In diesem Artikel lesen Sie, wie ich der Papierflut Herr wurde und in einem Bruchteil der bisherigen Zeit archiviere.
Wir alle haben nicht nur eine Flut von E-Mail, die uns täglich erreicht, sondern dazu ja auch viele Briefe, Kassenzettel, Rechnungen in Papierform, die alle irgendwie behandelt werden möchten.
Wenn man – wie ich – nicht viel mit Papier anfangen kann und keine ordentliche kaufmännische Ausbildung mit den Kenntnissen zu Ablage aufwarten kann, sind Probleme vorprogrammiert.
Kampf mit Papierberg und Ordnern
Meine Papierablage füllte sich immer Woche um Woche. Traditionelle Systeme zur Papierablage sehen vor, am besten täglich neu ankommende Post zu sichten, und in die thematisch passenden Ordner abzulegen.
Einen für Autoversicherung, einen für Steuerbescheide, einen für Gehaltsnachweise, einen für die Hausversicherung, einen für Hausanschaffungen und so weiter.
Das macht zwei Dutzend Ordner und mehr, und füllt ein ganzes Regal. Und das Regal steht im Keller. Also nicht dort, wo ich unbedingt für jedes Blatt Papier hin möchte. Getting Things Done empfiehlt, das Archiv in Griffnähe zu haben, und einfach jedes Papier nacheinander aus dem Posteingang zu nehmen und passend abzulegen.
So richtete ich neben meinem Fach Posteingang und meinem Zu Bearbeiten Fach auch ein Fach für Ablage ein. Mit der Folge, dass dieses Fach nach einigen Wochen – oder Monaten ‒ überquoll und ich schließlich viele Stunden investieren durfte, um das Fach leer und die Ordner voll zu bekommen.
Zusätzlich ordnete ich Dokumente, die ich für die Steuer würde brauchen, gleich in einen Steuerordner, mit der Folge, dass ich diese nach Anfertigen der Steuererklärung in die richtigen Ordner einsortieren musste.
Papier ist also nicht mein Ding.
Digital schon.
Besser Papierlos ‒ Ordner digital?
Der Gedanke lag nahe, alles einfach zu digitalisieren.
Alles einscannen und in die thematisch passenden Ordner ablegen, wie von vielen Digitalisierern empfohlen?
Auf diese Weise würde ich ja auch wieder jedes Blatt in einen Ordner einsortieren müssen, nur eben digital.
Alles einscannen und nur in Papierform aufheben, was unbedingt sein muss.
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Zusätzlich erfordern jedoch gesetzliche Regelungen, manche Dokumente auch in Papierform zu archivieren. Rentendokumente, Gehaltsnachweise, Versicherungsscheine. Also zusätzlich doch noch Papier-Ordner? Und dieselbe Arbeit letztendlich zwei mal?
Dann stolperte ich über einen Artikel bei Ivan Blatter, der eine Lösung präsentierte: Keine Ordner, sondern die Suchfunktion auch für Papier benutzen. Letztendlich die konsequente Fortführung von Getting Things Done, was ich ja für meinen elektronischen Posteingang sehr erfolgreich benutze.
Papierlos-Werkzeuge
Folgende Komponenten brauche ich dazu zusätzlich zu meinem Posteingangskorb.:
- Einen einzigen Ordner auf meinem Computer. Dieser Ordner muss auf ein mehrfaches Backup laufen und darf nicht auf einem Cloud-Laufwerk wie etwa Dropbox liegen.Dies nehme ich sehr ernst, denn wenn ich nur noch digitale Dokumente habe, dann darf ich diese nicht durch einen Zufall, einen Computerschaden oder Ungeschicktheit verlieren.
- Einen Einzugscanner, und zwar einen guten. Bei mir ist dies ein Fujitsu ScanSnap iX500 (neueres Modell ist der Fujitsu ScanSnap iX1500).
Der Einzugsscanner nimmt einen ganzen Stapel Papier auf und scannt gleichzeitig Vorder- und Rückseite eines Blatts. Der Scanner achtet darauf, nicht zwei Blätter gleichzeitig einzuziehen, und wenn das dank haftender oder klebender Papiere doch einmal passiert, merkt er es und warnt. Für Dokumente größer DIN A4 ist eine Doppelfolie dabei, zwischen die das Dokument zusammengefaltet gesteckt wird und gut durch den Scanner läuft.
Der Scanner war mit gut 400€ nicht ganz billig, aber was am wichtigsten ist: er arbeitet zuverlässig und ärgerfrei, per USB oder WLAN.
- Einen Klammerlöser. Oft sind Verträge oder Versicherungsdokumente geklammert. Diese Klammern müssen vor dem Scannen raus. Das geht mit einem Klammerlöser für 3€ besser als mit einer Schere oder Messer zu fummeln.
- Ein Paginierstempel. Das ist ein Stempel, der eine fortlaufende Nummer auf ein Papier stempelt. Nach jedem Stempeln schaltet die Nummer automatisch um eins weiter. Gibt es in einer soliden Lösung für ca. 35€.
- Ein Aktenvernichter (Shredder). Nachdem ich viele Unterlagen von z.B. Versicherungen, Finanzamt usw. gleich wieder entsorge, sollte je nach Vertrauenswürdigkeit des Weges für den Papierabfall das Papier zerkleinert werden. Vernünftige Aktenvernichter gibt es ab 50€.
Im nächsten Abschnitt sehen Sie, wie diese Komponenten zusammenwirken.
Papierlos, digital, einfach.
Der Vorgang ist nun ganz einfach:
- Den obersten Brief aus dem Posteingang nehmen. Aktion notwendig? Archivierung notwendig? Viele eingehenden Briefe können unarchiviert weg.
- Muss das Papier-Original archiviert werden?
- Wenn papierhaft archiviert werden muss, dann auf die erste Seite des Vorgangs den Paginierstempel anbringen. Ja, ich stempele auch Verträge. Das einzige, was ich nicht gestempelt habe, sind alle Promotions-, Diplom-, Schul-, Arbeitszeugnisse.
- Wenn archivieren, dann in den Einzugscanner legen und einscannen. Standardmäßig in schwarz-weiß, nur in Ausnahmefällen in Farbe.
- Die Datei in einem einzigen Ordner Referenzmaterial als PDF abspeichern. Der Dateiname besteht aus dem Briefdatum oder Rechnungsdatum im Format JJJJ-MM-TT, dann einige Schlagwörter.
- Wenn papierhaft archiviert werden muss, dann das Papier in einem einzigen Handordner ablegen, und zwar einfach obenauf. Ansonsten: ab in den Papierkorb.
Ist der Ordner für die papierhafte Ablage voll, dann die erste und letzte Paginierzahl auf den Orderrücken schreiben und einen neuen Ordner anlegen, mit der nächsten Paginierzahl als Startzahl auf dem Ordnerrücken.
Das Finden von Dokumenten – Schlagworte und Tags
Die Kunst liegt ganz klar in den Schlagwörtern, die ich beim Einscannen vergebe. Da ich die OCR-Funktion, also die Bild-zu-Text-Funktion des Scanners aus Geschwindigkeitsgründen nicht aktiv habe, kann ich Dokumente nur über das Datum und die Begriffe finden, die ich vergebe.
