Kategorie-Archiv: Effektivität

Gedanken zu Effektivität, Effizienz, und Produktivität

GTD Principles Sketchnote

Getting Things Done, Outlook, iPhone – Foliensatz/Slide Deck & Sketchnotes

Nachdem mich in denen letzten Wochen immer wieder Menschen gebeten haben, meinen Artikel Getting Things Done mit Outlook 2010/Exchange und iPhone/iOS etwas visuell aufzubereiten. Dies habe ich in einem ersten Schritt getan und auf Slideshare hochgeladen. Der Foliensatz ist in Englisch, damit er auch meinen internationalen Kollegen helfen kann. 

After getting inquiries from various people to take my recent post Getting Things Done with Outlook 2010/Exchange and iPhone/iOS and make it somehow more visual. So I did the first step and created something to upload to Slideshare

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Wolkenfront

Veränderung durch Digitalisierung der Entwicklung

Wir befinden uns mitten in einer Zeit des Umbruchs, in der Zeit der Digitalisierung des Lebens. Nico hat in seinem Artikel zum Ersten Mai »Die Rolle des Menschen bei der Digitalisierung der Arbeit« einen Anstoß für mich geliefert, über Entwicklung im Besonderen zu schreiben.

Am ersten Mai wird der Arbeiterbewegung gedacht, die 1856 in Australien und 1886 in den USA mit Massenprotesten für bessere Arbeitsbedingungen demonstrierten. Damals waren die Fronten und Forderungen relativ klar: Kürzere Arbeitszeiten und bessere Bezahlung. Dies als Mission gaben sich später ganze Parteien als Programm.

Für viele Menschen ist dies weltweit immer noch das Ziel, auch hierzulande in einigen Branchen. Was wir zusätzlich sehen, ist die Erosion von Arbeitsplätzen durch Automatisierung. Klassische Reisebüros sterben aus und werden durch Buchungsportale im Internet ersetzt. Alles, was als Bildschirmrückseitenberatung – ein Begriff, den Gunter Dueck einführte – stattfindet, wird verschwinden. Viele Diskussionen, die wir über Bezahlung und Modalitäten in derlei Branchen haben, sind Rückzugsgefechte. Leistungsschutzrecht: Ein Rückzugsgefecht der Zeitungsverlage, aber im Prinzip im Geiste des ersten Mai.

Nico hebt die »Steigerung der Produktivität durch digitale Werkzeuge« mit deren Risiken hervor, und er hat Recht. Wenn ich nur die Produktivität steigere, also den Output vergrößere, ohne dass sich die eigentliche Methodik der Arbeit oder deren Inhalt ändert, und mir selbst der Sinn der Arbeit zunehmend zweifelhaft vorkommt, dann entsteht eher Burnout als sonst.

Digitalisierung in der Entwicklung

Ich bin beruflich ziemlich viel in den Forschungs- und Entwicklungsabteilungen der Firmen und Institutionen Deutschland und neuerdings Europas unterwegs, und es finde zwei grundsätzliche Arten von Menschen dort — egal ob Führungskräfte oder Mitarbeiter: Weiterlesen

Werkzeugkasten

Getting Things Done with Outlook 2010/Exchange and iPhone/iOS

In my earlier post »A System for Getting Things Done« (in German language) I have laid out my electronic implementation of the self organization method »Getting Things Done« from David Allen.

Since meanwhile I change a central element, it is time to re-write the post from scratch.

This post is available in German language, too.

Basic Principles of Getting Things Done

  • The stuff must get out of your head.
  • Define actions and results when the stuff comes up first.
  • Regularly check the open ends in life and work and update.
  • Sort actions according to their context they can get done.

For Skimmers

My environment: Outlook with Exchange and iPhone

My Getting Things Done productivity environment is that of a “normal” employed computer user: email, calendar and tasks reside in Microsoft Outlook 2010, that being connected to an Exchange server. Whatever happens has to be embeddable into that system.

As mobile device the iPhone comes along, which plays nicely with Exchange in terms of email and calendar, and roughly with tasks through the Reminder app but not as I need it. Weiterlesen

Werkzeugkasten

Getting Things Done mit Outlook 2010/Exchange und iPhone/iOS

In meinem früheren Artikel »Ein System, die Dinge geregelt zu kriegen« habe ich meine Implementierung der Selbstorganisations-Methode »Getting Things Done« von David Allen vorgestellt.

Nachdem ich mittlerweile ein zentrales Element verändert habe, ist es an der Zeit, den Artikel neu zu schreiben. (An English version of this post is available, too)

Grundprinzipien von Getting Things Done

  • Das Zeug muss raus aus dem Kopf.
  • Tätigkeiten und Ergebnisse dann definieren, wenn das Thema zum ersten Mal auftaucht.
  • Regelmäßig die offenen Enden in Leben und Arbeit prüfen und aktualisieren.
  • Aktivitäten entsprechend des Kontexts sortieren, in dem sie erledigt werden können.

