabelle zu brechen.
6. Code-Überprüfung. Lassen Sie wenigstens eine Außenstehende außer Ihnen selbst sich die Formeln ansehen und ihre Verständlichkeit überprüfen. Es hilft niemandem, wenn Sie die einzige Person auf der Welt sind, die weiß, wie dieses Arbeitsblatt funktioniert. Wie lesbar sind die Formeln Ihrer Vorlage?
7. Benutzerfreundlichkeit. Sind die Benutzer Ihrer Excel-Vorlage tatsächlich in der Lage, sie für ihren Zweck zu verwenden? Sind die Dinge selbsterklärend? Welcher Grad an Excel-Kenntnissen ist für die Benutzung erforderlich?
8. Einfachheit. Wie können Sie es einfach halten? Manche Dinge bleiben besser unautomatisiert, manche Randfälle werden besser frühzeitig ausgeschlossen, als sie in Ihrem Hauptalgorithmus zu umgehen.
9. Dokumentation. Vielleicht denken Sie, dass Ihre Excel-Tabelle ziemlich einfach und offensichtlich zu benutzen ist, aber fragen Sie jemand anderen: Vielleicht ist sie es nicht. Wie werden Sie Ihre Software dokumentieren?
10. Support. Wie werden Sie diese Anwendung unterstützen? Wie viel Zeit brauchen Sie für Benutzerfragen, Probleme und Fehlerberichte?

Diese Liste von zehn Aspekten enthält noch einiges mehr.

Excel-Tabellen als Software im operativen Geschäft – Details

Die oben stehende kurze Aufzählung erlaubt es, die einzelnen Aspekte etwas nuancierter darzustellen. Es steht Ihnen frei, anderer Meinung zu sein, aber Sie werden einräumen, dass vieles davon aus dem Lehrbuch für Softwaretechnik stammen könnte (siehe ganz unten).

1. Versionierung

Nein, es reicht nicht aus, wenn sich Ihre Vorlage einfach in einem lokalen Ordner oder auf einem freigegebenen Laufwerk befindet. Wenn Ihre Excel-Vorlage im Betrieb verwendet wird, müssen Sie in der Lage sein, Versionen wiederherzustellen, die Sie vor Monaten mit Kollegen geteilt haben.

Implizite Versionierung wie in Confluence oder SharePoint ist eine großartige Methode, aber vielleicht sollten Sie wirklich eine Versionierungssoftware wie Subversion oder Git in Betracht ziehen. SharePoint hat in den meisten Installationen ein Limit für die Anzahl der Versionen, die es behält, vielleicht ein paar hundert. Das klingt viel, ist es aber nicht, wenn die automatische Speicherung in Excel eingeschaltet ist. Das macht die implizite Versionierung von SharePoint vollkommen in Ordnung, um ein paar Tage oder Wochen zurückzugehen, aber wirklich nicht geeignet für die Softwareentwicklung – was Sie hier tun.

2. Freigaben (Releases)

Es ist ein Unterschied, ob Sie an Ihrer Excel-Tabellenvorlage ein paar Änderungen vornehmen und vor der Fertigstellung unterbrochen werden oder ob Sie die Datei tatsächlich an Kollegen – Benutzer – zur Verwendung in der Produktion übergeben. Sie müssen den Begriff Freigabe berücksichtigen. Wenn Ihre Anwendung mit ihren Funktionen fertig ist und implementiert wurde, ist die Freigabe der nächste Schritt. Hierfür sind insbesondere die Punkte 3, 4, 5, 6 und 9 relevant.

Es ist nicht wichtig, welches Versionierungsschema Sie verwenden, gehen Sie einfach mit der Subversion-Nummer für die Version oder mit dem Git-Versionshash.

Wenn Sie noch aktiv an Ihrer Excel-Anwendung arbeiten, denken Sie an regelmäßige Releases, z.B. alle vier Wochen. Wiederkehrende Zyklen – ein Takt – machen die Dinge für Ihre Benutzer vorhersehbar. Ob es sinnvoll ist, regelmäßige Releases zu haben, hängt natürlich stark davon ab, wie Sie bestehende Instanzen im Feld aktualisieren können (siehe Punkt 4).

3. Bereitstellung (Deployment)

Sie benötigen eine Art Mechanismus zur Bereitstellung. Schicken Sie die Vorlage auf keinen Fall per E-Mail herum. Auf keinen Fall. Niemals.

Sie können z.B. neben der Dokumentation (siehe Punkt 9) eine Intranetseite für Ihre Excel-Anwendung erstellen.

Geben Sie auch die genaue Versionsnummer oder Referenz Ihrer Vorlage in den Bereitstellungsmechanismus ein, so dass die Leute wissen, welche Version sie bekommen haben.

4. Aktualisierungen (Updates)

Dies kann wirklich schwer zu erreichen sein, und es ist eine der harten Nachteile von Excel-Vorlagen. Sobald Sie eine Excel-Vorlage bereitgestellt haben, erfordert es Handarbeit, ihre Logik von einer neuen Version der Vorlage aus zu aktualisieren, da Daten und Code in ein und derselben Datei integriert sind.