Zusätzlich zum Datum im Format JJJJ-MM-TT kommen beliebig viele Suchwörter. Also die Art des Dokuments. Eine Rechnung, Quittung, Versicherungsschein. Der Absender, die Bank XY, Finanzamt, Versandhändler Z. Das Thema des Dokuments oder das Wichtige. Eine Rechnung für einen Schrank zum Beispiel. Eine Quittung für ein elektrisches Gerät. Ein Vorname unseres Familienmitglieds.
Einige Beispiele, wie ich Namen vergebe:
- 2014-10-01 Ikea Quittung Schrank Pax
- 2014-05-01 Finanzamt Augsburg Steuerbescheid
- 2015-01-08 R+V Versicherung Unfall Julia Steuer
- 2014-11-01 Stadt Augsburg Entwässerung Rechnung
- 2014-10-19 MathWorks Gehalt
Sie bekommen es raus. Dasselbe mache ich mit Kontoauszügen, die ich bei manchen Konten noch nicht elektronisch bekommen kann. Mit allen Kassenzetteln, die relevant für die Garantie von Geräten sind.
Nichts außer dem letzten der fünf Beispiele archiviere ich auch in Papier.
Wie finde ich nun ein Dokument?
Früher musste ich in den Keller gehen, den Ordner finden, alles durchblättern und mich dann ärgern, dass der Vorgang falsch einsortiert wurde. Fünf Minuten weg wie nichts.
Benötige ich nun ein Dokument im Original, suche ich das entsprechende Schlagwort im Referenzordner am Computer, öffne die PDF-Datei und sehe die Nummer des Paginierstempels. Ich sehe am Ordnerrücken sofort, in welchem fortlaufenden Ordner ich nachsehen muss und finde das Dokument auf Anhieb, weil die Dokumente ja in absteigender Nummer im Ordner liegen. Dies benötigt ungefähr 30 Sekunden.
Steuerunterlagen rasant zusammengesucht
Warum hat das dritte Beispiel am Ende noch einen Begriff Steuer? Das ist mein Tag für Dokumente, die ich für die Steuererklärung brauche. Ich habe mit der Tagging-Funktion von Mac OS X experimentiert, aber festgestellt, dass ich mit dem Dateinamen schneller zum Ziel komme.
Um nun alles für meine Steuererklärung zusammen zu sammeln, suche ich in meinem Referenzordner einfach nach allen Dateien, die 2014 und Steuer im Namen haben. Damit braucht das Zusammenstellen der Steuerunterlagen etwa 5 Sekunden.
Das Finanzamt bekommt Ausdrucke davon mit dem Vermerk, diese nach Bearbeitung einfach zu vernichten. Das spart dem Finanzbeamten die Arbeit, alles wieder einzutüten, dem Finanzamt das Rückporto und mir einen Haufen Arbeit.
Der Effekt: von knapp 30 auf 2 Ordner.
Bevor ich das System nutzte, stand ein ganzer Schrank im Keller voller Ordner, und ich wurde schon depressiv nur vom Vorbeilaufen.
Ich habe im abgelaufenen Jahr die meisten alten Ordner vollständig digitalisiert. Von diese Ordnern sind noch zwei übrig geblieben, von denen ich den zweiten jetzt gerade befülle.
Mein Schrank davor:
Mein Schrank danach:
Diese zwei Ordner sind alles, was ich in direkter Nähe brauche. So stehen die zwei Ordner direkt neben meinem Schreibtisch. Sobald der dritte kommt, geht der erste in den Keller. Da ja streng chronologisch abgelegt wird, werde ich diesen nur sehr selten benötigen.
Bislang habe ich 25 Ordner völlig leer gemacht und entsorgt, einige weitere stehen noch zum Einscannen an und werden danach entsorgt werden.
Ich kann meine Ablage problemlos jeden oder jeden zweiten Tag leeren, wenn ich an meinen Computer komme.
Als angenehmen Nebeneffekt verfüge ich nun von meinen kompletten Dokumenten ein elektronisches Backup, was deutlich besser ist als es einfach als Unikat im Keller stehen zu haben. Selbst wenn das Haus abfackelt, habe ich ein Backup, da eine Backup-Festplatte stets außer Haus lagert.
Akzeptanz
Nur sehr wenige Dokumente müssen in Papierform vorhanden sein, für den überwiegenden Teil reichen elektronische Kopien aus.
Bei Kassenzetteln von stationären Geschäften hatte mit den Ausdrucken noch nie Probleme. Diese sind eher besser als die Originale, da der Thermodruck binnen Wochen oder wenigen Monaten verblasst.
Im Zweifelsfall lieber mal ein Dokument zu viel im Original aufbewahren, siehe dazu auch die Quellen unten.
Was sagt meine bessere Hälfte dazu?
Die beste Ehefrau der Welt war von dem Konzept zunächst nicht wirklich angetan. Zwar bin in unserer Beziehung ich derjenige, der für die Akten zuständig ist, jedoch ist es freilich absolut notwendig, dass auch sie jedes Dokument jederzeit findet.
Deshalb habe ich Ihr eine kleine Anleitung geschrieben, in der genau steht, wo der Ordner auf dem Computer zu finden ist, wie man darin etwas findet und wie man von dort zum Dokument im Leitz-Ordner kommt. Dieses Dokument hat sie zum einen elektronisch bekommen, zum anderen klebt es auf der Rückseite der Klappe der Leitz-Ordner, und die stehen ja im Büro.
Wir haben das Verfahren zusammen trainiert und somit auch verifiziert. Es funktioniert auch in der Praxis.
Weiter
Vielleicht habe ich irgendwann so viele Dokumente, dass die Festplatte voll läuft auch wenn dies unwahrscheinlich scheint. Wir liegen derzeit bei ca. 100 MB pro Jahr. Da ich immer mehr Informationen gar nicht mehr per Brief bekomme, wird das jährliche Volumen eher abnehmen.
Einige alte Ordner sind noch nicht digitalisiert, dies ist etwas, das ich gern dann dazwischen schiebe, wenn der Computer hauptsächlich etwas anderes rechnet und ich selbst zu wenig Energie für eine vernünftige Aufgabe habe. Ich möchte den Schrank leer bekommen.
Update: Zu diesem Artikel gibt es nun Antworten auf die häufigsten Fragen (FAQ).
Und Sie?
Wie organisieren Sie Ihre Ablage? Und wie werden Sie auf digitale Ablage umstellen, falls nicht schon geschehen?
Lassen Sie die anderen Leser ebenso wie mich teilhaben an Ihren Gedanken und kommentieren Sie!
Quellen
[1] IHK Stuttgart: Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen
[2] § 14b Aufbewahrung von Rechnungen
[3] Wikipedia: Aufbewahrungspflicht
Photo: Joachim Schlosser, License Creative Commons Attribution Share-Alike
Kommentare
75 Antworten zu „Papierlose Ablage – Mit Dokumentenscanner zur digitalen Ablage“
Ein digitaler Ordner würde ja niemandem stören, besonders meinem Bruder. Meinen besten Dank für die Hinweise dazu! Die Suche nach Dokumenten ist bei ihm immer aufwendig, kostet auch viele Nerven. Toll, wenn alles digital oder sogar schon online wäre.
Hallo,
hast sich jemand mal mit den Unterscheiden zwischen ix500 und ix1500 beschäftigt? Würde man Stand heute immer noch den ix500 oder eher den ix1500 kaufen?
