Reichen 5 Ordner aus? Und brauche ich Outlook? Und wo lege ich E-Mail ab? Leserfragen und Antworten.
Dank meines kostenlosen eBooks »E-Mail effizient bearbeiten« bekomme ich hin und wieder Anfragen wie diese hier:
Ich habe mal eine Frage wegen Outlook: Braucht man das, und reicht das aus mit fünf Ordner aus? Als Privatperson. Ich hatte fast 20 Ordner angelegt und Mails alle aufbewahrt auf Dauer hat man dafür keinen Überblick mehr. Sieht auch unübersichtlich aus.
In welchen von den fünf Ordner würden Sie Bankgeschäfte und Bestellungen wie von Amazon ablegen und wie lange sollte man diese Mail aufbewahren. Was PDFs angeht: Diese speichere ich direkt auf dem PC ab oder speichere diese auf eine externe Platte.
Gehen wir der Reihe nach durch.
Outlook – braucht man das als Privatperson?
Was braucht man schon wirklich. Kein Mensch braucht auch ein iPhone, trotzdem wollen es viele haben.
Ich kann somit nicht allgemein beantworten, ob man als Privatperson Outlook braucht. Selbst verwende ich Outlook beruflich, und nutze auf meinem privaten PC kein Outlook.
Wenn Sie die Getting-Things-Done Methode von David Allen oder eine der Abwandlungen davon nutzen möchten, dann brauchen Sie einen Kalender, ein Aufgabensystem, und sowieso ein E-Mail-Programm.
Microsoft Outlook kann alles drei, somit ist es eine valide Lösung für die drei Anforderungsbereiche.
Und dennoch nutze ich privat Outlook nicht, obwohl ich seitens meines Arbeitgebers sogar Office auf einem privaten Computer installieren darf. Der Grund ist mehrfach:
- Ich möchte weitgehend computerunabhängig sein mit meinem Produktivsystem. Es muss also auch unterwegs am Smartphone und Tablet funktionieren. Bei E-Mail geht das dank IMAP problemlos, aber bei Kalender und besonders Aufgaben hapert’s, wenn kein Exchange-Server da ist.
- Ich möchte keine berufliche E-Mail auf meinem privaten Computer haben.
- Ich nutze dennoch nur ein Aufgabensystem, also einen Server für Aufgaben, und das ist der in der Firma. Da ich in Outlook nicht nur die Aufgaben synchronisieren kann, lasse ich es sein.
Outlook könnte eine Lösung sein, ist es für mich eben nicht.
Darüberhinaus gibt es andere Möglichkeiten und gute E-Mail-Programme. Mac OS Mail und Thunderbird sind nur zwei davon, und auch mit der Weboberfläche von GMail und Apple Mail kann man sehr gut arbeiten.
Für die meisten Menschen ist Outlook funktionell überdimensioniert. Aber gut, viele Menschen bauen sich auch eine Küche für fünfundzwanzigtausend Euro ins Haus und wärmen dann nur Tiefkühlkost auf. Viele Menschen kaufen sich eine Oberklasse-Spiegelreflexkamera und knipsen im Automatikmodus die aufgetaute Tiefkühlkost. Kann man machen, muss man aber nicht.
Dennoch: Outlook ist gut, wirklich gut.
Wenn Sie also Outlook ohnehin haben, dann nutzen Sie es. Wenn nicht, geht’s auch ohne.
Reicht das aus mit 5 Ordnern?
Dazu gibt es einen ganzen eigenen Blogpost: E-Mails effektiv verwalten in nur 5 Ordnern. Das reicht vollkommen aus.
Leser Dirk hat recht, wenn er schreibt: »Ich hatte fast 20 Ordner angelegt und Mails alle aufbewahrt auf Dauer hat man dafür keinen Überblick mehr. Sieht auch unübersichtlich aus.«
Was unübersichtlich aussieht, ist es meistens auch.
Jeder Ordner mehr vergrößert das Entscheidungsdilemma. Wenn Sie Ihre Freizeit darauf verwenden möchten, E-Mails zu sortieren, dann bauen Sie sich eine Kathedrale aus Ordnern (deshalb auch das Foto des Kölner Doms oben). Wenn Sie lieber etwas anderes in Ihrer Freizeit tun, halten Sie es einfach. Wie auch Stephan List empfiehlt.
