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Balkenwaage

14 Fragen, die Sie sich vor einer Software-Entscheidung stellen sollten

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Egal ob Sie privat oder beruflich Software einsetzen (beziehungsweise Ihre Organisation), egal ob es sich um kommerzielle oder freie Software handelt, in der Regel werden Sie vor Alternativen stehen, da es mehrere Softwarepakete gibt, die in dem von Ihnen benötigten Feld Hilfe versprechen. Bevor Sie sich entscheiden, sollten Sie sich einige Gedanken machen, die über den reinen Funktionalitätsvergleich hinaus gehen. Je nachdem, wie wichtig Ihnen die einzelnen Fragen sind, kommen Sie zu einem anderen Ergebnis.

Fassen Sie diese Auflistung also nicht als Tabelle zum Abhaken auf, sondern als Anregung, sich über Ihre Ziele und Ihre Gegebenheiten klar zu werden.

  1. Wer, den Sie kennen oder dem Sie vertrauen, setzt die Software schon ein? Warum hat er oder sie sich dafür entschieden? Wie zufrieden ist er oder sie damit?
  2. Woher kennen Sie das Programm? Wurde sie Ihnen empfohlen? Haben Sie gezielt nach einer Funktionalität gesucht? Stießen Sie im Internet bei der Recherche Ihres Aufgabengebietes darauf? Wer schreibt über die Software? Nur der Hersteller bzw. die Gruppe, oder auch Anwender?
  3. Worin besteht der Hauptnutzen des Programms allgemein? Gibt die Website Auskunft über Anwendungsszenarien, oder werden eher Funktionalitäten aufgellistet?
  4. Wofür ist die Software geeignet? Kann sie nur genau ihren Zweck erfüllen, oder ist die Funktionalität so breit beschaffen, dass sie Ihnen auch hilft, wenn sich Ihre gesetzten Aufgaben verschieben und verändern?
  5. Warum wollen Sie die Software einsetzen? Was versprechen Sie sich von deren Einsatz? Was sollte oder wird sich verbessern für Sie?
  6. Was kostet Sie es fortlaufend an Arbeit, Aufwand oder Geld, wenn Sie das Programm nicht anschaffen? Wie können Sie Ihre Aufgabe bewältigen, falls überhaupt? Was passiert, wenn Sie die Aufgabe nicht bewältigen können?
  7. Wie werden Sie damit zurecht kommen, Einzelheiten der Benutzung immer wieder zu vergessen, falls Sie das Programm nur ab und zu benutzen? Wie hilft Ihnen die Software dabei, zielführende Schritte zu unternehmen?
  8. Welche Art von Dokumentation kommt mit der Software? Gibt es eine Online-Hilfe? Bringt die Stichwortsuche relevante Ergebnisse? Ist die Dokumentation sowohl offline als auch im Internet zu finden?
  9. Wie werden Sie die Software erlernen ? Möchten Sie sich die Benutzung selbst beibringen? Bevorzugen Sie Online-Tutorials oder Videos? Bevorzugen Sie ein Buch, das Sie immer wieder zur Hand nehmen und in Ihrer eigenen Geschwindigkeit durcharbeiten können? Möchten Sie eine Schulung besuchen, in der Sie komprimiert und didaktisch aufbereitet das erfahren, was Sie wirklich brauchen, verbunden mit den Kniffen des Trainers und der Möglichkeit, direkt Fragen zu stellen?
  10. Wer wird Sie unterstützen, wenn Sie während der Benutzung auf Probleme stoßen, die Sie nicht oder nur mit erheblichem Aufwand selbst bewältigen können? Diskutieren Sie gerne in Online-Foren? Oder haben Sie lieber einen technischen Ansprechpartner, den Sie auch anrufen können und der Zeit für Sie hat?
  11. Wie lange wollen Sie die Software einsetzen? Wie schätzen Sie die Wahrscheinlichkeit ein, dass die Software auch bis zum Ende Ihrer angestrebten Nutzungszeit aktualisiert und unterstützt wird? Würde das Programmpaket den Aufkauf des Herstellers durch eine andere Firma überstehen?
  12. Wann wollen Sie die Software beginnen zu verwenden? Ist die Produkt bereits verfügbar oder gibt es nur Ankündigungen oder Betaversionen? Wie lange gibt es die Software bzw. den Hersteller oder die Gruppe dahinter schon?
  13. Wie lassen sich wiederkehrende Tätigkeiten in der Software automatisieren? Besitzt sie eine Skriptingschnittstelle? Wie ist diese dokumentiert? Welche Sprache und welche Konstrukte werden verwendet? Sie müssen das Skripting ja nicht jetzt und nicht selbst durchführen können, aber die Möglichkeit macht sie flexibler.
  14. Wieviel Zeit können und wollen Sie für Preisverhandlungen aufwenden? Wie transparent ist die Preisgestaltung, falls es sich um kommerzielle Software handelt? Gibt es eigentlich immer irgendein Sonderangebot? Werden Preise frei verhandelt oder zahlt jeder vergleichbare Nutzer auch fair gleich viel?