Einen passablen Vergleich findet man auf BHphotovideo. Mir sind an relevanten Unterschieden nur die Fähigkeit, bis zu 3m laufendes Papier zu scannen und eine leicht höhere Geschwindigkeit aufgefallen. Nachdem der Preisunterschied nur 40€ sind, würde ich den neueren nehmen.
Hallo und danke für die Anregung,
eine Frage habe ich noch: Haben Sie Erfahrungen mit der Verwendung von Scanbot.io? Das scheint für mich eine noch schnellere Lösung im Vergleich zum Scaner zu sein…
Mit dieser App im speziellen nicht, mit Scan-Apps im allgemeinen schon. Für ab und an mal ein einzelnes Blatt finde ich die schon okay, und mag auch Office Lens für unterwegs, dich für die Korrespondenz reicht mir keine App. Zu fragil, zu abhängig vom Umgebungslicht, zu aufwendig, den richtigen Winkel zu erwischen. Für ein Blatt ist eine App vielleicht noch schneller – wenn das Licht passt –, ab zwei Blättern gewinnt der Scanner.
Hallo. Vielen Dank für diesen tollen und informativen Artikel. Ich bin auch gerade dabei meine Büroablage in papierlose Form zu bringen. Mir stellt sich bei all diesen Dingen aber auch immer eine Frage: Wie geht ihr grundsätzlich mit Quittungen um, speziell solchen Quittungen auf Thermodruckpapier und die man aufbewahren muss?
Ich bin Freiberufler und habe immer wieder unterschiedliche Quittungen (Büroartikel, Baumarkt, IKEA, etc), die ich zwar scanne und dann in DevonThink archiviere. Aber diese Unterlagen müssen ja eigentlich für steuerrückfragen im Original aufbewahrt werden. Habe neulich bei IKEA bei der Rückgabe auch erlebt, dass ich keinen Ausdruck nutzen durfte, sondern den Originalbeleg brauchte, um Dinge zurück zu geben. Ich bin also immer gezwungen, diese Dinge aufzubewahren. Nun könnte ich es natürlich so machen wie in ihrem anderen Blogpost bezüglich der Ablage in Ordnern und Paginierstempel. Aber solche Thermoquittungen haben ja meist auch ein anderes Format als A4, sodass sie A4-Ordner schnell füllen bzw. teilweise auch zu klein sind, als dass man sie ordentlich ablegen kann.
Wie lösen Sie dieses Problem?
Ich sammle nämlich trotzdem noch wichtige Quittungen auf und arbeite somit – vermutlich unnötigerweise – doppelt und würde das System gern weiter einschränken.
Vielen Dank für Ihre Hilfe.
Danke, für die Blumen. Quittungen halte ich bislang ausschließlich elektronisch vor und hatte damit auch noch nie Probleme. Entweder unterschiedliche Ikeas gehen unterschiedlich vor, oder ich hatte tatsächlich noch nie einen Ikea-Rückgabefall seitdem. Fürs Finanzamt jedenfalls habe ich noch nie Originale benötigt.
Eben nachgesehen: Ich habe tatsächlich kaum Thermobelege im Ordner.
Vielen Dank für die ausführliche Schilderung Ihres Workflows, Herr Dr. Schlosser.
In meinem Beruf als Lehrer habe ich Tag für Tag mit vielen Dokumenten zu tun. Nun möchte ich zunehmend papierlos arbeiten – sowohl beruflich als auch privat. Alle Dokumente sollen dabei nach einem einheitlichen Schema gespeichert werden. Für den privaten Bereich ließe sich das problemlos bewerkstelligen, wenn ich Ihre Namenskonvention berücksichtige: Datum – Wer? (z.B. Ikea) – Was genau? (z.B. Rechnung).
Im beruflichen Kontext beschäftige ich mich beispielsweise mit der Planung einer Klassenfahrt. Ich habe vor Augen, dass die Dateinamen sowohl ein „Oberthema“ beinhalten als auch Auskunft zur Frage „Wer?“ und „Was genau?“ geben. Wie könnte dann beispielsweise das Dokument des Programmplans der Klassenfahrt benannt werden? Datum – Klassenfahrt – Name der Schule(?) – Programmplan.doc ?! Was ist aber, wenn ich eine Rechnung zur Klassenfahrt vorliegen habe? Datum – Klassenfahrt – Firma des Rechnungsstellers(?) – Rechnung Übernachtung ?! Oder denke ich hier zu kompliziert? Was ich suche, ist ein System, dass ich einheitlich umsetzen kann, auch dann, wenn ich das „Oberthema“ mit einbringen möchte?
Vielen Grüße
Gerrit
Die Gedanken gefallen mir. Nach was suche ich im Zweifelsfall? Nach dem Namen der schule oder nach „Klassenfahrt“? Nach dem Namen der Unterkunft oder einfach nach „Klassenfahrt Rechnung Übernachtung“? Bei mir wäre es in beiden Fällen zweiteres. Außer ich unterrichte an zwei Schulen, und außer die Klassenfahrt war eine Rundreise.
Das Prinzip stimmt schon: einfach halten. Nicht zu viel nachdenken.
Die Rechnung auf ein altes DinA4-Blatt heften und fertig.
Hallo Herr Schlosser, ich organisiere die Dokumentablage ähnlich wie Sie. Allerdings arbeite ich seit inzwischen 3 Jahren an einer Software zur optimalen Unterstützung für ein Erfassungs- und Ablageschema dieser Art:
http://www.pinnau.biz/dms.html
Im Grunde macht die Software nicht anderes außer dass die Bildungsvorschrift für Ablageordner und Dateiname fest eingestellt und dann anhand der Verschlagwortung automatisch gebildet wird. Darüber hinaus kann man PDFs einfach stempeln, mit Notizen versehen usw.
Ausserdem bietet die Software Lösungen für die Verarbeitung von Stapelscans, damit man nicht alles einzeln scannen muss.
Die neueste Version verfügt auch über eine gewisse Intelligenz und kann aus OCRten PDF einige Verschlagwortungsdaten allein auslesen und schlägt diese dann vor.
Ich bin auf Ihre Seite gestossen, da ich nach einem digitalen Paginierstempel gesucht habe.
Da die Software inzwischen auch bei Kunden im Einsatz ist, die in größeren Maßstäben arbeiten bin ich aktuell auf der Suche, wie ein Paginierstempel für rein digitale Belege realisierbar ist. Buchhalter brauchen einfach ihre fortlaufende Rechnungseingangsnummer.
Hallo Joachim,
danke für Deinen Beitrag „Papierlose Ablage“.
Ich mache das schon seit Jahre mit meinen ScanSnap S1300.
Nun habe ich mir den ScanSnap iX500 gekauft und der unterschied ist schon erheblich.
Auch ich benutze die gleiche Bezeichnung der Dateien.
Allerdings habe ich mir Ordner erstellt.z.B.
Library Einkauf:
JJJJ-MM-TT- AMAZON- iX500-Best.pdf
JJJJ-MM-TT- AMAZON- iX500-Rech.pdf
JJJJ-MM-TT- AMAZON- iX500-Überw.pdf**
** Wenn ich das Geld per Internetbanking überweise drucke ich mir als PDF den Beleg der Überweisung aus.
Weitere Library´s sich z.B.:
Library Versicherungen
Library Handbücher
Library Mietneuberechnung
Library Medizinische Befunde
usw.