Für Querleser

  • Email: In Outlook 2010 Ordner nach Aktion anlegen.
  • Aktivitäten: Outlook-Aufgaben nach Kontext gruppieren.
  • iPhone/iPad App für Aufgaben: TaskTask (Outlook & Exchange Tasks) einrichten.

Die Umgebung: Outlook mit Exchange und iPhone

Meine Produktivumgebung ist die eines »normalen« angestellten Computernutzers: eMail, Kalender und Aufgaben residieren in Microsoft Outlook 2010, das an den Exchange-Server angeschlossen ist. Was auch immer stattfindet, muss sich in dieses System einbetten lassen.

Als mobiles Endgerät kommt das iPhone dazu, das sich von Haus aus hervorragend mit Exchange in Sachen Email und Kalender verträgt, und mittlerweile durch die Reminder-App leidlich in Sachen Aufgaben, aber eben nicht so, wie ich es brauche. Weiterlesen

Warum es gut für die Diversität ist, dass Google Reader eingestellt wird

Ich mag Google Reader. Es hilft mir, die für mich relevanten Blogs und Nachrichtenseiten in einem Platz zu lesen und den Überblick zu behalten. Nun wird Google Reader, wie am Mittwoch Abend im Google Blog verlautete, zum 1. Juli verschwinden.

Nico bedauert dies, weil er seiner Herzdame jetzt wieder einen anderen Blog-Aggregator andienen muss. Heise und andere sind ganz praktisch und zeigen Alternativen. Martin Weigert stellt Google als Dienstanbieter insgesamt in Frage.

Ich sehe es als Ereignis mit wahrscheinlich positiver Wirkung auf das Softwareökosystem.

Update: Zu diesem Thema habe ich gestern zusammen mit Ulrike Langer (@mauisurfer25),  Romy Mlinz (@snoopsmaus) und Mike Frison (aka @renntv) im Digitalen Quartett diskutiert. Die Aufzeichnung gibt’s hier. Weiterlesen

Foto von Tim Green

Die 6 besten Neujahrs-Posts im Web 2013

Das neue Jahr hat begonnen – mit reichlich Lesestoff. Sechs englischsprachige Blogposts über das, was jeder selbst beginnend mit dem Neujahr 2013 tun kann, möchte ich hier vorstellen. Alle dieser Artikel kreisen um die Themen den Kopf und andere Bereiche frei machen, Vorsätze fürs neue Jahr halten, Fit werden und bleiben und sich reflektieren.

Den Kopf und andere Bereiche frei machen

Wenn ich eine Aufgabe fertig gestellt habe, dann ist sie erst richtig fertig, wenn ich sie auch loslasse. Und nur dann kann ich mich voll und ganz der nächsten Aufgabe widmen. Diesen eindringlichen Rat gibt im Artikel What do you need to stop doing? David Allen, der Finder von Getting Things Done im Blog seines Unternehmens. Weiterlesen

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Angenehmer anreisen mit dem Nachtzug – 5 Vorteile & 5 Tipps

Kennen Sie das: Sie stehen um 4 Uhr 30 auf, verlassen um 5 Uhr das Haus, nur um den Flieger um 6 Uhr 45 zu bekommen, der – mit Verspätung – um 8 Uhr 15 am Zielort landet, so dass Sie vom Flughafen noch die lange Strecke bis in die Innenstadt bewältigen können, weil pünktlich um 10 Uhr Ihr Termin beginnt, eine Zeit, zu der Sie nun schon fünfeinhalb Stunden auf den Beinen und entsprechend müde sind.
Oder Sie fliegen schon am Vorabend, und sehen somit weder Ihren Lebenspartner noch können Sie Ihre Kinder ins Bett bringen. Dafür nehmen Sie den letzten Flieger, waren vorher zu Hause oder eben nicht, landen mit Verspätung, so dass es in der Stadt auch nichts vernünftiges mehr zu Essen gibt und Sie um kurz vor Mitternacht im Hotel im Bett liegen.

Schlafen und reisen gleichzeitig

Ich schreibe diese Zeilen sitzend auf meinem Bett. Draussen vor dem Fenster zieht die Landschaft vorbei, es liegt noch weißer Raureif auf den Feldern. Es ruckelt ein wenig, und der Wind säuselt am Schlafwagen vorbei. Weiterlesen

Branderschrofen

10 Gründe, in den Bergen wandern zu gehen

Passend zur heutigen Tour auf den Tegelberg/Branderschrofen finden Sie hier meine zehn Gründe, warum Bergwandern immer eine gute Sache ist. Jetzt ist noch die schönste Zeit zum Wandern! Also raus aus dem Haus, entweder am nächsten Wochenende oder bei einem Kurzurlaub. Natürlich sind die Bayern hier deutlich im Vorteil, doch gibt es ja auch in den Mittelgebirgen Deutschlands wunderschöne Touren – habe ich mir sagen lassen.