Möglicherweise müssen Sie am Ende eine Aktualisierungsdokumentation mit den genauen Schritten zur Aktualisierung eines bestehenden Blattes schreiben. Das erfordert natürlich Code-Überprüfungen, die für jede Instanz der verwendeten Vorlage durchgeführt werden müssen.

Es kann also auch sein, dass Sie nicht in der Lage sind, Vorlagen in freier Wildbahn zu aktualisieren. Es kann sein, dass Leute bei dem bleiben müssen, was sie bekommen haben, und die neue Version nur für neue Projekte verwenden. Nicht ideal, aber pragmatisch.

5. Tests

Wenn Sie Software schreiben, müssen Sie diese Software testen. Und ja, das bedeutet, dass Sie Ihre Vorlage mit zahlreichen verschiedenen Datensätzen füllen und sehen müssen, wie sie sich verhält. Sie müssen Ihre Software verifizieren.

Speichern Sie diese Testfalldateien in Ihrem Versionierungssystem, und vermerken Sie natürlich in der Excel-Tabelle, auf welcher Version der Vorlage Sie Ihren Test basieren.

Lassen Sie Ihre Excel-Tabelle von einer anderen Person testen und dokumentieren Sie auf die gleiche Weise. Dabei werden Sie Daten finden, mit denen Sie nicht gerechnet haben.

6. Überprüfung des Codes (Code Review)

Ein Code, den nur Sie verstehen, ist ein großes Geschäftsrisiko. Tun Sie das nicht, auch wenn Sie sich geschmeichelt fühlen, dass Sie als Einziger in der Lage sind, den Code instand zu halten. Excel-Formeln können leicht verständlich oder wirklich umständlich und schwer zu lesen sein.

Bitten Sie einen Excel-Crack um eine Überprüfung des Codes. Fragen Sie sie, wie lange es gedauert hat, bis sie verstanden hat, was Ihre Tabellenkalkulation tut und warum. Bitten Sie sie, einen Teil des Algorithmus hypothetisch zu ändern, und fragen Sie sie, wie schwer es der Code für sie gemacht hat.

Ihre Excel-Tabelle muss nicht für Neulinge wartbar sein. Ein grundsolides Verständnis der Formel-Engine von Excel kann man annehmen, aber bitte vermeiden Sie es, Visual Basic for Applications (VBA) zu verwenden.

7. Benutzerfreundlichkeit (Usability)

Ihre Excel-Tabelle sollte für menschliche Kollegen nutzbar sein. Außerdem möchten Sie vielleicht nicht jahrelang der zuständige Betreuer sein. Denken Sie nach, bevor Sie die Vorlage aushändigen. Womit werden die Leute zu kämpfen haben? Machen Sie einen kleinen Feldtest mit einem Kollegen, oder besser mit zwei Kollegen: Dem Excel-Crack, den Sie um Code-Review gebeten haben, und dem weniger erfahrenen Benutzer.

Die Benutzerfreundlichkeit ist groß, es ist ein entscheidender Faktor für Ihre Software. Wenn die Leute sie nicht richtig benutzen können, weil sie überhaupt schwer zu benutzen ist, dann laufen Sie Gefahr, dass die Leute falsche Annahmen treffen und falsche Ergebnisse für ihre Beschlussfassung erhalten.

Benutzerfreundlichkeit ist jedoch direkt mit dem nächsten Aspekt verbunden: Einfachheit.

8. Einfachheit (Simplicity)

Die Dichotomie der Zwischenergebnisse: Nur weil man technisch alles in einer einzigen Zelle mit ein paar hundert Zeichen Formeltext berechnen lassen kann, heißt das noch lange nicht, dass man es auch tun sollte. Am anderen Ende des Spektrums heißt es nicht, dass Sie es tun sollten, nur weil Sie für jedes Zwischenergebnis eine separate Spalte haben können. Streben Sie nach Einfachheit.

Die Dichotomie der Arbeitsblätter: Nur weil man alles auf einem riesigen Blatt haben kann, heißt das noch lange nicht, dass es eine gute Idee ist, dies zu tun. Am anderen Ende des Spektrums: Nur weil die Normalform der Datenbank besagt, dass Sie Dutzende von Seiten in Ihrer Excel-Vorlage erstellen sollten, heißt das nicht, dass Sie es wirklich tun sollten. Streben Sie nach Einfachheit.

Die Dichotomie der Automatisierung: Nur weil Sie mit bedingter Formatierung alles hervorheben können, heißt das nicht, dass Sie es tun sollten, denn das zu pflegen ist wirklich schwer. Am anderen Ende des Spektrums: Nur weil Sie Formatierungen überhaupt nicht mögen, heißt das nicht, dass Sie Ihre Excel-Anwendung völlig nackt lassen sollten.