Ich habe zum Beispiel mit der Krankenkasse mal eine „Diskussion“ gehabt. Die hatten behauptet. das sie wegen den Datenschutz die Unterlagen nur 10 Jahre aufheben und somit keine Kenntnis der Sachlage hätten. Meine Antwort: „Aber ich!“. Und so ging eine Kopie zu Krankenkasse und die gaben nach. Schon hatt meinen iX500 „verdient“ ;-)
Sehr schön, das finde ich eine tolle Anekdote, die die Relevanz guter Ablage unterstreicht. Respekt!
Wunderbar geschrieben, der Artikel.
Dieses „Projekt“ wollte ich seit Jahren schon angehen. Ich habe nur den alten ScanSnap S1300 (ohne i). Die Software ist dem entsprechend alt und wird nicht mehr aktualisiert (Manager 5.5). Seine Arbeit verrichtet das Geräte aber anstandslos gut.
Tatsächlich hänge ich mich immer wieder an kleinen Dingen auf. Bspw.: In welcher Auflösung sollte ich grundsätzlich scannen? Fein (200/400 dpi), beste (300/600), hervorragend (600/1200)? Und wirklich „nur“ schwarz-weiß oder doch farbig? …
Gerade der Wunsch nach bildlicher Übereinstimmung mit dem Original legt einen Farbscan doch nahe, oder irre ich da? Andererseits trägt die Farbe nur in seltenen Fällen zum Informationsgehalt bei. Das empfinde ich dann als Verschwendung Speicherplatz und Arbeitszeit.
Vielleicht kann mich diesbezüglich jemand von den Vor- bzw. Nachteilen überzeugen? ;o) Ich wäre dankbar.
Vielen Dank für den schönen Artikel.
Willi
Willi
Danke sehr!
Die meisten Schreiben liegen bei mir in 200dpi schwarz-weiß vor. Farbig oder höher auflösend nutze ich nur bei Urkunden und ähnlichem.
Sehr interessanter Artikel. Danke dafür. Den Scanner habe ich schon lange. Der ist wirklich sehr zu empfehlen.
Nun möchte ich die Quittungen für die Steuererklärung auch Digitalisieren.
ScanSnap Receipt erkennt erstaunlich gut das Datum, Preis, MwSt und oft auch den Händler.
Die Belege zu scannen geht schneller als alles händisch in eine Tabelle einzutippen.
Jedoch kann man leider keine Rechnungen importieren die man per E-Mail als PDF erhalten hat.
Und es gibt beim Export als Tabelle oder PDF keinen „Schlüssel“ wie den Paginierstempel der die Datensätze mit den Quittungen verbindet.
Gibts da bessere Lösungen?
Vielen Dank, Guten Rutsch und Schöne Grüße
mARTin
Danke für die Blumen, Martin. ScanSnap Receipt verwende ich (noch) nicht, könnte mir das aber eben nach Deinen Ausführungen gut vorstellen. Alles zusammen geht vielleicht tatsächlich nicht, und über ein Buchhaltungsprogramm mit Papierdokumentreferenz weiß ich leider nichts, da ich das noch nie gebraucht und gesucht habe.
Hi Joachim,
Finde dein System super aber ich stolpere immer wieder über ein Problem:
Stapelscan ist gut aber wie machst du das mit mehrseitigen Dokumenten.
Da kann man die Option 1 Seite = 1 PDF nicht anwenden.
Scannst du solche Dokumente dann doch einzeln? Oder hast du ein anderes schnelles System?
Gruss
Chris
Danke Chris, zumeist ist bei mir 1 Scan = 1 Tastendruck = 1 Dokument bzw. Vorgang, egal wie viele Seiten das dann hat. Beim Nach-Scannen alter Jahre aus der Zeit, bevor ich mit dem System anfing, habe ich ziemlich großflächig mehrere Dokumente aus mehreren Jahren von z.B. 1 Versicherung zu einem einzigen PDF zusammengefasst.
Hallo Joachim,
Interessanter Artikel (und Webseite). Ich bin seit 2014 komplett papierlos und es läuft super – anbei mein System/Erfahrungen:
Hardware: 1. iPhone SE 2. Klammerlöser (2€); 3. Aktenvernichter (20€); 4. iPhone Scan-Gestell (DYI, ca. 15 €)
1. Workflow: Dokumente sofort nach dem Eingang (2 min rule) mit dem iPhone mit der App Scanner Pro (ca. 5€) scannen und Original vernichten.
Das ist alles. Die Scans werden automatisch als pdf Dateien (ge-OCR-t als Option) auf mein Google Drive hochgeladen. Unterstützte Cloud Services sind Google,Drive, Onedrive, Dropbox, OneNote, Evernote)
Beim Naming bin ich 100% zum selben System gekommen wie du, was im Artikel gut beschrieben ist.
Scan-Ständer: das hilft mir bei Unterlagen mit vielen Seiten was besonders hilfreich beim Scannen von allen alten Unterlagen half – im Grunde, ein Gestell mit vier Beinen aus Plastik und eine Platte obendrauf mit LEDs und Loch für das iPhone. Die App an sich ist sehr schnell und wenn man keine zwei linke Hände hat, kann man mit dem Gestell 30-40 Seiten/min einscannen. Ich benutze es aber normalerweise nicht, bei eine oder zwei Seiten macht es nicht viel Sinn.
Originale behalten: ich habe alle in den letzten drei Jahren angekommene Originale vernichtet, mit der Ausnahme von 2-3 Rechnungen für die Steuererklärung und die Schulzeugnisse meiner Tochter. Bisher nie etwas im Original gebraucht. Hab bei IKEA und Mediamarkt reklamiert/ausgetauscht – geht ohne Probleme. Von den alten Ordner habe ich Diplome, aktuellen Arbeitsvertrag, Geburtsurkunden und Taufscheine behalten (das letzte als Souvenir, da keine praktische Bedeutung). Arbeitszeugnisse im Original habe ich ruhig rausgeschmissen da ich für sinnlos halte mich bei einer Firma zu bewerben die auf Papier besteht (ist natürlich mit meinem Beruf verbunden). Autoversicherung in Original braucht man auch nicht – wichtig ist nur die Versicherungsnummer und die Konditionen drin.
Gebrauchsanleitungen scanne ich gar nicht, sondern lade die vom Internet runter am Tag des Kaufs ud speichere sie im Google Drive ab mit YYYY-MM-DD im Filename – so weiß ich was und wann ich gekauft habe und sichere mich für den Fall die Anleitungen verschwinden aus Internet – was oft passiert.
Ordner-Struktur: Grundsätzlich brauche ich keine Ordner, weil ich mich auf die Suchfunktion verlasse (suchen im Filename und image (funktioniert sehr gut im Google und wird ständig verbessert). Ich habe mir trotzdem ein paar Ordner erstellt. Die Struktur ist wie folgt:
„Inbox 20XX“ – das ist wo alles nach dem Scannen gelangt (man muss ein mal im Jahr in der App einstellen :))
Haus, Geld, PKV, manuals und noch 2-3 Ordner – ich erstelle Referenzen zu den Dokumenten, die im Inbox liegen (keine Kopien, Google Drive hat die Funktion „add in folder“ die praktisch dieselbe Funktionalität wie das tagging hat). Diese Ordner dienen nicht zum Suchen und Organisation, sondern die „Bereiche“ in meinen Leben zu visualisieren, eine Art Life-Dashboard (und dort sind auch viele nicht auf Papier angekommene und von mir erstellten Tabellen für Finanz- Haushalt- usw Management.).