  1. Die frische, kühle Luft tut gut. Ich kann fast fühlen, wie sich auch die kleinsten Verästelungen meiner Lunge erholen.
  2. Es ist stiller als in der Arbeit oder als beim Flanieren in der Stadt. Auch stiller als in einem Park in der Stadt. Setzt freilich das Wandern an entsprechenden Orten voraus.
  3. Der Körper arbeitet. Die Beine bewegen sich. Ebenso die Arme. Das Blut zirkuliert schneller, aber ohne Stress. Man kommt ins Schnaufen.
  4. Der Rhythmus der Schritte gibt dem Geist einen Takt vor und befreit ihn.
  5. Der Mensch ist ganz klein gegenüber der erhabenen Berglandschaft. Das schärft den Blick fürs Wesentliche. Was ist wirklich wichtig?
  6. Beim Blick auf die Berge relativieren sich viele Gegebenheiten des Alltags.
  7. Wer sich auf den Weg konzentrieren muss, kann schon nicht an beruflichen Herausforderungen grübeln. Dennoch kommen oft Geistesblitze zu deren Lösung in den Sinn.
  8. Der Blick ins Tal eröffnet neue Horizonte. Optisch, aber auch gedanklich.
  9. Wenn nach der Wanderung oder auch schon beim Abstieg sich die Muskeln der Beine melden, fühlt man sich sehr lebendig.
  10. Der Schlaf nach einer Wanderung ist unglaublich erholsam.

Und was gefällt Ihnen am Wandern?

enso

Warum LaTeX lernen?

Warum heute noch LaTeX lernen? In einer Zeit, in der es ein fähiges, mächtiges Office mit Word von Microsoft gibt, ein ähnlich mächtiges iWork mit Pages von Apple, oder kostenlos ein OpenOffice.org beziehungsweise LibreOffice? Warum die ganzen LaTeX-Befehle lernen?

Der folgende Artikel erschien ursprünglich auf der LaTeX-Buch Seite und ist im Original dort zu finden.

Zen

LaTeX ist anders. LaTeX hat den Fokus aufs Wesentliche – den Inhalt eines Textes – so tief in den Genen, so tief im Konzept verankert, dass es viel leichter fällt, sich darauf ein und die Finger von wilden manuellen Formatierungen zu lassen. LaTeX zu lernen heißt, sich auf eine andere Art des Schreibens einzulassen. Eine Art des Schreibens, bei der das geschriebene Wort zunächst wichtiger ist als der Schriftsatz, in der das Wort aufs Papier oder ins PDF gebracht werden soll. Und doch: Indem sich der Student, Doktorand, Wissenschaftler, Literat, Lehrer, Schüler oder Autoren und ganz normale Menschen wie Du und ich auf das Schreiben von Text und Struktur des Dokuments beschränken, lassen wir den Automaten, der LaTeX heißt, seine Kenntnis ausspielen, wie ein gutes, schönes Schriftstück aussieht.

Ich lerne LaTeX ist eine Rückbesinnung aufs Wesentliche, es ist Zen-Schreiben. Ja, LaTeX lernen bedeutet, sich mit seltsamen Ausdrücken auseinanderzusetzen die man mitten in seinen Text schreiben soll. LaTeX lernen bedeutet zu akzeptieren, dass man nicht sofort auf dem Bildschirm sieht, wie es vielleicht später auf Papier herauskommt. LaTeX lernen heißt, die Struktur seines Dokuments wirklich zu bestimmen. LaTeX lernen heißt Demut zeigen und sich nicht für den Experten für Ästhetik von Schriftstücken zu halten.

Zuverlässigkeit

Noch vor einigen Jahren war der Fall klar – sobald eine Arbeit mit Literaturhinweisen versehen sein soll, und diese Referenzen und das Literaturverzeichnis jederzeit sauber und halbwegs automatisch erzeugt werden soll, führte am Lernen von LaTeX kein Weg vorbei. Ebenso wie für saubere Zeilenumbrüche. Und wenn man noch einige Jahre weiter zurückdenkt, war LaTeX auch eine der wenigen stabilen Möglichkeiten, große Dokumente zu erstellen. Literaturverzeichnis kann heute auch ein Microsoft Word, sogar ein LibreOffice hat irgendwo für Literaturverweise eine Funktion vergraben. Word stürzt fast nie mehr ab, und es hat nun ein einigermassen nachvollziehbares Dateiformat. Doch auch heute machen insbesondere Anwender von Textverarbeitungsprogrammen immer noch Probeausdrucke. Warum, wenn das System doch darauf ausgelegt ist, schon auf dem Bildschirm anzuzeigen, was man später bekommt? (WYSIWYG = what you see is what you get) Weil sie sich eben nicht sicher sind. Weil es auf dem Bildschirm eben doch anders wirkt.

