Weniger Email bekommen: Empfänger bewusst auswählen

Sie ertrinken in E-Mail? Sie haben zwar ein sinnvolles Ablagesystem für Ihre E-Mails, aber das allein hilft noch nichts? Sie wollen weniger E-Mails bekommen? Dann tun Sie etwas dafür – als Empfänger und Sender.

Nehmen wir zunächst an, dass das Kommunikationsmittel »E-Mail« bei Ihnen gesetzt ist. Natürlich gibt es Slack oder ähnliche Tools. Nutzt Ihre Organisation diese jedoch nicht, dann bleiben Sie bei E-Mail. Was auch weiterhin gut ist. E-Mail an sich ist nicht schlecht. Es kommt darauf an, was man damit macht.

Wie entsteht das Phänomen zu viel E-Mail?

Na, was meinen Sie? Wie entsteht die Masse an E-Mails, die Sie bekommen? Präziser: Wie entsteht die Masse an E-Mails, die Sie tatsächlich lesen, bedenken und gegebenenfalls daraufhin handeln müssen?

Das nimmt alle Spam-Nachrichten aus. Das nimmt auch die meisten Newsletter aus, denn diese können Sie lesen, müssen aber nicht.

Wie entstehen nun alle die normalen Nachrichten?

Alle normalen E-Mails werden von jemanden geschrieben. Von normalen Menschen.

Wenn Sie also das Gefühl haben, zu viele E-Mails zu empfangen und bearbeiten zu müssen, dann liegt das daran, dass alle diese E-Mails jemand schreibt.

Nicht nur das: Eine E-Mail, die an mehrere Empfänger gleichzeitig geht, hat gute Chancen, dass mehrere der Empfänger mit Allen Antworten darauf reagieren. Aus einer E-Mail an sieben Empfänger werden also im ungünstigsten Fall 56 E-Mails, die jemand zu lesen hat, sieben davon der ursprüngliche Sender.

Das Antwortpotential ist die Anzahl der Empfänger. Sieben Empfänger = Sieben potentielle Antwort-E-Mails.
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Das Problem sind vielleicht die anderen, mögen Sie denken. Die Kollegen. Die Kunden. Die Geschäftspartner. Die Vereinsmitglieder. Die Vorstandsmitglieder. Und auch Sie selbst.

E-Mail erzeugt E-Mail

»Was iiiich?« fragen Sie jetzt. Ja, Sie. Sie schreiben auch E-Mails. »Aber die E-Mails, die ich bekomme schreiben doch andere!« Ja, das stimmt. Doch die anderen können Sie nicht ändern.

Ändern jedoch können Sie nur Ihr eigenes Verhalten. Vorbild sein. Vorbild für diejenigen, mit denen Sie zusammen arbeiten, kommunizieren.

Durch Ihre vielen E-Mails fordern Sie die anderen auf, Ihnen auch viele E-Mails zu schreiben.
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Und nicht nur Vorbild sind Sie, sondern Teil des gesamten E-Mail-Aufkommens in Ihrer Organisation. Je mehr E-Mails an viele Leute Sie schreiben, desto mehr bekommen Sie auch. Denn von all den Menschen, denen Sie Nachrichten schreiben, werden viele sich bemüßigt fühlen, darauf zu antworten.

Jedes Mal, wenn Sie eine E-Mail an sieben Personen in Ihrer Organisation schreiben, dann ist es, als hätten Sie sieben eigene E-Mails verfasst. Es ist nicht unwahrscheinlich, dass Sie sieben Antworten auf Ihre eine Nachricht erhalten. Siehe dazu auch Allen Antworten in E-Mail – 4 Gründe dagegen.

Der Hebel, der Ihnen und Ihren Kollegen das Postfach zumüllt, ist also die Zahl der Adressaten, die Sie auf einmal anschreiben.

Wenn Sie weniger E-Mails bekommen möchten, dann schreiben Sie weniger Leuten.
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Es ist ganz einfach: Sie erschaffen das E-Mail-Problem. Nicht im Alleingang, aber Sie sind so lange Teil des Problems, bis Sie sich entscheiden, Teil der Lösung zu werden.

Bewusster adressieren – Empfänger auswählen

Nochmal: Je mehr Leuten Sie schreiben, desto mehr E-Mails werden Sie in Ihrem Posteingang zu sortieren, zu bearbeiten und – das Perpetuum Mobile – zu beantworten haben.

Also beginnen Sie heute, bewusster zu entscheiden, wer eine Nachricht erhalten muss.

»Aber ich schreibe ja nur immer ein oder zwei Leute direkt an, der Rest ist lediglich auf CC,« mögen Sie einwenden. Das ist nett. Doch auch jemand, der auf CC steht, bekommt die E-Mail und antwortet eventuell darauf.

Die Anzahl der E-Mail Empfänger ist die Summe aus Direkt- und CC-Adressen. CC zählt genauso viel!
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Die Unterscheidung zwischen Direkt-Adressierung und CC-Adressierung ist lediglich eine Kennzeichnung: CC steht für Carbon Copy, also quasi ein Durchschlag, der signalisiert, dass sich die Nachricht nicht direkt an den Angeschriebenen wendet.

