Bessere Betreffzeilen für weniger E-Mails

Sie erhalten viele Antworten auf Ihre E-Mails, die entweder überflüssig sind oder am Thema vorbei gehen? Das liegt nicht unbedingt an den anderen, sondern an Ihnen selbst. Sorgen Sie dafür, dass sofort klar ist, wozu Ihre E-Mail dient.

In den letzten Wochen haben Sie gelesen, dass viel davon abhängt, wie viele und welche Empfänger Sie adressieren mit Ihren E-Mails. Sie lasen außerdem, dass Sie keinen Stuß schreiben sollten, und bisweilen lieber anrufen.

Aber Sie bekommen immer noch viele Antworten und Nachrichten nach Besprechungen, zu denen Sie beigetragen haben, und vor allem zu viele Antworten, die entweder überflüssig sind oder nicht das beinhalten, was Sie sich erhofft haben.

Vernachlässigt: Betreffzeile

Warum? Warum kommen immer noch so viele Nachrichten an, bei denen Sie sich denken »Wieso schreibt der den das? Ich wollte doch nur dies.«

Warum?

Weil Sie der andere nicht verstanden hat. Oder sich seinen eigenen Reim auf Ihren Nachrichtentext macht. Ihrer Nachricht fehlt der eindeutige Call-to-Action, die Handlungsaufforderung, oder die Spezifikation, um was es geht. Wie immer gilt: Wenn man nicht sagt, was man will, kriegt man es auch nicht. Das lernen unsere Kinder (9, 6, 3) täglich, und es gilt ebenso für Erwachsene.

Im Medium E-Mail gibt es dafür eine ganz tolle Einrichtung: Die Betreffzeile. In amtlichen Briefen gibt es sie immer noch, in der semiprofessionellen Korrespondenz ebenso wie in Unternehmen ist die Betreffzeile etwas in den Hintergrund gerückt.

Vor allem aber im meistverwendeten Medium in Unternehmen überhaupt, der E-Mail, wird die Betreffzeile sträflich vernachlässigt. Da wird über fünf und mehr Rückantworten auf ein Thema immer derselbe Betreff verwendet, obwohl es mittlerweile um etwas ganz anderes geht.

Wissen Sie, warum der Betreff so heißt?

Der Betreff ist wie der Buchrücken beim Sachbuch. Ist der Titel gut, weiß ich, was mich erwartet.
Dies twittern

Richtig, weil darin stehen sollte, was die E-Mail betrifft. Also um was es geht.

Die Betreffzeile ist wie der Buchrücken beim gedruckten Sachbuch. Wenn der Titel gut ist, weiß ich ungefähr, was mich drinnen erwartet (deshalb auch das Titelbild zu diesem Artikel.)

Betreff adäquat nutzen

Nutzen Sie den Betreff also sinnvoll. Um was geht es in Ihrer Nachricht? Was ist die wichtigste Aussage? Was möchten Sie, dass der Leser mit Ihrer E-Mail tut?

Sie senden einem Kollegen ein Angebot für Kunde X, auf dass dieser es bitte prüfen möge? Dann ist der Betreff eben nicht der Dateiname, sondern:

[Prüfen bis 18.2.:] Angebot für X

Der Kollege soll das Angebot nicht prüfen, sondern das Lieferdatum festlegen? Dann schreiben Sie doch folgendes als Betreff:

[Lieferdatum einfügen bis 22.2.:] Angebot für X

Sie senden das geprüfte und geänderte Angebot demselben Kollegen, ohne dass dieser nochmal etwas damit tun muss? Dann könnte der Betreff lauten:

[FYI:] Angebot für X

FYI ist die Abkürzung für For Your Information, also zur Information. Das bedeutet, dass der Empfänger nichts damit tun muss, noch nicht mal unbedingt lesen. Die englische Abkürzung hat sich eingebürgert, und ich empfehle, diese auch in rein deutschen Organisationen zu verwenden.