Mit LaTeX mache ich fast nie einen Probeausdruck, wenn das, was ich im PDF sehe, ist exakt das, was ich später auf dem Drucker erwarten kann. Mit LaTeX habe ich die Gewissheit, jede Anforderung an das Aussehen eines Literaturverzeichnis auf dieselbe Weise umsetzen zu können, und jede Art von Literaturverweis sauber und zuverlässig zu setzen – und wie die jüngere Vergangenheit lehrt, kann das über Karrieren entscheiden. Mit LaTeX habe ich die Gewissheit, jede Dokumentgröße bearbeiten zu können, jedes Kapitelformat absolut reproduzierbar gestalten zu können. Wer schonmal ein Microsoft Word Dokument in LibreOffice oder OpenOffice.org geöffnet hat und andersherum, der wird es in LaTeX als sehr angenehm empfinden, wenn der Konferenzbeitrag, die Masterarbeit nach verarbeiten durch eine andere LaTeX-Distribution genauso aussieht wie bei der eigenen.

Zuwachs

LaTeX lernen in Mathematik, Physik, Informatik oder Ingenieurwissenschaften wie Elektrotechnik oder Maschinenbau heißt, den theoretischen Unterbau der Fächer leichter zu Papier bringen zu können und auf viel Erfahrung und bestehendes Material zurückgreifen zu können. LaTeX lernen in Jura, Lehramt, Wirtschaftswissenschaften oder Geisteswissenschaften heißt, die sprachliche Präzision, die angemessen ist, auch auf das Schreiben und in Dokumente zu übernehmen. Und damit ein Zuwachs an Professionalität.

LaTeX lernen in einer Umgebung, in der nicht sowieso alle in LaTeX schreiben heißt, auch mal schief angesehen und für seltsam erklärt zu werden. LaTeX lernen heißt freilich auch, manchmal einen Fehler zu suchen, der das Verarbeiten des Dokuments verhindert – was oft seinen Grund darin hat, dass man irgend einen Automatismus überlisten will und meist gar nicht bräuchte. Und damit heißt LaTeX lernen eben auch, immer wieder subtil darauf hingewiesen zu werden, dass das eigentliche am Schreiben der Inhalt des Textes ist. Und ebenso heißt LaTeX lernen damit auch, sich immer wieder aufs neue zu freuen, welch schönes Ergebnis am Ende steht.

Warum also LaTeX lernen? Nicht obwohl es anders ist. Sondern genau darum.

Fangen Sie an. Darum gibt es das LaTeX-Buch.

(Bild: Enso von Alex Castro auf Flickr. Lizenz CC-BY)

Kuchen backen

Wenn ihr nicht werdet wie die Kinder – 5 Schritte zu natürlicher Projektplanung nach GTD

Kinder bedienen sich der natürlichen Projektplanung von selbst. Allen anderen helfen David Allens 5 Schritte aus Getting Things Done zur einfacheren Planung von Projekten.

Eben sitze ich an einem frischen Projekt und bediene mich der »Natürlichen Projektplanung«, wie sie David Allen in »Getting Things Done« (deutsch »Wie Sie die Dinge geregelt kriegen«) beschreibt. Und eben weil die Methode ebenso einfach wie effektiv ist, sollten Sie sie ebenfalls anwenden.

Kinder machen das übrigens ganz von selbst. Schauen Sie mal zu, wenn Kinder im Alter von etwa drei bis sechs Jahren sich mit anderen unterhalten, bevor sie eine Sandburg bauen, einen Kuchen backen. Da wird zuerst bestimmt, wie groß die Sandburg sein soll, wer mitbauen darf, dann malt man sich aus, wie sie aussehen wird. Deswegen sagt David Allen ja auch, dass wir natürliche Projektplanung nicht wirklich lernen müssen, sondern nur wieder ausgraben. Wir haben’s alle schon mal gekonnt.

Update: ich habe dazu eine Rede auf Video aufgenommen und gepostet. Update Ende.

»Natural Project Planning« geschieht in 5 Schritten:

  1. Zweck und Prinzipien definieren
  2. Erfolg visualisieren
  3. Ideen sammeln
  4. Organisieren
  5. Nächste Schritte identifizieren

Viele ausgefeilte Methoden zur Projektplanung beschäftigen sich hauptsächlich mit Punkt 4, dem Organisieren, was dann dazu führt, dass oft ein perfekt geplantes Projekt leider nicht zum Erfolg führt, weil zu Beginn wichtige Fragen vergessen wurden. Weiterlesen