Schöne Lösung, Danke fürs vorstellen!
Hallo Joachim!
Toller Artikel! Ich hätte noch 2 Fragen dazu:
– Scannst Du alles im Duplex-Modus ein?
– Welche Dokumente scannst Du in Farbe?
Viele Grüße
Gabi
Hallo Gabi,
Gerne!
Ich habe den Duplex-Modus meist aus, weil viele Briefe von Ämtern sowieso einseitig sind und hinten dann auch oft verschmiert, so dass die Automatik eine zweite Seite erkennt.
In Farbe scanne ich nur ein, was schön ist. Also Urkunden und ähnliches. Oder Bedienungsanleitungen, wo die Farbe eine Information trägt.
Hallo Joachim!
Vielen Dank für diese Informationen!
Dann hätte ich doch noch eine weitere Frage. Wie sieht es mit Rechnungen aus, die auf der Rückseite Zahlungsbedingungen o. ä. angedruckt haben – verwendest Du da den Duplex-Modus? (Sollte man diese Rückseiten als Privatperson digital verfügbar haben?)
Vielen Dank und beste Grüße
Gabi
Bei Rechnungen eher ja, da ist es ja meist nur ein Blatt. Papierhafte Kontoauszüge und ähnliches haben oft viele Seiten, und auf allen Blättern steht hinten dasselbe drauf. Da brauche ich natürlich nicht zehn mal die Rückseite.
Mach’s nicht kompliziert sondern einfach. Am Anfang einfach mal auf Duplex stehen lassen. Dann siehst du schon, wie es für dich funktioniert.
Vielen herzlichen Dank! (Auch für die Geduld. :-))
Viele Grüße
Gabi
Hallo Joachim,
ich finde die Idee toll und habe auch bereits alle meine Dokumente eingescannt und in Ordner einsortiert.
Ich bin nur etwas zaghaft, wenn es darum geht, Originale zu vernichten.
Hast du zufällig eine Liste mit den Dokumenten, die auf jeden Fall aufgehoben werden müssen?
…Abschlusszeugnisse,Zertifikate,Monatsabrechnungen,Jahresabrechnungen..etc etc…was ist wichtig im Originalen zu behalten?
Liebe Grüße,
Dominic
Guckst du hier: https://www.schlosser.info/archivieren-aufbewahrungsfristen-von-geschaeftsunterlagen/
Hallo!
Ich bin mit der Idee den ganzen Papierkram zu digitalisieren auf Ihren Artikel gestoßen.
Ich hab den gleichen Scanner gekauft…. Mega Entscheidung! Etwas teuer, aber auch mega einfach. Selbst alte Bilder kann das Ding super scannen.
Die Dateinamenvergabe habe ich zu 100% von ihnen übernommen. Ist einfach zu merken und damit die Suche Mega einfach. Nur die Ablage habe ich, vielleicht unnötiger Weise, in Unterverzeichnisse unterteilt, was der Suchfunktion des Finders beim Mac keinen Abbruch tut.
Die Sache mit dem Paginieren funktioniert genauso wie im Artikel beschrieben. Mega einfach.
Selbst meine Frau ist von dem Archiv begeistert und kann es, nachdem ich es ihr einmal gezeigt hab, auch bedienen.
Nur die Sache mit der Datensicherheit macht mir noch Kopfschmerzen.
2. Festplatte, Backup CD oder DVD ist ja klar….. aber warum nicht Cloud???? Kann man das nicht irgendwie verschlüsseln oder komprimieren und Passwort schützen. Dann hätte man die Daten halt selbst bei Feuer zur Verfügung.
Jedem nur zu Empfehlen.
Herzliche Grüße und fröhliches archivieren!
Hoffi
Danke für die Blumen, Andreas! Warum (noch) nicht Cloud? Ganz einfach: bislang war ich noch zu faul, das mit der Verschlüsselung für mich zu lösen.
Hallo Herr Dr. Schlosser,
ein wirklich toller und interessanter Artikel. Man bekommt richtig Lust auf Ablage ;)
Eine Frage habe ich dazu. Sie schreiben, dass Sie keine große Ordnerstruktur haben.
Verstehe ich es also richtig, dass Sie nur einen Ordner haben und in diesen alles
hineinkommt, von Rente über Finanzamt bis zu Unterlagen zum Auto? Keine Unterteilung?
MfG,
Kathrin
So ist es. Nur ein Ordner. Beziehungsweise mittlerweile der dritte einzige Ordner in Folge.
Sehr gut finde ich den Fokus auf Einfachheit in deinem System. Der Ablauf mit der Nummerierung bei aufzuhebenden Dokumenten finde ich sehr interessant, habe ich noch nie gesehen. Ich habe einige Zeit mit Document-Management Systemen experimentiert, so richtig mit Datenbank und Metadaten usw. Letztlich bin ich auch bei ganz simplen Ordnern und Dateinamen gelandet, wobei ich nicht nur einen Ordner verwende sondern schon noch grob sortiere in die wichtigen Themen (z.b. Job, Finanzen, einige Freizeit-Themen, Garantiequittungen, etc). Problematisch sind dann die Überschneidungen, wenn man mal etwas sucht. Dabei hilft der Dateiname, Typ Datum_Titel (z.b. 2017-02-18_Steuerbescheinigung_XY_Bank_fuer_2016.pdf oder so) und eine entsprechende Suche nur über die Dateinamen nach „Steuerbescheinigung“ und „2016“) liefert mir alles passende, vorausgesetzt ich war entsprechend diszipliniert, die Dateinamen immer vernünftig zu vergeben.
Zusätzlich nutze ich OCR (Texterkennung nach dem Scannen) und ein Volltextsuche-Tool, das alle Dateien indiziert. Wenn ich über die Dateinamen-Suche nicht weiterkomme kann ich das nutzen, und finde eigentlich immer das gesuchte Dokument.
Das alles klappt sehr gut, und obwohl ich Linux benutze habe ich kaum Frickel-Arbeit. Sollte ich mal Mac oder Windows nutzen wollen, könnte ich einfach das ganze (PDF-)Archiv genauso weiterbenutzen, müsste nur evtl. einen neue Volltextsuche-Software suchen und einmal alles neu indizieren lassen, aber dabei geht keine Information verloren. Je einfacher desto besser, erst recht bei einem System, das man auch noch in 10 Jahren nutzen möchte, oder in 20, oder 30. Vor allem möchte man in 20 Jahren auch noch die Dokumente von heute anschauen können, darum gehts ja. Mit großer Sicherheit wird in 20 Jahren nur noch ein
kleiner Teil aller Document Management Systeme von heute existieren, und von den nicht mehr weiter entwickelten wird wohl nur noch ein sehr kleiner Teil zum Laufen zu bekommen sein. Dann lieber simple Dateien in gängigem Format, mit oder ohne Ordnerstruktur, völlig unabhängig von Verwaltungssoftware, Betriebssystem, etc.
Nur das Backup nicht vergessen, man kann es nicht oft genug wiederholen…
Selbst das OCR nutze ich derzeit nicht, weil das in der derzeitigen Softwarekonfiguration bei mir den Prozess arg verlangsamt. Prinzipiell aber eine gute Sache.