9. Dokumentation

Schreiben Sie etwas, am besten entweder direkt in Ihrer Excel-Datei als separates Blatt oder auf einer begleitenden Intranetseite. Für Aktualisierungen der Dokumentation und die Möglichkeit, Fragen zu stellen, tun Sie sich selbst einen Gefallen und entscheiden Sie sich für die Intranet-Lösung.

Halten Sie die Dokumentation auf dem neuesten Stand. Insbesondere wenn Ihre Update-Verfahren keine direkte Aktualisierung im Feld erlauben, werden Sie mehrere Versionen Ihrer Tabellenkalkulation gleichzeitig in Produktion haben. Dies bedeutet auch, dass Sie die Dokumentation für jede dieser Versionen zur Verfügung haben müssen. Bei älteren Versionen können neue Fehler auftauchen, die Sie ebenfalls in die Dokumentation der alten Versionen aufnehmen müssen.

Rechnen Sie also einen beträchtlichen Zeitaufwand für die Dokumentation ein.

10. Unterstützung (Support)

Gute Absicht schafft Excel-Anwendungen, aber ein erheblicher Zeitaufwand unterstützt sie. Planen Sie genügend Kapazität für Fragen, Fehlerberichte und Konfigurationsprobleme Ihrer Benutzer ein. Dies könnte auch Ihre Entscheidung beeinflussen, ob Sie diese überhaupt in Produktion nehmen wollen oder nicht.

Und wer wird die Excel-Tabelle oder -Vorlage unterstützen, wenn Sie im Urlaub sind? Wenn Sie sich auf einer Geschäftsreise befinden, wer wird die Excel-Tabelle oder -Vorlage betreuen? Wenn Sie krank sind? Jeder Maintainer einer Software, die sich in Produktion befindet, braucht mindestens eine Vertretung, die ihn vollständig vertreten kann. Das bedeutet, dass Ihr Einzelkämpfer-Projekt nicht mehr so isoliert sein kann.

Schlussfolgerung: Eine bewusste Entscheidung

Excel ist nicht nur das zweitbeste Tool für alles, es klingt auch nach einem ziemlich kostengünstigen Tool für Ihre Geschäftslogik, weil Sie es bereits haben. Überlegen Sie es sich gut, dies mag für die Lizenzkosten gelten, aber nicht für die Gesamtkosten der Anwendung, denn es wird nicht nur Ihre Zeit, sondern auch die Zeit anderer, die Ihnen helfen, und sogar die Zeit der Benutzer in Anspruch nehmen. Wenn Sie es nicht richtig machen, schaffen Sie ein Geschäftsrisiko. Wenn Sie es richtig machen, müssen Sie viele Aspekte in Betracht ziehen und Zeit investieren.

Sie sollten eine bewusste Entscheidung darüber treffen, ob Sie wirklich weitere Zeit in Ihre Excel-Lösung investieren wollen, oder ob Sie Ihrer Organisation einen größeren Gefallen tun, indem Sie nach einer spezifischen Software-Lösung suchen, die an sich für den Einsatz in der Produktion geeignet ist, die über eine Standarddokumentation, Aktualisierungen und Support durch einen Anbieter verfügt. Es lohnt sich zu fragen, ob die Erstellung und Pflege dieser Software wirklich das ist, was Sie und Ihre Organisation tun sollten, ob sie wirklich mit Ihrem Auftrag übereinstimmt.

Aus genau den oben genannten Gründen bin ich kein großer Fan von Excel im Betrieb. Wenn dieser Beitrag Ihnen jedoch hilft, Excel in Ihrem operativen Kontext zum Funktionieren zu bringen, dann hat er seinen Zweck erfüllt.

Lassen Sie mich in den Kommentaren hier oder auf LinkedIn oder Twitter wissen, ob und wie Sie Excel im operativen Betrieb einsetzen.

Weiterführende Literatur

• Helmut Balzert. Lehrbuch der Softwaretechnik: Entwurf, Implementierung, Installation und Betrieb, 3. Aufl. Heidelberg: Spektrum, Akad. Verl, 2011. (mit der ganz, ganz früheren Fassung davon habe ich im Studium gelernt)
• Jochen Ludewig, Horst Lichter. Software Engineering: Grundlagen, Menschen, Prozesse, Techniken, 3., korrigierte Aufl. Heidelberg: dpunkt.Verl, 2013 (auch gut, aber etwas theoretischer)
• Anja Metzner. Software Engineering kompakt, Carl Hanser Verlag GmbH & Co. KG, 2020. (das modernste und frischeste der drei hier gelisteten)

Übersetzt aus meinem englischen Original mit www.DeepL.com/Translator (kostenlose Version)

Icon credits: Merge by Marko Fuček from the Noun Project | release by Adrien Coquet from the Noun Project | Deploy by Razmig Getzoyan from the Noun Project | update by shashank singh from the Noun Project | test by Nithinan Tatah from the Noun Project | code review by Danil Polshin from the Noun Project | usability by Adrien Coquet from the Noun Project
| simple by Marc Torrada from the Noun Project | documentation by Viktor Vorobyev from the Noun Project | support by Adrien Coquet from the Noun Project.  The Excel logo is a trademark of Microsoft.