Ein System, um die Dinge geregelt zu kriegen

In meiner Buchbesprechung zu „Wie ich die Dinge geregelt kriege„, der deutschen Fassung von „Getting Things Done„, erfuhren Sie die grundlegenden Ideen der Methode zur Selbstorganisation von David Allen.

Update: Lesen Sie bitte meinen neuen Artikel Getting Things Done mit Outlook/Exchange und iPhone/iOS. Er enthält Updates zu meinem System wie z.B. eine andere iPhone-App. Die Software, die ich bislang zur Synchronisation von Aufgaben und Outlook und iPhone verwendete, ist so nicht mehr verfügbar.

Alles muß zunächst raus aus dem Kopf, jede ausstehende Tätigkeit jeglicher Art, um sie dann nach Kontexten und Projekten zu gruppieren, zu bewerten und gegebenenfalls zu planen. Dann erst steht das Tun an. Für Projekte, also alles, was mehr als zwei separate Tätigkeiten beinhaltet, geht man ähnlich vor. Das ganze nennt sich dann “natürliche Projektplanung”.

Für mich selbst habe ich mittlerweile ein GTD-System gefunden, das mir im Beruf als auch privat hilft.

Nochmal: Hören Sie auf, diesen Artikel zu lesen und gehen Sie zum neuen: Getting Things Done mit Outlook/Exchange und iPhone/iOS.

Aufgaben sind die Zentrale

Der Kern meines GTD-Systems ist die kontextbezogene Aufgabensammlung. Da ich beruflich Microsoft Outlook nutze, erfasse ich hier auch die Aufgaben. Die Outlook-Kategorien bilden den GTD-Kontext ab. Ein Kontext ist das Umfeld, in dem ich eine bestimme Aufgabe erledigen kann. Folgende Kontexte, und damit Kategorien, habe ich mir definiert:

• @Agendas: alles, was ich mit Leuten besprechen möchte. Aufgaben in diesem Kontext erstelle ich mit dem Betreff “Name: Aktivität”. In der Regel ist die Aktivität fragen, klären oder informieren. Für die Personen, mit denen ich am meisten zu besprechen habe, gibt es einen eigenen Kontext @Agendas Name.
• @Calls: alles, was ich an Anrufen zu erledigen habe. Auch hier steht der Name voran, dann die Aktivität und wenn möglich die Telefonnummer. So kann ich ohne Verzögerung anrufen, wenn mir nach Telefonieren ist.
• @Besorgung: Hier kommt alles hinein, was ich erledigen muß, wenn ich außer Haus bin. Dazu gehören Einkäufe, Behördengänge, Post einwerfen und ähnliches.
• @Home: Alles, was es zu Hause zu erledigen gibt. Bilder an die Wand schlagen, unregelmäßige Haushaltstätigkeiten. Auch so scheinbar unwichtiges wie das Auswaschen des Staubsaugerfilters in sechs Monaten hat hier seinen Platz.
• @Computer Online: Alles, was ich am Computer erledigen möchte und dazu einen Internetzugang brauche.
• @Computer Offline: Alles, was ich am Computer erledigen möchte, dazu aber kein Netz benötige. Das ist für mich wichtig, weil ich viel Zug und S-Bahn fahre, wo ich oft keinen Internetzugang habe.
• @Office: Was ich im Büro tun muß. Also vielleicht irgendetwas ausdrucken, oder irgendwohin bringen.
• @Waiting for: Alle Aufgaben, bei denen ich auf die Antwort oder Handlung eines Dritten angewiesen bin. Wenn ich also jemanden um einen Gefallen gebeten habe oder ihm ein Buch geliehen habe, kommt das hier rein.
• Projects: Ein Projekt ist etwas, das zwei Aktivitäten oder mehr umfaßt. Ideensammlungen zu Projekten, Status und so fort kommen in diesen Kontext. Aus den Projekten gewinne ich neue Aktivitäten.
• Someday/Maybe: der richtige Platz für alles, was ich vielleicht mal tun möchte, oder für Ideen, die zu nichts konkretem gehören und die ich nicht sofort angehen will. Hier kommen beispielsweise Ideen für neue Artikel dieses Blogs hinein.

Die Standardansicht für Aufgaben in Outlook ist denkbar ungeeignet, das System adäquat abzubilden. Deshalb habe ich mir eine eigene Ansicht definiert, die nach Kategorien gruppiert, sowie die Spalten für Inhalt, Datum und Zuständigkeiten mit anzeigt. Wenn ich bestimmten Leuten eine eMail schreiben möchte, und dies nicht im einem Rutsch machen kann oder will, dann schreibe ich den Text zunächst direkt in die Aufgabe. Bin ich dann fertig, reicht ein Klick auf Statusbericht senden, um daraus eine eMail zu machen.

