2 Werkzeuge für Präsentation und Vortrag

Was will ich sagen? Wer immer eine Präsentation, einen Vortrag, eine Rede vorbereitet, wird sich mit dieser Frage auseinandersetzen – hoffentlich. Sie machen sich eine Gliederung? Gut, doch beantwortet diese noch nicht die eigentlche Frage: Was will ich sagen? Was ist der Kern?

Für mich haben sich für die Antwort auf diese Fragen zwei wesentliche Werkzeuge bewährt, die dem Buch »Write to the Top – Writing for Corporate Success« von Deborah Dumaine entstammen.

Es sind zum einen das sogenannte Focus Sheet, und zum anderen die Blaupause für den Vortrag (der Presenter’s Blueprint).

An English version of this post is available.

1. Das Focus Sheet

 Zunächst brauchen Sie genau das: Den vollen Fokus auf das, was Sie ihrem Gegenüber, ihren Zuhörern durch die Präsentation oder die Rede vermitteln wollen.

Das Focus Sheet hilft dabei mit einigen Fragen, die Sie sich stellen sollten. Da ich ein Freund von Mind Maps bin, habe ich mir diese als vorgefertigte Mind Map im Format Xmind erstellt.

Die Map für das Focus Sheet können Sie hier gerne herunterladen in folgenden Formaten:

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• Focus Sheet PDF Export davon,
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Die Texte entstammen dem Buch von Deborah Dumaine, Übersetzung von mir.

Worum geht’s?

Das „Focus Sheet“ ist ein Werkzeug zur strukturierten Vorbereitung von Präsentationen, das in Deborah Dumaines Buch „Write to the Top: Writing for Corporate Success“ vorgestellt wird. Es besteht aus verschiedenen Abschnitten, die dazu dienen, die zentralen Aspekte einer Präsentation zu definieren und zu planen.

1. Zweck/Ziel
   1. Was ist das Ziel meiner Präsentation? Diese Frage ist von entscheidender Bedeutung, um den Zweck und die Ziele Ihrer Präsentation klar zu definieren. Es ist wichtig zu verstehen, was Sie mit Ihrer Präsentation erreichen möchten, sei es, eine Idee vorzustellen, eine Entscheidung herbeizuführen oder Informationen zu vermitteln.
   2. Was soll mein Publikum denken, glauben oder tun? Indem Sie sich darüber klar werden, welche Reaktionen oder Handlungen Sie bei Ihrem Publikum hervorrufen möchten, können Sie Ihre Präsentation gezielt darauf ausrichten, diese Ziele zu erreichen. Dies hilft Ihnen dabei, Ihre Kernbotschaft klar und überzeugend zu kommunizieren.
2. Publikum
   1. Wer genau ist mein Publikum? Was ist die Rolle und der Grund für die Teilnahme jedes einzelnen Zuhörers? Es ist wichtig zu verstehen, wer Ihre Zuhörer sind, welche Position sie innehaben und warum sie an Ihrer Präsentation teilnehmen. Dies ermöglicht es Ihnen, Ihre Präsentation an ihre Bedürfnisse und Interessen anzupassen.
   2. Was weiß jede Person über mein Thema und was weiß sie nicht? Durch die Analyse des Vorwissens und der Wissenslücken Ihres Publikums können Sie sicherstellen, dass Ihre Präsentation angemessen aufbereitet ist und relevante Informationen liefert, ohne dabei zu überfordern oder zu langweilen.
   3. Wie werden die einzelnen Personen reagieren? Welche Vorbehalte werde ich ausräumen müssen? Indem Sie potenzielle Reaktionen und Vorbehalte Ihrer Zuhörer berücksichtigen, können Sie Ihre Präsentation besser vorbereiten und auf mögliche Bedenken eingehen. Dies ermöglicht es Ihnen, Ihre Botschaft überzeugender zu vermitteln.
3. Schlussfolgerung
   1. Wenn die Zuhörerinnen und Zuhörer alles andere vergessen würden, welche Kernaussage soll ihnen in Erinnerung bleiben? Diese Frage hilft Ihnen dabei, die Hauptbotschaft Ihrer Rede zu identifizieren und sicherzustellen, dass sie klar und prägnant ist. Es ermöglicht Ihnen auch zu reflektieren, was wirklich wichtig ist und was Ihre Zuhörer am meisten beeindrucken wird.
   2. Ja und? Was ist die Auswirkung meines Fazits? Was hat jeder Zuhörer davon? Indem Sie die Auswirkungen Ihrer Schlussfolgerung auf das Publikum betrachten, können Sie den Wert Ihrer Präsentation für die Zuhörer verdeutlichen und sicherstellen, dass Ihre Botschaft relevante und bedeutungsvolle Konsequenzen hat. Die Frage „Ja und?“ ist einer der besten Tests für jeglichen Inhalt. Das dürfen Sie auch mehrfach anwenden.
4. Taktik der Durchführung
   1. Wie präsentiere ich am besten? Hier sollten Sie verschiedene Präsentationsformate in Betracht ziehen, wie etwa eine Präsentation am Tisch, eine formelle Präsentation im Stehen, einen Telefonanruf oder ein virtuelles Treffen. Die Wahl des richtigen Formats hängt von verschiedenen Faktoren wie der Anzahl der Teilnehmer, der Natur des Themas und den Präferenzen des Publikums ab. Das dient dazu, dass Sie nicht automatisch immer dieselbe Vortragsart wählen, nur weil Sie gar nicht an andere dachten.
   2. Wird mein Publikum meine Folien oder Handouts an andere weitergeben? Es ist wichtig zu bedenken, ob Ihr Publikum die präsentierten Materialien möglicherweise an andere weitergeben wird. Dies kann Auswirkungen darauf haben, wie Sie Ihre Inhalte gestalten und welche Informationen Sie hervorheben möchten.