In welchen von den fünf Ordner würden Sie Bankgeschäfte und Bestellungen wie von Amazon ablegen…?
In dem 5-Ordner-System gibt es genau einen Ordner mit Namen Referenzmaterial. Damit ist die Frage erledigt.
Ich war längere Zeit nicht online und habe dementsprechend viele Nachrichten im Postfach? Das erhöht den Stresslevel nicht im Geringsten, weil es nur ganz einfache Aktionen sind, um wieder auf Null zu kommen – das Beantworten von E-Mails ist dann erst der nächste Schritt.
Bankgeschäfte, Bestellbestätigungen, kurz: alles, was Sie aufheben wollen, ist nicht, was noch zu lesen oder zu beantworten wäre. Alles kommt in Referenzmaterial.
Die Frage ist eher, was Sie überhaupt ablegen möchten und was direkt in den Papierkorb kann. Eine Bestellbestätigung brauche ich nur bis zu dem Zeitpunkt, bis die Ware bei mir eingetroffen ist, dann hat sie keinen Zweck mehr. Überlegen Sie mal: Welche Bestellbestätigungen brauchen Sie wirklich noch, wenn die Ware schon da ist?
…und wie lange sollte man diese Mail aufbewahren?
Für Privatpersonen gelten hier andere – sprich fast keine – Regeln als für Betriebe.
Bestellbestätigungen brauche ich, wenn überhaupt, ja nur so lange, bis die Bestellung bei mir eingetroffen ist, und auch das nur zur Erinnerung, wann ich etwas bestellt hatte.
So nutze ich den Umstand, dass Google Mail und Apple Mail gelöschte Nachrichten automatisch erst nach 30 Tagen aus dem Papierkorb entfernt, und werfe Bestätigungen gleich in den Papierkorb. Sollte ich sie brauchen – und wenn, dann ist das immer binnen eines Monats nach Bestellung – liegen sie dort.
Der Papierkorb ist also ein automatisch ablaufender Ordner, und ich muss mich nicht ums ausmisten kümmern.
Bei anderen Vorgängen, die Sie in den Referenzordner verschieben, ist es tatsächlich Ihre eigene Entscheidung, mit was Sie sich wohlfühlen.
Ich empfehle nur eines ganz entschieden:
Verschwenden Sie keine Gedanken an Aufbewahrungszeit.
Wenn Sie ein E-Mail nicht aufheben müssen, dann werfen Sie sie sofort weg. Wollen Sie sie archivieren, dann machen Sie sich nicht die Mühe, ein Ablauf-System zu implementieren. Irgendwann wird Ihr Postfach volllaufen. Irgendwann. Und dann können Sie großflächig abholzen, und nach Absender und Schlagworten löschen, oder einfach alles exportieren. Ich nutze jetzt seit beinah dreißig Jahren E-Mail, und hatte praktisch noch nie das Problem, dass ich eine E-Mail nicht mehr hatte, die ich vielleicht hätte haben sollen. Ab und an ja, aber nie etwas wirklich kritisches. Gleichzeitig hatte ich auch noch nie Schwierigkeiten wegen der Anzahl aufbewahrter E-Mails, sondern wenn dann nur aufgrund der E-Mail-Anhänge. Und diese Anhänge lösche ich meist direkt nach Ablage in meinem System aus der E-Mail heraus.
Speichere ich PDFs direkt auf dem PC ab?
Ja, das mache ich.
Rechnungen und ähnliche Dokumente, die als PDF-Anlagen bei E-Mails mitkommen, speichere ich in meinem Referenzmaterial-Ordner auf meinem PC. Mit Schlagwörtern direkt im Dateinamen, damit ich später alles leicht finde.
Die zugrunde liegende E-Mail lösche ich, denn letztendlich brauche ich nur die Rechnung, das Dokument. Ein E-Mail-Postfach ist schließlich keine Dokumentablage.
