Meine Checkliste für Online-Meetings mit Kunden

Die Checkliste ist eindeutig auf Kundenbesprechungen mittels MS Teams, Zoom, Skype oder ähnlichen Tools ausgerichtet, wird aber auch bei Besprechungen oder Präsentationen vor einem größeren internen Publikum von Nutzen sein.

Warum eine Checkliste? Weil Checklisten nichts schlechtes an sich haben. Piloten benutzen sie – und wir fühlen uns sicher, weil sie sie benutzen. Chirurgen verwenden sie – und wir fühlen uns sicher, weil sie es tun. Wenn Ihnen der Begriff Checkliste nicht gefällt, können Sie auch das Protokoll verwenden. Mir gefällt eigentlich beides, und es gibt Bücher über beides (Checklist-Strategie / The Checklist Manifesto & The Code. The Evaluation. The Protocols).

Bedenken Sie, dass dieses Protokoll/diese Checkliste Sie nicht davor bewahrt, Ihre Technik tatsächlich zu üben. Es führt kein Weg daran vorbei, die verwendeten Werkzeuge in der Praxis zu beherrschen (siehe meinen Artikel über die Beherrschung von Software-Werkzeugen).

Die Online-Meeting-Checkliste ist Werkzeug-agnostisch. Sie gilt unabhängig davon, ob Sie Skype, Skype für Unternehmen, MS Teams, Zoom, Webex oder was auch immer verwenden.

Also ohne weitere Umschweife: die Checkliste. Bonus: Unten gibt’s die Checkliste auch als PDF-Download!

Einrichtung/Raum-Vorbereitung

1. Hintergrund prüfen. Aufgeräumt?
2. Lichter überprüfen. Ist es hell genug? Von vorne kommend, etwas oberhalb, kein hartes Deckenlicht?
3. Wasserglas auf dem Schreibtisch nachfüllen
4. Sicherstellen, dass die Einladung zu einer Besprechung auf dem Smartphone gespeichert ist, falls der Computer ausfällt.
5. Hemd / Haare / Bart überprüfen
6. Den Laptop so einstellen, dass die Webcam auf Augenhöhe steht (es sei denn, Sie verwenden eine externe Kamera)

Verwendung einer externen Kamera

1. Tischstativ und Kamera aufstellen^[1]
2. Einrichten einer zusätzlichen Lampe.
3. Externe Kamera anschließen, Host-Programm starten

Laptop-Vorbereitung

1. Antivirus deaktivieren, falls für eine Software-Demo erforderlich
2. Deaktivieren Sie VPN.
3. OneDrive und andere Dateifreigabetools anhalten
4. Andere Tools mit Internet/CPU-Last pausieren
5. Alle Fenster schließen / Meeting verschieben + Werkzeuge auf 2. virtuellen Desktop präsentieren
6. Dateien und Verknüpfungen vom Desktop löschen oder ausblenden
7. Ordner mit eventuell benötigtem Material öffnen
8. Mikrofon auf Pegel und Hintergrundgeräusche prüfen
9. Prüfen Sie alle Möglichkeiten zum Stummschalten/Stummschalten aufheben Mischpult, Meeting-Tool, Headset, …)
10. Headset auf Pegel prüfen
11. Webcam Einstellung überprüfen
12. Überprüfen Sie die Bildschirmeinstellung für den Präsentations-Modus in PPT, damit sie mit dem Bildschirm übereinstimmt, den Sie später freigeben möchten.
13. Wenn Sie die Videos wiedergeben, prüfen Sie, wie Sie den Ton im Besprechungswerkzeug übertragen
14. Überprüfen Sie den Link zum Treffen >10 Minuten vor dem Treffen. Insbesondere für externe Treffen kann es erforderlich sein, zusätzliche Software herunterzuladen
15. Outlook herunterfahren.
16. Das andere Online-Meeting-Tool auf „nicht stören“ stellen oder schließen (nur bei Alleingang oder lassen Sie es offen für den Chat mit Kollegen).

Starten der Besprechung

1. Frühzeitig in das Konferenz-Tool wechseln (Outlook wieder schließen.
2. Überlegen, ob eine Aufzeichnung gebraucht wird. Daran denken, alle zu fragen (gesetzlich vorgeschrieben!)
3. Mikrofon stumm schalten.
4. Kamera einschalten.
5. Die Leute bitten, die Kamera einzuschalten
6. Lächeln Sie!

Während der Präsentation

1. Erkundigen Sie sich explizit bei den Leuten nach deren Fragen.
2. Mehr lächeln!
3. Geben Sie explizite Antworten, Vereinbarungen
4. Machen Sie eine Pause, aber geben Sie einen genauen Zeitpunkt für die Fortführung an.
5. Stoppen Sie die Bildschirmfreigabe, wenn sie nicht mehr benötigt wird.

Nach der Sitzung

1. Aufzeichnung herunterladen
2. Entfernen Sie das „Bitte nicht stören“ Symbol aus dem/den Chat-Tool(s)
3. Notizen teilen mit den Teilnehmern

Ich persönlich benutze diese Checkliste in OneNote, mit Kontrollkästchen neben jedem Artikel, und setze sie nach der Verwendung einfach zurück.

Die Checkliste

Sie wollen die Checkliste zum Ausdrucken oder Ausfüllen? Dann laden Sie sich zu diesem Beitrag die Online-Meeting-Checkliste herunter, im Austausch mit Ihrer E-Mail-Adresse (wenn Sie meine Beiträge schon per E-Mail bekommen – einfach nochmal dieselbe Adresse hier eintragen.):

Jetzt interessiert mich Folgendes: Was sind Ihre Protokolle für die Einrichtung virtueller Meetings? Bitte hinterlassen Sie unten einen Kommentar.

Aus meinem englischen Original übersetzt mit www.DeepL.com/Translator (kostenlose Version)