Hi Joachim,
ich habe in den letzten 2 Monaten auch mein Büro nach Deinem „Rezept“ auf papierlos umgestellt.
Danke für die Inspiration!
Zum #OCR einige Gedankenansätze:
Die OCR-Erkennung „online“, also während des Scannens ist in der Tat zu langsam.
Ich habe hierzu mit dem Tool OCRMYPDF ein kleines Skript via Hotfolder erstellt, dass auf dem Server läuft. Somit geschieht das sozusagen offline zum Scan-Vorgang und mir ist es quasi egal, wie lange das dauert (ist aber auch nicht die Welt – paar Sekunden/Seite).
Hinzu kommt, dass ich nach der OCR-Erkennung auch direkt über den erkannten Text Dokumentendatum, Firma und Schriftstück-Bezeichnung auslesen kann (hierzu nutze ich pdfinfo aus den Poppler-Tools und einfache grep-Konstruktionen). Im Ergebnis habe ich ca 80% der Dateinamen, die ich gar nicht mehr editieren muss. Bei Datum und Firma geht es an die 100%.
Wer das Mac-Tagging nutzt, könnte zusätzlich noch über das CMD-Tool „tag“ ein Tagging durchführen.
Ich bekomme auf diesem Weg schnell gleichbleibende Qualität.
BTW: Alle Tools sind Opensource-Projekte.
Danke, Simon, das nützt bestimmt einigen Mitlesern hier, und ich werd’s auch ausprobieren.
Der Artikel hat mich inspiriert. Vielen Dank dafür. Auch wenn ich es noch nicht bis zum Paginierstempel geschafft habe – Teile der Ablage sind neu organisiert.
Allerdings sieht meine technische Lösung anders aus. Ich hab den Scanner gespart, da er mir zu umständlich erschien. Unter http://www.gruenert.de/private-dokumente-digital-verwalten/ ist das Rezept für die Lösung.
Auch sehr cool, Glückwunsch zur Umsetzung!
Hallo Herr Schlosser,
ich habe ihren Beitrag wirklich mit Leidenschaft verfolgt und bin mitgerissen worden von der digitalen Möglichkeit des Scannens.
Mein Aktenschrank glich bis vor Kurzem noch ihrem und jedes Mal, wenn es darauf ankam und ich ein Dokument finden musste, machte sich in meinem Magen ein unschönes Gefühl breit. Daher danke ich ihnen, denn sie haben mir den letzten Ruck zu Erstellung meiner digitalen Ablage gegeben.
Ich bin ihnen auch besonders dankbar, dass sie das Schema zur Wiederfindung der Dokumente aufbereitet haben.
Das spart mir heutzutage eine Menge Zeit ein. Ich bin von Scannern wirklich beeindruckt und sie haben auch einen Teil meines Lebens eingenommen.
Liebe Grüße,
Mirko
Hallo Joachim,
ein super Artikel, den ich gleich mit Elan umgesetzt habe. Eine Frage ist dabei aufgekommen: Wie gehst du mit Projekten im Referenzordner um. Speicherst du alle dazugehörigen Dokumente mit Datum+Schlagwörter flach im Referenzordner ab?
Bzw. wäre es nicht sinnvoll einen ganzen Ordner zu einem abgeschlossenen Projekt im Referenzordner mit entsprechender Schlagwortbezeichung zu speichern (z.B. 2016-09-09 Projekt Firma xy Einkaufsprozess) und in diesem alle zum Projekt gehörenden Dokumente zu hinterlegen. Die einfache Suche über die Schlagwörter wäre weiterhin gegeben. Gleiches für z.B. private Fotordner (z.B. 2015-01-08 Fotos Urlaub Kroatien) und dahinter dann alle Fotos abgelegt. Was meinst du?
Danke!
Alle Dokumente speichere ich in der Tat flach ab, damit ich beim Abspeichern weniger klicken muss. Ist einfacher, geht schneller. Was machst du denn, wenn du mit Unterordnern arbeitest und dann doch mal vergisst, ein Dokument in den richtigen zu speichern? Oder dich vertust und es liegt im falschen? Heutige Dateisysteme können mit vielen Tausend Dateien problemlos umgehen, so dass ich da keine Beschränkung verspüre.
Fotos sind bei mir in der Tat in Unterordner abgelegt, weil das Lightroom von Haus aus so macht und ich einzelnen Foto-Dateien nicht manuell einen neuen Namen verpasse.
Hallo zusammen,
Ich bin übrigens an eine interessante Lösung gestossen.
Ein Cloud-Anbieter aus Deutschland (foxdox: http://www.foxdox.de) anbietet eine direkte Verbindung von ScanSnap Scannern in die Cloud. Meine Frage: kennt jemand diese foxdox Cloud? Könnt ihr das als die Ultimate-Lösung für Papierloses Büro empfehlen? Das heißt, einfach einscannen und sicher in die Cloud ablegen?
Gruß,
Jenni
Guten Abend Herr Schlosser,
wie genau sieht bei Ihnen der Workflow am Mac aus, um vom Drücken des ScanSnap Buttons zum durchsuchbaren pdf zu kommen?
Gruß&Dank,
MB
Ganz einfach:
1. Scan-Button am Scanner drücken
2. „Scan to Folder“ / „In Ordner speichern“ wählen
3. Datei im Dialog benennen mit korrektem Datum und Schlagwörtern
4. Wenn nötig Post-Processing durchführen
Hallo,
habe genau ihr System für meine private Dokumentenablage nun auch umgesetzt und bin begeistert. Vielen Dank für diese Anregungen. Hier gilt der Ansatz „weniger ist manchmal mehr“ in vollem Umfang. Die „Ein-Ordner-Variante“ ist einfach Klasse. Da ich die Dokumente auch später scanne, sind Dateiname und Erstell- bzw. Änderungsdatum unterschiedlich. Das hat mir nicht so gefallen. Mit der Freeware „Advanced Renamer“ https://www.advancedrenamer.com/ lassen sich Erstell- und Änderungsdatum aller Dateien aus dem Dateinamen im Format „JJJJ-MM-TT“ erzeugen. Das Programm unterstützt auch die deutsche Sprache und wurde bereits in einem anderen Zusammenhang im Kommentar von Holger erwähnt.
Viele Grüße
Frank Hentschel
Das mit dem automatischen Ändern des Dateidatums gefällt mir, danke!
Moin
so will ich es auch machen. Spannend jetzt noch die Frage:
Was muss ich als Papier aufheben? Was reicht, wenn es eingescannt vorliegt?
Oder mit anderen Worten: Wie oft brauche ich den Paginierstempel und für welche Dokumente?
Danke!
Rolf
Guten Abend Herr Schlosser,
Ihre papierlose Ablage ist so faszinierend wie einfach. Es lässt mich nicht mehr los.
Bislang lege ich mein Leben in physischen (Leitz) und elektronischen (Outlook) Ordnern ab. Daher arbeite ich auch nicht regelmässig mit etwaigen Suchfunktionen. Ein paar Fragen ergeben sich daher:
– Wie viele Dokumente haben Sie mittlerweile in dem einen Referenzordner?
– Haben Sie eine Liste von fixen Stichwörtern, um nicht einmal „Stadtwerke München“ und ein anderes mal „SWM“ zu schreiben?
– Haben Sie eine maximale Anzahl von Stichwörtern oder gar eine besondere Reihenfolge?