Im Urlaub auch gerne auf Papier

Im Urlaub stelle ich das Aufgabensystem gerne zeitweilig auf Papier um, wenn ich davon ausgehe, einige Tage auf den Computer zu verzichten. Dazu übertrage ich die Kontexte @Besorgungen und @Home auf Papier und vervollständige ich sie mit allem, was ich im Urlaub zu Hause sonst noch alles tun möchte, soll oder muß. Die Papierliste markiere ich dann mit Hilfe von Farben wieder nach Kontexten.

eMail ist auch nur eine Art Eingang

Viele schaffen sich beeindruckende Bäume aus Unterverzeichnissen in Ihrem Posteingang, in dem sie nach Absendern, Themen oder ähnlichem sortieren. Das hilft jedoch nichts, weil man dann nur länger nach Mails sucht. Für mich gibt es nur wenige Arten von eMail:

• Bearbeiten: Alle Mails, die ich noch in irgendeiner Form bearbeiten möchte, landen in einem der vier Unterordner von Bearbeiten.
  • Antworten: Alles, was  eine Antwort meinerseits benötigt. Sollte die Mail eine andere Aktion erfordern, ziehe ich sie in die Aufgaben und setze den richtigen Kontext. Was im Bearbeiten-Ordner liegt, muß ich direkt als Mail beantworten.
  • Nachfragen: Wenn mich etwas nicht direkt betrifft, ich jedoch bei Gelegenheit nachsehen nachforschen will, wie sich die Sache weiterentwickelt, dann landet die Mail hier.
  • Lesen Offline: In diesem Unterordner landen längere Mails oder solche mit Anhängen, die ich lesen möchte, aber nichts direkt tun muß. Rundschreiben gehören dazu, Berichte, usw. Sollte ich nicht dazu kommen, hier alles zu lesen, ist das kein Beinbruch.
  • Lesen Online: Ist genauso wie Lesen Offline, nur daß das zu lesende Dokument nicht direkt in der Mail enthalten ist, sondern als Verweis auf eine Stelle im Netz. Zum Lesen brauche ich also Internetzugang.
• Referenzmaterial: Mails, die ich aufheben möchte, kommen hierhin. Hier habe ich absichtlich keine weitere Unterstruktur, da Mails in verschiedenen Kontexten relevant sein können, und ich mich in der Suche behindern würde,  verteilte ich sie in verschiedene Schubladen.

Alles andere lösche ich. Alles. Auch alle Mails, die zwar eine Aktion meinerseits erforderten, ich dies aber binnen zwei Minuten erledigen konnte. Und wie finde ich nun meine Mails nach Themen oder Absendern wieder? Zum einen ist die Suchfunktion von Outlook mittlerweile sehr gut und schnell, zum anderen gibt es Suchordner. Hier habe ich mir für die wichtigsten Personen Suchordner definiert, in denen Mails angezeigt werden, die ich entweder von diesen erhalten oder an diese geschrieben habe. Auf diese Weise finde ich Mails unabhängig davon, ob sie im Ordner Bearbeiten oder schon Referenzmaterial liegen. Genauso verfahre ich mit Mails, die Betreffzeilen immer nach gleichem Muster haben, wie beispielsweise Reiseanträge oder Berichte von Kundenbesprechungen.

Kalender ist nicht für Aufgaben da

Mit denselben Kategorien bzw. Kontexten markiere ich auch meinen Kalender, der berufliches ebenso wie privates enthält. Nur wenn auch hier alles im System ist, kann ich diesem vertrauen. Als Einträge in den Kalender schaffen es nur wirkliche Verabredungen. Das kann ein Meeting sein, oder ein fest vereinbartes Telefonat. Nicht aber Aufgaben, die bis zu irgendeinem Tag erledigt sein müssen, denn diese kann ich ja irgendwann bis dahin erledigen. Damit wird auch klar, daß der Kalender nicht lückenlos gefüllt sein darf. Ein gutes Füllmaß für den beruflichen Teil ist es, wenn bis zu einem drittel, maximal aber bis zur Hälfte einer Woche mit Terminen blockiert ist.

In Ausnahmefällen schafft es auch eine Aufgabe bis in den Kalender: Wenn ich beispielsweise in Kürze irgendetwas vorzulegen habe und das unbedingt heute vorbereiten muß. So signalisiere ich Kollegen, die in meinen Kalender schauen, daß ich keine Besprechung in der Zeit annehme. In die jeweiligen Termineinträge füge ich die Daten oder Verweise darauf ein, damit ich nur den Kalendereintrag öffnen muß und alles Relevante vor mir habe.