Das Focus Sheet bietet eine strukturierte Herangehensweise an die Planung und Durchführung von Präsentationen, indem es Ihnen hilft, den Zweck und die Ziele Ihrer Präsentation zu klären, Ihr Publikum besser zu verstehen und sicherzustellen, dass Ihre Botschaft klar und wirkungsvoll vermittelt wird.

2. Der Presenter’s Blueprint – die Blaupause für den Vortrag

Sobald Sie mit dem Focus Sheet fertig sind, und viele Ideen für Ihre Präsentation gesammelt haben, die Ihnen durch die Arbeit am Focus Sheet in den Sinn kamen, können Sie die Gliederung für die Rede oder den Vortrag erstellen. Wiederum keine Hochwissenschaft, sondern eine praktische Vorlage bietet die Blaupause. In meine Mindmap der Rede ziehe ich als nächstes genau diesen Teil, den ich mir ebenfalls auf der Grundlage von Deborah Dumaines Konzept erstellt habe.

Den Ast »Korpus« kopieren Sie je nachdem, wie viele Teile Ihre Rede hat, und benennen ihn jeweils um.

Die Map für den Presenter’s Blueprint können Sie hier gerne herunterladen in folgenden Formaten:

Die Texte entstammen dem Buch von Deborah Dumaine, Übersetzung von mir.

Was ist in der Blaupause drin?

Die Blaupause für Vorträge ist eine strukturierte Herangehensweise zur Vorbereitung und Durchführung von Präsentationen, die aus verschiedenen Abschnitten besteht:

