Archivieren und Aufbewahrungsfristen von Geschäftsunterlagen [Anzeige]

Nachdem auf den Artikel zur papierlosen Ablage immer wieder Nachfragen kamen, was denn nun aufbewahrt werden müsse, freue ich mich, hier einen gesponserten Gastartikel zum Thema veröffentlichen zu können: Welche Aufzeichnungen muss ich archivieren? Gibt es Unterlagen, die zusätzlich zur digitalen auch in Papierform gesammelt werden müssen? Und wie lange bin ich verpflichtet, diese aufzubewahren?

Sie lesen einen gesponserten Gastartikel (Anzeige) von Sophie Bodenburg für Paperless-Solutions GmbH. Warum ich diesen Artikel genommen habe? Weil er in der Tat eine Lücke schließt, die Fragen zu den vorigen Artikeln aufgelassen haben.

Geltungsbereich: Muss ich meine Geschäftsunterlagen überhaupt aufbewahren?

Höchstwahrscheinlich. Grundsätzlich ist jeder, der aufgrund seines Gewerbes zur Buchführung verpflichtet ist, auch dazu verpflichtet, bestimmte geschäftliche Unterlagen aufzubewahren. Die Fristen bewegen sich hier zwischen sechs und zehn Jahren und werden nach zwei rechtlichen Grundlagen berechnet: dem Steuerrecht (Abgabenordnung) und dem Handelsrecht (Handelsgesetzbuch). Für die gewerbliche Praxis ist aber vor allem das Steuerrecht von Bedeutung. Von der Buchführungspflicht und daher auch von der Aufbewahrungspflicht ausgenommen sind nur Kleingewerbetreibende, deren Jahresgewinn unter 50.000 Euro liegt, und Freiberufler.

Relevanz: Welche Unterlagen muss ich aufbewahren?

Bedauerlicherweise sehr viele. Natürlich kennt die Bürokratie hier 1001 Vorschriften und fast ebenso viele Ausnahmen. Alles in allem kann man aber sagen, dass sämtliche Aufzeichnungen, die für die Besteuerung von Bedeutung sind, auch archiviert werden müssen. Dazu gehören für alle Gewerbetreibende folgende Unterlagen:

• Inventare
• Jahresabschlüsse (Bilanz u. Gewinn-und-Verlust-Rechnung)
• Lagerberichte
• Buchungsbelege
• Eröffnungsbilanz
• Empfangene Handels- und Geschäftsbriefe u. Kopien der abgesandten Handels- und Geschäftsbriefe
• Sonstige Unterlagen: Arbeitsanweisungen, Organisationsunterlagen etc.

Für Kaufleute kommen noch die Handelsbücher und eine Auflistung der Jahres- und Einzelabschlüsse hinzu.

Fristen: Wie lange muss ich archivieren, wann beginnt die Laufzeit?

Die gute Nachricht: Manche Unterlagen müssen nicht zehn, sondern nur sechs Jahre aufbewahrt werden. Die schlechte Nachricht: Manchmal beginnt die Frist erst nach einem Jahr. Grundsätzlich beginnt die Laufzeit für die Fristen erst mit dem Schluss des jeweiligen Kalenderjahres, wenn die letzte Buchung erfolgt ist. Wenn mein Steuerberater den Jahresabschluss für 2011 also im Oktober 2012 fertig macht, beginnt die Aufbewahrungsfrist für alle Geschäftsunterlagen, die ich 2011 angesammelt habe, erst mit Ende 2012, dauert also entweder bis 2018 oder bis 2022. Im Falle einer Außenprüfung, einer vorläufigen Steuerfestsetzung oder Ermittlungen wegen des Verdachts auf Steuerhinterziehung können die Fristen sogar verlängert werden.

