Wenn ihr nicht werdet wie die Kinder – 5 Schritte zu natürlicher Projektplanung nach GTD

Kinder bedienen sich der natürlichen Projektplanung von selbst. Allen anderen helfen David Allens 5 Schritte aus Getting Things Done zur einfacheren Planung von Projekten.

Eben sitze ich an einem frischen Projekt und bediene mich der »Natürlichen Projektplanung«, wie sie David Allen in »Getting Things Done« (deutsch »Wie Sie die Dinge geregelt kriegen«) beschreibt. Und eben weil die Methode ebenso einfach wie effektiv ist, sollten Sie sie ebenfalls anwenden.

Kinder machen das übrigens ganz von selbst. Schauen Sie mal zu, wenn Kinder im Alter von etwa drei bis sechs Jahren sich mit anderen unterhalten, bevor sie eine Sandburg bauen, einen Kuchen backen. Da wird zuerst bestimmt, wie groß die Sandburg sein soll, wer mitbauen darf, dann malt man sich aus, wie sie aussehen wird. Deswegen sagt David Allen ja auch, dass wir natürliche Projektplanung nicht wirklich lernen müssen, sondern nur wieder ausgraben. Wir haben’s alle schon mal gekonnt.

Update: ich habe dazu eine Rede auf Video aufgenommen und gepostet. Update Ende.

»Natural Project Planning« geschieht in 5 Schritten:

1. Zweck und Prinzipien definieren
2. Erfolg visualisieren
3. Ideen sammeln
4. Organisieren
5. Nächste Schritte identifizieren

Viele ausgefeilte Methoden zur Projektplanung beschäftigen sich hauptsächlich mit Punkt 4, dem Organisieren, was dann dazu führt, dass oft ein perfekt geplantes Projekt leider nicht zum Erfolg führt, weil zu Beginn wichtige Fragen vergessen wurden. Dies meint sowohl David Allen in der Originalliteratur, als auch beispielsweise Denkpass oder The Simple Dollar.

1. Zweck und Prinzipien definieren

Der erste Schritt kommt oft zu kurz, da die Beteiligten Annahmen treffen und meinen, es sei ja eh alles klar. Wichtig ist, viele dieser impliziten Annahmen explizit zu machen. Dann kann man sich nämlich darüber unterhalten und zum einen feststellen, ob man sich versteht, und zum anderen, ob Rahmenbedingungen tatsächlich so sind, wie sie scheinen. Für mich hilfreiche Fragen:

• Warum genau machen wir das?
• Was genau soll sich ändern?
• Wann genau ist der Erfolgsfall für das Projekt erreicht?
• Wer muss unbedingt in welche Entscheidungen einbezogen werden?
• Welche Rahmenbedingungen (Zeit, Budget, Ressourcen) sind einzuhalten?

2. Erfolg visualisieren

Ganz wichtiger Schritt. Oft rennt man in ein Projekt, egal ob Geburtstagsparty oder Messeauftritt, und beginnt mit irgendwelchen Arbeiten, ohne dass man sich vorher das Ergebnis einfach mal ganz plastisch und bildlich vorstellt.

• Wie sieht das Ergebnis des Projekts aus? Welches Bild sehe ich?
• Was sehe ich, wenn ich das Resultat vor mir liegen/stehen habe?
• Wie sehen die Menschen aus, für die das Projekt gedacht ist? Wie fühlen sie sich?
• Wie fühle ich mich?

3. Ideen sammeln

Am einfachsten geht das mittels Brainstorming. Wichtig dabei: Nicht werten. Nicht »gute« Ideen suchen, sondern alle und vor allem die »schlechten«, denn die guten verstecken sich darin. Kleine Gruppe ist besser als eine große.

• Wie komme ich vom Stand heute zu dem Bild des Resultats?
• Welche Gedanken kommen mir, wenn ich am Bild des Erfolgs weiter herumdenke?
• Welche Ideen haben Kollegen und Freunde dazu?
• Welche scheinbar unsinnigen Ideen kann ich sammeln?

4. Organisieren

Das ist der richtige Zeitpunkt, für große Projekte ein Planungswerkzeug auszupacken. Für kleinere einfach auf dem Zettel oder in der Mindmap weitermachen.

• Welches sind die Schlüsselideen, Komponenten?
• Welche Teilergebnisse sind von anderen Teilergebnissen abhängig, welche unabhängig?
• Welche Teilprojekte ergeben sich daraus?
• Welche Artefakte, Entscheidungen sind zu treffen? Wann?
• Welche Ideen sind wichtiger? Warum?
• Wie kann ich alle Teile sinnvoll in Reihenfolgen bringen, und Parallelitäten schaffen?

5. Nächste Schritte identifizieren

Dieser Schritt schafft nun die Verbindung zum Aufgabensystem aus Getting Things Done. Nur was mit ganz konkreten Aktionen versehen ist, hat eine Chance auf Erfolg.

• Was ist die ganz konkrete physische nächste Aktion für jedes Teilprojekt?
• Bin ich der richtige, um diese konkrete nächste physische Aktion durchzuführen oder sollte ich sie delegieren? Eventuell ein ganzes Teilprojekt delegieren?

Diese Art zu Planen ist keine Hochwissenschaft. Das soll sie auch nicht sein, sondern so einfach wie möglich Aber es hilft mir. Und wer als Planungstool gerne Mindmaps benutzt, dem sei die kleine MindManager-Vorlage aus dem GTD Forum empfohlen, die zu den fünf Schritten einige Gedanken mitliefert.

Also: von Kindern lernen und die Weitsicht und Erfahrung des Erwachsenseins einbringen, dann wird’s was.

(Foto: Joachim Schlosser auf Flickr, Lizenz CC-BY-NC-SA)