– Es gibt Vorgänge, die mehrere Schriftwechsel über einen größeren Zeitraum umfassen. Wie scannen Sie die Dokumente/Schriftwechsel ein? Im physischen Ordner hat man automatisch eine Chronologie? Versuchen Sie beispielsweise anhand der Dateinamen eine solche Chronologie in Ihrem Referenzordner herzustellen?
Ihre Empfehlung „locker zu bleiben“, habe ich natürlich gelesen. Ist aber, selbst nur in Gedanken, nicht so einfach.
Danke.
Mit besten Grüßen
Philipp Schwarz
Gute Fragen. So gut, dass ich sie für alle in der FAQ beantwortet habe.
Ich bin auch grade dabei (bzw noch in der Planungsphase) mein Papierchaos zu digitalisieren. Auch ich habe das Problem, dass ich neue Dokumente und auch noch historisches bearbeiten muss. Hier ist mein Ansatz folgender: Ich habe an meinen Paginierstmepel (6-Stellig) die linken beiden Zahlen als Jahreszahlen definiert – also sieht der Stempel in diesem Jahr wie folgt aus: z.B.:150023. Im nächsten Jahr – z.B.:160005.
Ich als Privatperson gehe hierbei davon aus, dass ich weniger als 9999 Dokumente im Jahr stempeln muss. Um nun meinen alten Stapel aus meinetwegen 2012 zu verarbeiten, wird dieser einmal vorsortiert und die zu stempelnde Essenz wird dann mit entsprechend eingestelltem Stempel (120001…) durchgestempelt (Mehrseitige Dokumente immer nur auf der ersten Seite). Hat für mich den Vorteil, dass ich den Stempel ggf. umstellen, aber nicht erst alle alten Dokumente bearberten muss um diese einigermassen chronologisch zu haben.
Als Scanner möchte ich den Brother ADS-1600W einsetzen (hat jemand Erfahrung). Hier bleibt zu testen ob der Einzug für mich OK ist, da die Bewertungen dahingenend nicht so toll sind. Was mich beim IX500 ein bischen stört ist, dass er nicht ohne PC auf ein NAS scannen kann. Ich bin übrigens auch schon auf die Seite von Herrn Blatter gestoßen. Die hier vorgeschlagenen Programme sind sehr hilfreich vor allem für die Verschlagwortung (PhraseExpress) über den Dateinamen. Ich wollte zuerst auch an einer „groben“ Ordnerstruktur mit max. 2 Ebenen festhalten, doch nach diesem Artikel werde ich auch auf die 1Ordner Lösung setzen.
Für meine alten, schon eingescannten und in einer klassischen Struktur hinterlegten Dokumente (digital und in Papier!!!) muss ich mir noch was einfallen lassen. Für die Übertragung in die 1Ordner Struktur werde ich versuchen den jetzigen Dateinemane bei zu behalten und um 2-3 Schlagworten zu ergänzen. Da kann „Advanced Renamer“ hilfreich sein.
Vielen Dank.
Grüße aus Marl,
Holger
Hallo Joachim,
in den Kommentaren habe ich die Frage zu den Aufbewahrungsfristen gelesen.
Ich „verschlagworte“ meine Dateien wie folgt:
– Die einzelnen Tags separiere ich mit einem Semikolon, ist nur eine persönliche Vorliebe, ein Leerzeichen tut es aber auch
– Das 1. Element ist bei immer das Erstellungsdatum des Dokuments im Format ISO 8601 (JJJJMMTT oder nach belieben JJJJ-MM-TT), somit werden die Dateien immer chronologisch angezeigt
– Dann folgt der Name/Firma des Absenders (bei Unterlagen an mich) oder Empfänger (falls von mir erstellt und verschickt, z.B. Kündigungen oder Anschreiben an Vertragspartner)
– Anschließend ein Oberbegriff für das Dokument bzw. Art des Dokuments (Rechnung, Anschreiben, Vertragsübersicht, falls unsicher der Betreffs des Dokuments)
Die bisher verwendeten Angaben wären für mich ausreichend.
Wenn ich ein Dokumenten Life Cycle Management einführen wollte, würde ich ein weiteres Feld wie Ablaufdatum oder Verfallsdatum (z.B. AD2014-05 oder VD2014-03) verwenden. Nun können wir beispielsweise im April 2014 nach dem Schlagwort VD2014-03 suchen und diese Dokumente löschen.
Diesen Prozess würde ich nur etablieren, wenn ich eine beträchtliche Anzahl oder Größe an Dokumenten zu pflegen hätte und es mir einen großen Vorteil bieten würde diese zu entsorgen.
Meine physikalischen Ordner hebe ich persönlich der Einfachheit halber alle 10 Jahre auf. Andernfalls müsste ich diese über die Zeit immer wieder anfassen.
Bei „zeitlosen“ Dokumenten (Urkunden, Zeugnisse, Ausweise, …) ohne Ablaufdatum, würde ein zusätzlicher Ordner die Möglichkeit bieten, dass ich ohne jedwedes Nachdenken einen Papierordner nach 10 Jahren entsorgen kann.
LG, Kurt
Danke, das klingt nach einem guten System! Einzig Kommata in Dateinamen möchte ich nicht, weil mich das bisweilen auf der Kommandozeile durcheinander bringen könnte.
Ich mache das auch schon seit 2007 so und musste für eine Steuerprüfung sogar mal alle Belege an Finanzamt weiterreichen. Die Beamtin war dankbar, das ich ihr das auf CD mitgab und nicht ganze Ordner.
Doch heute bin ich ein wenig sauer: ich hatte mir damals auch einen Fujitsu Scanner gekauft, der bis heute tadellos läuft. Allerdings ist der nur über die Fujitsu eigene Software zu benutzen. Und jetzt, da ein Betriebssystem Update ansteht, bekomme ich von Fujitsu nur die lapidare Mitteilung: Die Software unterstützt das neue System nicht, ein Update wird es nicht geben. Mache ich das Upgrade, kann ich den Scanner in die Tonne tun. Sowas ist doch weiß Gott nicht nachhaltig.
Hallo Joachim, wirklich ein sehr interessanter Artikel. Vielen Dank dafür :)
Was mich jedoch einmal interessieren würde, was machst du mit wichtigen Emails?
Man bekommt ja zwischenzeitlich immer mehr Verträge usw. per Email zugesandt und gelegentlich gibt es wichtigen Schriftverkehr.
Aktuell drucke ich wichtige Emails aus und hefte sie mit in die Ablage, speichere die Emails dann noch im jeweiligen Mail-Ordner. Effizient geht anders :)
Viele Grüße, Tim
Hallo Tim,
wie alle E-Mails, die ich aufbewahren möchte, kommen die in meinen E-Mail-Ordner Referenzmaterial. Ich praktiziere Getting Things Done, da ist das mit enthalten. Wenn an der E-Mail ein PDF dranhängt, kommt das eventuell in den Referenzmaterial-Ordner im Dateisystem. Gedruckt wird bei mir für die Ablage nichts mehr.
Man kann die Heftklammern schon mit der Schere entfernen. Aber eben nicht rauspopeln, sondern gleich die ganze Ecke mit der Klammer wegschneiden. Hat den Vorteil das die Seiten, die sich auch gern man nur durch die Löcher der Heftung noch verzahlen, beim Einscannen nicht aneinander hängen bleiben.