Welche Fragen stellen Sie sich, bevor Sie über eine Software entscheiden?

Bildquelle: winnifredxoxo auf Flickr, Lizenz CC-BY

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Fragen zu den Finanzen von Toastmasters International

10 Antworten

Toastmasters International ist eine Non-Profit-Organisation, die weltweit in Clubs die freie Rede fördert. Ich bin ein begeistertes Mitglied eines dieser Clubs und finde die Idee, Menschen einen einfachen Zugang zum besseren Reden zu verschaffen, großartig. Am 3. August informierten die Präsidentin und der Direktor über eine weniger in Kürze anstehende Beitragserhöhung um 33%. Zeit für einen Blick in die Finanzen der Organisation und viele Fragen. Fall Sie ebenfalls Toastmaster sind, möchten Sie vielleicht Ihrem Area-, Division- oder District Governor ähnliche Fragen stellen. Wozu hat eine Non-Profit-Organisation mit über 270000 Mitgliedern (13000 in Europa) weit über 36 Millionen Dollar Vermögen? Wie ist zu erklären, dass eine Beitragserhöhung notwendig ist, wo die letzten Jahre meist zwischen 3 und 5 Millionen Dollar Überschuss erwirtschaftet wurden und das Gewinn/Umsatzverhältnis 14% beträgt? Wie kann es sein, dass die Beitragserhöhung durch steigende Kosten in Verwaltung und Lehrmaterial je Mitglied begründet wird, und das bei steigenden Mitgliedszahlen und anderslautenden Jahresberichten von Toastmasters (siehe Zeilen 50 und 51 der Auswertung und die folgende Grafik)? Update:In der Tat sank die Profitabilität des Lehrmaterials von um die 29% vor 2008 auf -8% seit 2009, doch ist dieser Rückgang nicht durch steigende Kosten, sondern durch sinkenden Absatz zu erklären. Wie kann das sein, wo doch bei steigenden Mitgliederzahlen durchaus zu erwarten wäre, dass auch mehr Mitglieder die Fortgeschrittenenhandbücher benötigen?