BCC – Blind Carbon Copy – hilft auch nichts, sondern verursacht nur noch mehr Wirren. Hier sehen die anderen Empfänger nicht, dass diejenige auf BCC auch angeschrieben wurde. Die Gesamtzahl der E-Mails wächst weiter, und wenn Sie Pech haben, antwortet der Empfänger auf BCC an alle (außer alle auf BCC) und Ihre Heimlichkeit ist für die Katz.

Nein, wenn Sie weniger E-Mails bekommen möchten, dann müssen Sie wirklich die Zahl der angeschriebenen Personen reduzieren. Und das führt uns zum nächsten Punkt.

Cover-My-Ass: sich immer absichern wollen

Warum schreiben Sie eigentlich so vielen Leuten? Wozu dient das?

Vielleicht helfen Ihnen die folgenden Fragen, zu entscheiden, wer auf die Empfängerliste Ihrer nächsten E-Mail gehört und wer nicht:

1. Müssen all diese Menschen Ihre Nachricht unbedingt bekommen?
2. Was trägt der Empfang der Nachricht für jeden einzelnen zum Arbeitsfortgang bei?
3. Was erwarten Sie von jedem einzelnen Empfänger zu tun?
4. Für wen wäre die Nachricht lediglich zur Information, ohne dass diejenige tatsächlich etwas damit anfangen kann?
5. Von wem wünschen Sie tatsächlich eine Antwort oder Handlung?
6. Wenn Sie nur halb so viele Leute anschreiben dürften, wer wäre das?
7. Inwieweit ist es wahrscheinlich und akzeptabel, dass einer der Empfänger allen antwortet?
8. Wer bekommt die E-Mail nur, damit Sie später sagen können »Hab ich dir doch geschrieben«?

Ich habe keine Studien darüber, doch meine Hypothese, gestützt durchs Internetz, lautet:

Mehr als ein Drittel der empfangenen E-Mails in Unternehmen dient nur der Absicherung im Fehlerfall.
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Cover My Ass. Zu deutsch: Sichere meinen Hintern.

Da schreiben Sie also eine E-Mail, in der Sie eine Entscheidung vorschlagen und von drei Leuten Rückmeldung wollen. Zur Sicherheit setzen Sie aber noch den Chef X und den Kollegen Y als CC drauf, obwohl diese zwei nichts beitragen können, sollen und auch nicht müssen.

Wenn später die Frage kommt, wann denn diese Entscheidung getroffen wurde, dann können Sie sagen: »Du warst doch informiert über die Vorlage, per E-Mail.« und denken weiter: »und hättest Einspruch erheben können, was mir nicht gepasst hätte, aber immerhin.«

Weil Sie sich also nicht hinstellen können und zu Ihrer Entscheidung stehen und den Entscheidungsprozess schlüssig darlegen, lassen Sie die ganze Welt permanent teilhaben daran.

Verstehen Sie mich nicht falsch: Es gibt Chefs, die stehen darauf, immer auf CC zu stehen. Ich selbst gebe neuen Mitarbeitern in meinem Team durchaus den Rat, mich in den ersten Wochen und Monaten eher mehr als weniger auf CC zu setzen, ganz einfach weil mir das einen Einblick verschafft, wie sie formulieren, und wie sie Projekte kommunizieren, worauf ich dann entsprechend coachen kann. Nur in Ausnahmefällen werde ich mich jedoch in die E-Mail-Kommunikation einschalten. Nach einiger Zeit drehen wir den CC-Regler dann herunter, weil ich darauf vertrauen kann, dass es läuft.

Jeder Empfänger braucht einen Grund

Jeder Empfänger braucht einen Grund. Und dieser Grund sollte eben nicht sein: Damit sie davon weiß. Es ist Okay, Leuten etwas nur zur Information zu schicken. Aber bitte auch nur den Leuten, die diese Information für ihre Arbeit brauchen oder wollen.

Im Normalfall möchten Sie – hoffentlich – durch Ihre E-Mail eine Reaktion oder Handlung erzeugen.

Wenn ich möchte, dass ein Projektteam seine Meinung zu irgendetwas in SharePoint einträgt, dann reicht es, wenn ich die Mitglieder des Projekts anschreibe. Ich brauche nicht deren Manager auf CC zu setzen.

Lesen Sie weiter oben noch einmal die acht Fragen. Und dann stellen Sie sich für jeden Empfänger, den Sie gedenken anzuschreiben diese eine Frage:

Was möchte ich, dass dieser Empfänger aufgrund meiner E-Mail tut?

Wenn die Antwort lautet Damit er mich toll findet, dann lassen Sie diesen Empfänger weg und leiten nachher die E-Mail einfach weiter. Auf diese Weise haben Sie die zwei Anliegen – die Sachfrage und das Toll-Finden – getrennt.

Bei sich bleiben

Bleiben Sie beim E-Mail-Schreiben bei sich. Wählen Sie die Empfänger bewusst aus.

Und was mich natürlich interessiert: Wie wählen Sie die richtigen E-Mail-Empfänger aus?

Lassen Sie die anderen Leser ebenso wie mich bitte teilhaben an Ihren Gedanken und kommentieren Sie!

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