Setzt natürlich voraus das sich genau in der Ecke keine relevanten Informationen befinden.
Viele Grüße
Uwe
Ja, geht auch. Mir sind möglichst unversehrte Dokumente jedoch lieber, speziell wenn es sich um noch papierhaft abzulegende handelt.
Ich nutze keinen Paginierstempel für die „Paginierzahl“, sondern einen Zeitstempel im Format JJJJMMTThhmmss. Den vermerke ich handschriftlich auf dem Originaldokument. JJJJMMTT entspricht dabei bei datierten Dokumenten immer dem Datum auf dem Papier. Der Zeitstempel steht an erster Stelle im Dateinamen des Scans.
Vorteile für mich:
1. Auch unterwegs verfügbar. Stift habe ich immer dabei. Gescannt wird dann per Handy und AndroidApp (aktuell gerade Scanbot)
2. Die Paginierzahl kann man – vorsichtig mit Bleistift – auch auf Urkunden und Zeugnissen anbringen.
3. Ich muss den Altbestand nicht chronologisch scannen, wenn ich chronologisch ablegen will.
4. Da die Paginierzahl schon Teil des Dateinamens ist, genügt die Suche nach Datum und Schlagwort(en). Öffnen des pdf entfällt.
Die Idee gefällt mir auch sehr gut, danke!
Zum Suchen von benannten Dateien auf dem Laufwerk, ohne über die Ordner gehen zu müssen, kann ich für Windows das Tool Everything nur empfehlen. Liegt bei mir im Tray, klick darauf, Suchbegriffe eingeben und schon da.
Ansonsten…danke für einen sehr interessanten Beitrag.
Wo liegt der Vorteil gegenüber der Suche direkt im Startmenü?
Vorteil von Everything ist, dass Datei und Ordnernamen indiziert werden und somit instant zur verfügung stehen. Windows indiziert zwar auch, aber ein weiterer Vorteil von Everything ist die Such-Syntax. Die Anwendung versteht komplexe Filterkombinationen wie „und“ und „oder“ oder „nicht“.
LG, Kurt
Danke.
Hallo Joachim,
gute Idee. Alles was, elektronisch gespeichert werden kann, sollte auch digitalisiert werden. Das spart wirklich Platz. Dein Prinzip finde ich gut. Mein einziger Einwand ist: Wie kannst Du veraltete Daten schnell finden und löschen? Daran scheitern oft Systeme. Man muss nämlich einzelne Dateien einzeln öffnen und prüfen, ob sie noch relevant sind. Und der Aufwand ist oft zu hoch. (Wahrscheinlich erkennst Du das am Namen und solange Du genug Platz ist, ist das ja noch kein Thema :-) )
Beste Grüße, Jan
Ums Löschen mache ich mir in der Tat wenig Sorgen, da das bisherige Archiv – inklusive aller Alt-Dokumente – gerade mal 200 MB hat.
Die Frage wird sein, welche Blätter im Leitz-Ordner weg können. Doch auch das ist nicht so schwierig: wenn überhaupt etwas, dann nur Versicherungsscheine, die keine laufenden Verträge mehr betreffen. Da muss ich in der Tat dann die Datei öffnen, um die Nummer des Paginierstempels sehen zu können.
Danke Dir.
Was sind Deine die Kriterien für wichtige Dokumente die zusätzlich noch im Papier-Original in Ordnern abgelegt werden?
Gefunden habe ich (http://aufbewahrungsfristen.org/):
Welche privaten Unterlagen müssen verwahrt werden und wie lange?
• Mindestens 2 Jahre aufheben:
o Kaufverträge und Kassenbons
o Rechnungen / Garantieunterlagen
o Handwerkerrechnungen
o Rechnungen von Ärzten, Anwälten und Notaren
o Bau
sämtliche Bauleistungen,
planerische Leistungen
Handwerks- und Renovierungsarbeiten
Reinigungsarbeiten.
• Mindestens 5 Jahre aufheben sollte jeder
o Reklamationen und Mängelansprüche am Eigenheim
• Rund 30 Jahre aufheben sollte jeder
o Urteile
o Mahnbescheide
o Prozessakten
• Lebenslang aufbewahren sollte jeder
o Ärztliche Gutachten
o Ausbildungsurkunden
o Abschlusszeugnisse
o Geburtsurkunde, Taufschein, Heiratsurkunde
o Sterbeurkunden von Familienangehörigen
o Unterlagen zur Rentenberechnung; dazu gehören Arbeitsverträge, Gehaltsabrechnungen und Sozialversicherungsunterlagen
-> Problem aus meiner Sicht ist: was im original und was eingescannt?
-> weitere Frage: ich fange jetzt mit meinem aktuellen Berg an, von oben nach unten, mit Stempel und arbeite dann nach und nach alte Ordner ab. Was dann aber bedeutet, dass das alte Zeug tendenziell oben ist (de fakto je älter umso weiter oben). Irgendwie gefällt mir das nicht 100%.
Danke für Feedback.
Grüße,
Stefan
Das sind derart gute Fragen, dass ich eine FAQ daraus geschrieben habe.
Im Zusammenspiel mit Evernote (wenn man den Cloud-Aspekt mal für sich selbst auseinandergesetzt hat) habe ich mit selbem Setup (ix500) seit einem Jahr alles immer griffbereit, selbst unterwegs und auf dem iPhone. Und eine Ablagestruktur braucht man nur bedingt, da Evernote Volltext indiziert.
Evernote hatte ich mir auch überlegt, dann aber aus 2 Gründen dagegen entschieden.
1. Bislang sind die eingescannten Dokumente ausschließlich auf dem lokalen Rechner, weil ich meine gesammelten Werke nicht unverschlüsselt in irgendeine Cloud stecken möchte.
2. Die Langzeit-Verfügbarkeit ist am ehesten mit einfachen Dateien gegeben. Evernote und andere Softwaresysteme werden kommen und gehen. PDF-Dateien haben eine hohe Wahrscheinlichkeit zu bleiben.
Schöner Artikel und interessanter Einblick!
…und danke für die Verlinkung zu meinem Artikel! :-)
Ehre, wem Ehre gebührt. Danke für die Inspiration!
Ein sehr hilfreicher Artikel! Ich bin zwar schon lange ein Befürworter der papierlosen Ablage. Bisher hatte ich aber trotzdem noch meine „Spezialordner“. Auf die Konsequenz, einfach alles nummeriert abzulegen, bin ich noch nicht gekommen. Ich werde mir aber gleich einen Paginierstempel bestellen.
Danke auch für die Verlinkung zu den Aufbewahrungspflichten!
Mit freundlichen Grüßen
Detlev Hauenschild
Freut mich, gerne!
Hi Joachim, ein sehr guter Artikel, der mir aus der Seele spricht. Ich habe 1:1 das gleiche Problem mit Papier und meinen Ordnern. Es hat sich wieder ein Stapel angesammelt und mir graut davor ihn anzupacken. Ich denke über die Methode nach, werde sie aber sehr ernsthaft in Betracht ziehen. Muss noch eine Nacht drüber schlafen und die 400€ für den Scanner schmerzen jetzt schon… ;-)
Grüße vom Kollegen aus Stuttgart,
Stefan
PS: Gratulation zum Sieg beim BVB gestern!
Die 400€ waren mir ein Vergnügen auszugeben, weil sie mir derart viel Nerven einsparen, dass es eine Freude ist.