Wenn Sie sich nichts haben zuschulden kommen lassen, können Sie folgende Unterlagen nach zehn Jahren durch den Reißwolf jagen bzw. von Ihrem Desktop löschen:

• Inventare
• Lagerberichte
• Bücher und Aufzeichnungen
• Jahresabschlüsse
• Buchungsbelege
• Rechnungen
• Eröffnungsbilanz (plus Arbeitsanweisungen und Organisationsunterlagen, die zum Verständnis der Zahlen beitragen)

Empfangene Handels- und Geschäftsbriefe und die Kopien der abgesandten Geschäftsbriefe müssen grundsätzlich nur sechs Jahre aufbewahrt werden.

Form: In welcher Form muss ich die Unterlagen archivieren?

Das kommt darauf an: Obwohl der Umfang meiner Leitz-Ordner-Sammlung durch das papierlose Ablagesystem in den letzten zweieinhalb Jahren von 30 auf nur 2 Ordner geschrumpft ist, gibt es natürlich Unterlagen, die ich weiterhin in Papierform aufbewahren muss. Dazu gehören Jahresabschlüsse und Eröffnungsbilanzen, die immer im Original aufgehoben werden müssen sowie Rechnungen und andere Belege. Falls diese Belege auf Thermokopierpapier gedruckt sind, kopiere ich diese auf normales Papier und archiviere sie zusammen mit dem Original. Handels- und Geschäftsbriefe müssen per Gesetz nur mit dem Original übereinstimmen, d.h. hier genügt die bildliche Wiedergabe (Scanner). Bei elektronisch übermittelten Rechnungen und Daten muss die Echtheit nachvollzogen werden können, was bedeutet, dass grundsätzlich alle Daten zu den jeweiligen Vorgängen aufgehoben werden sollten.

Bei allen anderen Unterlagen genügt es, wenn sie inhaltlich mit dem Original übereinstimmen. Damit Sie nicht kurz vor Jahresabschluss damit beginnen müssen, alle elektronischen Eingänge zu durchforsten und die Spreu vom Weizen zu trennen, können Sie auf eine automatisierte Eingangspostverarbeitung, z.B. von der paperless group, zurückgreifen. Indem hier alle eingehenden Dokumente, Emails und Briefe direkt verteilt und gezielt abgelegt werden, sparen Sie sich mit einem solchen Programm am Jahresende viel Arbeit.

Lagerung: Genügt der Schuhkarton für meine Geschäftsunterlagen?

Leider nein. Das Gesetz schreibt vor, dass alle archivierten Unterlagen jederzeit zugänglich und gut lesbar sein müssen. Das schließt die Lagerung auf dem vollgestopften Dachboden oder im feuchten Keller schon mal aus. Eine digitalisierte Archivierung dagegen ist zum Beispiel sehr wohl möglich. Darüber hinaus müssen Geschäftsunterlagen von deutschen Unternehmern  innerhalb des Landes aufbewahrt werden. Falls die Unterlagen aus irgendeinem Grund im Ausland archiviert werden, ist zuvor ein Antrag bei der Finanzbehörde zu stellen. Hier müssen Sie mitteilen, wo genau sich die Dokumente befinden, und nachweisen, dass der Datenzugriff durch die Finanzverwaltung jederzeit möglich ist und die Besteuerung nicht beeinträchtigt wird.

Noch ein Wort zum Thema Schuhkarton: Tatsächlich zieht es, sofern die Unterlagen in Ordnung sind, keine steuerrechtlichen Folgen nach sich, wenn Sie den Behörden einen Stapel ungeordneter Papiere übergeben. Es kommt allerdings nicht so gut an, wenn die Mitarbeiter sich erst einen Weg durch Ihre Akten bahnen müssen. Machen Sie also lieber direkt einen guten Eindruck und investieren Sie innerhalb des Jahres etwas Sorgfalt in die Lagerung Ihrer Unterlagen – auf diese Weise können Sie dann auch dem Abschluss gelassen entgegensehen.

Photo: Blue Mountains Library on Flickr, modified by Joachim Schlosser, License Creative Commons Attribution ShareAlike