1. Einleitung
   1. Die Einleitung dient dazu, das Publikum zu fesseln und die Präsentation effektiv zu beginnen. Ein Blickfang wird verwendet, um das Interesse der Zuhörer zu wecken. Eine rhetorische Frage, eine eigentliche Frage, ein Zitat, eine Anekdote, eine verblüffende Statistik oder eine Vorführung können als Blickfang dienen und das Interesse des Publikums wecken.
   2. Die Schlussfolgerung der Einleitung fasst den Blickfang zusammen und bereitet den Boden für den Hauptteil der Präsentation vor. Sie vermittelt eine Vorschau auf das, was die Zuhörer erwarten können.
   3. Die Frage „Ja und? Was springt für mich dabei heraus?“ fordert das Publikum auf, über die persönliche Relevanz des Blickfangs nachzudenken und eine Verbindung herzustellen. Dies fördert das Engagement und die aktive Teilnahme der Zuhörer von Anfang an. Hier passt exakt Ihre Antwort aus dem Focus Sheet rein.
   4. Der Zweck der Einleitung besteht darin, die spezifischen Ziele der Präsentation zu erläutern und das Publikum auf das Thema vorzubereiten. Sie hilft dabei, die Erwartungen zu klären und das Interesse der Zuhörer zu wecken.
   5. Eine kurze Erklärung zu Ihrer Glaubwürdigkeit als Redner, basierend auf Erfahrungen, Forschung, Empfehlungen oder Erfolgen, erhöht das Vertrauen des Publikums in den Redner und seine Botschaft. Dies schafft eine Grundlage für die Überzeugungskraft der Präsentation. Halten Sie das kurz und verfallen nicht in Selbstbeweihräucherung.
   6. Die Agenda und der Zeitplan geben einen Überblick über den Ablauf der Präsentation und helfen dabei, das Publikum zu orientieren. Sie ermöglichen es den Zuhörern, sich auf die Struktur der Präsentation einzustellen und ihre Erwartungen zu kalibrieren. Das lasse ich oft weg, weil in den meisten Fällen die Struktur eh klar wird.
   7. Die Überleitung bildet den Übergang vom Einführungsabschnitt zum Hauptteil der Präsentation. Sie leitet das Publikum nahtlos in den Korpus über und hilft dabei, die Kohärenz der Rede aufrecht zu erhalten.
2. Korpus
   1. Im Korpus wird das Hauptthema der Präsentation behandelt. Die Kernaussage wird herausgearbeitet und durch Argumente, Beispiele, Statistiken oder Forschungsergebnisse unterstützt. Dieser Abschnitt bildet das Herzstück der Präsentation und liefert die Kernbotschaft.
   2. Die Abschluss- und Übergangsstrategie schließt den Korpus ab und bereitet das Publikum auf den Schlussteil vor. Sie fasst die wichtigsten Erkenntnisse zusammen und stellt sicher, dass das Publikum für den abschließenden Teil der Präsentation vorbereitet ist.
   3. Der Korpus wird wiederholt für alle weiteren Themen und folgt denselben Schritten wie der erste Teil und behandelt ein weiteres Hauptthema oder eine weitere Aspekt des Hauptthemas. Dies ermöglicht es, ein umfassendes Verständnis des Themas zu vermitteln und verschiedene Perspektiven zu beleuchten.
3. Schluss
   1. Der Schlussteil fasst die wichtigsten Punkte der Präsentation zusammen und zieht Schlussfolgerungen. Er bietet eine Gelegenheit, die Hauptbotschaften zu verstärken und einen bleibenden Eindruck zu hinterlassen.
   2. Die Frage „Was springt für mich dabei heraus?“ regt das Publikum dazu an, über die persönlichen Implikationen der Präsentation nachzudenken. Dies fördert das Nachdenken und die Reflexion über das Gehörte und motiviert zu weiterem Engagement. Sie müssen diese Frage nicht so stellen, aber implizit eine Antwort darauf liefern.
   3. Ein Aufruf zum Handeln fordert das Publikum auf, die präsentierten Informationen in die Tat umzusetzen oder weitere Schritte zu unternehmen. Er gibt den Zuhörern eine klare Handlungsanweisung und kann dazu beitragen, dass die Präsentation einen praktischen Nutzen hat.

Diese Blaupause bietet eine strukturierte Herangehensweise an die Planung und Durchführung von Vorträgen, indem sie sicherstellt, dass wichtige Elemente wie Einleitung, Korpus und Schluss in die Präsentation integriert werden und das Publikum effektiv ansprechen.

An das Buch »Write to the Top – Writing for Corporate Success« von Deborah Dumaine kam ich im Rahmen eines Trainings durch ihre Firma Better Communications. Eine deutsche Fassung gibt es nicht, doch liest sich das Original sehr leicht. Es gibt auch eine Ausgabe für den Kindle.

Und wie gehen Sie Ihre Präsentationen und Reden an?

(Foto: nayukim on Flickr, License CC-BY)