Toastmasters International - cost per member 2003-2010

Toastmasters International – cost per member 2003-2010

Warum hat eine Organisation mit 90 Beschäftigten HR-Ausgaben von über 400.000 Dollar, also etwa 4 Vollzeitbeschäftigte? Wie ist zu erklären, dass eine Non-Profit-Organisation das Vermögen hochgradig spekulativ anlegt und so im Krisenjahr 2008 an die 6 Mio Dollar Verluste (nur teilweise realisiert) einfährt, und dafür im Jahr darauf 2,5 Mio Dollar für Finanzberatung ausgibt (Update: der Posten Finance steht nicht im Zusammenhang mit Investment. Danke Ellen Hermes.)? Eine vollständige Aufstellung der Finanzen habe ich auf Basis  der Jahresberichte ab 2003 in einer Tabelle zusammengestellt, darin sind auch die Original-Finanz-Jahresberichte verlinkt. Ich sehe ernsthafte Probleme aufkommen, wenn sich noch deutlich mehr Mitglieder in verschiedenen Vereinen dieselben Fragen stellen und keine vernünftigen Antworten darauf bekommen. Die Beitragserhöhung würde rund 5 Mio Dollar zusätzlich in die Kassen spülen und damit einen Gewinn von ca. 8 Mio Dollar bedeuten, eine Gewinnspanne von über 30%. Wozu? Ist es vielleicht das Objective 3 des Strategic Plan 2010, Revenue? Die Beitragserhöhung von Toastmasters International halte ich in höchstem Maße für fragwürdig. Nicht die absolute Höhe bewegt mich, wenngleich ich die Gefahr sehe, dass damit weniger Menschen weltweit der Zugang zu Toastmasters ermöglicht wird. Es ist der Umfang des Aufschlags, den ich in Frage stelle.

Toastmasters International - asset and profit 2003-2010

Toastmasters International – asset and profit 2003-2010

Bestimmt gibt es vernünftige Antworten auf diese Fragen, lediglich habe ich sie noch nicht gefunden. Kann man von einer Non-Profit-Organisation nicht höchste Transparenz erwarten? Deshalb habe ich bei Präsidentin und Direktor, die die Beitragserhöhung ankündigten, nachgefragt. Die Antwort steht noch aus, die kurze Rede von Gary Schmidt auf der Toastmasters Conference hat jedenfalls noch keine geliefert. Fall Sie ebenfalls Toastmaster sind, dann stellen Sie Ihrem Area-, Division- oder District Governor ähnliche Fragen.

Dear Pat, dear Daniel,

thank you for this information, which, despite the attached FAQ, triggered some serious questions and concerns that I would like to raise. With an ever growing member base, how can effective cost per member go up instead of down? From 1995 to date, the U.S. inflation overall was 48.01%. With the upcoming due increase, the annual fee for Toastmasters actually doubled since then, so is four times the inflation rate (overall). How come? Where does the answer to the first FAQ (“Why are we having a dues increase?”) actually answer the question? I see a process description about how the increase is signed off, but not really a crisp and specific “why”. To get an overview, I reviewed the Toastmasters International financials since 2003 (as can be seen in the spreadsheet). The average profit margin in conjunction with the total asset and asset growth makes me hard to believe I am dealing with a non profit organization. So how do you explain the wish to increase the yearly dues when seen in light of the YoY asset growth, and given that you have a profit margin that most Fortune500 companies are dreaming of? You argument about increasing printing costs also does not hold. When put in relation to members or new members, the cost for educational materials and supplies has little variance, and for sure has not increased over the years. Even the absolute cost has only a standard deviation of .29 (see line 31). The fellow Toastmasters I consulted in reviewing the numbers have a high interest in transparency and see difficulties coming up in encouraging members to join and stay given that increase together with the high profitability. Dear Pat and Daniel, since I am currently preparing my next speech for next week, I would welcome your answers so that I can include them in my talk. As a last question, I would like your statement, on compliance of the financial behavior with the last of the Toastmasters’ promises. Thank you & Best Regards Joachim Schlosser

Gaswerk, Foto von Boris Ott

Noch nicht zufrieden oder besser als gedacht?

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Augsburg, drittgrößte Stadt Bayerns, ist bekannt für… ja was eigentlich? Ein Zeitungsartikel in der Augsburger Allgemeinen über einige Feste und Veranstaltungen am Wochende zeigen Muster auf, die Hinweise auf das darunterliegende Problem geben.

Das »schwäbische Tollwood«

Da machen sich zwei Unternehmer auf und organisieren das Grenzenlos-Festival auf dem Gelände des Gaswerks, einem beeindruckenden Industriedenkmal von überregionaler Bedeutung, und manche nennen es sogar das »schwäbische Tollwood«. Es kamen 70000 Besucher, gehofft hatten sie auf 100000. Das Wetter schien problematisch zu sein, dennoch soll im kommenden Jahr eine Neuauflage folgen.