Verstehen Sie mich bitte richtig: Es ist ein Unsinn, Angebote per Anhang zu schicken. Ich gehe davon aus, dass alle diese Aktionen keine Dateien hin- und herschicken, sondern sich auf ein zentrales Dokumentensystem oder eine Dokumentenablage beziehen.

Sie sehen, dass die Handlungsanweisung in eckigen Klammern und vor einem Doppelpunkt steht. Beides muss nicht sein, aber eines von beiden empfehle ich unbedingt. Und alles ist besser, als einfach »Angebot für X« als Betreff zu verwenden.

Betreff ändern

Nun haben Sie also einen hoch passenden Betreff geschrieben. Was aber nun, wenn die E-Mail-Konversation in die zweite Runde geht? Wahrscheinlich passt der Betreff nicht mehr.

Hier schlampen Menschen in allen Organisationen gerne und verursachen damit viel Wirren und Unklarheit.

Schauen Sie mal bei sich ins Postfach, und gehen einige E-Mails durch: Passt der Betreff noch auf den Inhalt der Nachricht? Oft werden Sie feststellen, dass dem nicht so ist. Wer hat eigentlich gesagt, dass der Betreff unverändert bleiben muss?

Wenn der Betreff nicht mehr passt: Ändern Sie die Betreffzeile!

Es bringt ja nichts, wenn im Betreff als Handlungsanweisung »Lieferdatum einfügen:« steht, es aber mittlerweile um den genauen Maschinentyp geht. Ändern Sie das.

»Aber dann weiß man ja nicht mehr, dass das die Antwort auf ein schon bestehendes Thema ist!«, mögen Sie einwenden. Doch.

Zum einen erfassen alle modernen E-Mail-Programme/Apps wie Outlook, Gmail, Thunderbird und so weiter zusammengehörige E-Mails. Eine E-Mail enthält als Metadaten immer eine Themen-ID, welche diese Apps nutzen, um die E-Mails zusammen zu halten.

Zum anderen stellen Sie den neuen Betreff vorne an, lassen den alten Betreff aber hinten stehen. Schreiben Sie den neuen Betreff an den Anfang, komplett mit Handlungsanweisung, und schreiben dann (was:. Das ist das englische Wort für war, um auszudrücken, dass das folgende der Betreff war. Ich empfehle Ihnen, immer das englische was zu verwenden. Das gibt notfalls auch im Deutschen noch Sinn, andersherum ist es aber blöd, wenn Sie dann doch irgendwann auf Englisch weitermachen, denn dann steht da war, also Krieg.

Das liest sich dann etwa so:

[Lieferdatum einfügen bis 22.2.:] Angebot für X (was [Prüfen bis 18.2.:] Angebot für X

Es ist in Ordnung, das mehrmals zu tun. Deswegen schließen Sie die Klammer nicht, so viel Arbeit müssen Sie sich gar nicht machen.

Das Ändern von Betreffzeilen ist ein mächtiges Werkzeug. Bekommen Sie eine E-Mail mit einem ziemlich vagen Betreff, können Sie genauer werden und so klar stellen, auf welche Aspekt Sie sich in Ihrer Antwort konzentrieren.

Beispiel:

Video Data Analytics Beispiel (was: Masterarbeit

Schon ist’s klarer, auch für Sie selbst wenn Sie später mal in Ihren gesendeten Nachrichten unterwegs sind.

Es ist völlig in Ordnung, dass hier nur die öffnende Klammer auftaucht, da sie bereits alle Information enthält, die Sie beim Lesen brauchen: Da kommt noch etwas dahinter, das nicht mehr so ganz wichtig oder in dem Fall aktuell ist. Machen Sie sich bitte nicht die Mühe, die Klammer hinten zu schließen. Ändert nochmal jemand den Betreff, stünden zwei Klammern am Ende der Betreffzeile, die nun vermutlich ohnehin länger ist, als ein normales E-Mail-Fenster sie überhaupt anzeigt.

Call-to-Action: Handlungsanweisung

Während ich feststelle, dass der Kontext meist noch ganz gut gemacht wird, steht und fällt die Effektivität mit der Handlungsanweisung.

