Allen Antworten in E-Mail – 4 Gründe dagegen

Sie alle bekommen diese E-Mails. Täglich. Vielfach.

Jemand findet das, was der Vor-Redner geschrieben hat, gut und bedankt sich. Und alle erhalten diese E-Mail, die als einziges neues Wort »Danke« beinhaltet. In der ursprünglichen E-Mail wird um Rückmeldung gebeten. Die Empfänger antworten mit ihren Kommentaren, und jedes Mal bekommen alle Empfänger alle Kommentare, obwohl nur die ursprüngliche Autorin diese wirklich braucht, und dann einpflegt.

Und seien Sie ehrlich: Sie waren auch schon diejenige, die auf »Allen Antworten« geklickt hat.

In diesem Artikel lesen Sie, warum es keine gute Idee ist, ständig allen zu antworten.

Die E-Mail-Flut

Alle, die beruflich mit E-Mail zu tun haben, stöhnen und ächzen unter der Flut von E-Mails, die täglich in den elektronischen Posteingang in Outlook und anderen Programmen schwappt.

Sie rufen nach Linderung in der Flut von E-Mails, nehmen den Produktivitätsverlust hin, bleiben eben abends länger. Und das eben nicht für die Spam-Emails, sondern für die ganz normale E-Mail-Kommunikation.

Ich verrate Ihnen ein Geheimnis: Alle diese E-Mails schreibt irgend jemand.

Eine E-Mail-Konversation (ein Thread) mit fünfzehn Nachrichten, die sie alle einzeln sehen, falls nicht Outlook passend gruppiert, ist das Ergebnis von vierzehn Mal der Entscheidung eines Menschen ‒ auch von Ihnen selbst ‒, auf eine E-Mail zu antworten in einer Weise, dass es alle ursprünglichen Empfänger zu sehen bekommen.

Wenn Sie weniger E-Mails bekommen möchten, dann fangen Sie damit an, selbst weniger und vor allem an weniger Leute zu schreiben.

Sie können einen Unterschied machen und Vorbild sein.

Kein Fall für »Alle Antworten«

Es lohnt sich, immer kurz inne zu halten, bevor Sie auf den Knopf »Allen Antworten« klicken, und statt dessen immer nur auf den »Antworten«-Button zu drücken.

1. Dank. Wenn Sie dem Sender der ursprünglichen E-Mail danken wollen, dann muss das nicht jeder der Empfänger lesen. Schreiben Sie nur dem Sender. Wenn es ein Dank mit Hintergedanke ist, dann setzen Sie noch dessen Vorgesetzten auf Kopie. Wenn jeder der Empfänger seinen Dank an alle schickt, erzeugen Sie viele E-Mails ohne jeglichen Nachrichtenwert. Wenn Sie die Führungskraft sind und den Dank allen sichtbar machen wollen, dann überlegen Sie ganz genau, für welches Verhalten oder welche Aktion Sie danken wollen, bevor Sie doch an alle schicken.

2. Feedback. Der Sender der ursprünglichen E-Mail hat einen Text, ein Dokument verfasst und fragt um Anmerkungen und Korrekturen. Ihre Anmerkung ist damit ausschließlich für den Autor bestimmt, es gibt keinen Grund, alle damit zu behelligen. Der Autor wird ja eine Aktualisierung herumschicken, wenn er alle Anmerkungen bekommen und eingeflochten hat.

3. Detail-Richtigstellung. Die Botschaft der E-Mail stimmt, aber Ihnen ist ein Detail aufgefallen, das nicht ganz korrekt ist. Ihre Antwort ist nur für den originalen Sender bestimmt, vielleicht noch für eine weitere Kollegin, die dieses Detail für seine Arbeit benötigt. Wenn es dieser wichtig genug ist, wird sie Ihre E-Mail zusammen mit anderen Anmerkungen herum schicken. Wenn Sie das selbst tun, erscheinen Sie als Besserwisser und Erbsenzähler.
4. Meinung. Es ist schön, dass Sie eine Meinung haben zu dem, was Sie da in der E-Mail lesen. Es kann sogar sinnvoll sein, dies in einer E-Mail-Antwort zu tun. Aber nicht an alle. Suchen sie sich genau aus, wer von der Empfängerliste Ihre Meinung lesen muss, für wen dies einen Mehrwert darstellt.

Wenn Sie in diesen Situationen gedankenlos »Allen Antworten« klicken, verhalten Sie sich möglicherweise anmaßend oder gedankenlos und sollten mehr Respekt für die Lebenszeit Ihrer Kollegen zeigen.

Gründe für »Alle Antworten«

In manchen Situationen hat der »Alle Antworten« Button in Outlook, Gmail und so weiter durchaus seine Berechtigung. Denn es gibt Fälle, in denen tatsächlich alle Empfänger der Vorgängernachricht Ihre Antwort lesen können sollten.

1. Aktionsrelevante Fakten korrigieren oder hinzufügen, bevor alle eine Aktion durchführen. Ist das, was Sie zu sagen haben, nicht nur ein nettes Detail, sondern relevant für die Empfänger, weil sie auf Basis der ursprünglichen E-Mail eine Aktion durchführen, dann sagen Sie es allen.
2. Unklares Prozedere. Wenn das Prozedere unklar ist und durch die Antwort klar gestellt werden kann, können Sie dies an alle tun. Nicht jedoch die Nachfrage an den Sender, wie er das Prozedere haben möchte. Fragen Sie ihn privat und bitten ihn, diese Information an alle nachzuliefern.

Es sind nicht viele Gründe, und auch die aufgezählten treffen nicht immer zu.

Höflichkeit und Respekt

Höflichkeit und vor allem Respekt vor der Zeit ‒ der Lebenszeit ‒ ihrer Kollegen gebietet es, diese nicht für Überflüssiges zu verbraten.

Eine Grundregel lautet:

Kultur beginnt mit dem Einzelnen, mit Ihnen und mit mir. Veränderung der Kultur beginnt ebenfalls mit dem Einzelnen, also mit mir und mit Ihnen.

Wollen Sie echt diejenige oder derjenige sein, der den anderen mit seinem „Danke, Kollege, und ich weiß auch noch was“ auf den Keks geht?

Welches Argument spricht Sie besonders an? Welche Argumente für und wider fallen Ihnen noch ein?

Lassen Sie die anderen Leser ebenso wie mich teilhaben an Ihren Gedanken und kommentieren Sie!

Photo: Fabio Venni on Flickr, License Creative Commons Attribution Share-Alike. Icon: Font Awesome, License

Dieser Artikel erschien zum ersten Mal 2015 und ist in 2020 komplett überarbeitet.