5 Fallen und 3 Tipps beim Wiederverwenden von Präsentationen

Sie kennen das: ein Vortrag steht an, ähnliches Thema wie beim letzten Mal. Also, schnell das vorhandene PowerPoint-Dokument der letzten Präsentation rausgezogen, die Titelfolie geändert und los geht’s. Wiederverwenden ist das Gebot der Stunde. Und dann stehen Sie vorne, bekommen Fragen, die Sie gar nicht beantworten wollten, und irgendwie haben Sie das Gefühl, am Ziel vorbeizuschrammen.

Wahrscheinlich sind Sie in eine der fünf Fallen von Präsentationen mit vorhandenen Folien getappt.

1. Das Ziel der Präsentation, für die diese Folien zusammengestellt wurden, ist ein anderes als Sie für Ihren anstehenden Vortrag haben.
   Und damit passen die Folien einfach nicht. Es mag ein guter Foliensatz sein, doch wenn er nicht auf Ihre Präsentation passt, hilft alles nichts. Legen Sie lieber den Ablauf Ihres Vortrags als Rahmen fest und suchen dann für jeden Platz eine passendes Material – dann auch gerne aus dem existierenden Foliensatz.
2. Sie haben eine Lieblingsfolie.
   Wenn Sie diese deshalb immer in Ihren Vortrag aufnehmen, wird sie oft fehl am Platze sein. Ist das, was die PowerPoint-Folie ausdrückt, tatsächlich Teil Ihres Themas? Wenn nicht, dann raus damit.
3. Die Folien sind mangelhaft.
   In den meisten Fällen drückt sich dieser Mangel durch einen Überfluss aus: Durch zu viel Text, Inhalt, Wörter, zu viele Bilder, Icons, Grafiken, durch schlechte Diagramme, unverständliche Ablaufzeichnungen. Das wird erst dann zum echten Problem, wenn Sie nichts dagegen tun und das Material einfach so wiederverwenden. Folgen Sie den 3 Schritten zu besseren Folien.
4. Den Foliensatz nehmen alle. / Das sind die offiziellen Folien.
   Eine beliebte Falle in Unternehmen. Nur, weil viele einen Foliensatz nehmen, heisst das nicht, dass die PowerPoint-Sammlung für Ihren Zweck taugt oder von guter Qualität ist. Denken Sie daran: Nicht der Foliensatz steht später vorne, Sie sind es. Wenn Sie gehalten sind, keine eigenen Folien zu erstellen oder keinen eigenen Text auf Folien zu präsentieren, können Sie immer noch großflächig Folien und Inhalte löschen, damit es wenigstens klarer wird.
5. Sie haben den Foliensatz, aber keine Sprechernotizen.
   Dies ist ein Lemma der vorigen Falle. Vielleicht erscheint Ihnen der zentral gestellte Foliensatz auch nur unsäglich, weil Sie ihn noch nie gut präsentiert gesehen haben und nicht wissen, was Sie sagen wollen oder sollen. Gründungsjahr der Firma an sich auf der Folie ist uninteressant, die Aussage, Ihre Firma sei lang erfahren am Markt ist es schon eher.

Die meisten schlechten Präsentationen, die mit bereits vorher existierendem Folienmaterial gehalten werden, haben Ihre Ursache in einer der vorgestellten fünf Fallen. Als Grundgedanke kann Ihnen der Unterschied zwischen Mehrweg und Recycling dienen. Recycling von Material heißt, daraus etwas neues zu machen, das für den neuen Zweck passt. Mehrweg heißt, einfach etwas vorhandenes noch einmal hernehmen, was im Fall von Präsentationen nur in seltenen Fällen angemessen ist. Zum Wiederverwenden gehört auch das auseinander nehmen. Damit Sie es besser machen können, helfen Ihnen diese drei Grundgedanken:

1. Sie sind es, der vorne steht.
   Nicht das Material, nicht derjenige, der es ursprünglich erstellt hat. Also müssen Sie sich mit dem Material wohl fühlen. Entweder Sie üben mit dem Material, bis es Ihnen geläufig und eingängig ist, bis Sie es mit jeder Faser Ihrer selbst vertreten können, oder Sie ändern das Material, bevor Sie es wiederverwenden.
2. Sie sind nicht mit dem Präsentationsmaterial verheiratet.
   Also löschen Sie raus, was nicht hilft. Auch wenn es Ihre eigenen früheren Ideen oder Ihre Lieblingsfolie ist. Weg damit. Ihre Grafik, an der Sie letztes Mal so lange gearbeitet haben? Weg damit, wenn sie nicht in Ihren Erzählfluss passt.
3. Jede Präsentation hat ein spezifisches Ziel.
   Und dieses Ziel ist einmalig. Erarbeiten Sie sich dieses Ziel und das Material, das darauf passt. Nichts sonst. Kein »was ich Ihnen sonst noch erzählen könnte.« Wenn Teile der vorhandenen PowerPoint-Folien darauf passen, fein. Doch zuerst kommt der Zweck, dann die Folien.

Vorhandenes Präsentationsmaterial ist eine große Zeitersparnis, und gerade wenn Sie sehr oft präsentieren, greifen Sie natürlich auf bestehendes zurück. Aber lassen Sie diese Effizienz nicht zu Lasten der Wirksamkeit, der Effektivität gehen. Wer in der einzelnen Aufgabe effizient, aber ineffektiv ist, der ist im gesamten auch ineffizient. Effektivität geht vor Effizienz.

Grafik: Joachim Schlosser, remix aus Universal Recycling Symbol, Wikipedia, Cbuckley u. Jpowell und eigenem Foliensatz für MathWorks