Smartphone hilft, die Aufgaben immer dabei zu haben

Dank Smartphone habe ich meine Aufgaben immer dabei. Dies ist – zumindest für mich – ein unverzichtbarer Teil des Systems, sowohl immer sehen zu können, was anliegt, als auch frische Ideen und Gedanken ins System einkippen zu können. Das Smartphone hat dabei für mich den Vorteil, daß neue Aufgaben gleich elektronisch verfügbar sind, und so auch automatisch wieder den Weg auf meinen Computer finden. Die Synchronisierung läuft über den Online-Dienst Toodledo. Dies hat zwar den Nachteil, daß damit eine weitere Stufe zwischen Smartphone und Laptop hängt, aber dafür die Möglichkeit bietet, auch an meine Aufgaben zu kommen, wenn ich wirklich nur ein Internet und sonst nichts zur Verfügung habe. Außerdem eröffnet mir dies bessere Wahlmöglichkeiten bei den Apps.

Als iPhone-App habe ich mich für die Toodledo-eigene App entschieden. Für einen vernünftigen Preis bekomme ich das, was ich brauche: Aufgaben in verschiedenen Kontexten. Auf Android hatte ich Got To Do in Verwendung.   Der Wermutstropfen bei der Lösung ist, daß ich ein separates kleines Programm installieren mußte, um von Outlook nach Toodledo zu synchronisieren, das kostenlos von Chromatic Dragon bereitgestellt wird. Update: Mit Outlook 2010 gibt’s Probleme, die Lösung steht unten als Kommentar. Update 2: Nachdem Chromatic Dragon nicht mehr angeboten wird, bin ich auf eine neue Lösung umgestiegen.

Dank des Toodledo Apple Dashboard Widgets für Mac OS X habe ich die Aufgaben auch auf meinen iMac synchronisiert und so auch zu Hause am Computer die Aufgaben vor Augen.

Analog geht’s genauso

Nicht die ganze Welt ist elektronisch zu erfassen. Leider? Vor allem zu Hause kommt viel Post an. Von Versicherungen. Von Behörden. Von Firmen. Von sonstwem. Hier gilt wieder dasselbe wie für eMail: Es gibt einen Posteingang, ein Fach für Bearbeiten, und ein Fach für Referenzmaterial. Der Unterschied ist nun, daß ich das Referenzmaterial gruppiert und sortiert in Ordner ablegen muß.

Da ist im Moment auch noch die Schwäche in meinem System, denn die Intervalle, in denen ich das mache, sind doch noch recht groß. Dafür hilft der verhältnismäßig kleine Stapel Bearbeiten, an alles zu denken. Solange ich die in GTD empfohlenen wöchentlichen Reviews einhalte, funktioniert alles. Auch im analogen Bereich habe ich meine Ablage für Lesematerial. Passenderweise ist dies ein Zeitungsständer im Arbeitszimmer, in dem tatsächlich nur Sachen liegen, die ich noch lesen möchte. Die gelesenen wandern entweder in den Papiermüll oder ins Referenzmaterial-Archiv.

Einfach halten (KISS – Keep it simple and stupid.)

Einige Elemente von GTD habe ich nicht implementiert, weil ich sehr gut ohne auskomme: Das “Tickler File”, also eine 42-fächrige Mappe mit Fächern für Tage und Monate. Ich wüßte nicht, was ich dort hineintun sollte, denn gottseidank kommt bei mir nicht viel Papier an. Ebenso verwende ich den David-Allenschen GTD-Outlook-Aufsatz nicht. Dieser erweitert die Aufgaben um Möglichkeiten der Projektstrukturierung und allerlei Funktionen, die mir persönlich allesamt viel zu kompliziert sind. Ich möchte schließlich nicht erst überlegen müssen, wie ich eine Aufgabe in der richtigen Weise ins System bekomme.

Ich meine mein System ist einfach genug, um nicht von speziellen Programmen abhängig zu sein. Seit ich damit angefangen habe, ist mir fast keine Aufgabe mehr durchgerutscht. Und die wenigen waren genau solche, die ich nicht in meinem System erfaßt hatte. Außerdem stelle ich  fest, daß mir seitdem leichter neue Ideen und Gedanken kommen, und ich konzentrierter Arbeiten kann. Nicht nur die Arbeit fällt leichter, auch die Familienzeit ist besser und wertvoller geworden, weil ich eben nicht mehr ständig auf Erinnerungsstimmen im Kopf hören muß, sondern mich ganz auf die Kinder einlassen kann.

Und, wie funktioniert Ihre Selbstorganisation?