Hin und wieder fragen mich Menschen nach meiner Umsetzung von Getting Things Done (GTD). Ganz besonders kommt eine Frage auf:
Wie weise ich meine Aufgaben/Aktionen einem bestimmten Kontext zu, wenn auch zwei passen?
Aufgabe/Aktion/Handlung in Getting Things Done
Eine Aufgabe in Getting Things Done ist eine physische nächste Handlung. Also zum Beispiel »Ruf Chef an und frage X zum Thema Y« oder »Recherchiere ABC im Intranet«. Eine in sich abgeschlossene Handlung, die ich in einem Rutsch durchführen kann.
Natürlich kann das eine längere Handlung sein, die ich vielleicht sogar durch eine Pause oder eine andere Aufgabe unterbreche, aber es ist dennoch eine Aktion. Sind es zwei Aktionen, habe ich ein kleines GTD-Projekt.
Wenn ich noch nicht weiß, welches X ich fragen will, dann ist es eine separate Aufgabe, X zu definieren.
Eine Aufgabe in GTD kann ich also direkt ausführen. Ich muss nicht erst noch eine Telefonnummer herausfinden, nicht erst noch das Internet neu einrichten. Ich kann direkt loslegen.
Wenn meine Aufgabe vorab noch Schritte benötigt, damit ich die Aufgabe tatsächlich angehen kann, habe ich ein kleines Projekt mit mehreren Aufgaben.
Im Englischen gefällt mir der GTD-Ausdruck besser: David Allen spricht nicht von Task, sondern von Next Action, also nächste Aktion oder nächste Handlung. Leider klingt dies im Deutschen mehr schlecht als recht, so dass wir doch meist wieder bei der Aufgabe landen.
Die nächste Aktion so aufzuschreiben, dass sie tatsächlich eine Aktion beschreibt und nicht nur eine Idee, ist beinahe die halbe Miete bei Getting Things Done.
Kontext in Getting Things Done
Jede nächste Handlung kann ich in einem bestimmten Kontext durchführen. Manches immer dann, wenn ich ein Telefon bei mir habe. Manches nur im Büro. Manches nur zu Hause. Manches nur am Computer. Und so weiter.
Ihre Kontexte können andere sein als meine. Sind es wahrscheinlich. Ich habe einen Kontext Computer online und Computer offline, weil ich viel mit öffentlichen Verkehrsmitteln reise, wo ich oft nur Aufgaben lösen kann, für die ich nicht zwingend Internet brauche.
Ihre Definition Ihrer Kontexte muss also auf Ihre Lebenssituation abgestimmt sein, und kann sich im Verlauf der Jahre auch ändern. David Allen schlägt einige vor, meine Kontexte sehen etwas anders aus (@Agendas, @Calls, @Errands, @Office, @Home, @Computer Online, @Computer Offline, Someday/Maybe).
Die nächsten Aktionen möglichst zielgenau in Kontexte einzusortieren ist beinahe die andere halbe Miete bei Getting Things Done.
Eine Aktion, zwei Kontexte?
Wie weise ich meine Aufgaben einem bestimmten Kontext zu, wenn auch zwei passen würden?
Die Antwort ist ebenso banal wie tiefgründig: Dann weisen Sie sie eben zwei Kontexten zu, nachdem Sie kurz nachgedacht haben, ob sie tatsächlich auf zwei Kontexte passt.
Hier ist nun das elektronische GTD-System dem papierhaften überlegen. Denn in Outlook beispielsweise kann ich einer Aufgabe zwei Kategorien – die ja in Outlook den Kontext repräsentieren – zuweisen. Auch wenn ich die Aufgabe damit in beiden Kategorien sehe, ist die Aufgabe ist dennoch nur einmal im System. Wenn ich eine Ansicht davon abhake, ist die andere ebenfalls abgehakt.
Sehen wir uns zwei Beispiele an:
Die erste nächste Handlung lautet: »Ruf meinen Chef an und bespreche das Problem X beim Projekt Y.« Diese Aktion könnte nun in den Kontext @Calls oder in den Kontext @Agendas, oder beide.
Hier muss ich mir folgende Frage stellen: Ist mein Chef jemand, mit dem ich sowieso regelmäßig telefoniere, und hat die Aktion bis dahin Zeit? Wenn ja, dann packe ich sie nur in @Agendas und bespreche das Thema zusammen mit all den anderen bei unserem nächsten Telefonat. Eilt es, oder ich spreche mit der Person nicht so häufig oder regelmäßig, kommt die Aktion in den Kontext @Calls.
Im zweiten Beispiel möchte ich etwas im Internet recherchieren. Das könnte nach @Computer Online kommen, aber ebenso kann ich das am Smartphone recherchieren. Was tun?
Habe ich des öfteren solche Aufgaben, die ich an jedem Gerät mit Internetzugang ausführen kann, ist es eventuell sinnvoll, die Bezeichnung für den Kontext anzupassen. Ich für meinen Teil sehe durchaus auf dem Smartphone auch kurz die nächsten Aktionen des Kontexts @Computer Online durch, ob etwas dabei ist, das ich am kleinen Bildschirm machen möchte.
Keine Wissenschaft
Machen Sie keine Wissenschaft draus. Das Ziel ist nicht, dass Sie das perfekte System schaffen. Es reicht, wenn Sie eines haben, das funktioniert. Und es ist sinnvoll, wenn Sie sich ab und an Gedanken machen, ob die Aufteilung Ihrer Kontexte noch zu Ihrer Lebens- und Arbeitssituation passt, und ändern gegebenenfalls.
Wie sehen Sie das?
Lassen Sie die anderen Leser ebenso wie mich bitte teilhaben an Ihren Gedanken und kommentieren Sie!
Photo: Courtesy Death to the Stockphoto
Es wird oft geraten GTD in englischer Sprache zu lesen, da vieles in der Deutschen Übersetzung nicht korrekt dargestellt wird. Ist das so?
Das kommt darauf an. Sicherlich ist die deutsche Übersetzung kein Meilenstein der Sprachgewandtheit, jedoch hatte ich keinerlei Verständnisprobleme. Manche Begriffe sind wohl ungewöhnlich übersetzt, vor allem wenn es um das papierhafte System geht. Dies fällt aber wohl am ehesten denen auf, die papierhafte Ablage beherrschen – mir nicht.
Ebenso gut kam ich mit dem englischen Original (als Hörbuch) zurecht.
Ich empfehle, es einzig und allein von einer Frage abhängig zu machen:
Wie locker liest du selbst englische Sachbücher? Ich würde im Zweifel jegliche Sprachbarriere wegnehmen und auch mal eine suboptimale Übersetzung lesen, bevor das Unterbewusstsein ob der Fremdsprache einen Widerstand aufbaut.
Ich habe GTD mit dem deutschen Buch gelernt und erst für die Wiederholung mir das englische Hörbuch geholt – weil speziell die locker-flockige Stimmung natürlich im Original schon noch besser kommt.