Entfernen: 3 rasche Schritte zu besseren Vortragsfolien

Bisweilen sitzt ein Kollege oder Mitarbeiter bei mir im Büro, um eine anstehende Präsentation oder einen Vortrag gemeinsam durchzugehen, und er oder sie will diskutieren, wie die Folien noch »besser« werden können.

Im Web finden sich hunderte Inspirationen und Tips zu besseren Vortragsfolien. Nach hunderten Präsentationen, die ich erstellt, durchgesehen und diskutiert habe, und aberhunderte Tipps aus dem Netz las, ergab sich ein Muster. Letztendlich empfehlen sie alle die folgenden drei Schritte, die sich rasch anwenden lassen und die mir meistens helfen:

1. Überleg Dir zuerst, was Du in Deinem Vortrag sagen willst. Dann erstelle das Material dafür.
2. Nun stelle Dir selbst für jede Folie die Frage »So what?«, zu deutsch »Ja und?«.
• Wenn Du eine Antwort hast und diese auf der Folie ersichtlich oder verdeutlicht wird, gut.
• Wenn Du eine Antwort hast, die Folie aber diese Aussage nicht unterstützt, wirf alles Unnütze von der Folie weg und mache die verbleibenden Worte größer.
• Wenn Du keine Antwort hast, lösche die Folie.
3. Wiederhole 2. mit einem Kollegen, Bekannten oder Freund, der nicht das identische Fachgebiet beackert. Laß ihn oder sie die Fragen stellen.

Dies ist die Vorgehensweise für Vortragsfolien, nicht für Dokumentationsfolien. Letztere habe ich auch oft in meinem Foliensatz drin, jedoch zeige ich sie nicht, sie sind ausgeblendet und kommen nur ins Material, das ich den Zuhörern zur Verfügung stelle.

In meinem Umfeld bekommen wir oft Präsentationsunterlagen zentral zur Verfügung gestellt, die wir dann auf die jeweiligen Bedürfnisse des Auditoriums zuschneiden und vervollständigen. Die wichtigste Handlung ist dabei das Zuschneiden, indem wir alles weglassen, was nicht für den Vortrag unmittelbar wichtig ist.

Oft reicht es schon, Text von der Folie in den Notizbereich zu verschieben, so dass ich sie zwar in der Referentenansicht sehe und auch sicher dran denke, aber der Text eben nicht die Folie vollmüllt.

Das ist freilich nicht alles, was zu besseren Präsentationsunterlagen führt. Fotos und Grafiken können helfen, eine geschicktere Formulierung, und vieles mehr. Doch es beginnt mit dem Löschen, mit dem Entfernen von Unrat. Wenn wenig Zeit ist, dann hilft diese Vorgehensweise am direktesten, weil sie sofort mehr Ruhe in die Folien bringen. Es ergibt weniger Folien, und diese sind weniger voll.

Und weniger volle Vortragsunterlagen ergeben einen gehaltreicheren Vortrag, weil Raum fürs Atmen, Sprechen mit dem Publikum und Denken lassen bleibt.

Und was ist Ihre Essenz beim Erstellen von Materialien?

Photo: Joachim Schlosser, License Creative Commons Attribution Share-Alike