Auch hier gilt wieder: Ich verschwende keinen Gedanken an Speicherplatz. Mein privater Referenzmaterial-Ordner wächst nur um ca. 400 MB pro Jahr, da mache ich mir keinerlei Gedanken.
Irgendwann wird mein GMail-Postfach volllaufen, ja. Dann gehe ich entweder Pro, oder ich lösche ein paar zehntausend alte E-Mails nach noch zu definierenden Kriterien. Soweit kein ernstes Problem.
Das gilt für meine private E-Mail.
Im Hauptberuf bekomme ich noch einige E-Mails mehr, bei deren behaltenswerten Anhängen ich mir oft nicht die Mühe machen will, sie händisch irgendwo abzulegen. Um mein Outlook-Postfach dennoch klein und schnell zu halten, lasse ich dort Anhänge über einigen Kilobyte Größe automatisch abhängen und in einem Ordner speichern, und im E-Mail-Text entsprechend vermerken.
In der Vergangenheit setzte ich dafür Outlook Attachment Remover ein, das leider seit einigen Jahren nicht mehr gepflegt wird. Zwischendurch nutzte ich eine wunderbare MATLAB App namens Attachment Remover MATLAB Edition, die dasselbe tat.
Generell handle ich nach dem Prinzip, dass ein Anhang an eine E-Mail entweder als Datei abgelegt wird, weil er für sich stehend nützlich ist, oder gar nicht. Ich vermeide auf diese Weise, mein E-Mail-Postfach als Dokumentablage zu mißbrauchen, und genieße alle Vorteile einer einfachen Dateiablage.
Oft benenne ich dazu die E-Mail-Anhänge beim Speichern um, weil viele leider von Haus aus keine sprechenden Dateinamen vergeben.
Wie organisieren Sie 4 verschiedene E-Mail-Accounts? Alle für verschiedene Firmen und ein privater Account, auch in nur 5 Ordner?
Mein Haupt-Job hat sein eigenes Postfach auf einem separaten Computer, das von den anderen völlig getrennt ist. Dort habe ich das 5-Ordner-System am laufen, und möchte das auch nicht missen.
Alle anderen, also Gewerbe/Freiberufler-E-Mails und private, laufen in dieselben 5 Ordner in meinem Privatsystem. Das kann ich so machen, weil ich nicht revisionspflichtig bin, und weil meine Tätigkeiten außerhalb des Jobs bisweilen ineinander greifen. Natürlich bekomme ich via Vernetzungstools auch mal eine E-Mail in mein privates Postfach, das berufsbezogen weitergenutzt werden sollte. Diese Nachrichten leite ich dann schlicht an meine Job-E-Mail-Adresse weiter und bearbeite sie dort.
Diese strikte Trennung von Hauptberuf und dem Rest nehme ich aus zwei Gründen vor: Zum einen sind es zumeist völlig verschiedene Tätigkeiten und Bereiche, zum anderen gehören die hauptberuflichen E-Mails ja nicht mir, sondern meinem Arbeitgeber, so dass da schon aus Datenschutz- und Geheimhaltungsgründen eine strikte Trennung von Nöten ist. So habe ich auch exakt Null private E-Mail in meinem dienstlichen Postfach.
Entscheidungen reduzieren
Wenn man sehr viele Entscheidungen am Tag trifft, kann es zu Decision Fatigue, also Entscheidungsmüdigkeit kommen. Um das Risiko dafür zu reduzieren, kann ich mein Leben vereinfachen, weniger unnötige Entscheidungen treffen.
Alles, worüber ich mir keine Gedanken machen muss, wo ich nicht pro Dokument, E-Mail und Vorgang eine Entscheidung treffen muss, macht mein Leben einfacher. Und darum geht es letztendlich doch. Weniger Entscheidungen über die Handhabung einer E-Mail lässt mehr gedanklichen Freiraum für die tatsächlichen inhaltlichen Fragestellungen, die sich aus den Nachrichten ergeben.
Wie sehen Sie das? Was machen Sie mit Rechnungen und ähnlichem in E-Mail?
Lassen Sie die anderen Leser ebenso wie mich bitte teilhaben an Ihren Gedanken und kommentieren Sie!
Photo: sezaun on Flickr, License Creative Commons Attribution Share-Alike
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