Wenn ich als Veranstalter mit der Presse spreche und damit tausende potentieller Gäste fürs Folgejahr, sollte ich dann herumweinen und meine Probleme und Hoffnungen ausbreiten? Was sendet das für eine Botschaft? Ich lese da »es war nix los« und »wenn das Wetter nicht optimal ist, braucht man nicht hinzugehen, das sagt sogar der Veranstalter«.

Reggae-Sänger Gentleman sang vor 1500 Besuchern, und ein Ensemble der Münchner Philharmoniker spielte ohne dass dafür Eintritt verlangt wurde, nachdem offensichtlich kaum Eintrittskarten verkauft wurden. Der Artikel schreibt »Strehle verbucht es unter Werbung«. Klingt das so als sei er froh darüber?

Will der Veranstalter das Event nochmal durchführen? Wohl ja. Wäre es dann vielleicht eine gute Idee, jetzt schon Lust auf das nächste Mal zu machen und das Interview als Werbemaßnahme zu nutzen? Ich meine ja. Meine Güte, 70000 Besucher an einem Wochenende, das ist ein Viertel der Stadtbevölkerung. Da kann man doch ruhig sagen »die Besucher kamen in Scharen und hatten Spaß. Wir sind stolz, aus dem Stand so ein attraktives Fest für Augsburg geschaffen zu haben. Trotz des Wetters kamen über 70000, wohl auch weil das Gelände ja durchaus auch Regenschutz bietet. Bei schönem Wetter nächstes Jahr sind wir zuversichtlich, noch einen draufsatteln zu können. Voll bewährt hat sich auch, das Konzert von Gentleman und dem Ensemble der Münchner Philharmoniker. Um möglichst vielen Besuchern den Genuß zu ermöglichen, haben wir diesen musikalischen Hochgenuß mit freiem Eintritt angeboten, was dann auch rege angenommen wurde.«

Die Fakten sind dieselben, und doch: klingt das nicht viel positiver und macht mehr Lust auf die Neuauflage des Festes?

Jakober Kirchweih

Ist das vorteilhaft, wenn das Zitat zum Fest »Dort muss frischer Wind rein, das ist nicht gut, was da läuft« lautet, so wie Sabine Hofmann vom Stadtteilverein lamentiert? Bei aller berechtigert Kritik, wäre es nicht für das durch die Zeitung ja angesprochene mögliche Publikum attraktiver etwas so anzusprechen: »Die Jakober Kirchweih ist das traditionsreichste Volksfest in Schwaben. Für das kommende Jahr nehmen wir uns zusammen mit der Stadtverwaltung und den Schaustellern einiges vor, damit die Augsburger die Schönheit des Festes noch mehr genießen und erleben können. Ich freue mich deshalb auf die Zusammenarbeit mit dem neuen Ordnungsreferenten Volker Ullrich und dem Marktamtschef Werker Kaufmann.« Klingt das nicht deutlich positiver statt nur lamentierend?

Das Glas ist halb leer oder halb voll…

… und der Ingenieur sagt einfach, das Gefäß sei für die Füllmenge überdimensioniert. Im Ernst: Wer will zu einem Fest, bei dem der Veranstalter in der Zeitung lamentiert? Es geht ja nicht darum, immer top gelaunt zu sein und den Leuten was vorzuschwindeln. Doch die eigene Sichtweise macht die Realität, die eigene und beeinflusst auch die der anderen.

Augsburg ist Einstellungssache.

Doch die Frage bleibt: Trage ich mein Geld gern zu einem, der dann doch nicht zufrieden ist? Oder doch lieber zu einem Veranstalter der danke sagt und sich auch in der Zeitung auf mein Wiederkommen freut?

(Foto: Boris Ott bei Flickr, CC-BY-NC: Bestimmte Rechte vorbehalten)