Sie haben in den Beispielen oben schon einige konkrete Handlungsanweisungen gesehen. Es ist okay, Handlungsanweisungen zu geben, auch wenn Ihnen die Empfänger nicht unterstellt sind, oder sogar Vorgesetzte sind. Jeder freut sich, wenn klar ist, was der Sender will.

Vier Empfehlungen haben sich für Handlungsanweisungen als besonders nützlich erwiesen:

1. Machen Sie die Handlungsanweisungen immer kenntlich. Mindestens durch einen Doppelpunkt, am besten aber durch eckige Klammern.
2. Ich bin ein Anhänger von Höflichkeit in E-Mails, akzeptiere es jedoch, wenn im Betreff ein »bitte« entfällt, um diesen möglichst kurz zu halten.
3. Formulieren Sie gleiche Handlungsanweisungen immer gleich. Auf diese Weise gewöhnen Sie Ihre Empfänger daran, Sie trainieren sie, und bekommen dann immer sicherer die Handlung, die Sie wollen.
4. Wenn Sie eine Handlung erwarten, geben Sie ein Datum und eine Uhrzeit mit. Auf diese Weise ist nicht nur klar, was Sie erwarten, sondern auch bis wann.

Nur-Betreff-Nachrichten

Sie sind ein höflicher Mensch und bedanken sich. Das führt wiederum zu mehr E-Mails. Wie wäre es, wenn der andere schon auf den ersten Blick erkennen könnte, dass Sie sich nur kurz bedanken möchten?

Schreiben Sie Ihre Kurznachricht in den Betreff, und machen kenntlich, dass da nicht mehr wesentliches kommt. Dafür hat sich das Kürzel eingebürgert, mit spitzen Klammern. eom steht für End of Message, also Ende der Nachricht. Auch hier gilt wieder: Lassen Sie das Kürzel auf Englisch, und lassen Sie den Rest des Betreffs abgetrennt mit (was : stehen.

Vollständig sieht dann ein Betreff zum Beispiel so aus:

Vielen Dank für die Hilfe, Name <eom> (was: Angebot für X

Ein kurzes Danke. Ich persönlich wiederhole den Dank im Text der E-Mail, und füge vielleicht noch einen Satz hinzu, doch wenn der Empfänger das nicht liest, weil der Betreff schon alles sagt, ist’s auch gut.

Das ist nicht unhöflich. Es ist effektiv, und zwar eben nicht in erster Linie für mich, sondern für die Empfängerin, da sie nicht mehr die E-Mail komplett öffnen oder lesen muss. Höflichkeit besteht nicht aus Worten, sondern ganz stark auch aus dem respektvollen Umgang mit der Zeit des Gegenüber.

Muster-Betreffzeilen

In diesem Artikel haben Sie einige Kniffe für besser verständliche Betreffzeilen kennengelernt. Als extra Service bekommen Sie hier einfach anklickbare Vorlagen für Betreffzeilen. Einfach drauf klicken, und schon bekommen Sie genau diese Betreffzeile in Ihrem E-Mail-Programm geöffnet. (Schon magisch, dieses Internet, was?)

Falls Ihnen die eine oder andere Formulierung hölzern vorkommt, sehen Sie es mir bitte nach: Ich schreibe den ganzen langen Tag diese Muster berufsbedingt hauptsächlich in englischer Sprache.

Was jetzt?

Jetzt passiert das Unvermeidliche: Sie und alle meine Kollegen werden mir ab sofort bei jeder E-Mail, die Sie von mir bekommen, aufs Brot schmieren, wenn ich einen Betreff nicht adäquat gewählt oder geändert habe. Das ist okay. Denn auf diese Weise lernen wir alle, über unser Schreiben nachzudenken.

Welche Betreffzeilen haben Sie bei Ihnen bewährt?

Lassen Sie die anderen Leser ebenso wie mich bitte teilhaben an Ihren Gedanken und kommentieren Sie!

Photo: Joachim Schlosser, License Creative Commons Attribution Share-Alike